Bài viết này giải thích những nội dung cần có trong sổ tay nhân viên điện tử và cách sắp xếp từng phần. Bạn sẽ tìm thấy các ví dụ từ sổ tay của các công ty thực tế, danh sách kiểm tra để viết chính sách chi phí và hướng dẫn về cách chia sẻ sổ tay nhân viên điện tử của bạn với Recastia.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Các phần chính bao gồm lương, phúc lợi, thời gian nghỉ phép, hình thức làm việc, quy tắc ứng xử và thông tin liên hệ hỗ trợ.
- Mỗi chính sách cần nêu rõ chính sách đó áp dụng cho ai, nhân viên cần làm gì và có thể tìm sự trợ giúp ở đâu.
- Các hướng dẫn dành riêng cho từng vai trò và chi tiết chính sách địa phương có thể được lưu trữ trong các tài liệu riêng biệt được liên kết từ sổ tay hướng dẫn.
- Sổ tay hướng dẫn cần có người chịu trách nhiệm cập nhật và ghi rõ ngày phiên bản để nhân viên có thể kiểm tra.
Những nội dung cần có trong sổ tay nhân viên điện tử
Sổ tay hướng dẫn thường kết hợp phần giới thiệu ngắn gọn về công ty với các thông tin thực tế về việc làm tại đó. Đối với mỗi phần bên dưới, hãy sử dụng các chính sách, thông tin liên hệ và quy trình riêng của công ty bạn.
1. Lời chào mừng và giới thiệu về công ty
Mở đầu bằng lời chào ngắn gọn từ người lãnh đạo và phần giới thiệu về công ty: công ty làm gì, phục vụ ai và các nhóm làm việc với nhau như thế nào.
Một bản tổng quan đơn giản về nhóm giúp nhân viên mới hiểu rõ ai làm gì. Giá trị cốt lõi của công ty cũng cần được nêu rõ. Nếu tính minh bạch là một trong những giá trị đó, hãy mô tả cách công ty chia sẻ các quyết định hoặc thông tin cập nhật.
2. Giờ làm việc và giao tiếp
Giờ làm việc, hình thức làm việc tại văn phòng hay từ xa, và quy trình điểm danh cần được kết hợp chặt chẽ. Nhân viên cần biết cách tìm nơi để kiểm tra lịch làm việc, cách ghi nhận giờ làm việc và kênh liên lạc để giải đáp các thắc mắc thông thường hoặc xử lý các yêu cầu khẩn cấp.
Các nhiệm vụ dành cho nhân viên mới có thể có danh sách kiểm tra riêng. Hướng dẫn bắt đầu sử dụng 37signals, Ví dụ, các liên kết dẫn đến một dự án hướng dẫn hội nhập với các nhiệm vụ được thiết kế riêng cho vai trò của từng người. Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận tương tự để tách biệt việc thiết lập tài khoản và đào tạo ban đầu khỏi các công việc hàng ngày.
3. Lương, phúc lợi và chi phí
Ngày trả lương, phiếu lương và thông tin liên hệ bộ phận trả lương thuộc phần này. Các quyền lợi cần được giải thích chi tiết hơn: ai đủ điều kiện, khi nào bắt đầu đăng ký và tìm thông tin chi tiết về chương trình ở đâu.
Cái Phần Quyền lợi & Ưu đãi của 37signals Bao gồm thông tin về điều kiện tham gia và đăng ký cùng với các quyền lợi được nêu rõ. Hãy sử dụng thuật ngữ của công ty bạn để trả lời những câu hỏi đó, kèm theo các liên kết đến các tài liệu kế hoạch liên quan.
Đối với các khoản chi phí, hãy giải thích những khoản mua nào công ty sẽ hoàn trả và nhân viên cần nộp những giấy tờ gì. Biên lai, yêu cầu phê duyệt và thời gian thanh toán được đề cập trong danh sách kiểm tra chi phí bên dưới.
4. Thời gian nghỉ phép và vắng mặt
Thông tin về thời gian nghỉ phép cần bao gồm hai trường hợp: đặt lịch nghỉ phép trước và báo cáo vắng mặt đột xuất.
- Đối với các kỳ nghỉ đã được lên kế hoạch, hãy giải thích quy trình yêu cầu, bất kỳ thông báo nào cần thiết theo chính sách của công ty và người phê duyệt.
- Đối với trường hợp vắng mặt đột xuất, vui lòng cung cấp thông tin liên lạc hoặc kênh báo cáo và quy trình thông báo.
Liệt kê các loại nghỉ phép hiện có và đối tượng đủ điều kiện cho từng loại. Nếu quy định khác nhau tùy theo địa điểm, hãy ghi rõ chính sách địa phương và liên kết đến chính sách đó bên cạnh hướng dẫn yêu cầu.
5. Hành vi, An toàn và Báo cáo các Vấn đề cần Quan tâm
Các chính sách về hành vi ứng xử nêu rõ hành vi mà công ty mong đợi và cách thức nhân viên có thể báo cáo vấn đề. Bên cạnh các chính sách về hành vi ứng xử, chống quấy rối và chống phân biệt đối xử, hãy bao gồm thông tin liên hệ để báo cáo và bất kỳ kênh liên lạc thay thế nào mà công ty cung cấp.
Thông tin an toàn cần có các tiêu đề riêng biệt và rõ ràng. Hãy bố trí các quy trình khẩn cấp, hướng dẫn báo cáo tai nạn và thông tin liên hệ cần thiết tại nơi làm việc sao cho dễ tìm thấy trong phần này.
Hãy yêu cầu người phụ trách nhân sự hoặc pháp lý phê duyệt các phần này. Cách diễn đạt và hiệu lực pháp lý của chúng phụ thuộc vào nhà tuyển dụng và khu vực pháp lý. Ví dụ:, Hướng dẫn từ Acas của Vương quốc Anh Lưu ý rằng sổ tay nhân viên có thể chứa các điều khoản hợp đồng.
6. Quản lý thiết bị và thông tin
Phần này chứa thông tin liên hệ hỗ trợ CNTT, hướng dẫn báo cáo thiết bị bị mất và hướng dẫn sử dụng tài khoản và thiết bị của công ty.
Liên kết đến các quy trình bảo mật chi tiết trong tài liệu nội bộ thích hợp. Giữ bí mật mật khẩu, mã khôi phục và thông tin cá nhân của nhân viên, không đưa vào bất kỳ sổ tay nào được chia sẻ công khai.
7. Phản hồi và Phát triển
Hãy giải thích cách thức hoạt động của các cuộc đối thoại phản hồi và đánh giá: ai là người chủ trì, nhân viên nên chuẩn bị như thế nào và tìm các biểu mẫu hoặc hướng dẫn ở đâu. Nếu công ty của bạn cung cấp các khóa đào tạo, hãy nêu rõ cách thức yêu cầu đào tạo và người cần được phê duyệt.
Liên kết đến các hướng dẫn đào tạo riêng biệt để biết hướng dẫn công việc chi tiết. Sổ tay chỉ cần giải thích cách nhân viên có thể tìm và truy cập chúng.
Tận dụng tối đa từng phần: Giải thích bước tiếp theo.
Mục chi phí là nơi tốt để kiểm tra xem hướng dẫn của bạn đã đầy đủ chưa. Nhân viên cần biết liệu một khoản mua hàng có được bảo hiểm chi trả hay không trước khi họ thu thập hóa đơn và gửi yêu cầu thanh toán. Danh sách kiểm tra tuân theo thứ tự đó:
| Câu hỏi của nhân viên | Thông tin cần bao gồm |
| Tôi có thể khấu trừ khoản chi phí này không? | Các hạng mục được bảo hiểm, các trường hợp loại trừ và bất kỳ sự chấp thuận trước nào được yêu cầu theo chính sách của bạn. |
| Tôi cần nộp những giấy tờ gì? | Cần có biên lai, ngày mua hàng, mục đích kinh doanh và các giấy tờ chứng minh khác. |
| Khiếu nại này sẽ được chuyển đến đâu? | Hình thức hoặc hệ thống, phương thức nộp hồ sơ và người hoặc nhóm phê duyệt. |
| Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo? | Thời gian thanh toán được nêu trong hợp đồng bảo hiểm của bạn và thông tin liên hệ để giải đáp thắc mắc về yêu cầu bồi thường. |
Bên cạnh hướng dẫn nộp hồ sơ, hãy ghi rõ tên và liên kết đến biểu mẫu hoặc hệ thống chi phí thực tế. Bao gồm thông tin liên hệ để xử lý trường hợp thiếu biên lai, yêu cầu bồi thường bị từ chối hoặc thắc mắc về thanh toán, sử dụng quy trình đã được phê duyệt của công ty bạn.
Sắp xếp Sổ tay để tra cứu nhanh
Sau khi viết xong nội dung, hãy sắp xếp chúng theo các nhãn quen thuộc như “Lương và Phúc lợi”, “Nghỉ phép” và “Thiết bị và Hỗ trợ CNTT”. Sử dụng cùng một nhãn trên trang mục lục và trên các trang liên quan.
Cái Sổ tay tín hiệu 37 Nó phân tách các mục Bắt đầu, Quyền lợi & Chế độ đãi ngộ, Cách thức làm việc và Quy tắc ứng xử. Mỗi nhãn cho nhân viên biết những gì họ có thể tìm thấy trong phần đó.
Các tài liệu chi tiết có thể được lưu trữ riêng biệt, với các liên kết được cung cấp khi nhân viên cần:
- Bản tóm tắt quyền lợi có thể liên kết đến các tài liệu kế hoạch hiện hành.
- Thông tin hướng dẫn hội nhập có thể liên kết với danh sách kiểm tra của từng vị trí.
- Các chính sách chung có thể liên kết với các chi tiết cụ thể đã được phê duyệt theo quốc gia hoặc địa điểm.
Cẩm nang về các quyền lợi của GitLab Phân tách thông tin toàn công ty và thông tin cụ thể của từng đơn vị. Nếu công ty của bạn hoạt động ở nhiều địa điểm, một bản tổng quan chung với các chi tiết địa phương được ghi rõ ràng có thể giúp nhân viên tránh nhầm lẫn các quyền lợi ở địa điểm này với địa điểm khác.
Chia sẻ Sổ tay PDF với Recastia
Khi cẩm nang đã hoàn thiện và được phê duyệt để chia sẻ trực tuyến, hãy tải tệp PDF lên... Công cụ tạo sách lật. Recastia biến nó thành một cuốn sách lật mà nhân viên có thể mở trên trình duyệt của họ. Họ có thể lật trang, chọn một trang từ hình thu nhỏ hoặc phóng to văn bản.
Đặt tiêu đề mô tả cho cuốn sách lật và khám phá các tùy chọn mẫu, chủ đề, hình nền và hiển thị trang có sẵn trong tài khoản của bạn. Chọn các cài đặt phù hợp với bố cục của cuốn sách và thương hiệu của công ty bạn.
Hãy chia sẻ liên kết được tạo ra thông qua kênh mà công ty bạn sử dụng để phân phối tài liệu cho nhân viên. Nếu sổ tay này dành cho công chúng, bạn cũng có thể nhúng nó vào trang web. Các chính sách bảo mật và thông tin nhân viên nên được giữ bí mật trong các hệ thống nội bộ đã được phê duyệt của công ty.
Chỉ định người chịu trách nhiệm và ngày phát hành phiên bản cho Sổ tay hướng dẫn.
Phân công một nhóm chịu trách nhiệm duy trì cuốn sổ tay và ghi thông tin liên lạc của nhóm đó gần mục lục. Thêm cả phiên bản và ngày có hiệu lực vào đó để nhân viên có thể biết mình đang đọc phiên bản nào.
Khi chính sách thay đổi, hãy cập nhật cả tài liệu gốc và bản sao bạn phân phát. Thông báo cho nhân viên biết phần nào đã thay đổi và khi nào thay đổi có hiệu lực. Một thông báo cập nhật ngắn gọn có thể hướng dẫn họ trực tiếp đến chính sách đã được sửa đổi.
Hãy bắt đầu bằng những câu trả lời mà nhân viên cần.
Hãy xây dựng cẩm nang nhân viên điện tử dựa trên những câu hỏi mà nhân viên thường đặt ra, kèm theo hướng dẫn hành động và thông tin liên hệ rõ ràng khi họ cần trợ giúp. Sau khi nội dung được phê duyệt, hãy tải tệp PDF lên Recastia và chia sẻ cẩm nang nhân viên điện tử của bạn dưới dạng sách lật trực tuyến.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.
Câu hỏi thường gặp
Không có một con số trang cố định nào phù hợp với mọi công ty. Hãy trình bày các chính sách và thông tin thực tế mà nhân viên cần, sau đó liên kết đến các kế hoạch chi tiết hoặc hướng dẫn dành riêng cho từng vai trò. Đừng rút gọn các điều khoản chính sách quan trọng chỉ để đạt đủ số trang.
Liên kết được chia sẻ không phải là biên nhận xác nhận. Nếu công ty bạn yêu cầu nhân viên xác nhận đã nhận, hãy sử dụng quy trình nhân sự hoặc ký xác nhận đã được phê duyệt và ghi rõ phiên bản sổ tay nhân viên liên quan.
Sổ tay nhân viên giải thích các chính sách của công ty và các quy trình làm việc hàng ngày. Hướng dẫn hội nhập cung cấp cho nhân viên mới một chuỗi các nhiệm vụ cần hoàn thành khi họ bắt đầu làm quen với công việc. Nhân viên có thể hoàn thành danh sách kiểm tra hội nhập, nhưng họ vẫn sẽ tiếp tục tham khảo sổ tay.
Soạn thảo và cập nhật sổ tay hướng dẫn trong một tài liệu có thể chỉnh sửa, chẳng hạn như Word. Sau khi nội dung được phê duyệt, hãy xuất ra định dạng PDF để phân phối hoặc tải lên Recastia để tạo sách lật.