Sinun täytyy päivittää budjetti tai vertailla myyntilukuja, mutta raportti saapui PDF-tiedostona. Jokaisen rivin uudelleenkirjoittaminen lisää työtä ennen kuin voit edes aloittaa laskemisen. Muunna PDF Exceliksi siirtääksesi tiedot työkirjaan.
Tämä opas näyttää, miten PDF-tiedosto muunnetaan Excel-muotoon Recastian avulla ja miten tuloksena olevat solut järjestetään lajittelua, kaavoja ja tulevia raportteja varten.
Keskeiset tiedot
- Valitse Excel, kun sinun on laskettava lukujen avulla tai järjesteltävä PDF-tiedoston rivejä.
- Recastia luo ladattavan XLS-työkirjan ja tarjoaa online-jakovaihtoehdon.
- Muunnettu työkirja voi sisältää erillisiä laskentataulukoita ja PDF-asettelusta periytyviä välistyksiä.
- Järjestä yksi tietue riviä kohden, tarkista numeeriset tietotyypit ja poista toistuvat sivun otsikot ennen laskelmien lisäämistä.
- Pidä tuotekoodit tekstinä, kun alkunollat ovat tärkeitä.
Mikä on Recastia?
Recastia muuntaa PDF-tiedostoja useisiin eri muotoihin PDF-tiedostoiksi -työkalullaan. Valitse Excel taulukkolaskentatyöhön, Word kappaleiden muokkaamiseen, PowerPoint dioille tai Image sivukuville. PDF-tiedostosta dokumenttiin -opas selittää, milloin kutakin muotoa käytetään.
Excel toimii hyvin myyntiraporttien, hinnastojen, aikataulujen ja muiden rivejä ja lukuja sisältävien asiakirjojen kanssa. Jos sinun on pääasiassa kirjoitettava uudelleen tekstiä, käytä PDF-Word-tiedoston opas sen sijaan.
PDF-tiedostojen muuntaminen Exceliksi Recastian avulla
Aloita alkuperäisestä PDF-tiedostosta, varsinkin jos sinulla on digitaalinen kopio, jossa on valittavaa tekstiä. Selkeät otsikot ja tasatut sarakkeet tarjoavat käytännöllisemmän lähtökohdan taulukkolaskentatyöskentelyyn kuin raportin kuvakaappaus.
- Lataa PDF-tiedosto
Avaa PDF-tiedostojen muunnin ja lataa tiedostosi. Käytä koko raporttia, jos sinun on vertailtava lukuja sen eri sivuilla. Latausnäytössä näkyvät tiliisi sovellettavat tiedosto- ja sivurajoitukset.
- Valitse Excel ja Muunna
Valitse tulostusmuodoksi Excel ja valitse sitten Muunna. Tämä luo työkirjan uutetun sisällön muokkaamista varten. Se ei luo uudelleen kaavoja tai raportointimallia, jotka ovat saattaneet olla olemassa ennen kuin lähdedokumentista tuli PDF-tiedosto.
- Lataa tai jaa työkirja
Lataa XLS-tiedosto ja avaa se Excelissä solujen järjestämistä varten. Voit myös tarkastella tulosta verkossa Avaa-toiminnolla tai Jaa-toiminnolla saada isännöidyn linkin ja QR-koodin. Lataa työkopio, kun sinun on lisättävä laskutoimituksia tai yhdistettävä tietoja toisen työkirjan kanssa.
Järjestä muunnetut rivit ennen laskemista
PDF-tiedosto järjestää sivun tiedot. Excel tarvitsee yhtenäisen tietoalueen. Taulukon yläpuolella oleva otsikko, tyhjä sarake kuvioiden välillä tai toistuva otsikko seuraavalla sivulla voi keskeyttää kyseisen alueen muuntamisen jälkeen.
Katso työkirjan taulukot läpi ennen kuin yhdistät mitään. Nimeä taulukot uudelleen niiden sisällön kuvaamiseksi, kuten Alueelliset myynnit tai Tuotehinnat. Kun yksi taulukko jatkuu useilla PDF-sivuilla, yhdistä vastaavat rivit yhden sarakeotsikkoryhmän alle. Pidä toisiinsa liittymättömät taulukot erillään.
Käytä yhtä tietuetta riviä kohden. Esimerkiksi kuukausittaisessa myyntitaulukossa voi olla sarakkeet Kuukausi, Alue, Tuote ja Tuotto. Jokaisen rivin tulisi yksilöidä yhden tuotteen yhden kuukauden myynti yhdellä alueella. Pidä olemassa oleva välisumman arvo alueen ulkopuolella, jotta uusi summa ei laske sitä kahdesti.
Poista sivun otsikot ja toistuvat otsikkorivit taulukon keskeltä. Älä poista rivejä automaattisesti vain siksi, että niiden määrät vastaavat toisiaan: kahdella eri tilauksella voi olla sama arvo. Päivämäärä, tilausnumero tai muu tunniste määrittää, ovatko ne todella kaksoiskappaleita.
Korjaa arvot, joita Excel ei pysty laskemaan
Solu voi näyttää numerolta, kun taas Excel tallentaa sen tekstinä. Solun muotoileminen valuuttana muuttaa sen ulkoasua; se ei aina muunna pohjana olevaa arvoa. Ennen kaavojen luomista varmista, että summasarakkeet sisältävät numeerisia arvoja.
| Mitä löydät | Mitä tehdä | Miksi sillä on merkitystä |
| Tekstinä tallennetut määrät | Muunna summat numeroiksi ja käytä sitten valuuttamuotoilua | Kaavat tarvitsevat numeerisia arvoja |
| Toistuvat otsikot tietueiden välillä | Pidä yksi otsikkorivi tietojen yläpuolella | Suodattimien tulisi toimia tietueiden, ei sivuotsikoiden, perusteella |
| Päivämäärät, joiden päivä-/kuukausijärjestys on epäselvä | Vertaa niitä lähteeseen ennen muuntamista | 03/04 voi tarkoittaa kahta eri päivämäärää |
| Tuotekoodit alkavat nollalla | Tallenna koodit tekstinä | 00124 ja 124 voivat merkitä eri tietueita |
| Lähderivien alapuolella oleva kokonaissumma | Siirrä se uuden kokonaissumman käyttämän alueen ulkopuolelle | Laskee molemmat yhteen ja laskee samat luvut kahdesti |
Säilytä prosenttilukujen merkitys ja ulkoasu. Prosenttiosuutena esitetty numeerinen arvo 0,15 tarkoittaa 15%. Prosenttimuotoilun soveltaminen lukuun 15 tuottaa tulokseksi 1 500%, joten vertaa tulosta PDF-tiedostoon ennen sen käyttöä laskutoimituksessa.
Tunnisteiden osalta noudata Microsoftin ohjeita aiheesta pitää etunollat ja suuret numerot. Jos nolla on jo kadonnut, solun muotoilun muuttaminen Tekstiksi ei palauta sitä. Palauta koko koodi käyttämällä alkuperäistä asiakirjaa.
Käytä raportointityökirjasi tietoja
Kun rivit ja tietotyypit ovat yhdenmukaisia, muunna alue Excel-taulukoksi. Suodattimet voivat eristää alueen tai tuotteen, ja lajittelu voi järjestää päivämäärät tai määrät järjestykseen. Sisällytä koko taulukko lajitteluun, jotta jokainen määrä pysyy vastaavan tunnisteen vieressä.
Lisää laskutoimituksia tuotujen arvojen viereen. Pidä esimerkiksi Actual ja Budget omissa sarakkeissaan ja laske erotus kolmannessa sarakkeessa. Näin molemmat lähdeluvut ovat käytettävissä, kun joku kysyy, miten tulos on laskettu.
Toistuvaa raporttia varten pidä erillistä työkirjaa, joka sisältää kaavat ja kaaviot. Sijoita jokainen uusi puhdistettujen arvojen joukko samoihin sarakkeisiin ja erota raportointijaksot Kuukausi- tai Jakso-sarakkeella. Voit sitten vertailla kuukausia ilman, että sinun tarvitsee luoda analyysiä uudelleen joka kerta, kun PDF-tiedosto saapuu.
Usein kysytyt kysymykset
Ei. PDF-tiedosto sisältää yleensä näytettävät luvut niiden taustalla olevien laskentataulukon kaavojen sijaan. Lisää tarvitsemasi laskelmat Exceliin järjestettyäsi tuodut arvot.
Recastian Excel-muunnos tarjoaa XLS-tiedoston latauksen. Avaa se Excelissä ja käytä Tallenna nimellä -toimintoa, jos tarvitset XLSX-työkopion. Pelkkä tiedostopäätteen uudelleennimeäminen ei muunna työkirjan muotoa.
Kyllä, kun sarakkeet kuvaavat samaa tietoa. Tasaa sarakenimet ja tietotyypit, pidä yksi otsikkorivi ja lisää tietueet sen alle. Pidä erilliset taulukot erillään, jos ne käyttävät eri yksiköitä tai kuvaavat eri asioita.
PDF-tiedostossa näkyvä kaavio ei ole alkuperäinen Excel-kaavio linkitetyillä tietoalueillaan. Jos sinun on muutettava sen arvoja tai rakennetta, käytä pohjana olevia kuvia uuden kaavion luomiseen Excelissä.
PDF-sivut järjestävät sisällön sijoittelulla ja välistyksellä, kun taas laskentataulukko tallentaa tiedot soluihin. Muunnos voi sisältää ylimääräistä välistystä, toistuvia otsikoita tai erillisiä sivuosia. Näiden solujen järjestäminen tekee työkirjasta sopivan lajitteluun ja laskelmiin.
Johtopäätös
Muunna PDF-tiedosto Exceliksi, kun sinun on työskenneltävä raportin kuvien kanssa. Recastia tarjoaa työkirjan; rivien ja tietotyyppien järjestäminen tekee kuvista käyttökelpoisia analyysissäsi.
Kun olet muuntanut PDF-tiedoston Exceliksi, pidä lähdearvot erillään uusista kaavoista ja säilytä PDF-tiedosto myöhempää käyttöä varten. Voit sitten päivittää raportin kirjoittamatta sen taulukoita uudelleen.
Herätä PDF-tiedostosi eloon Recastian avulla
Luo, mukauta ja jaa sisältöäsi kiinnostavammalla tavalla.