PDF-tiedostojen muuntaminen Exceliksi helpottaaksesi tietojen muokkaamista

PDF-tiedostosta on hyötyä, kun raportin on oltava ulkoasultaan sama kaikilla laitteilla. Kiinteä asettelu kuitenkin vaikeutuu, kun myyntilukuja on lajiteltava, budjettia päivitettävä, alueita vertailtava tai kaavoja lisättävä. Sen sijaan, että kopioisit jokaisen arvon tyhjään työkirjaan, voit muuntaa PDF-tiedoston Excel-muotoon ja jatkaa työskentelyä laskentataulukon solujen tietojen kanssa.

Recastian avulla voit muuntaa PDF-tiedostoja Exceliksi selaimessa, jolloin saat käyttöösi työkirjan, jonka avulla voit lajitella, päivittää ja laskea. Säilytä PDF-tiedosto alkuperäisenä viitteenä työskennellessäsi laskentataulukon kanssa.

Mikä on Recastia?

Recastia on PDF-tiedostojen uudelleenkäyttöalusta, jossa on erilliset työkalut flippikirjojen, videoiden, esitysten, verkkosivustojen, virtuaalinäyttelyiden, chatbottien ja muokattavien dokumenttimuotojen luomiseen. Sen PDF-tiedostoksi-työkalu muuntaa yhden ladatun PDF-tiedoston Word-, PowerPoint-, Excel- tai sivukuviksi.

Excel on oikea valinta, kun PDF-tiedosto sisältää rivejä, sarakkeita, lukuja, prosenttiosuuksia tai muita tietoja, jotka haluat järjestää uudelleen. Jos sinun on sen sijaan kirjoitettava kappaleet uudelleen, niihin liittyvät PDF-Word-tiedoston opas kattaa kyseisen työnkulun. Katso yleiskatsaus jokaisesta tulosteesta kohdasta Recastian PDF-tiedostosta dokumenttiin -ominaisuus.

PDF-tiedostojen muuntaminen Exceliksi Recastian avulla

Recastia hyväksyy alle 100 Mt:n kokoiset ja alle 200 sivua sisältävät PDF-tiedostot. Sinä valitset lähde-PDF:n ja Excel-tulosteen; Recastia hoitaa muunnoksen.

Mitä muunnettu Excel-tiedosto sisältää

Muunnettu laskentataulukko saattaa järjestää sisällön laskentataulukoihin, joiden nimet ovat esimerkiksi sivu 1 ja sivu 2. Tarkista työkirjan rakenne ennen tietojen siirtämistä.

Siitä eteenpäin voit nimetä laskentataulukot uudelleen, poistaa tyhjät rivit tai sarakkeet ja korjata lukujen muotoilut. Kaavat, pivot-taulukot, kaaviot ja koontinäytöt on edelleen luotava Excelissä sen jälkeen, kun lähdearvot on järjestetty oikein.

Erilliset laskentataulukot pitävät eri PDF-sivujen sisällön erillään. Kun otsikot ja sarakkeet ovat selkeät, siirrä toisiinsa liittyvät alueet yhdelle laskentataulukolle tai yhdistä ne uuteen yhteenvetotaulukkoon.

Mitä voit tehdä PDF-tiedostojen Excel-muotoon muuntamisen jälkeen

Excelissä voit lajitella, suodattaa, päivittää ja laskea PDF-sivulla korjattujen tietojen avulla.

Lajittele ja suodata rivit

Lajittelun avulla voit ryhmitellä arvoja päivämäärän, summan, alueen, tuotteen tai tilan mukaan. Suodattimien avulla voit näyttää vain tiettyä ehtoa vastaavat rivit, mikä on hyödyllistä, kun pitkä PDF-raportti sisältää enemmän tietoja kuin tarvitset yhteen päätökseen.

Ennen lajittelua tarkista, että otsikot ja arvot ovat linjassa aiottujen sarakkeiden kanssa. Poista tyhjät sarakkeet, jotka erottavat toisiinsa liittyviä kenttiä, ja muunna sitten alue Excel-taulukoksi, jos haluat käyttää uudelleenkäytettäviä suodattimia.

Päivitä luvut ilman raportin uudelleenrakentamista

PDF-tiedosto voi sisältää viime kuukauden myynnit, vanhan hinnaston tai aikataulun, joka kaipaa tarkistamista. Kun arvot ovat Excelissä, voit päivittää yksittäisiä soluja ja käyttää rakennetta uudelleen sen sijaan, että rakentaisit taulukon uudelleen alusta alkaen.

Säilytä alkuperäinen PDF-tiedosto viitteenä muokattaessa. Se tarjoaa sinulle nopean tavan vertailla otsikoita, rivijärjestystä ja summia, jos muunnetussa työkirjassa on ylimääräisiä välistyksiä.

Lisää laskelmia

Excel-kaavat voivat laskea muunnetuista arvoista kokonaissummia, keskiarvoja, erotuksia ja prosentuaalisia muutoksia. Varmista ensin, että luvut on tallennettu numeerisina soluina tekstin sijaan. Valuuttasymbolit, tuhaterottimet tai prosenttimerkit saattavat vaatia muotoilumuutoksia, ennen kuin kaava voi käyttää niitä.

Kun olet puhdistanut numeeriset sarakkeet, lisää kaavat uusiin sarakkeisiin tuotujen arvojen korvaamisen sijaan. Tämä jättää lähdetiedot näkyviin ja helpottaa laskelmien tarkistamista.

Toistuvia raportteja varten tallenna kaavat ja muotoilut erilliseen työkirjamalliin. Liitä puhdistetut arvot samaan rakenteeseen aina, kun uusi PDF-tiedosto saapuu. Tämä on usein nopeampaa kuin summien, kaavioiden ja numeromuotoilujen uudelleenrakentaminen jokaiselle raportointijaksolle.

Yhdistä tiedot muihin työkirjoihin

Muunnetut rivit voidaan kopioida raportointityökirjaan, varastotaulukkoon, kampanjaseurantaan tai suunnittelumalliin. Täsmää sarakenimet ja muotoilut ennen tiedostojen yhdistämistä. Yhtenäiset päivämäärät, valuutat ja tunnisteet estävät pieniä muotoilueroja luomasta päällekkäisiä luokkia myöhemmin.

Milloin PDF-tiedoston muuntaminen Exceliksi on hyödyllisintä

Tämä työnkulku sopii PDF-tiedostoille, joissa tiedolla on suurempi merkitys kuin alkuperäisellä sivun ulkoasulla. Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Myyntiraportit kuukausittaisilla tai alueellisilla luvuilla
• Hinnastot ja tuotetaulukot
• Varastoyhteenvedot
• Aikataulut ja aikataulut
• Kyselyn tulokset riveihin ja sarakkeisiin järjestettyinä
• Taloudelliset yhteenvedot, jotka vaativat lisälaskelmia

Jos visuaalinen sivun ulkoasu on tärkein arvo, verkkojulkaisu voi olla parempi kohde. Luettelo, esite tai aikakauslehti hyötyy usein sivujärjestyksen ja visuaalisen asettelun säilyttämisestä. sisällön uudelleenkäyttöopas selittää, kuinka samaa lähdettä voidaan käyttää eri tarkoituksiin pakottamatta kaikkia tulosteita taulukkolaskentaohjelmaan.

Vinkkejä siistimpään Excel-työkirjaan

Aloita nimeämällä laskentataulukot uudelleen, jotta niiden tarkoitus on ilmeinen. Otsikko, kuten Kuukausimyynti, on helpompi navigoida kuin sivu 1, varsinkin jos lähde-PDF:ssä on useita sivuja.

Poista seuraavaksi rivit ja sarakkeet, jotka sisältävät vain sivuvälin. PDF-asetteluissa käytetään usein visuaalisia välejä, jotka ovat hyödyllisiä tulostetulla sivulla, mutta tarpeettomia työkirjassa. Pidä varsinainen data yhdessä ennen suodattimien tai kaavojen käyttämistä.

Jos PDF-tiedostossa on toistuvia otsikoita useilla sivuilla, säilytä yksi otsikkorivi ja poista kaksoiskappaleet ennen tietojen yhdistämistä. Tämä tekee lajittelusta ja suodattamisesta paljon luotettavampaa.

Tarkista jokaisen tärkeän sarakkeen tietotyyppi. Päivämäärien tulisi käyttäytyä päivämäärien tavoin, prosenttiosuuksien tulisi olla numeerisia prosenttiosuuksia ja tuottolukujen tulisi olla valuuttamuotoiltuja numeroita. Jos Excel käsittelee arvoa tekstinä, muunna se ennen kokonaissummien laskemista.

Tarkista myös, onko negatiivisilla arvoilla, desimaaliluvuilla ja etunollalla edelleen sama merkitys kuin PDF-tiedostossa. Tuotekoodit ja tilinumerot tarvitsevat usein tekstimuotoilun automaattisen numeromuotoilun sijaan.

Vertaa lopuksi pääotsikoita ja useita edustavia arvoja lähde-PDF:ään. Kun rakenne on siisti, tallenna työkopio ja jatka analyysiä.

Usein kysytyt kysymykset

Johtopäätös

Kun raportti sisältää lukuja, joita sinun on lajiteltava, päivitettävä tai joilla sinun on tehtävä laskelmia, muunna PDF Exceliksi tuodaksesi ne laskentataulukkoon. Recastia luo XLS-työkirjan, jonka voit ladata, avata tai jakaa.

Kun olet muuntanut PDF-tiedoston Exceliksi, puhdista sarakkeet, vahvista tietotyypit ja lisää raportin tarvitsemat suodattimet tai kaavat. Pidä alkuperäinen PDF-tiedosto lähelläsi, jotta voit tarkistaa otsikot, arvot ja sivujärjestyksen työkirjaa muotoillessasi.