קובץ PDF שימושי כאשר דוח צריך לשמור על אותו מראה בכל מכשיר. אבל הפריסה הקבועה הזו הופכת לפחות נוחה כשצריך למיין נתוני מכירות, לעדכן תקציב, להשוות אזורים או להוסיף נוסחאות. במקום להעתיק כל ערך לחוברת עבודה ריקה, ניתן להמיר PDF לאקסל ולהמשיך לעבוד עם המידע בתאי הגיליון האלקטרוני.
Recastia מאפשר לך להמיר PDF לאקסל בדפדפן, ומעניק לך חוברת עבודה שבעזרתה תוכל למיין, לעדכן ולחשב. שמור את קובץ ה-PDF כהפניה המקורית בזמן שאתה עובד עם הגיליון האלקטרוני.
מהו רקסטיה?
Recastia היא פלטפורמה לעיבוד מחדש של קובץ PDF עם כלים נפרדים ליצירת פליפבוקים, סרטונים, מצגות, אתרי אינטרנט, תערוכות וירטואליות, צ'אטבוטים ופורמטים של מסמכים הניתנים לעריכה. הכלי שלה, PDF to Document, ממיר קובץ PDF שהועלה ל-Word, PowerPoint, Excel או תמונות עמוד.
Excel הוא הבחירה הנכונה כאשר קובץ ה-PDF מכיל שורות, עמודות, איורים, אחוזים או מידע אחר שברצונך לארגן מחדש. אם עליך לכתוב מחדש פסקאות במקום זאת, האפשרויות הקשורות... מדריך PDF ל-Word מכסה את תהליך העבודה הזה. לסקירה כללית של כל פלט מסמך, ראה תכונת המרת PDF למסמך של Recastia.
כיצד להמיר PDF לאקסל בעזרת Recastia
Recastia מקבלת קבצי PDF קטנים מ-100 מגה-בייט ומכילים פחות מ-200 עמודים. אתם בוחרים את קובץ ה-PDF המקורי ואת פלט ה-Excel; Recastia מטפלת בהמרה.
העלה קובץ PDF, צור קובץ אקסל, ולאחר מכן הורד או שתף את התוצאה.
- העלה את קובץ ה-PDF
פתח את ממיר PDF של Recastia והוסף את קובץ ה-PDF מהמחשב שלך. קובץ עם כותרות עמודות ברורות, מרווח שורות עקבי ואיורים קריאים יהיה קל יותר לעבוד איתו לאחר ההמרה.
- בחר את הקובץ Excel והמר אותו
בחר Excel מבין ארבעת פורמטי הפלט ולאחר מכן לחץ על המר.
- הורד, פתח או שתף את הגיליון האלקטרוני
Recastia יוצר חוברת עבודה XLS שתוכל להוריד ולהמשיך לערוך ב-Excel. פתיחה מאפשרת לך לבדוק את חוברת העבודה תחילה. אם מישהו אחר זקוק לקובץ, Share מספק קישור מתארח וקוד QR.
מה מכיל קובץ האקסל שהומר
ייתכן שהגיליון האלקטרוני שהומר לארגן את התוכן בגליונות עבודה עם שמות כגון עמוד 1 ועמוד 2. יש לבדוק את מבנה חוברת העבודה לפני העברת הנתונים.
משם, שנה את שמות גליונות העבודה, הסרת שורות או עמודות ריקות ותקנת תבניות מספרים. נוסחאות, טבלאות ציר, תרשימים ולוחות מחוונים עדיין צריכים להיבנות באקסל לאחר סידור ערכי המקור כראוי.
גליונות עבודה נפרדים שומרים על תוכן מדפי PDF שונים בנפרד. לאחר שהכותרות והעמודות ברורות, העבירו טווחים קשורים לגליון עבודה אחד או שלבו אותם בגיליון סיכום חדש.
מה ניתן לעשות לאחר המרת PDF לאקסל
באקסל, ניתן למיין, לסנן, לעדכן ולחשב עם מידע שתוקן בדף ה-PDF.
מיין וסינן שורות
מיון עוזר לך לקבץ ערכים לפי תאריך, סכום, אזור, מוצר או סטטוס. מסננים מאפשרים לך להציג רק את השורות התואמות לתנאי מסוים, וזה שימושי כאשר דוח PDF ארוך מכיל יותר מידע ממה שאתה צריך עבור החלטה אחת.
לפני המיון, ודאו שהכותרות והערכים מיושרים עם העמודות המיועדות. הסירו עמודות ריקות המפרידות בין שדות קשורים, ולאחר מכן הפכו את הטווח לטבלת Excel אם אתם רוצים פקדי סינון לשימוש חוזר.
עדכון נתונים מבלי לבנות מחדש את הדוח
קובץ PDF עשוי להכיל את המכירות של החודש שעבר, מחירון ישן או לוח זמנים הזקוק לתיקון. לאחר שהערכים נמצאים באקסל, ניתן לעדכן תאים בודדים וליצור מחדש את המבנה במקום לבנות מחדש את הטבלה מאפס.
שמרו את קובץ ה-PDF המקורי כהפניה בעת העריכה. זה נותן לכם דרך מהירה להשוות כותרות, סדר שורות וסכומים אם חוברת העבודה שהומרה מכילה ריווח נוסף.
הוסף חישובים
נוסחאות באקסל יכולות לחשב סכומים, ממוצעים, הפרשים ושינויים באחוזים מהערכים שהומרו. ראשית, ודא שהמספרים מאוחסנים כתאים מספריים ולא כטקסט. ייתכן שיהיה צורך לשנות את העיצוב של סמלי מטבע, מפרידי אלפים או סימני אחוז לפני שנוסחה תוכל להשתמש בהם.
לאחר ניקוי העמודות המספריות, הוסף נוסחאות בעמודות חדשות במקום להחליף את הערכים המיובאים. פעולה זו משאירה את נתוני המקור גלויים ומקלה על בדיקת החישובים שלך.
עבור דוחות חוזרים, שמרו את הנוסחאות והעיצוב בחוברת עבודה נפרדת. בכל פעם שמגיע קובץ PDF חדש, הדבקו את הערכים שנוקו באותו מבנה. זה לרוב מהיר יותר מאשר בנייה מחדש של סכומים, תרשימים ותבניות מספרים עבור כל תקופת דיווח.
שילוב נתונים עם חוברות עבודה אחרות
ניתן להעתיק שורות שהומרו לחוברת עבודה לדיווח, גיליון מלאי, מעקב קמפיינים או מודל תכנון. התאם את שמות העמודות והפורמטים לפני שילוב הקבצים. תאריכים, מטבעות ומזהים עקביים מונעים הבדלים קטנים בעיצוב מליצור קטגוריות כפולות בהמשך.
מתי המרה של PDF לאקסל היא השימושית ביותר
תהליך עבודה זה מתאים לקבצי PDF שבהם המידע חשוב יותר מעיצוב הדף המקורי. דוגמאות נפוצות כוללות:
- דוחות מכירות עם נתונים חודשיים או אזוריים
- רשימות מחירון וטבלאות מוצרים
- סיכומי מלאי
- לוחות זמנים ולוחות זמנים
- תוצאות הסקר מסודרות בשורות ובעמודות
- סיכומים פיננסיים הדורשים חישובים נוספים
אם עיצוב העמוד הוויזואלי הוא הערך העיקרי, פרסום מקוון עשוי להיות יעד טוב יותר. קטלוג, חוברת או מגזין לרוב מרוויחים משמירה על רצף העמודים והפריסה הוויזואלית שלהם. מדריך לחידוש שימושים של תוכן מסביר כיצד אותו מקור יכול לשרת מטרות שונות מבלי לאלץ כל פלט לגיליון אלקטרוני.
טיפים לחוברת עבודה נקייה יותר באקסל
התחילו בשינוי שם גליונות העבודה כך שמטרתם תהיה ברורה. תווית כגון מכירות חודשיות קלה יותר לניווט מאשר עמוד 1, במיוחד כאשר קובץ ה-PDF המקורי מכיל עמודים רבים.
לאחר מכן, מחקו שורות ועמודות המכילות רק ריווח בין עמודים. פריסות PDF משתמשות לעתים קרובות בפערים חזותיים שימושיים בעמוד מודפס אך מיותרים בחוברת עבודה. שמרו את הנתונים בפועל יחד לפני החלת מסננים או נוסחאות.
אם קובץ ה-PDF מכיל כותרות חוזרות על פני מספר עמודים, יש להשאיר שורת כותרת אחת ולהסיר את הכפילויות לפני שילוב הנתונים. זה הופך את המיון והסינון לאמינים הרבה יותר.
בדוק את סוג הנתונים בכל עמודה חשובה. תאריכים צריכים להתנהג כמו תאריכים, אחוזים צריכים להיות אחוזים מספריים, ונתוני הכנסות צריכים להיות מספרים עם עיצוב מטבע. אם Excel מתייחס לערך כטקסט, המר אותו לפני חישוב הסכומים הכוללים.
כמו כן, בדקו האם ערכים שליליים, ספרות אחרי הנקודה העשרונית ואפסים מובילים עדיין נושאים את המשמעות שהייתה להם בקובץ ה-PDF. קודי מוצר ומספרי חשבון זקוקים לעתים קרובות לעיצוב טקסט ולא לעיצוב מספרים אוטומטי.
לבסוף, השוו את הכותרות העיקריות וכמה ערכים מייצגים עם קובץ ה-PDF המקורי. לאחר שהמבנה נקי, שמרו עותק עבודה והמשיכו בניתוח שלכם.
שאלות נפוצות
כן. העלו את קובץ ה-PDF לממיר ה-PDF מבוסס הדפדפן של Recastia, בחרו Excel, לחצו על Convert והורידו את קובץ ה-XLS שנוצר.
Recastia מקבלת קבצי PDF קטנים מ-100 מגה-בייט ומכילים פחות מ-200 עמודים.
Recastia יוצר קובץ XLS. הקובץ שהורד הוא חוברת עבודה של גיליון אלקטרוני XML שאקסל יכול לפתוח ולערוך.
כן. לאחר ההמרה, לחצו על שתף כדי לפתוח את הקישור המתארח ואת אפשרויות קוד ה-QR. ניתן גם להשתמש ב"פתח" כדי לסקור את הגיליון האלקטרוני באופן מקוון.
התוצאות תלויות במבנה קובץ ה-PDF המקורי. טבלאות ברורות עם כותרות, שורות ועמודות ברורות קלות יותר להמשך עריכה. סקור את חוברת העבודה המומרת לפני השימוש בה לחישובים או לדיווח.
מַסְקָנָה
כאשר דוח מכיל נתונים שעליך למיין, לעדכן או לחשב בעזרתם, המר PDF לאקסל כדי להעביר אותם לגיליון אלקטרוני. Recastia יוצר חוברת עבודה בפורמט XLS שתוכל להוריד, לפתוח או לשתף.
לאחר המרת קובץ PDF לאקסל, נקו את העמודות, אשרו את סוגי הנתונים והוסיפו את המסננים או הנוסחאות הדרושים לדוח. שמרו את קובץ ה-PDF המקורי בקרבת מקום כדי שתוכלו לבדוק כותרות, ערכים וסדר עמודים בעת עיצוב חוברת העבודה.
הפיחו חיים בקובץ ה-PDF שלכם בעזרת Recastia
צור, התאם אישית ושתף את התוכן שלך בצורה מעניינת יותר.