U moet een budget bijwerken of verkoopcijfers vergelijken, maar het rapport is als PDF binnengekomen. Elke regel opnieuw typen kost extra werk voordat u überhaupt kunt beginnen met rekenen. Converteer PDF naar Excel om de informatie in een werkblad te importeren.
Deze handleiding laat u zien hoe u met Recastia PDF-bestanden naar Excel converteert en de resulterende cellen organiseert voor sorteren, formules en toekomstige rapporten.
Belangrijkste conclusies
- Kies Excel wanneer u berekeningen met cijfers moet uitvoeren of rijen uit een PDF-bestand moet ordenen.
- Recastia maakt een downloadbaar XLS-werkblad aan en biedt een optie om het online te delen.
- Een geconverteerde werkmap kan afzonderlijke werkbladen en de opmaak van de PDF-indeling overnemen.
- Plaats één record per rij, controleer de numerieke gegevenstypen en verwijder dubbele paginakopteksten voordat u berekeningen toevoegt.
- Behoud productcodes als tekst wanneer voorloopnullen van belang zijn.
Wat is Recastia?
Recastia converteert PDF's naar verschillende formaten met behulp van de PDF naar Document-tool. Kies Excel voor spreadsheets, Word voor het bewerken van alinea's, PowerPoint voor presentaties of Afbeelding voor pagina-afbeeldingen. PDF naar document converteren handleiding legt uit wanneer elk formaat gebruikt moet worden.
Excel is zeer geschikt voor verkooprapporten, prijslijsten, planningen en andere documenten met rijen en cijfers. Als u voornamelijk tekst wilt herschrijven, gebruik dan de PDF naar Word-handleiding in plaats van.
Hoe converteer je een PDF-bestand naar Excel met Recastia?
Begin met het originele PDF-bestand, vooral als je een digitale kopie hebt met selecteerbare tekst. Duidelijke kopteksten en uitgelijnde kolommen bieden een praktischer uitgangspunt voor spreadsheetwerk dan een schermafbeelding van een rapport.
- Upload het PDF-bestand
Open de PDF naar document converter Upload uw bestand. Gebruik het volledige rapport als u cijfers van verschillende pagina's wilt vergelijken. Op het uploadscherm worden de bestands- en paginalimieten weergegeven die voor uw account gelden.
- Selecteer Excel en converteer.
Kies Excel als uitvoerformaat en selecteer vervolgens Converteren. Hiermee wordt een werkmap gemaakt waarin u de geëxtraheerde inhoud kunt bewerken. De formules of het rapportagemodel die mogelijk bestonden voordat het brondocument een PDF werd, worden niet opnieuw aangemaakt.
- Download of deel het werkboek.
Download het XLS-bestand en open het in Excel om de cellen te ordenen. Je kunt ook 'Openen' gebruiken om het resultaat online te bekijken, of 'Delen' om een gehoste link en QR-code te ontvangen. Download een werkexemplaar wanneer je berekeningen wilt toevoegen of de gegevens wilt combineren met een ander werkblad.
Organiseer de omgezette rijen voordat u de berekening uitvoert.
Een PDF-bestand ordent informatie per pagina. Excel vereist een consistent gegevensbereik. Een titel boven de tabel, een lege kolom tussen figuren of een herhaalde kop op de volgende pagina kunnen dat bereik na de conversie onderbreken.
Bekijk de werkbladen van de werkmap eerst goed voordat u iets combineert. Hernoem de werkbladen zodat ze de inhoud beschrijven, bijvoorbeeld 'Regionale verkoop' of 'Productprijzen'. Als een tabel zich over meerdere PDF-pagina's uitstrekt, voeg dan de overeenkomende rijen samen onder één kolomkop. Houd tabellen die geen verband met elkaar hebben gescheiden.
Gebruik één record per rij. Een tabel met maandelijkse verkopen kan bijvoorbeeld de kolommen Maand, Regio, Product en Omzet bevatten. Elke rij moet de verkopen van één maand voor één product in één regio weergeven. Houd een bestaand subtotaal buiten het gegevensbereik, zodat een nieuwe som het niet dubbel telt.
Verwijder paginatitels en herhaalde kopregels uit het midden van de tabel. Verwijder rijen niet automatisch alleen omdat de bedragen overeenkomen: twee verschillende bestellingen kunnen dezelfde waarde hebben. Een datum, ordernummer of andere identificatiecode bepaalt of het daadwerkelijk duplicaten zijn.
Corrigeer waarden die Excel niet kan berekenen.
Een cel kan eruitzien als een getal, terwijl Excel de waarde als tekst opslaat. Het opmaken van die cel als valuta verandert de weergave; de onderliggende waarde wordt niet altijd geconverteerd. Controleer voordat u formules maakt of de bedragkolommen numerieke waarden bevatten.
| Wat je vindt | Wat te doen | Waarom het belangrijk is |
| Bedragen opgeslagen als tekst | Zet de bedragen om in getallen en pas vervolgens de valutaopmaak toe. | Formules vereisen numerieke waarden. |
| Herhaalde kopteksten tussen records | Plaats één kopregel boven de gegevens. | Filters moeten werken op records, niet op paginalabels. |
| Datums met een onduidelijke volgorde van dag/maand | Vergelijk ze met de bron voordat je ze converteert. | 03/04 kan twee verschillende datums vertegenwoordigen. |
| Productcodes die beginnen met een nul | Sla de codes op als tekst. | 00124 en 124 kunnen verschillende records aanduiden. |
| Een totaalbedrag dat onder de bronrijen is opgenomen. | Verplaats het buiten het bereik dat voor het nieuwe totaal is gebruikt. | Het optellen van beide tellingen levert dezelfde getallen twee keer op. |
Behoud zowel de betekenis als de weergave van percentages. Een numerieke waarde van 0,15 weergegeven als percentage betekent 15%. Het toepassen van de percentageopmaak op het getal 15 levert 1.500% op, dus vergelijk het resultaat met de PDF voordat u het in een berekening gebruikt.
Volg voor identificatiegegevens de richtlijnen van Microsoft. het behouden van voorloopnullen en grote getallen. Als een nul al verdwenen is, zal het wijzigen van de celopmaak naar Tekst deze niet herstellen. Gebruik het originele document om de volledige code te herstellen.
Gebruik de gegevens in uw rapportagewerkmap.
Zodra de rijen en gegevenstypen consistent zijn, zet u het bereik om in een Excel-tabel. Filters kunnen een regio of product isoleren en sorteren kan datums of bedragen in de juiste volgorde plaatsen. Neem de volledige tabel mee in de sortering, zodat elk bedrag naast het bijbehorende label blijft staan.
Voeg berekeningen toe naast de geïmporteerde waarden. Houd bijvoorbeeld de werkelijke en de budgettaire waarden in aparte kolommen en bereken het verschil in een derde kolom. Zo blijven beide broncijfers beschikbaar wanneer iemand vraagt hoe het resultaat is berekend.
Voor een terugkerend rapport kunt u een aparte werkmap gebruiken met uw formules en grafieken. Plaats elke nieuwe set opgeschoonde waarden in dezelfde kolommen, met een kolom voor Maand of Periode om de rapportageperioden te onderscheiden. U kunt de maanden dan vergelijken zonder de analyse telkens opnieuw te hoeven opbouwen wanneer er een PDF binnenkomt.
Veelgestelde vragen
Nee. Een PDF-bestand bevat meestal de weergegeven cijfers, niet de spreadsheetformules die eraan ten grondslag liggen. Voeg de benodigde berekeningen toe in Excel nadat u de geïmporteerde waarden hebt geordend.
Recastia's Excel-conversie biedt een XLS-download. Open het bestand in Excel en gebruik 'Opslaan als' als u een XLSX-werkbestand nodig hebt. Het wijzigen van de bestandsextensie alleen converteert het werkbladformaat niet.
Ja, als de kolommen dezelfde informatie beschrijven. Stem de kolomnamen en gegevenstypen op elkaar af, gebruik één kopregel en voeg de records daaronder toe. Houd afzonderlijke tabellen gescheiden als ze verschillende eenheden gebruiken of verschillende dingen beschrijven.
Een grafiek die in een PDF-bestand wordt weergegeven, is niet de originele Excel-grafiek met het bijbehorende gegevensbereik. Als u de waarden of het ontwerp wilt wijzigen, gebruikt u de onderliggende gegevens om een nieuwe grafiek in Excel te maken.
PDF-pagina's gebruiken positionering en afstand om de inhoud te ordenen, terwijl een spreadsheet informatie in cellen opslaat. Bij de conversie kunnen extra spaties, herhaalde kopteksten of afzonderlijke pagina-onderdelen worden overgenomen. Door deze cellen te ordenen, wordt het werkblad geschikt voor sorteren en berekeningen.
Conclusie
Converteer PDF naar Excel wanneer u met de cijfers in een rapport wilt werken. Recastia levert het werkblad; door de rijen en gegevenstypen te ordenen, kunt u die cijfers in uw analyse gebruiken.
Nadat je een PDF-bestand naar Excel hebt geconverteerd, houd je de bronwaarden gescheiden van de nieuwe formules en bewaar je het PDF-bestand als referentie. Je kunt het rapport vervolgens bijwerken zonder de tabellen opnieuw te hoeven typen.
Breng je PDF tot leven met Recastia
Maak, pas aan en deel je content op een aantrekkelijkere manier.