Potrebujete aktualizovať rozpočet alebo porovnať údaje o predaji, ale správa dorazila vo formáte PDF. Prepisovanie každého riadku pridáva prácu ešte predtým, ako môžete začať s výpočtami. Preveďte PDF do Excelu a presuňte tieto informácie do zošita.
Táto príručka vám ukáže, ako previesť PDF do Excelu pomocou Recastie a usporiadať výsledné bunky na triedenie, vzorce a budúce zostavy.
Kľúčové poznatky
- Vyberte si Excel, keď potrebujete počítať s číslami alebo usporiadať riadky z PDF súboru.
- Recastia vytvára stiahnuteľný zošit XLS a poskytuje možnosť online zdieľania.
- Konvertovaný zošit môže obsahovať samostatné pracovné listy a medzery zdedené z rozloženia PDF.
- Pred pridaním výpočtov usporiadajte jeden záznam na riadok, skontrolujte číselné typy údajov a odstráňte opakujúce sa hlavičky stránok.
- Keď sú dôležité úvodné nuly, ponechajte kódy produktov ako text.
Čo je Recastia?
Recastia konvertuje súbory PDF do niekoľkých formátov pomocou nástroja PDF to Document. Vyberte si Excel pre prácu s tabuľkami, Word pre revíziu odsekov, PowerPoint pre snímky alebo Image pre obrázky strán. Sprievodca pre PDF do dokumentov vysvetľuje, kedy použiť každý formát.
Excel funguje dobre pre výkazy predaja, cenníky, rozvrhy a iné dokumenty obsahujúce riadky a obrázky. Ak potrebujete prevažne prepísať text, použite Sprievodca pre PDF do Wordu namiesto toho.
Ako previesť PDF do Excelu pomocou Recastie
Začnite s pôvodným PDF súborom, najmä ak máte digitálnu kópiu s voliteľným textom. Jasné nadpisy a zarovnané stĺpce vám poskytnú praktickejší východiskový bod pre prácu s tabuľkami ako snímka obrazovky zo správy.
- Nahrať PDF súbor
Otvorte Prevodník PDF do dokumentov a nahrajte svoj súbor. Ak potrebujete porovnať údaje na rôznych stránkach prehľadu, použite kompletný prehľad. Obrazovka nahrávania zobrazuje limity súborov a stránok, ktoré sa vzťahujú na váš účet.
- Vyberte Excel a previesť
Ako výstupný formát vyberte Excel a potom vyberte možnosť Konvertovať. Vytvorí sa tak zošit na úpravu extrahovaného obsahu. Nevytvorí sa tak vzorec ani model prehľadov, ktoré mohli existovať predtým, ako sa zdrojový dokument stal PDF.
- Stiahnite si alebo zdieľajte pracovný zošit
Stiahnite si súbor XLS a otvorte ho v Exceli, aby ste usporiadali bunky. Môžete tiež použiť Otvoriť na zobrazenie výsledku online alebo Zdieľať na získanie hosťovaného odkazu a QR kódu. Stiahnite si pracovnú kópiu, keď potrebujete pridať výpočty alebo skombinovať údaje s iným zošitom.
Usporiadajte prevedené riadky pred výpočtom
PDF súbor usporiada informácie pre stránku. Excel potrebuje konzistentný rozsah údajov. Nadpis nad tabuľkou, prázdny stĺpec medzi obrázkami alebo opakovaný nadpis na ďalšej stránke môže po konverzii tento rozsah prerušiť.
Pred zlúčením akýchkoľvek prvkov si prezrite hárky v zošite. Premenujte hárky tak, aby popisovali ich obsah, napríklad Regionálny predaj alebo Ceny produktov. Ak jedna tabuľka pokračuje cez niekoľko strán PDF, zlúčte zodpovedajúce riadky pod jednu sadu záhlaví stĺpcov. Nesúvisiace tabuľky uchovávajte oddelené.
Použite jeden záznam na riadok. Napríklad tabuľka mesačných predajov môže mať stĺpce Mesiac, Región, Produkt a Výnosy. Každý riadok by mal identifikovať mesačný predaj jedného produktu v jednom regióne. Existujúci medzisúčet ponechajte mimo rozsahu údajov, aby sa pri novom súčte nezapočítaval dvakrát.
Odstráňte názvy stránok a opakujúce sa riadky hlavičiek zo stredu tabuľky. Neodstraňujte riadky automaticky len preto, že sa ich sumy zhodujú: dve rôzne objednávky môžu mať rovnakú hodnotu. Dátum, číslo objednávky alebo iný identifikátor určuje, či ide skutočne o duplikáty.
Oprava hodnôt, ktoré Excel nedokáže vypočítať
Bunka môže vyzerať ako číslo, zatiaľ čo Excel ju ukladá ako text. Formátovanie bunky ako meny zmení jej vzhľad; nie vždy sa prevedie podkladová hodnota. Pred vytvorením vzorcov skontrolujte, či stĺpce s číslami obsahujú číselné hodnoty.
| Čo nájdete | Čo robiť | Prečo na tom záleží |
| Sumy uložené ako text | Prevod súm na čísla a následné použitie formátovania meny | Vzorce potrebujú číselné hodnoty |
| Opakujúce sa hlavičky medzi záznamami | Ponechajte jeden riadok hlavičky nad údajmi | Filtre by mali fungovať na záznamoch, nie na označeniach stránok |
| Dátumy s nejasným poradím dňa/mesiaca | Pred konverziou ich porovnajte so zdrojom | 03/04 môže predstavovať dva rôzne dátumy |
| Kódy produktov začínajúce nulou | Uložte kódy ako text | Čísla 00124 a 124 môžu identifikovať rôzne záznamy |
| Celková suma uvedená pod zdrojovými riadkami | Presuňte ho mimo rozsahu použitého pre nový súčet | Sčítanie oboch čísel započítava tie isté čísla dvakrát |
Zachovajte význam percent, ako aj ich vzhľad. Číselná hodnota 0,15 zobrazená ako percento znamená 15%. Použitie percentuálneho formátovania na číslo 15 vygeneruje 1 500%, preto pred použitím vo výpočte porovnajte výsledok s PDF súborom.
V prípade identifikátorov postupujte podľa pokynov spoločnosti Microsoft na ponechanie úvodných núl a veľkých čísel. Ak už nula zmizla, zmena formátu bunky na Text ju neobnoví. Na obnovenie celého kódu použite pôvodný dokument.
Použite údaje vo svojom zošite pre podávanie správ
Keď sú riadky a dátové typy konzistentné, premeňte rozsah na tabuľku programu Excel. Filtre môžu izolovať región alebo produkt a triedenie môže usporiadať dátumy alebo sumy. Pri triedení zahrňte celú tabuľku, aby každá suma zostala vedľa zodpovedajúceho označenia.
Pridajte výpočty vedľa importovaných hodnôt. Napríklad, Skutočné hodnoty a Rozpočet ponechajte v samostatných stĺpcoch a rozdiel vypočítajte v treťom stĺpci. Vďaka tomu budú obe zdrojové hodnoty k dispozícii, keď sa niekto opýta, ako bol výsledok vypočítaný.
Pre opakujúcu sa správu si veďte samostatný zošit s vašimi vzorcami a grafmi. Každú novú sadu vyčistených hodnôt vložte do rovnakých stĺpcov so stĺpcom Mesiac alebo Obdobie, aby ste rozlíšili obdobia vykazovania. Potom môžete porovnávať mesiace bez toho, aby ste museli pretvárať analýzu pri každom prijatí súboru PDF.
Často kladené otázky
Nie. PDF súbor zvyčajne obsahuje zobrazené čísla, a nie tabuľkové vzorce, ktoré sa za nimi nachádzajú. Po usporiadaní importovaných hodnôt pridajte potrebné výpočty v Exceli.
Konverzia súborov do Excelu od Recastie umožňuje stiahnutie súboru XLS. Otvorte ho v Exceli a použite príkaz Uložiť ako, ak potrebujete pracovnú kópiu XLSX. Samotné premenovanie prípony súboru nekonvertuje formát zošita.
Áno, keď stĺpce opisujú rovnaké informácie. Zarovnajte názvy stĺpcov a dátové typy, ponechajte jeden riadok hlavičky a záznamy pridajte podň. Udržujte tabuľky oddelené, ak používajú rôzne jednotky alebo opisujú rôzne veci.
Graf viditeľný v PDF súbore nie je pôvodný excelovský graf s prepojeným rozsahom údajov. Ak potrebujete zmeniť jeho hodnoty alebo návrh, použite podkladové obrázky na vytvorenie nového grafu v Exceli.
Stránky PDF používajú na usporiadanie obsahu umiestnenie a medzery, zatiaľ čo tabuľkový hárok ukladá informácie do buniek. Konverzia môže preniesť dodatočné medzery, opakované nadpisy alebo samostatné časti stránky. Usporiadanie týchto buniek robí zošit vhodným na triedenie a výpočty.
Záver
Preveďte PDF do Excelu, keď potrebujete pracovať s údajmi v správe. Recastia poskytuje zošit; usporiadanie jeho riadkov a dátových typov umožňuje použiť tieto údaje vo vašej analýze.
Po prevode PDF do Excelu uchovávajte zdrojové hodnoty oddelene od nových vzorcov a PDF súbor si ponechajte pre referenciu. Správu potom môžete aktualizovať bez prepisovania jej tabuliek.
Vdýchnite svojmu PDF súboru život s Recastiou
Vytvárajte, prispôsobujte a zdieľajte svoj obsah pútavejším spôsobom.