PDF je užitočný, keď je potrebné, aby si správa zachovala rovnaký vzhľad na každom zariadení. Toto pevné rozloženie sa však stáva menej praktickým, keď potrebujete triediť údaje o predaji, aktualizovať rozpočet, porovnávať regióny alebo pridávať vzorce. Namiesto kopírovania každej hodnoty do prázdneho zošita môžete PDF previesť do Excelu a pokračovať v práci s informáciami v bunkách tabuľky.
Recastia vám umožňuje konvertovať PDF do Excelu v prehliadači, čím získate zošit, ktorý môžete triediť, aktualizovať a používať na výpočty. Pri práci s tabuľkou si PDF ponechajte ako pôvodný referenčný súbor.
Čo je Recastia?
Recastia je platforma na opätovné použitie PDF súborov so samostatnými nástrojmi na vytváranie flipbookov, videí, prezentácií, webových stránok, virtuálnych výstav, chatbotov a upraviteľných formátov dokumentov. Jej nástroj PDF to Document konvertuje jeden nahraný PDF súbor do formátu Word, PowerPoint, Excel alebo obrázkov stránok.
Excel je tou správnou voľbou, keď PDF súbor obsahuje riadky, stĺpce, obrázky, percentá alebo iné informácie, ktoré chcete reorganizovať. Ak potrebujete namiesto toho prepísať odseky, súvisiace Sprievodca pre PDF do Wordu pokrýva tento pracovný postup. Prehľad každého výstupu dokumentu nájdete v časti Funkcia PDF do dokumentu v Recastii.
Ako previesť PDF do Excelu pomocou Recastie
Recastia akceptuje súbory PDF menšie ako 100 MB a obsahujúce menej ako 200 strán. Vy si vyberiete zdrojový súbor PDF a výstup v Exceli; Recastia sa postará o konverziu.
Nahrajte PDF súbor, vygenerujte súbor programu Excel a potom si stiahnite alebo zdieľajte výsledok.
- Nahrať PDF súbor
Otvorte Prevodník PDF Recastia a pridajte PDF súbor z počítača. So súborom s jasnými záhlaviami stĺpcov, konzistentným rozstupom riadkov a čitateľnými obrázkami sa bude po konverzii ľahšie pracovať.
- Vyberte Excel a skonvertujte súbor
Vyberte Excel zo štyroch výstupných formátov a potom kliknite na Konvertovať.
- Stiahnutie, otvorenie alebo zdieľanie tabuľky
Recastia vytvorí zošit XLS, ktorý si môžete stiahnuť a ďalej upravovať v Exceli. Funkcia Otvoriť vám umožní najskôr skontrolovať zošit. Ak súbor potrebuje niekto iný, funkcia Zdieľať poskytne hostovaný odkaz a QR kód.
Čo obsahuje konvertovaný súbor programu Excel
Konvertovaná tabuľka môže usporiadať obsah do pracovných hárkov s názvami, ako napríklad strana 1 a strana 2. Pred presunutím údajov skontrolujte štruktúru zošita.
Odtiaľ premenujte pracovné hárky, odstráňte prázdne riadky alebo stĺpce a opravte formáty čísel. Vzorce, kontingenčné tabuľky, grafy a dashboardy je stále potrebné vytvoriť v Exceli po správnom usporiadaní zdrojových hodnôt.
Samostatné pracovné listy oddeľujú obsah z rôznych stránok PDF. Keď sú nadpisy a stĺpce jasné, presuňte súvisiace rozsahy do jedného pracovného hárka alebo ich zlúčte do nového súhrnného hárku.
Čo môžete urobiť po konverzii PDF do Excelu
V Exceli môžete triediť, filtrovať, aktualizovať a počítať s informáciami, ktoré boli opravené na stránke PDF.
Zoradenie a filtrovanie riadkov
Triedenie vám pomáha zoskupovať hodnoty podľa dátumu, sumy, regiónu, produktu alebo stavu. Filtre umožňujú zobraziť iba riadky, ktoré zodpovedajú konkrétnej podmienke, čo je užitočné, keď dlhá správa vo formáte PDF obsahuje viac informácií, ako potrebujete na jedno rozhodnutie.
Pred zoradením skontrolujte, či sú nadpisy a hodnoty zarovnané s určenými stĺpcami. Odstráňte prázdne stĺpce, ktoré oddeľujú súvisiace polia, a potom premeňte rozsah na tabuľku programu Excel, ak chcete opakovane použiteľné ovládacie prvky filtra.
Aktualizácia údajov bez prepracovania správy
PDF súbor môže obsahovať predaje za minulý mesiac, starý cenník alebo rozvrh, ktorý je potrebné revidovať. Keď sú hodnoty v Exceli, môžete aktualizovať jednotlivé bunky a znova použiť štruktúru namiesto toho, aby ste tabuľku museli vytvárať od začiatku.
Počas úprav si ponechajte pôvodný PDF súbor ako referenciu. Poskytuje vám rýchly spôsob porovnania nadpisov, poradia riadkov a súčtov, ak konvertovaný zošit obsahuje nadbytočné medzery.
Pridať výpočty
Vzorce programu Excel dokážu z prevedených hodnôt vypočítať súčty, priemery, rozdiely a percentuálne zmeny. Najprv sa uistite, že čísla sú uložené ako číselné bunky, a nie ako text. Symboly mien, oddeľovače tisícov alebo percentuálne značky môžu vyžadovať zmeny formátovania, aby ich vzorec mohol použiť.
Po vyčistení číselných stĺpcov pridajte vzorce do nových stĺpcov namiesto prepisovania importovaných hodnôt. Zdrojové údaje tak zostanú viditeľné a vaše výpočty sa budú ľahšie kontrolovať.
V prípade opakovaných zostáv uložte vzorce a formátovanie do samostatného zošita so šablónou. Vždy, keď príde nový PDF súbor, vložte vyčistené hodnoty do rovnakej štruktúry. Toto je často rýchlejšie ako prebudovanie súčtov, grafov a číselných formátov pre každé vykazované obdobie.
Kombinovanie údajov s inými zošitmi
Konvertované riadky je možné skopírovať do zošita s výkazmi, inventárneho hárku, sledovača kampaní alebo plánovacieho modelu. Pred zlúčením súborov zlaďte názvy stĺpcov a ich formáty. Konzistentné dátumy, meny a identifikátory zabraňujú neskoršiemu vytváraniu duplicitných kategórií v dôsledku malých rozdielov vo formátovaní.
Kedy je konverzia PDF do Excelu najužitočnejšia
Tento pracovný postup je vhodný pre súbory PDF, v ktorých sú informácie dôležitejšie ako pôvodný dizajn stránky. Medzi bežné príklady patria:
- Predajné správy s mesačnými alebo regionálnymi údajmi
- Cenníky a tabuľky produktov
- Súhrny zásob
- Cestovné poriadky a rozvrhy
- Výsledky prieskumu usporiadané v riadkoch a stĺpcoch
- Finančné súhrny, ktoré si vyžadujú ďalšie výpočty
Ak je hlavnou hodnotou vizuálny dizajn stránky, online publikácia môže byť lepším miestom. Katalóg, brožúra alebo časopis často profitujú zo zachovania poradia strán a vizuálneho rozloženia. sprievodca opätovným použitím obsahu vysvetľuje, ako môže ten istý zdroj slúžiť na rôzne účely bez toho, aby sa každý výstup musel vnútiť do tabuľky.
Tipy na čistejší excelovský zošit
Začnite premenovaním pracovných hárkov, aby bol ich účel zrejmý. Označenie ako Mesačný predaj sa ľahšie naviguje ako strana 1, najmä ak má zdrojový PDF súbor veľa strán.
Ďalej odstráňte riadky a stĺpce, ktoré obsahujú iba medzery medzi stranami. Rozloženia PDF často používajú vizuálne medzery, ktoré sú užitočné na vytlačenej strane, ale v zošite zbytočné. Pred použitím filtrov alebo vzorcov uchovávajte skutočné údaje pohromade.
Ak PDF súbor obsahuje opakujúce sa hlavičky na viacerých stranách, ponechajte jeden riadok hlavičky a pred zlúčením údajov odstráňte duplikáty. Vďaka tomu bude triedenie a filtrovanie oveľa spoľahlivejšie.
Skontrolujte typ údajov v každom dôležitom stĺpci. Dátumy by sa mali správať ako dátumy, percentá by mali byť číselné percentá a údaje o príjmoch by mali byť čísla s formátovaním meny. Ak Excel považuje hodnotu za text, pred výpočtom súčtov ju skonvertujte.
Skontrolujte tiež, či záporné hodnoty, desatinné miesta a úvodné nuly stále majú význam, ktorý mali v PDF. Kódy produktov a čísla účtov často vyžadujú formátovanie textu, a nie automatické formátovanie čísel.
Nakoniec porovnajte hlavné nadpisy a niekoľko reprezentatívnych hodnôt so zdrojovým PDF súborom. Keď je štruktúra čistá, uložte pracovnú kópiu a pokračujte v analýze.
Často kladené otázky
Áno. Nahrajte PDF súbor do prehliadača pomocou PDF konvertora od Recastia, vyberte Excel, kliknite na Konvertovať a stiahnite si vygenerovaný súbor XLS.
Recastia akceptuje súbory PDF menšie ako 100 MB a obsahujúce menej ako 200 strán.
Recastia vygeneruje súbor XLS. Stiahnutý súbor je zošit tabuľky XML, ktorý je možné otvoriť a upraviť v Exceli.
Áno. Po konverzii kliknite na Zdieľať a otvorte hosťovaný odkaz a možnosti QR kódu. Môžete tiež použiť Otvoriť na kontrolu tabuľky online.
Výsledky závisia od štruktúry zdrojového PDF súboru. Prehľadné tabuľky s odlišnými nadpismi, riadkami a stĺpcami sa ľahšie upravujú. Pred použitím prevedeného zošita na výpočty alebo tvorbu zostáv ho skontrolujte.
Záver
Keď správa obsahuje údaje, ktoré potrebujete zoradiť, aktualizovať alebo s nimi vypočítať, preveďte PDF do Excelu a preneste ich do tabuľkového procesora. Recastia vytvorí zošit XLS, ktorý si môžete stiahnuť, otvoriť alebo zdieľať.
Po prevode PDF do Excelu vyčistite stĺpce, potvrďte typy údajov a pridajte filtre alebo vzorce, ktoré zostava potrebuje. Pôvodný PDF súbor si uschovajte po ruke, aby ste si pri tvarovaní zošita mohli skontrolovať nadpisy, hodnoty a poradie strán.
Vdýchnite svojmu PDF súboru život s Recastiou
Vytvárajte, prispôsobujte a zdieľajte svoj obsah pútavejším spôsobom.