Du behöver uppdatera en budget eller jämföra försäljningssiffror, men rapporten kom som en PDF. Att skriva om varje rad ökar arbetet innan du ens kan börja beräkna. Konvertera PDF till Excel för att flytta informationen till en arbetsbok.
Den här guiden visar hur du konverterar PDF till Excel med Recastia och organiserar de resulterande cellerna för sortering, formler och framtida rapporter.
Viktiga slutsatser
- Välj Excel när du behöver beräkna med siffror eller organisera rader från en PDF.
- Recastia skapar en nedladdningsbar XLS-arbetsbok och erbjuder ett delningsalternativ online.
- En konverterad arbetsbok kan innehålla separata kalkylblad och avstånd som ärvts från PDF-layouten.
- Ordna en post per rad, kontrollera numeriska datatyper och ta bort upprepade sidhuvuden innan du lägger till beräkningar.
- Behåll produktkoder som text när inledande nollor är viktiga.
Vad är Recastia?
Recastia konverterar PDF-filer till flera olika format med sitt PDF till dokument-verktyg. Välj Excel för kalkylbladsarbete, Word för att revidera stycken, PowerPoint för bilder eller Bild för sidbilder. PDF till dokument-guide förklarar när varje format ska användas.
Excel fungerar bra för försäljningsrapporter, prislistor, scheman och andra dokument som innehåller rader och siffror. Om du huvudsakligen behöver skriva om text, använd PDF till Word-guide i stället.
Hur man konverterar PDF till Excel med Recastia
Börja med den ursprungliga PDF-filen, särskilt när du har en digital kopia med valbar text. Tydliga rubriker och justerade kolumner ger dig en mer praktisk utgångspunkt för kalkylbladsarbete än en skärmdump av en rapport.
- Ladda upp PDF-filen
Öppna PDF till dokumentkonverterare och ladda upp din fil. Använd den fullständiga rapporten om du behöver jämföra siffror från olika sidor. Uppladdningsskärmen visar de fil- och sidbegränsningar som gäller för ditt konto.
- Välj Excel och konvertera
Välj Excel som utdataformat och välj sedan Konvertera. Detta skapar en arbetsbok för att redigera det extraherade innehållet. Den återskapar inte formlerna eller rapporteringsmodellen som kan ha funnits innan källdokumentet blev en PDF.
- Ladda ner eller dela arbetsboken
Ladda ner XLS-filen och öppna den i Excel för att organisera cellerna. Du kan också använda Öppna för att visa resultatet online eller Dela för att få en värdbaserad länk och QR-kod. Ladda ner en fungerande kopia när du behöver lägga till beräkningar eller kombinera data med en annan arbetsbok.
Organisera de konverterade raderna innan du beräknar
En PDF-fil arrangerar information för en sida. Excel behöver ett konsekvent dataintervall. En titel ovanför tabellen, en tom kolumn mellan siffror eller en upprepad rubrik på nästa sida kan avbryta det intervallet efter konverteringen.
Titta igenom arbetsbokens ark innan du kombinerar något. Byt namn på ark för att beskriva deras innehåll, till exempel Regional försäljning eller Produktpriser. När en tabell fortsätter över flera PDF-sidor, samla matchande rader under en uppsättning kolumnrubriker. Håll orelaterade tabeller separata.
Använd en post per rad. Till exempel kan en månatlig försäljningstabell ha kolumnerna Månad, Region, Produkt och Intäkt. Varje rad ska identifiera en månads försäljning för en produkt i en region. Håll en befintlig delsumma utanför dataintervallet så att en ny summa inte räknas två gånger.
Ta bort sidtitlar och upprepade rubrikrader från mitten av tabellen. Ta inte bort rader automatiskt bara för att deras belopp matchar: två olika beställningar kan ha samma värde. Ett datum, ordernummer eller annan identifierare avgör om de faktiskt är dubbletter.
Åtgärda värden som Excel inte kan beräkna
En cell kan se ut som ett tal medan Excel lagrar det som text. Att formatera cellen som valuta ändrar dess utseende; det underliggande värdet konverteras inte alltid. Innan du skapar formler, bekräfta att beloppskolumnerna innehåller numeriska värden.
| Vad du hittar | Vad man ska göra | Varför det spelar roll |
| Belopp lagrade som text | Konvertera beloppen till siffror och använd sedan valutaformatering | Formler behöver numeriska värden |
| Upprepade rubriker mellan poster | Behåll en rubrikrad ovanför informationen | Filter ska fungera på poster, inte sidetiketter |
| Datum med oklar dag/månadsordning | Jämför dem med källan innan du konverterar | 03/04 kan representera två olika datum |
| Produktkoder som börjar med noll | Spara koderna som text | 00124 och 124 kan identifiera olika poster |
| En summa som ingår under källraderna | Flytta den utanför det intervall som används för den nya totalsumman | Att summera båda ger samma siffror två gånger |
Bevara betydelsen av procenttal såväl som deras utseende. Ett numeriskt värde på 0,15 som visas som en procentandel betyder 15%. Att tillämpa procentformatering på talet 15 ger 1 500%, så jämför resultatet med PDF-filen innan du använder det i en beräkning.
För identifierare, följ Microsofts riktlinjer om behålla inledande nollor och stora tal. Om en nolla redan har försvunnit kommer en ändring av cellformatet till Text inte att rekonstruera den. Använd originaldokumentet för att återställa hela koden.
Använd data i din rapporteringsarbetsbok
När raderna och datatyperna är konsekventa, omvandla intervallet till en Excel-tabell. Filter kan isolera en region eller produkt, och sortering kan ordna datum eller belopp. Inkludera hela tabellen vid sortering så att varje belopp visas bredvid matchande etikett.
Lägg till beräkningar bredvid de importerade värdena. Behåll till exempel Utfall och Budget i egna kolumner och beräkna skillnaden i en tredje kolumn. Detta gör att båda källsiffrorna är tillgängliga när någon frågar hur resultatet beräknades.
För en återkommande rapport, behåll en separat arbetsbok som innehåller dina formler och diagram. Placera varje ny uppsättning rensade värden i samma kolumner, med en Månad- eller Period-kolumn för att skilja rapporteringsperioderna åt. Du kan sedan jämföra månader utan att behöva bygga om analysen varje gång en PDF-fil anländer.
Vanliga frågor
Nej. En PDF innehåller vanligtvis de visade siffrorna snarare än kalkylbladsformlerna bakom dem. Lägg till de beräkningar du behöver i Excel efter att du har ordnat de importerade värdena.
Recastias Excel-konvertering erbjuder en XLS-nedladdning. Öppna den i Excel och använd Spara som om du behöver en XLSX-arbetskopia. Att enbart byta namn på filändelsen konverterar inte arbetsbokens format.
Ja, när kolumnerna beskriver samma information. Justera kolumnnamnen och datatyperna, behåll en rubrikrad och lägg till posterna under den. Håll separata tabeller isär om de använder olika enheter eller beskriver olika saker.
Ett diagram som syns i en PDF är inte det ursprungliga Excel-diagrammet med dess länkade dataområde. Om du behöver ändra dess värden eller design kan du använda de underliggande figurerna för att skapa ett nytt diagram i Excel.
PDF-sidor använder positionering och avstånd för att ordna innehåll, medan ett kalkylblad lagrar information i celler. Konvertering kan innebära extra avstånd, upprepade rubriker eller separata sidavsnitt. Att organisera dessa celler gör arbetsboken lämplig för sortering och beräkningar.
Slutsats
Konvertera PDF till Excel när du behöver arbeta med siffrorna i en rapport. Recastia tillhandahåller arbetsboken; att ordna dess rader och datatyper gör dessa siffror användbara i din analys.
När du har konverterat PDF till Excel, separera källvärdena från nya formler och spara PDF-filen som referens. Du kan sedan uppdatera rapporten utan att skriva om tabellerna.
Få liv i din PDF med Recastia
Skapa, anpassa och dela ditt innehåll på ett mer engagerande sätt.