En PDF-fil är användbar när en rapport behöver ha samma utseende på alla enheter. Men den fasta layouten blir mindre praktisk när du behöver sortera försäljningssiffror, uppdatera en budget, jämföra regioner eller lägga till formler. Istället för att kopiera varje värde till en tom arbetsbok kan du konvertera PDF till Excel och fortsätta arbeta med informationen i kalkylbladsceller.
Med Recastia kan du konvertera PDF till Excel i webbläsaren, vilket ger dig en arbetsbok som du kan sortera, uppdatera och beräkna med. Behåll PDF-filen som originalreferens medan du arbetar med kalkylbladet.
Vad är Recastia?
Recastia är en plattform för PDF-återanvändning med separata verktyg för att skapa flipböcker, videor, presentationer, webbplatser, virtuella utställningar, chatbotar och redigerbara dokumentformat. Dess PDF till dokument-verktyg konverterar en uppladdad PDF till Word, PowerPoint, Excel eller sidbilder.
Excel är rätt val när PDF-filen innehåller rader, kolumner, siffror, procentsatser eller annan information som du vill omorganisera. Om du istället behöver skriva om stycken kan de relaterade... PDF till Word-guide täcker det arbetsflödet. För en översikt över varje dokumentutdata, se Recastias PDF till dokument-funktion.
Hur man konverterar PDF till Excel med Recastia
Recastia accepterar PDF-filer som är mindre än 100 MB och innehåller färre än 200 sidor. Du väljer käll-PDF och Excel-utdata; Recastia hanterar konverteringen.
Ladda upp en PDF, generera en Excel-fil och ladda sedan ner eller dela resultatet.
- Ladda upp PDF-filen
Öppna Recastia PDF-konverterare och lägg till PDF-filen från din dator. En fil med tydliga kolumnrubriker, konsekvent radavstånd och läsbara siffror blir lättare att arbeta med efter konverteringen.
- Välj Excel och konvertera filen
Välj Excel bland de fyra utdataformaten och klicka sedan på Konvertera.
- Ladda ner, öppna eller dela kalkylarket
Recastia skapar en XLS-arbetsbok som du kan ladda ner och fortsätta redigera i Excel. Med Öppna kan du kontrollera arbetsboken först. Om någon annan behöver filen tillhandahåller Share en värdbaserad länk och QR-kod.
Vad den konverterade Excel-filen innehåller
Det konverterade kalkylbladet kan organisera innehåll i kalkylblad med namn som sida 1 och sida 2. Kontrollera arbetsbokens struktur innan du flyttar data.
Därifrån kan du byta namn på kalkylblad, ta bort tomma rader eller kolumner och korrigera talformat. Formler, pivottabeller, diagram och instrumentpaneler måste fortfarande byggas i Excel efter att källvärdena har ordnats korrekt.
Separata kalkylblad håller innehåll från olika PDF-sidor isär. När rubrikerna och kolumnerna är tydliga kan du flytta relaterade områden till ett kalkylblad eller kombinera dem i ett nytt sammanfattningsblad.
Vad du kan göra efter att du har konverterat PDF till Excel
I Excel kan du sortera, filtrera, uppdatera och beräkna med information som har korrigerats på PDF-sidan.
Sortera och filtrera rader
Sortering hjälper dig att gruppera värden efter datum, belopp, region, produkt eller status. Med filter kan du bara visa de rader som matchar ett specifikt villkor, vilket är användbart när en lång PDF-rapport innehåller mer information än du behöver för ett enda beslut.
Innan du sorterar, kontrollera att rubrikerna och värdena är justerade med de avsedda kolumnerna. Ta bort tomma kolumner som separerar relaterade fält och omvandla sedan området till en Excel-tabell om du vill ha återanvändbara filterkontroller.
Uppdatera siffror utan att bygga om rapporten
En PDF kan innehålla förra månadens försäljning, en gammal prislista eller ett schema som behöver revideras. När värdena finns i Excel kan du uppdatera enskilda celler och återanvända strukturen istället för att bygga om tabellen från grunden.
Behåll den ursprungliga PDF-filen som referens när du redigerar. Det ger dig ett snabbt sätt att jämföra rubriker, radordning och summor om den konverterade arbetsboken innehåller extra avstånd.
Lägg till beräkningar
Excel-formler kan beräkna totaler, medelvärden, skillnader och procentuella förändringar från de konverterade värdena. Se först till att tal lagras som numeriska celler snarare än text. Valutasymboler, tusentalsavgränsare eller procenttecken kan behöva formateringsändringar innan en formel kan använda dem.
Efter att du har rensat de numeriska kolumnerna, lägg till formler i nya kolumner istället för att skriva över de importerade värdena. Det gör att källdata syns och gör det lättare att kontrollera dina beräkningar.
För upprepade rapporter, spara formler och formatering i en separat mallarbetsbok. Varje gång en ny PDF-fil anländer, klistra in de rensade värdena i samma struktur. Detta är ofta snabbare än att återskapa totaler, diagram och talformat för varje rapporteringsperiod.
Kombinera data med andra arbetsböcker
Konverterade rader kan kopieras till en rapporteringsarbetsbok, ett lagerark, en kampanjspårare eller en planeringsmodell. Matcha kolumnnamnen och formaten innan du kombinerar filer. Konsekventa datum, valutor och identifierare förhindrar att små formateringsskillnader skapar dubbletter av kategorier senare.
När PDF till Excel-konvertering är mest användbar
Detta arbetsflöde passar PDF-filer där informationen är viktigare än den ursprungliga siddesignen. Vanliga exempel inkluderar:
- Försäljningsrapporter med månatliga eller regionala siffror
- Prislistor och produkttabeller
- Inventariesammanfattningar
- Tidtabeller och scheman
- Undersökningsresultat ordnade i rader och kolumner
- Finansiella sammanfattningar som behöver ytterligare beräkningar
Om den visuella siddesignen är det viktigaste värdet kan en onlinepublikation vara en bättre destination. En katalog, broschyr eller tidskrift gynnas ofta av att behålla sin sidordning och visuella layout. guide för återanvändning av innehåll förklarar hur samma källa kan tjäna olika syften utan att tvinga fram alla utdata i ett kalkylblad.
Tips för en renare Excel-arbetsbok
Börja med att byta namn på arbetsbladen så att deras syfte är uppenbart. En etikett som Månadsförsäljning är lättare att navigera än sida 1, särskilt när käll-PDF-filen har många sidor.
Ta sedan bort rader och kolumner som bara innehåller sidavstånd. PDF-layouter använder ofta visuella mellanrum som är användbara på en utskriven sida men onödiga i en arbetsbok. Håll ihop de faktiska uppgifterna innan du använder filter eller formler.
Om PDF-filen innehåller upprepade rubriker på flera sidor, behåll en rubrikrad och ta bort dubbletterna innan du kombinerar informationen. Detta gör sortering och filtrering mycket mer tillförlitlig.
Kontrollera datatypen i varje viktig kolumn. Datum ska bete sig som datum, procenttal ska vara numeriska procenttal och intäktssiffror ska vara tal med valutaformatering. Om Excel behandlar ett värde som text, konvertera det innan du beräknar totalsummorna.
Kontrollera även om negativa värden, decimaler och inledande nollor fortfarande har den betydelse de hade i PDF-filen. Produktkoder och kontonummer behöver ofta textformatering snarare än automatisk nummerformatering.
Jämför slutligen huvudrubrikerna och flera representativa värden med käll-PDF:en. När strukturen är ren sparar du en arbetskopia och fortsätter med din analys.
Vanliga frågor
Ja. Ladda upp PDF-filen i Recastias webbläsarbaserade PDF-konverterare, välj Excel, klicka på Konvertera och ladda ner den genererade XLS-filen.
Recastia accepterar PDF-filer som är mindre än 100 MB och innehåller färre än 200 sidor.
Recastia genererar en XLS-fil. Den nedladdade filen är en XML-kalkylbladsarbetsbok som Excel kan öppna och redigera.
Ja. Efter konverteringen klickar du på Dela för att öppna den värdbaserade länken och QR-kodsalternativen. Du kan också använda Öppna för att granska kalkylarket online.
Resultaten beror på käll-PDF:ens struktur. Tydliga tabeller med tydliga rubriker, rader och kolumner är enklare att fortsätta redigera. Granska den konverterade arbetsboken innan du använder den för beräkningar eller rapportering.
Slutsats
När en rapport innehåller siffror som du behöver sortera, uppdatera eller beräkna med, konvertera PDF till Excel för att få över dem till ett kalkylblad. Recastia skapar en XLS-arbetsbok som du kan ladda ner, öppna eller dela.
När du har konverterat PDF till Excel, rensa kolumnerna, bekräfta datatyperna och lägg till de filter eller formler som rapporten behöver. Ha den ursprungliga PDF-filen nära till hands så att du kan kontrollera rubriker, värden och sidordning när du formar arbetsboken.
Få liv i din PDF med Recastia
Skapa, anpassa och dela ditt innehåll på ett mer engagerande sätt.