วิธีแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel เพื่อให้แก้ไขข้อมูลได้ง่ายขึ้น

คุณจำเป็นต้องอัปเดตงบประมาณหรือเปรียบเทียบตัวเลขยอดขาย แต่รายงานที่ได้รับมาเป็นไฟล์ PDF การพิมพ์ข้อมูลทุกแถวใหม่จะเพิ่มภาระงานก่อนที่คุณจะเริ่มคำนวณได้ แปลง PDF เป็น Excel เพื่อย้ายข้อมูลเหล่านั้นไปยังเวิร์กบุ๊ก.

คู่มือนี้จะแสดงวิธีการแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel ด้วยโปรแกรม Recastia และจัดระเบียบเซลล์ที่ได้เพื่อใช้ในการเรียงลำดับ สูตร และรายงานในอนาคต.

ประเด็นสำคัญ

• เลือกใช้ Excel เมื่อคุณต้องการคำนวณด้วยตัวเลขหรือจัดเรียงแถวจากไฟล์ PDF.
• Recastia สร้างเวิร์กบุ๊ก XLS ที่สามารถดาวน์โหลดได้ และมีตัวเลือกการแชร์ออนไลน์.
• ไฟล์เวิร์กบุ๊กที่แปลงแล้วสามารถมีแผ่นงานแยกต่างหากและระยะห่างที่สืบทอดมาจากเค้าโครง PDF ได้.
• จัดเรียงข้อมูลหนึ่งรายการต่อหนึ่งแถว ตรวจสอบประเภทข้อมูลตัวเลข และลบส่วนหัวของหน้าที่ซ้ำกันออกก่อนเพิ่มการคำนวณ.
• ควรเก็บรหัสสินค้าไว้ในรูปแบบข้อความเมื่อต้องการระบุเลขศูนย์นำหน้า.

อะไรคือ เรคาสเทีย?

Recastia แปลงไฟล์ PDF เป็นหลายรูปแบบผ่านเครื่องมือ PDF to Document เลือกใช้ Excel สำหรับงานสเปรดชีต Word สำหรับการแก้ไขย่อหน้า PowerPoint สำหรับสไลด์ หรือ Image สำหรับรูปภาพในหน้าต่างๆ คู่มือการแปลง PDF เป็นเอกสาร อธิบายว่าควรใช้รูปแบบใดในสถานการณ์ใด.

Excel ทำงานได้ดีสำหรับรายงานการขาย รายการราคา ตาราง และเอกสารอื่นๆ ที่มีแถวและตัวเลข หากคุณต้องการเขียนข้อความใหม่เป็นหลัก ให้ใช้โปรแกรมอื่น คู่มือการแปลง PDF เป็น Word แทน.

วิธีแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel ด้วย Recastia

เริ่มต้นด้วยไฟล์ PDF ต้นฉบับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีสำเนาแบบดิจิทัลที่มีข้อความให้เลือกได้ หัวข้อที่ชัดเจนและคอลัมน์ที่จัดเรียงอย่างเป็นระเบียบจะช่วยให้คุณมีจุดเริ่มต้นที่ใช้งานได้จริงมากกว่าการแคปหน้าจอรายงาน.

จัดเรียงแถวที่แปลงแล้วให้เป็นระเบียบก่อนทำการคำนวณ

ไฟล์ PDF จัดเรียงข้อมูลตามแต่ละหน้า แต่ Excel ต้องการช่วงข้อมูลที่สม่ำเสมอ ส่วนหัวของตาราง คอลัมน์ว่างระหว่างตัวเลข หรือหัวข้อที่ซ้ำกันในหน้าถัดไป อาจทำให้ช่วงข้อมูลนั้นหยุดชะงักหลังจากการแปลงไฟล์.

ตรวจสอบแผ่นงานทั้งหมดในสมุดงานก่อนที่จะรวมอะไรเข้าด้วยกัน เปลี่ยนชื่อแผ่นงานให้สื่อถึงเนื้อหา เช่น ยอดขายระดับภูมิภาค หรือ ราคาสินค้า เมื่อตารางหนึ่งต่อเนื่องกันหลายหน้าในไฟล์ PDF ให้รวมแถวที่ตรงกันไว้ด้วยกันภายใต้หัวข้อคอลัมน์ชุดเดียวกัน แยกตารางที่ไม่เกี่ยวข้องกันออกจากกัน.

ใช้ข้อมูลเพียงหนึ่งรายการต่อแถว ตัวอย่างเช่น ตารางยอดขายรายเดือนอาจมีคอลัมน์ เดือน ภูมิภาค ผลิตภัณฑ์ และรายได้ แต่ละแถวควรระบุยอดขายหนึ่งเดือนสำหรับผลิตภัณฑ์หนึ่งรายการในภูมิภาคหนึ่ง เก็บผลรวมย่อยที่มีอยู่ไว้นอกช่วงข้อมูล เพื่อไม่ให้ผลรวมใหม่นับซ้ำสองครั้ง.

ลบชื่อหน้าและแถวส่วนหัวที่ซ้ำกันออกจากตรงกลางตาราง อย่าลบแถวโดยอัตโนมัติเพียงเพราะจำนวนเงินตรงกัน: คำสั่งซื้อสองรายการที่แตกต่างกันอาจมีมูลค่าเท่ากันได้ วันที่ หมายเลขคำสั่งซื้อ หรือตัวระบุอื่นๆ จะเป็นตัวกำหนดว่าข้อมูลเหล่านั้นซ้ำกันจริงหรือไม่.

แก้ไขค่าที่ Excel คำนวณไม่ได้

เซลล์บางเซลล์อาจแสดงเป็นตัวเลข แต่ Excel กลับจัดเก็บเป็นข้อความ การจัดรูปแบบเซลล์นั้นเป็นสกุลเงินจะเปลี่ยนลักษณะที่ปรากฏ แต่ไม่ได้แปลงค่าที่แท้จริงเสมอไป ก่อนสร้างสูตร โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคอลัมน์จำนวนเงินมีค่าเป็นตัวเลข.

สิ่งที่คุณพบ	จะทำอย่างไรดี	เหตุใดจึงสำคัญ
จำนวนเงินที่จัดเก็บในรูปแบบข้อความ	แปลงจำนวนเงินเป็นตัวเลข จากนั้นจึงใช้การจัดรูปแบบสกุลเงิน	สูตรต่างๆ จำเป็นต้องมีค่าตัวเลข
ส่วนหัวที่ซ้ำกันระหว่างระเบียน	เว้นแถวส่วนหัวไว้หนึ่งแถวเหนือแถวข้อมูล	ตัวกรองควรทำงานกับข้อมูลจริง ไม่ใช่ป้ายกำกับหน้า
วันที่ที่มีลำดับวัน/เดือนไม่ชัดเจน	เปรียบเทียบกับต้นฉบับก่อนทำการแปลง	03/04 อาจหมายถึงวันที่แตกต่างกันสองวัน
รหัสสินค้าที่ขึ้นต้นด้วยเลขศูนย์	บันทึกรหัสเป็นข้อความ	00124 และ 124 อาจระบุถึงระเบียนที่แตกต่างกัน
ยอดรวมที่แสดงอยู่ด้านล่างแถวต้นทาง	ย้ายออกไปนอกช่วงที่ใช้สำหรับผลรวมใหม่	เมื่อรวมจำนวนทั้งสองแล้วจะได้ตัวเลขเดียวกันสองครั้ง

รักษาความหมายของเปอร์เซ็นต์ไว้เช่นเดียวกับรูปแบบการแสดงผล ค่าตัวเลข 0.15 เมื่อแสดงเป็นเปอร์เซ็นต์จะหมายถึง 15% การนำตัวเลข 15 มาจัดรูปแบบเป็นเปอร์เซ็นต์จะได้ผลลัพธ์เป็น 1,500% ดังนั้นควรเปรียบเทียบผลลัพธ์กับไฟล์ PDF ก่อนนำไปใช้ในการคำนวณ.

สำหรับตัวระบุ ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำของ Microsoft ดังนี้ โดยคงเลขศูนย์นำหน้าและตัวเลขขนาดใหญ่ไว้. หากเลขศูนย์หายไปแล้ว การเปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็นข้อความจะไม่สามารถกู้คืนเลขศูนย์นั้นได้ ให้ใช้เอกสารต้นฉบับเพื่อกู้คืนรหัสทั้งหมด.

ใช้ข้อมูลในสมุดงานรายงานของคุณ

เมื่อแถวและชนิดข้อมูลสอดคล้องกันแล้ว ให้แปลงช่วงข้อมูลนั้นเป็นตารางใน Excel ตัวกรองสามารถแยกภูมิภาคหรือผลิตภัณฑ์ได้ และการเรียงลำดับสามารถจัดเรียงวันที่หรือจำนวนให้เป็นระเบียบได้ ควรใส่ตารางทั้งหมดเมื่อทำการเรียงลำดับเพื่อให้แต่ละจำนวนอยู่ข้างๆ ป้ายกำกับที่ตรงกัน.

เพิ่มการคำนวณไว้ข้างๆ ค่าที่นำเข้า ตัวอย่างเช่น แยกค่าจริงและงบประมาณไว้ในคอลัมน์เดียวกัน และคำนวณส่วนต่างในคอลัมน์ที่สาม วิธีนี้จะทำให้ตัวเลขต้นฉบับทั้งสองยังคงปรากฏอยู่เมื่อมีคนถามว่าผลลัพธ์นั้นคำนวณมาอย่างไร.

สำหรับรายงานที่จัดทำเป็นประจำ ให้เก็บสูตรและแผนภูมิไว้ในเวิร์กบุ๊กแยกต่างหาก ใส่ชุดค่าที่ทำความสะอาดแล้วแต่ละชุดลงในคอลัมน์เดียวกัน โดยใช้คอลัมน์เดือนหรือช่วงเวลาเพื่อแยกความแตกต่างระหว่างช่วงเวลาการรายงาน จากนั้นคุณสามารถเปรียบเทียบข้อมูลในแต่ละเดือนได้โดยไม่ต้องสร้างการวิเคราะห์ใหม่ทุกครั้งที่ได้รับไฟล์ PDF.

คำถามที่พบบ่อย

บทสรุป

แปลงไฟล์ PDF เป็น Excel เมื่อคุณต้องการใช้งานตัวเลขในรายงาน Recastia จะสร้างเวิร์กบุ๊กให้ และจัดเรียงแถวและประเภทข้อมูลเพื่อให้ตัวเลขเหล่านั้นสามารถนำไปใช้ในการวิเคราะห์ของคุณได้.

หลังจากแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel แล้ว ให้แยกค่าต้นฉบับออกจากสูตรใหม่ และเก็บไฟล์ PDF ไว้เพื่อใช้อ้างอิง จากนั้นคุณสามารถอัปเดตรายงานได้โดยไม่ต้องพิมพ์ตารางใหม่.