ไฟล์ PDF มีประโยชน์เมื่อต้องการให้รายงานมีลักษณะเหมือนกันบนทุกอุปกรณ์ แต่รูปแบบคงที่นั้นอาจไม่สะดวกเมื่อคุณต้องการจัดเรียงตัวเลขยอดขาย อัปเดตงบประมาณ เปรียบเทียบภูมิภาค หรือเพิ่มสูตร แทนที่จะคัดลอกแต่ละค่าลงในเวิร์กบุ๊กเปล่า คุณสามารถแปลง PDF เป็น Excel และทำงานกับข้อมูลในเซลล์สเปรดชีตต่อได้.
Recastia ช่วยให้คุณแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel ได้ในเบราว์เซอร์ ทำให้คุณได้เวิร์กบุ๊กที่สามารถจัดเรียง อัปเดต และคำนวณได้ เก็บไฟล์ PDF ต้นฉบับไว้เป็นเอกสารอ้างอิงในขณะที่คุณทำงานกับสเปรดชีต.
อะไรคือ เรคาสเทีย?
Recastia เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการนำไฟล์ PDF มาใช้ใหม่ โดยมีเครื่องมือแยกต่างหากสำหรับการสร้างหนังสือพลิกหน้า วิดีโอ งานนำเสนอ เว็บไซต์ นิทรรศการเสมือนจริง แชทบอท และรูปแบบเอกสารที่แก้ไขได้ เครื่องมือ PDF to Document ของ Recastia จะแปลงไฟล์ PDF ที่อัปโหลดหนึ่งไฟล์เป็น Word, PowerPoint, Excel หรือรูปภาพหน้ากระดาษ.
Excel เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมเมื่อไฟล์ PDF มีแถว คอลัมน์ ตัวเลข เปอร์เซ็นต์ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่คุณต้องการจัดเรียงใหม่ แต่หากคุณต้องการเขียนย่อหน้าใหม่ โปรแกรมที่เกี่ยวข้องจะเหมาะสมกว่า คู่มือการแปลง PDF เป็น Word ครอบคลุมขั้นตอนการทำงานนั้น สำหรับภาพรวมของเอกสารทุกฉบับ โปรดดูที่นี่ ฟีเจอร์แปลง PDF เป็นเอกสารของ Recastia.
วิธีแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel ด้วย Recastia
Recastia รองรับไฟล์ PDF ที่มีขนาดเล็กกว่า 100 MB และมีจำนวนหน้าน้อยกว่า 200 หน้า คุณเลือกไฟล์ PDF ต้นฉบับและไฟล์ Excel ที่ต้องการแปลง Recastia จะทำการแปลงไฟล์ให้เอง.
อัปโหลดไฟล์ PDF สร้างไฟล์ Excel จากนั้นดาวน์โหลดหรือแชร์ผลลัพธ์.
- อัปโหลดไฟล์ PDF
เปิด โปรแกรมแปลงไฟล์ PDF Recastia และเพิ่มไฟล์ PDF จากคอมพิวเตอร์ของคุณ ไฟล์ที่มีหัวข้อคอลัมน์ชัดเจน ระยะห่างระหว่างแถวสม่ำเสมอ และรูปภาพที่อ่านง่าย จะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นหลังจากการแปลง.
- เลือก Excel แล้วแปลงไฟล์
เลือก Excel จากรูปแบบเอาต์พุตทั้งสี่รูปแบบ จากนั้นคลิก แปลง.
- ดาวน์โหลด เปิด หรือแชร์สเปรดชีต
Recastia สร้างเวิร์กบุ๊ก XLS ที่คุณสามารถดาวน์โหลดและแก้ไขต่อใน Excel ได้ ฟังก์ชัน "เปิด" ช่วยให้คุณตรวจสอบเวิร์กบุ๊กก่อนได้ หากมีผู้อื่นต้องการไฟล์ ฟังก์ชัน "แชร์" จะให้ลิงก์ที่โฮสต์ไว้และรหัส QR.
ไฟล์ Excel ที่แปลงแล้วประกอบด้วยอะไรบ้าง
ไฟล์สเปรดชีตที่แปลงแล้วอาจจัดระเบียบเนื้อหาลงในเวิร์กชีตที่มีชื่อเช่น หน้า 1 และ หน้า 2 ตรวจสอบโครงสร้างของเวิร์กบุ๊กก่อนย้ายข้อมูล.
จากนั้น เปลี่ยนชื่อเวิร์กชีต ลบแถวหรือคอลัมน์ว่าง และแก้ไขรูปแบบตัวเลข สูตร ตาราง Pivot แผนภูมิ และแดชบอร์ด ยังคงต้องสร้างใน Excel หลังจากจัดเรียงค่าต้นทางอย่างถูกต้องแล้ว.
การใช้เวิร์กชีตแยกต่างหากจะช่วยแยกเนื้อหาจากหน้าต่างๆ ในไฟล์ PDF ออกจากกัน เมื่อกำหนดหัวข้อและคอลัมน์เรียบร้อยแล้ว ให้ย้ายช่วงข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปยังเวิร์กชีตเดียว หรือรวมเข้าด้วยกันในเวิร์กชีตสรุปใหม่.
สิ่งที่คุณสามารถทำได้หลังจากแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel แล้ว
ใน Excel คุณสามารถจัดเรียง กรอง อัปเดต และคำนวณข้อมูลที่ถูกกำหนดไว้ในหน้า PDF ได้.
เรียงลำดับและกรองแถว
การเรียงลำดับช่วยให้คุณจัดกลุ่มค่าต่างๆ ตามวันที่ จำนวน ภูมิภาค ผลิตภัณฑ์ หรือสถานะ ตัวกรองช่วยให้คุณแสดงเฉพาะแถวที่ตรงกับเงื่อนไขที่กำหนด ซึ่งมีประโยชน์เมื่อรายงาน PDF ยาวๆ มีข้อมูลมากกว่าที่คุณต้องการสำหรับการตัดสินใจเพียงครั้งเดียว.
ก่อนทำการจัดเรียง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อและค่าต่างๆ ตรงกับคอลัมน์ที่ต้องการ ลบคอลัมน์ว่างที่คั่นระหว่างฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นแปลงช่วงข้อมูลเป็นตาราง Excel หากต้องการใช้ตัวควบคุมตัวกรองซ้ำได้.
อัปเดตตัวเลขโดยไม่ต้องสร้างรายงานใหม่
ไฟล์ PDF อาจมีข้อมูลยอดขายของเดือนที่แล้ว รายการราคาสินค้าเก่า หรือตารางงานที่ต้องแก้ไข เมื่อข้อมูลอยู่ในไฟล์ Excel แล้ว คุณสามารถอัปเดตเซลล์แต่ละเซลล์และนำโครงสร้างเดิมมาใช้ซ้ำได้ แทนที่จะสร้างตารางใหม่ตั้งแต่เริ่มต้น.
เก็บไฟล์ PDF ต้นฉบับไว้เป็นข้อมูลอ้างอิงขณะแก้ไข วิธีนี้จะช่วยให้คุณเปรียบเทียบหัวข้อ ลำดับแถว และผลรวมได้อย่างรวดเร็ว หากไฟล์เวิร์กบุ๊กที่แปลงแล้วมีช่องว่างมากเกินไป.
เพิ่มการคำนวณ
สูตรใน Excel สามารถคำนวณผลรวม ค่าเฉลี่ย ผลต่าง และการเปลี่ยนแปลงเป็นเปอร์เซ็นต์จากค่าที่แปลงแล้วได้ ก่อนอื่น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตัวเลขถูกจัดเก็บเป็นเซลล์ตัวเลข ไม่ใช่เซลล์ข้อความ สัญลักษณ์สกุลเงิน เครื่องหมายคั่นหลักพัน หรือเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ อาจต้องเปลี่ยนรูปแบบก่อนที่สูตรจะสามารถใช้งานได้.
หลังจากทำความสะอาดคอลัมน์ตัวเลขแล้ว ให้เพิ่มสูตรในคอลัมน์ใหม่แทนที่จะเขียนทับค่าที่นำเข้า วิธีนี้จะทำให้ข้อมูลต้นฉบับยังคงมองเห็นได้ และทำให้ตรวจสอบการคำนวณได้ง่ายขึ้น.
สำหรับการรายงานซ้ำ ให้บันทึกสูตรและรูปแบบไว้ในเวิร์กบุ๊กแม่แบบแยกต่างหาก ทุกครั้งที่ได้รับไฟล์ PDF ใหม่ ให้คัดลอกค่าที่แก้ไขแล้วไปวางในโครงสร้างเดียวกัน วิธีนี้มักจะเร็วกว่าการสร้างผลรวม แผนภูมิ และรูปแบบตัวเลขใหม่สำหรับทุกช่วงเวลาการรายงาน.
รวมข้อมูลกับเวิร์กบุ๊กอื่นๆ
แถวที่แปลงแล้วสามารถคัดลอกไปยังสมุดงานรายงาน แผ่นงานสินค้าคงคลัง ตัวติดตามแคมเปญ หรือแบบจำลองการวางแผนได้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อคอลัมน์และรูปแบบตรงกันก่อนที่จะรวมไฟล์ การใช้วันที่ สกุลเงิน และตัวระบุที่สอดคล้องกันจะช่วยป้องกันความแตกต่างเล็กน้อยในการจัดรูปแบบที่อาจทำให้เกิดหมวดหมู่ซ้ำซ้อนในภายหลัง.
การแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel จะมีประโยชน์ที่สุดเมื่อใด
ขั้นตอนการทำงานนี้เหมาะสำหรับไฟล์ PDF ที่ข้อมูลมีความสำคัญมากกว่าการออกแบบหน้าเว็บดั้งเดิม ตัวอย่างทั่วไปได้แก่:
- รายงานยอดขายพร้อมตัวเลขรายเดือนหรือรายภูมิภาค
- รายการราคาและตารางผลิตภัณฑ์
- สรุปสินค้าคงคลัง
- ตารางเวลาและกำหนดการ
- ผลการสำรวจถูกจัดเรียงเป็นแถวและคอลัมน์
- สรุปทางการเงินที่ต้องมีการคำนวณเพิ่มเติม
หากการออกแบบหน้าเว็บที่สวยงามเป็นคุณค่าหลัก การเผยแพร่ทางออนไลน์อาจเป็นทางเลือกที่ดีกว่า แคตตาล็อก โบรชัวร์ หรือนิตยสาร มักจะได้รับประโยชน์จากการคงลำดับหน้าและรูปแบบการจัดวางภาพไว้ คู่มือการนำเนื้อหามาใช้ใหม่ อธิบายว่าแหล่งข้อมูลเดียวกันสามารถนำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันได้อย่างไร โดยไม่จำเป็นต้องนำผลลัพธ์ทั้งหมดไปใส่ในสเปรดชีต.
เคล็ดลับเพื่อสมุดงาน Excel ที่สะอาดและเป็นระเบียบเรียบร้อยยิ่งขึ้น
เริ่มต้นด้วยการเปลี่ยนชื่อเวิร์กชีตเพื่อให้เข้าใจวัตถุประสงค์ได้ชัดเจนยิ่งขึ้น การตั้งชื่อว่า "ยอดขายรายเดือน" จะง่ายกว่าการตั้งชื่อว่า "หน้า 1" โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไฟล์ PDF ต้นฉบับมีหลายหน้า.
ถัดไป ให้ลบแถวและคอลัมน์ที่มีเฉพาะระยะห่างระหว่างหน้ากระดาษออก เค้าโครง PDF มักใช้ช่องว่างที่มองเห็นได้ ซึ่งมีประโยชน์ในหน้าพิมพ์ แต่ไม่จำเป็นในเวิร์กบุ๊ก เก็บข้อมูลจริงไว้ด้วยกันก่อนที่จะใช้ตัวกรองหรือสูตรต่างๆ.
หากไฟล์ PDF มีส่วนหัวที่ซ้ำกันในหลายหน้า ให้เก็บแถวส่วนหัวไว้เพียงแถวเดียว แล้วลบส่วนที่ซ้ำกันออกก่อนที่จะรวมข้อมูล วิธีนี้จะทำให้การจัดเรียงและการกรองข้อมูลมีความน่าเชื่อถือมากขึ้น.
ตรวจสอบประเภทข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ที่สำคัญ วันที่ควรแสดงผลเหมือนวันที่จริง เปอร์เซ็นต์ควรแสดงผลเป็นเปอร์เซ็นต์ตัวเลข และตัวเลขรายได้ควรแสดงผลเป็นตัวเลขพร้อมการจัดรูปแบบสกุลเงิน หาก Excel ถือว่าค่าใดเป็นข้อความ ให้แปลงค่าก่อนคำนวณผลรวม.
ตรวจสอบด้วยว่าค่าลบ จำนวนทศนิยม และเลขศูนย์นำหน้ายังคงมีความหมายเหมือนเดิมในไฟล์ PDF หรือไม่ รหัสสินค้าและหมายเลขบัญชีมักต้องการการจัดรูปแบบข้อความมากกว่าการจัดรูปแบบตัวเลขอัตโนมัติ.
สุดท้ายนี้ ให้เปรียบเทียบหัวข้อหลักและค่าตัวแทนบางส่วนกับไฟล์ PDF ต้นฉบับ เมื่อโครงสร้างเรียบร้อยแล้ว ให้บันทึกสำเนาสำหรับใช้งาน และดำเนินการวิเคราะห์ต่อไป.
คำถามที่พบบ่อย
ใช่ค่ะ อัปโหลดไฟล์ PDF ลงในโปรแกรมแปลง PDF บนเว็บเบราว์เซอร์ของ Recastia เลือก Excel คลิกแปลง แล้วดาวน์โหลดไฟล์ XLS ที่สร้างขึ้นมาได้ค่ะ.
Recastia รองรับไฟล์ PDF ที่มีขนาดเล็กกว่า 100 MB และมีจำนวนหน้าน้อยกว่า 200 หน้า.
Recastia จะสร้างไฟล์ XLS ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาเป็นเวิร์กบุ๊กสเปรดชีต XML ที่ Excel สามารถเปิดและแก้ไขได้.
ใช่ค่ะ หลังจากแปลงเสร็จแล้ว ให้คลิก แชร์ เพื่อเปิดลิงก์ที่จัดเก็บไว้และตัวเลือกสร้างคิวอาร์โค้ด นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ เปิด เพื่อดูสเปรดชีตออนไลน์ได้อีกด้วย.
ผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับโครงสร้างของไฟล์ PDF ต้นฉบับ ตารางที่ชัดเจน มีหัวข้อ แถว และคอลัมน์ที่แยกจากกัน จะช่วยให้แก้ไขได้ง่ายขึ้น ตรวจสอบเวิร์กบุ๊กที่แปลงแล้วก่อนนำไปใช้ในการคำนวณหรือจัดทำรายงาน.
บทสรุป
เมื่อรายงานมีตัวเลขที่คุณต้องจัดเรียง อัปเดต หรือคำนวณ ให้แปลง PDF เป็น Excel เพื่อนำข้อมูลเหล่านั้นเข้าสู่สเปรดชีต Recastia จะสร้างเวิร์กบุ๊ก XLS ที่คุณสามารถดาวน์โหลด เปิด หรือแชร์ได้.
หลังจากแปลงไฟล์ PDF เป็น Excel แล้ว ให้ทำความสะอาดคอลัมน์ ตรวจสอบประเภทข้อมูล และเพิ่มตัวกรองหรือสูตรที่รายงานต้องการ เก็บไฟล์ PDF ต้นฉบับไว้ใกล้ๆ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบหัวข้อ ค่า และลำดับหน้าขณะที่คุณกำลังจัดรูปแบบเวิร์กบุ๊ก.
เปลี่ยนไฟล์ PDF ของคุณให้มีชีวิตชีวาด้วย Recastia
สร้าง ปรับแต่ง และแบ่งปันเนื้อหาของคุณในรูปแบบที่น่าสนใจยิ่งขึ้น.