6 dịch vụ lưu trữ PDF để chia sẻ tài liệu trực tuyến

Các dịch vụ lưu trữ PDF phục vụ nhiều mục đích khác nhau: xuất bản tài liệu quảng cáo trực tuyến, gửi tệp gốc hoặc thu thập ý kiến về bản nháp. Nền tảng sách lật hiển thị các trang của bạn dưới dạng ấn phẩm, trong khi dịch vụ chia sẻ tệp cho phép mọi người truy cập vào chính tệp PDF đó.

Hướng dẫn này so sánh sáu tùy chọn lưu trữ PDF dựa trên những gì người đọc mở ra, cách thức truy cập và ai là người duy trì ấn phẩm trực tuyến. Bạn sẽ tìm thấy các công cụ dành cho sách lật công khai, chia sẻ tệp hàng ngày và đánh giá PDF, cùng với các hạn chế cần kiểm tra trước khi lựa chọn một tùy chọn.

Những điểm chính cần ghi nhớ

• Hãy chọn một dạng flipbook được lưu trữ trực tuyến cho tờ rơi hoặc catalogue mà người đọc có thể xem trực tuyến.
• Chọn chia sẻ tập tin khi người đọc cần bản PDF gốc hoặc truy cập thông qua tài khoản nhóm hiện có.
• Liên kết không được liệt kê không đồng nghĩa với việc bị hạn chế truy cập. Bất kỳ ai nhận được liên kết đó vẫn có thể mở được.
• Phần mềm xuất bản trên máy tính để bàn của FlipBuilder và tiện ích bổ sung Hosting của nó đảm nhiệm các vai trò riêng biệt.
• Mật khẩu, ngày hết hạn và các hạn chế tải xuống phụ thuộc vào dịch vụ và gói dịch vụ bạn cần. Hãy kiểm tra các tùy chọn cụ thể mà bạn yêu cầu.

Bạn cần loại dịch vụ lưu trữ PDF nào?

Hãy bắt đầu bằng mục đích của tài liệu. Một khách hàng đang xem catalog và một đồng nghiệp đang xem xét hợp đồng cần những thứ khác nhau từ cùng một định dạng tệp.

• Ấn phẩm được lưu trữ: Dịch vụ này chuyển đổi các trang PDF thành sách lật trên trình duyệt. Hãy chọn dịch vụ này cho các tài liệu quảng cáo, tạp chí và danh mục sản phẩm mà hình thức trình bày khi đọc rất quan trọng.
• Chia sẻ tệp gốc: Dịch vụ lưu trữ đám mây sẽ lưu trữ tệp PDF và cung cấp quyền truy cập thông qua liên kết chia sẻ hoặc lời mời. Hãy chọn tùy chọn này để chia sẻ tệp và tài liệu nhóm.
• Ấn phẩm tự lưu trữ: Phần mềm máy tính để bàn xuất các tệp web của sách lật, sau đó bạn tải chúng lên máy chủ riêng của mình. Hãy chọn tùy chọn này khi bạn muốn quản lý nơi xuất bản và có thể duy trì việc lưu trữ.

Liên kết đọc có thể mở một cuốn sách lật hoặc bản xem trước tài liệu thay vì tải xuống trực tiếp tệp PDF. Nếu trang web của bạn cần URL tệp PDF thô, hãy xác nhận yêu cầu đó riêng trước khi chọn nền tảng xuất bản.

So sánh sáu dịch vụ

Dịch vụ	Những gì độc giả mở ra	Cách sử dụng tốt nhất khi bắt đầu
Recastia	Sách lật được chuyển đổi từ các trang PDF.	Xuất bản ấn phẩm quảng cáo hoặc danh mục sản phẩm hoàn chỉnh để đọc trực tuyến.
FlipHTML5	Sách lật điện tử được lưu trữ trên máy chủ với các tùy chọn chia sẻ và nhúng.	Ấn phẩm cần hiển thị trên trang web hoặc có các điều khiển truy cập theo gói đủ điều kiện.
FlipBuilder	Sách lật trang được tạo trên máy tính để bàn, được xuất bản thông qua tiện ích bổ sung Hosting Add-on hoặc máy chủ của bạn.	Lưu trữ các ấn phẩm được tạo bằng Flip PDF Plus
Google Drive	Truy cập vào tệp PDF đã lưu trữ thông qua quyền chia sẻ tệp.	Chia sẻ tệp PDF gốc với nhóm hoặc những người được chỉ định.
Dropbox	Xem trước thông qua liên kết tệp chỉ xem	Cung cấp bản PDF gốc, với tùy chọn hạn chế liên kết đối với các gói dịch vụ đủ điều kiện.
Adobe Acrobat	Liên kết xem hoặc đánh giá PDF	Thu thập ý kiến đóng góp về tài liệu trước khi phê duyệt.

1. Recastia

Recastia chuyển đổi một tệp PDF hoàn chỉnh thành một cuốn sách lật trang mà người đọc có thể mở trong trình duyệt. Nó phù hợp với các tài liệu quảng cáo dịch vụ, danh mục sản phẩm hoặc các ấn phẩm khác có bố cục trang đã hoàn chỉnh.

Chia sẻ tài liệu quảng cáo hoặc danh mục sản phẩm của bạn kèm liên kết đọc, sử dụng mã QR để truy cập trên thiết bị di động hoặc nhúng vào trang web của bạn để khách truy cập có thể xem mà không cần rời khỏi trang.

Các tính năng chính

• Chuyển đổi các trang PDF thành sách lật trên trình duyệt với chức năng điều hướng trang và bố cục hiện có của tài liệu.
• Cung cấp liên kết đọc và mã QR để xem trước trên thiết bị di động sau khi đăng nhập.
• Cung cấp mã nhúng iframe đáp ứng để hiển thị ấn phẩm trên trang web của bạn.

Ưu điểm

• Một cuốn brochure đã được thiết kế có thể trở thành ấn phẩm trực tuyến mà không cần phải xây dựng lại nội dung thành các trang web.
• Email gửi cho khách hàng có thể dẫn đến tài liệu quảng cáo trực tuyến thay vì đính kèm tệp PDF.
• Trang dịch vụ của bạn có thể hiển thị toàn bộ tài liệu quảng cáo cùng với biểu mẫu liên hệ hoặc nội dung khác trên trang web.

Nhược điểm

• Tuyến đường này xuất bản một cuốn sách lật trang thay vì hoạt động như một máy chủ lưu trữ tệp PDF thô.
• Quá trình này bắt đầu với một tệp PDF hiện có. Hãy chỉnh sửa nội dung và bố cục trong tài liệu nguồn trước khi chuyển đổi.
• Đăng nhập để truy cập các tùy chọn chia sẻ.

Tốt nhất cho

Các doanh nghiệp có tệp PDF hoàn chỉnh muốn trình bày dưới dạng tài liệu quảng cáo hoặc danh mục trực tuyến. Để hiểu rõ hơn về định dạng đọc, hãy xem hướng dẫn về [tên định dạng]. Trình xem sách lật PDF.

2. FlipHTML5

FlipHTML5 hỗ trợ sách lật dựa trên PDF và cung cấp các liên kết đọc, mã QR và tùy chọn nhúng trang web. Nó phù hợp với các ấn phẩm cần phân phối ngoài việc chỉ đính kèm tệp, chẳng hạn như danh mục sản phẩm được hiển thị trên trang web của doanh nghiệp.

Các tính năng chính

• Các liên kết sách lật được lưu trữ và mã QR để truy cập.
• Mã nhúng để hiển thị ấn phẩm trên trang web của bạn.
• Truy cập bằng mật khẩu và xác minh email đối với các gói trả phí đủ điều kiện.
• Liên kết tên miền tùy chỉnh sau khi cấu hình tên miền, tùy thuộc vào các yêu cầu hiện hành.

Ưu điểm

• Cùng một ấn phẩm có thể được chia sẻ trực tiếp hoặc hiển thị trên trang web.
• Các tùy chọn truy cập riêng biệt cho phép bạn phân biệt ấn phẩm công khai với ấn phẩm dành cho một nhóm người hạn chế.

Nhược điểm

• Chế độ xem riêng tư giúp ẩn ấn phẩm khỏi các công cụ tìm kiếm, nhưng bất kỳ ai có liên kết đến ấn phẩm đó vẫn có thể đọc được. Hãy sử dụng mật khẩu hoặc xác minh email khi bạn cần hạn chế người đọc.
• Các tính năng truy cập nâng cao yêu cầu gói dịch vụ phù hợp. Vui lòng kiểm tra gói dịch vụ hiện tại. tài liệu về khả năng hiển thị trái với những hạn chế mà bạn cần.

Tốt nhất cho

Các doanh nghiệp đăng tải tài liệu quảng cáo hoặc danh mục sản phẩm lên trang web của họ và phân phát chúng qua email khách hàng hoặc mã QR.

3. FlipBuilder

FlipBuilder tách biệt việc tạo ấn phẩm khỏi việc lưu trữ. Flip PDF Plus tạo sách lật trên máy tính của bạn; tiện ích bổ sung Hosting sẽ xuất bản nó trực tuyến. Bạn cũng có thể xuất các tệp web của ấn phẩm và tải chúng lên máy chủ riêng của mình.

Các tính năng chính

• Tiện ích bổ sung lưu trữ để xuất bản sách lật trang được tạo trên máy tính lên mạng.
• Các liên kết trình duyệt, mã QR và mã nhúng cho sách được lưu trữ.
• Các biện pháp kiểm soát công khai và riêng tư trong dịch vụ lưu trữ.
• Một lộ trình tự lưu trữ riêng biệt sử dụng các tệp xuất bản.

Ưu điểm

• Người dùng FlipBuilder hiện tại có thể xuất bản mà không cần thiết lập quy trình tải lên trang web riêng biệt.
• Tự lưu trữ cho phép nhóm web của bạn lựa chọn máy chủ và vị trí triển khai.

Nhược điểm

• Việc xuất HTML không đồng nghĩa với việc ấn phẩm được đưa lên mạng. Bạn vẫn cần tiện ích bổ sung hoặc máy chủ web hoạt động; việc tự lưu trữ cũng đòi hỏi phải bảo trì máy chủ thường xuyên.
• Việc tiếp tục cung cấp dịch vụ lưu trữ bổ sung phụ thuộc vào quyền lợi dịch vụ hoặc điểm tích lũy. Tài liệu hướng dẫn về tiện ích bổ sung Hosting Giải thích rằng số điểm không đủ có thể vô hiệu hóa sách được lưu trữ.

Tốt nhất cho

Các nhóm tạo ấn phẩm trong Flip PDF Plus cần dịch vụ lưu trữ được quản lý hoặc đường dẫn đến máy chủ riêng của họ. Đối với việc tự lưu trữ, hãy tải lên toàn bộ thư mục đầu ra, không chỉ tệp HTML mở của nó.

4. Google Drive

Google Drive chia sẻ tệp PDF dưới dạng tệp đã lưu. Bạn có thể cấp quyền truy cập cho những người cụ thể hoặc sử dụng tùy chọn "Bất kỳ ai" với cài đặt liên kết nếu tài khoản của bạn cho phép. Điều này phù hợp hơn cho việc chuyển giao công việc nhóm so với giao diện đọc kiểu ấn phẩm.

Các tính năng chính

• Chia sẻ với những người được chỉ định hoặc thông qua liên kết truy cập chung.
• Các vai trò có quyền hạn như Người xem, Người bình luận hoặc Người chỉnh sửa (nếu có).
• Quyền kiểm soát của chủ sở hữu nhằm hạn chế người xem và người bình luận tải xuống, in ấn và sao chép.

Ưu điểm

• Các nhóm đã sử dụng Drive có thể chia sẻ tệp PDF trong hệ thống quản lý tệp hiện có của họ.
• Việc chỉ định quyền truy cập phù hợp với tài liệu dành cho các đồng nghiệp cụ thể chứ không phải cho công chúng.

Nhược điểm

• Chính sách của nơi làm việc hoặc trường học có thể ngăn cấm việc chia sẻ công khai.
• Quyền truy cập thư mục được kế thừa có thể rộng hơn quyền bạn dự định cho một tệp cụ thể. Hãy xem lại... quy tắc chia sẻ trước khi đặt một tệp PDF nhạy cảm vào thư mục chia sẻ.

Tốt nhất cho

Các nhóm chia sẻ tệp PDF công việc với các đồng nghiệp được chỉ định thông qua tài khoản Google hiện có.

5. Dropbox

Dropbox cung cấp các liên kết chỉ xem, cho phép người đọc xem trước tệp mà không chỉnh sửa bản gốc. Đây là lựa chọn thiết thực khi bạn muốn gửi chính tệp PDF chứ không phải chuyển đổi các trang của nó thành sách lật.

Các tính năng chính

• Liên kết chia sẻ chỉ xem được dành cho bản xem trước tệp.
• Liên kết mật khẩu và ngày hết hạn trên các gói dịch vụ đủ điều kiện.
• Hạn chế tải xuống đối với các gói đủ điều kiện.

Ưu điểm

• Bạn có thể gửi tài liệu gốc mà không cần tạo ấn phẩm riêng biệt.
• Liên kết có thời hạn có thể phù hợp cho việc chuyển giao tập tin tạm thời khi gói dịch vụ của bạn bao gồm các điều khoản về thời hạn sử dụng.

Nhược điểm

• Mật khẩu, ngày hết hạn và các hạn chế tải xuống yêu cầu gói dịch vụ phù hợp.
• Việc thay đổi cài đặt của một liên kết không làm mất quyền truy cập trực tiếp hiện có. Hãy kiểm tra cả liên kết và các quyền khác bằng cách sử dụng công cụ kiểm tra quyền truy cập. điều khiển liên kết chia sẻ.

Tốt nhất cho

Việc cung cấp file PDF gốc, đặc biệt hữu ích cho các nhóm đã lưu trữ file trên Dropbox. Nếu bạn cần mật khẩu cho file PDF sau khi tải xuống, đó là một yêu cầu riêng biệt so với việc bảo vệ liên kết Dropbox của file đó.

6. Adobe Acrobat

Adobe Acrobat chia sẻ các tệp PDF để xem và đánh giá. Acrobat trên web tạo một liên kết trình duyệt và bạn có thể bật tính năng bình luận để thu thập phản hồi về đề xuất hoặc báo cáo trước khi phê duyệt.

Người đọc có thể mở liên kết xem mà không cần đăng nhập.

Các tính năng chính

• Xem tài liệu qua trình duyệt bằng liên kết chia sẻ.
• Chức năng bình luận tùy chọn dành cho việc xem xét tài liệu.
• Chia sẻ bản sao PDF để xem xét dựa trên nền tảng đám mây.

Ưu điểm

• Người đánh giá có thể thảo luận về tệp PDF thông qua quy trình đánh giá của hệ thống thay vì phải gửi lại các bản sao đã được chú thích riêng lẻ qua email.

Nhược điểm

• Việc bình luận trên web yêu cầu người đánh giá đăng nhập, điều này làm tăng thêm một bước đối với những người đánh giá bên ngoài không thường xuyên.
• Giao diện xem xét tài liệu không phải là dạng sách lật trang như trong ấn phẩm. Xem thêm tại Adobe. hướng dẫn chia sẻ qua liên kết để hỗ trợ quy trình xem và bình luận.

Tốt nhất cho

Soạn thảo các đề xuất, báo cáo và các tệp PDF khác cần nhận xét trước khi phê duyệt. Hãy chọn một nền tảng xuất bản nếu mục tiêu chính của bạn là hiển thị danh mục sản phẩm hoàn chỉnh cho khách hàng.

Kiểm tra quyền truy cập trước khi gửi liên kết

Tài liệu quảng cáo công khai cần dễ mở. Bản đề xuất mật chỉ nên được gửi đến những người bạn cho phép. Tránh sử dụng cùng một hình thức chia sẻ cho cả hai loại tài liệu.

Trước khi gửi hoặc nhúng tài liệu, hãy kiểm tra những điểm sau:

• Mục đích truy cập: Bất cứ ai có đường dẫn đều có thể mở được, hay chỉ những người được chỉ định mới có thể mở?
• Quyền hạn hiện có: Liệu việc trở thành thành viên thư mục hoặc nhận lời mời trước đó đã cấp quyền truy cập rộng hơn chưa?
• Đăng nhập dành cho người đọc: Người đọc có cần tài khoản để xem tập tin hoặc để lại bình luận không?
• Trách nhiệm tổ chức: Dịch vụ này có duy trì hoạt động trực tuyến hay nhóm của bạn chịu trách nhiệm bảo trì máy chủ web?
• Tình trạng sẵn có liên tục: Việc xuất bản có phụ thuộc vào quyền lưu trữ trả phí, điểm hoặc gói đăng ký hay không?

Việc nhúng tài liệu chỉ thay đổi vị trí người đọc nhìn thấy tài liệu; bản thân nó không hạn chế quyền truy cập. Các hạn chế tải xuống cũng không thể đảm bảo rằng ai đó sẽ không sao chép hoặc phân phối lại nội dung hiển thị. Hãy sử dụng các biện pháp kiểm soát truy cập phù hợp với thông tin bạn đang chia sẻ.

Chọn dịch vụ phù hợp với nội dung tài liệu.

Để lưu trữ PDF và hiển thị tài liệu quảng cáo hoặc danh mục sản phẩm hoàn chỉnh trực tuyến, hãy chọn Recastia hoặc FlipHTML5. Nếu bạn tạo ấn phẩm bằng Flip PDF Plus, hãy sử dụng tiện ích Hosting Add-on của FlipBuilder hoặc xuất bản các tệp đã xuất lên máy chủ của bạn.

Để gửi file gốc, hãy cân nhắc sử dụng Drive hoặc Dropbox; để nhận xét về bản nháp, hãy chọn Acrobat. Trước khi chọn dịch vụ lưu trữ PDF, hãy xác nhận rằng quyền chia sẻ và yêu cầu lưu trữ liên tục của dịch vụ đó phù hợp với tài liệu của bạn.

Câu hỏi thường gặp