Bạn cần cập nhật ngân sách hoặc so sánh số liệu bán hàng, nhưng báo cáo lại được gửi dưới dạng PDF. Việc gõ lại từng dòng sẽ tốn rất nhiều công sức trước khi bạn có thể bắt đầu tính toán. Hãy chuyển đổi PDF sang Excel để đưa thông tin đó vào bảng tính.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách chuyển đổi PDF sang Excel bằng Recastia và sắp xếp các ô kết quả để phân loại, sử dụng công thức và lập báo cáo trong tương lai.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Hãy chọn Excel khi bạn cần tính toán với các con số hoặc sắp xếp các hàng từ tệp PDF.
- Recastia tạo ra một tệp bảng tính XLS có thể tải xuống và cung cấp tùy chọn chia sẻ trực tuyến.
- Một bảng tính đã được chuyển đổi có thể chứa các trang tính riêng biệt và khoảng cách được kế thừa từ bố cục PDF.
- Sắp xếp mỗi bản ghi trên một hàng, kiểm tra kiểu dữ liệu số và loại bỏ các tiêu đề trang trùng lặp trước khi thêm các phép tính.
- Hãy giữ nguyên mã sản phẩm dưới dạng văn bản khi số 0 đứng đầu là quan trọng.
Là gì Recastia?
Recastia chuyển đổi các tệp PDF sang nhiều định dạng khác nhau thông qua công cụ PDF to Document của nó. Bạn có thể chọn Excel cho bảng tính, Word để chỉnh sửa đoạn văn, PowerPoint cho slide hoặc Image cho hình ảnh trang. Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang tài liệu Giải thích khi nào nên sử dụng từng định dạng.
Excel rất hữu ích cho các báo cáo bán hàng, bảng giá, lịch trình và các tài liệu khác chứa nhiều hàng và số liệu. Nếu bạn chủ yếu cần viết lại văn bản, hãy sử dụng... Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang Word thay vì.
Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang Excel bằng Recastia
Hãy bắt đầu với tệp PDF gốc, đặc biệt là khi bạn có bản sao kỹ thuật số với văn bản có thể chọn. Tiêu đề rõ ràng và các cột được căn chỉnh sẽ cung cấp cho bạn điểm khởi đầu thực tế hơn cho công việc bảng tính so với ảnh chụp màn hình của một báo cáo.
- Tải lên tệp PDF
Mở Công cụ chuyển đổi PDF sang tài liệu và tải tệp của bạn lên. Sử dụng báo cáo đầy đủ nếu bạn cần so sánh số liệu giữa các trang. Màn hình tải lên hiển thị giới hạn tệp và trang áp dụng cho tài khoản của bạn.
- Chọn Excel và Chuyển đổi
Chọn Excel làm định dạng đầu ra, sau đó chọn Chuyển đổi. Thao tác này sẽ tạo ra một bảng tính để chỉnh sửa nội dung đã trích xuất. Nó không tạo lại các công thức hoặc mô hình báo cáo có thể đã tồn tại trước khi tài liệu nguồn được chuyển đổi thành PDF.
- Tải xuống hoặc chia sẻ Sổ bài tập
Tải xuống tệp XLS và mở nó trong Excel để sắp xếp các ô. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng Mở để xem kết quả trực tuyến hoặc Chia sẻ để nhận liên kết lưu trữ và mã QR. Tải xuống bản sao làm việc khi bạn cần thêm các phép tính hoặc kết hợp dữ liệu với sổ làm việc khác.
Sắp xếp các hàng đã chuyển đổi trước khi tính toán.
Tệp PDF sắp xếp thông tin cho một trang. Excel cần một phạm vi dữ liệu nhất quán. Tiêu đề phía trên bảng, cột trống giữa các số liệu hoặc tiêu đề lặp lại trên trang tiếp theo có thể làm gián đoạn phạm vi đó sau khi chuyển đổi.
Hãy xem xét kỹ các trang tính trong bảng tính trước khi kết hợp bất kỳ dữ liệu nào. Đổi tên các trang tính để mô tả nội dung của chúng, chẳng hạn như Doanh số khu vực hoặc Giá sản phẩm. Khi một bảng kéo dài trên nhiều trang PDF, hãy nhóm các hàng trùng khớp lại với nhau dưới một bộ tiêu đề cột. Giữ các bảng không liên quan riêng biệt.
Sử dụng một bản ghi trên mỗi hàng. Ví dụ, bảng doanh số bán hàng hàng tháng có thể có các cột Tháng, Khu vực, Sản phẩm và Doanh thu. Mỗi hàng nên xác định doanh số bán hàng trong một tháng cho một sản phẩm ở một khu vực. Giữ tổng phụ hiện có nằm ngoài phạm vi dữ liệu để tổng mới không tính nó hai lần.
Loại bỏ tiêu đề trang và các hàng tiêu đề trùng lặp ở giữa bảng. Không tự động xóa các hàng chỉ vì số tiền của chúng trùng khớp: hai đơn hàng khác nhau có thể có cùng giá trị. Ngày tháng, số đơn hàng hoặc mã định danh khác sẽ xác định xem chúng có thực sự là bản sao hay không.
Sửa các giá trị mà Excel không thể tính toán được.
Một ô có thể hiển thị dưới dạng số trong khi Excel lưu trữ nó dưới dạng văn bản. Định dạng ô đó thành tiền tệ chỉ thay đổi hình thức hiển thị; nó không phải lúc nào cũng chuyển đổi giá trị thực tế. Trước khi xây dựng công thức, hãy xác nhận rằng các cột số tiền chứa giá trị số.
| Những gì bạn tìm thấy | Nên làm gì | Tại sao điều đó lại quan trọng |
| Số tiền được lưu trữ dưới dạng văn bản | Chuyển đổi số tiền thành dạng số, sau đó áp dụng định dạng tiền tệ. | Công thức cần có giá trị số. |
| Tiêu đề lặp lại giữa các bản ghi | Giữ một hàng tiêu đề ở phía trên dữ liệu. | Bộ lọc nên hoạt động trên bản ghi, chứ không phải trên nhãn trang. |
| Ngày tháng không rõ thứ tự ngày/tháng. | So sánh chúng với nguồn gốc trước khi chuyển đổi. | 03/04 có thể đại diện cho hai ngày khác nhau. |
| Mã sản phẩm bắt đầu bằng số không | Lưu trữ các mã dưới dạng văn bản. | 00124 và 124 có thể xác định các bản ghi khác nhau. |
| Tổng số được bao gồm bên dưới các dòng nguồn. | Di chuyển nó ra ngoài phạm vi được sử dụng cho tổng mới. | Cộng cả hai số lại sẽ ra cùng một con số hai lần. |
Hãy giữ nguyên ý nghĩa cũng như hình thức hiển thị của phần trăm. Giá trị số 0,15 khi hiển thị dưới dạng phần trăm có nghĩa là 15%. Áp dụng định dạng phần trăm cho số 15 sẽ cho ra 1,500%, vì vậy hãy so sánh kết quả với tệp PDF trước khi sử dụng trong phép tính.
Đối với các định danh, hãy làm theo hướng dẫn của Microsoft về... giữ nguyên số 0 đứng đầu và số lớn. Nếu số 0 đã biến mất, việc thay đổi định dạng ô thành Văn bản sẽ không khôi phục lại được. Hãy sử dụng tài liệu gốc để khôi phục lại toàn bộ mã.
Sử dụng dữ liệu trong bảng tính báo cáo của bạn.
Sau khi các hàng và kiểu dữ liệu nhất quán, hãy chuyển phạm vi đó thành bảng Excel. Bộ lọc có thể giúp lọc theo khu vực hoặc sản phẩm, và chức năng sắp xếp có thể giúp sắp xếp ngày tháng hoặc số lượng theo thứ tự. Hãy bao gồm toàn bộ bảng khi sắp xếp để mỗi số lượng luôn nằm cạnh nhãn tương ứng của nó.
Thêm các phép tính bên cạnh các giá trị đã nhập. Ví dụ, giữ "Thực tế" và "Ngân sách" trong các cột riêng biệt và tính toán sự khác biệt trong cột thứ ba. Điều này giúp cả hai số liệu gốc đều có sẵn khi ai đó hỏi về cách tính toán kết quả.
Đối với báo cáo định kỳ, hãy sử dụng một bảng tính riêng chứa các công thức và biểu đồ của bạn. Đặt mỗi bộ giá trị đã được làm sạch vào cùng một cột, với cột Tháng hoặc Kỳ để phân biệt các kỳ báo cáo. Sau đó, bạn có thể so sánh các tháng mà không cần phải xây dựng lại phân tích mỗi khi nhận được tệp PDF.
Câu hỏi thường gặp
Không. Một tệp PDF thường chứa các số liệu được hiển thị chứ không phải các công thức bảng tính đằng sau chúng. Hãy thêm các phép tính cần thiết vào Excel sau khi sắp xếp các giá trị đã nhập.
Công cụ chuyển đổi Excel của Recastia cung cấp tệp tải xuống định dạng XLS. Mở tệp đó trong Excel và sử dụng chức năng "Lưu thành" nếu bạn cần một bản sao XLSX để làm việc. Chỉ đổi tên phần mở rộng tệp không chuyển đổi định dạng bảng tính.
Đúng vậy, khi các cột mô tả cùng một thông tin. Hãy thống nhất tên cột và kiểu dữ liệu, giữ nguyên một hàng tiêu đề và thêm các bản ghi bên dưới hàng đó. Giữ các bảng riêng biệt nếu chúng sử dụng các đơn vị khác nhau hoặc mô tả các nội dung khác nhau.
Biểu đồ hiển thị trong tệp PDF không phải là biểu đồ Excel gốc với phạm vi dữ liệu được liên kết. Nếu bạn cần thay đổi giá trị hoặc thiết kế của nó, hãy sử dụng các số liệu cơ bản để tạo biểu đồ mới trong Excel.
Các trang PDF sử dụng định vị và khoảng cách để sắp xếp nội dung, trong khi bảng tính lưu trữ thông tin trong các ô. Quá trình chuyển đổi có thể giữ nguyên khoảng cách thừa, tiêu đề lặp lại hoặc các phần trang riêng biệt. Việc sắp xếp các ô đó giúp bảng tính phù hợp cho việc sắp xếp và tính toán.
Phần kết luận
Chuyển đổi PDF sang Excel khi bạn cần làm việc với các số liệu trong báo cáo. Recastia cung cấp bảng tính; việc sắp xếp các hàng và kiểu dữ liệu giúp bạn sử dụng được các số liệu đó trong phân tích của mình.
Sau khi chuyển đổi PDF sang Excel, hãy giữ riêng các giá trị nguồn và các công thức mới, đồng thời giữ lại file PDF để tham khảo. Như vậy, bạn có thể cập nhật báo cáo mà không cần phải nhập lại các bảng trong đó.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.