Cách chuyển đổi PDF sang Excel để chỉnh sửa dữ liệu dễ dàng hơn

Định dạng PDF rất hữu ích khi báo cáo cần hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị. Tuy nhiên, bố cục cố định đó trở nên kém tiện lợi hơn khi bạn cần sắp xếp số liệu bán hàng, cập nhật ngân sách, so sánh các khu vực hoặc thêm công thức. Thay vì sao chép từng giá trị vào một bảng tính trống, bạn có thể chuyển đổi PDF sang Excel và tiếp tục làm việc với thông tin trong các ô của bảng tính.

Recastia cho phép bạn chuyển đổi PDF sang Excel ngay trên trình duyệt, tạo ra một bảng tính mà bạn có thể sắp xếp, cập nhật và tính toán. Giữ nguyên tệp PDF làm tài liệu tham khảo gốc trong khi bạn làm việc với bảng tính.

Là gì Recastia?

Recastia là một nền tảng tái sử dụng PDF với các công cụ riêng biệt để tạo sách lật, video, bài thuyết trình, trang web, triển lãm ảo, chatbot và các định dạng tài liệu có thể chỉnh sửa. Công cụ PDF to Document của nó chuyển đổi một tệp PDF được tải lên thành Word, PowerPoint, Excel hoặc hình ảnh trang.

Excel là lựa chọn phù hợp khi tệp PDF chứa các hàng, cột, số liệu, tỷ lệ phần trăm hoặc thông tin khác mà bạn muốn sắp xếp lại. Nếu bạn cần viết lại các đoạn văn, thì phần mềm liên quan sẽ hữu ích hơn. Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang Word Phần này mô tả quy trình làm việc đó. Để có cái nhìn tổng quan về mọi đầu ra tài liệu, hãy xem Tính năng chuyển đổi PDF sang tài liệu của Recastia.

Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang Excel bằng Recastia

Recastia chấp nhận các tệp PDF có dung lượng nhỏ hơn 100 MB và chứa ít hơn 200 trang. Bạn chọn tệp PDF nguồn và tệp Excel đầu ra; Recastia sẽ tự động thực hiện việc chuyển đổi.

Nội dung của tệp Excel đã chuyển đổi

Bảng tính đã chuyển đổi có thể sắp xếp nội dung thành các trang tính với tên như trang 1 và trang 2. Hãy kiểm tra cấu trúc sổ làm việc trước khi chuyển dữ liệu.

Từ đó, hãy đổi tên các trang tính, xóa các hàng hoặc cột trống và sửa định dạng số. Các công thức, bảng tổng hợp, biểu đồ và bảng điều khiển vẫn cần được xây dựng trong Excel sau khi các giá trị nguồn được sắp xếp đúng cách.

Việc sử dụng các bảng tính riêng biệt giúp tách biệt nội dung từ các trang PDF khác nhau. Sau khi đã xác định rõ tiêu đề và cột, hãy di chuyển các phạm vi liên quan vào một bảng tính hoặc kết hợp chúng trong một bảng tính tóm tắt mới.

Những việc bạn có thể làm sau khi chuyển đổi PDF sang Excel

Trong Excel, bạn có thể sắp xếp, lọc, cập nhật và tính toán với thông tin đã được cố định trên trang PDF.

Sắp xếp và lọc hàng

Chức năng sắp xếp giúp bạn nhóm các giá trị theo ngày, số lượng, khu vực, sản phẩm hoặc trạng thái. Bộ lọc cho phép bạn chỉ hiển thị các hàng khớp với một điều kiện cụ thể, điều này rất hữu ích khi một báo cáo PDF dài chứa nhiều thông tin hơn mức bạn cần cho một quyết định.

Trước khi sắp xếp, hãy kiểm tra xem tiêu đề và giá trị có thẳng hàng với các cột dự định hay không. Loại bỏ các cột trống ngăn cách các trường liên quan, sau đó chuyển phạm vi thành bảng Excel nếu bạn muốn sử dụng lại các bộ lọc.

Cập nhật số liệu mà không cần xây dựng lại báo cáo.

Tệp PDF có thể chứa dữ liệu bán hàng tháng trước, bảng giá cũ hoặc lịch trình cần sửa đổi. Sau khi các giá trị được đưa vào Excel, bạn có thể cập nhật từng ô riêng lẻ và tái sử dụng cấu trúc thay vì phải xây dựng lại bảng từ đầu.

Hãy giữ lại file PDF gốc để tham khảo trong quá trình chỉnh sửa. Nó giúp bạn nhanh chóng so sánh tiêu đề, thứ tự dòng và tổng cộng nếu bảng tính đã chuyển đổi có thêm khoảng cách.

Thêm phép tính

Công thức Excel có thể tính tổng, trung bình, hiệu số và phần trăm thay đổi từ các giá trị đã chuyển đổi. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng các số được lưu trữ dưới dạng ô số chứ không phải văn bản. Các ký hiệu tiền tệ, dấu phân cách hàng nghìn hoặc dấu phần trăm có thể cần được định dạng lại trước khi công thức có thể sử dụng chúng.

Sau khi làm sạch các cột số, hãy thêm công thức vào các cột mới thay vì ghi đè lên các giá trị đã nhập. Điều này giúp dữ liệu nguồn vẫn hiển thị và giúp bạn dễ dàng kiểm tra các phép tính hơn.

Đối với các báo cáo lặp lại, hãy lưu công thức và định dạng vào một bảng tính mẫu riêng biệt. Mỗi khi nhận được tệp PDF mới, hãy dán các giá trị đã được làm sạch vào cùng cấu trúc đó. Cách này thường nhanh hơn so với việc xây dựng lại tổng cộng, biểu đồ và định dạng số cho mỗi kỳ báo cáo.

Kết hợp dữ liệu với các bảng tính khác

Các hàng đã chuyển đổi có thể được sao chép vào sổ làm việc báo cáo, bảng kiểm kê, công cụ theo dõi chiến dịch hoặc mô hình lập kế hoạch. Hãy đảm bảo tên cột và định dạng được khớp trước khi kết hợp các tệp. Ngày tháng, đơn vị tiền tệ và mã định danh nhất quán sẽ ngăn ngừa việc các khác biệt nhỏ về định dạng tạo ra các danh mục trùng lặp sau này.

Khi nào việc chuyển đổi PDF sang Excel hữu ích nhất?

Quy trình này phù hợp với các tệp PDF mà nội dung quan trọng hơn thiết kế trang ban đầu. Một số ví dụ phổ biến bao gồm:

• Báo cáo doanh số bán hàng theo tháng hoặc theo khu vực.
• Bảng giá và bảng sản phẩm
• Tóm tắt hàng tồn kho
• Thời khóa biểu và lịch trình
• Kết quả khảo sát được sắp xếp theo hàng và cột.
• Tóm tắt tài chính cần tính toán thêm.

Nếu thiết kế trang trực quan là giá trị chính, thì ấn phẩm trực tuyến có thể là lựa chọn tốt hơn. Một cuốn catalog, tờ rơi hoặc tạp chí thường sẽ có lợi nếu giữ nguyên trình tự trang và bố cục trực quan. hướng dẫn tái sử dụng nội dung Bài viết này giải thích cách cùng một nguồn dữ liệu có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau mà không cần phải đưa mọi kết quả đầu ra vào bảng tính.

Mẹo để có một bảng tính Excel gọn gàng hơn

Hãy bắt đầu bằng cách đổi tên các bảng tính sao cho mục đích của chúng rõ ràng hơn. Một nhãn như "Doanh số hàng tháng" sẽ dễ điều hướng hơn so với "trang 1", đặc biệt khi tệp PDF nguồn có nhiều trang.

Tiếp theo, hãy xóa các hàng và cột chỉ chứa khoảng cách giữa các trang. Bố cục PDF thường sử dụng các khoảng trống trực quan hữu ích trên trang in nhưng không cần thiết trong bảng tính. Giữ nguyên dữ liệu thực tế trước khi áp dụng bộ lọc hoặc công thức.

Nếu tệp PDF chứa các tiêu đề lặp lại trên nhiều trang, hãy giữ lại một hàng tiêu đề và loại bỏ các hàng trùng lặp trước khi kết hợp dữ liệu. Điều này giúp việc sắp xếp và lọc dữ liệu chính xác hơn nhiều.

Kiểm tra kiểu dữ liệu trong từng cột quan trọng. Ngày tháng phải hiển thị đúng như ngày tháng, tỷ lệ phần trăm phải là tỷ lệ phần trăm dạng số, và số liệu doanh thu phải là số có định dạng tiền tệ. Nếu Excel coi một giá trị là văn bản, hãy chuyển đổi nó trước khi tính tổng.

Cũng cần kiểm tra xem các giá trị âm, số thập phân và số 0 đứng đầu có còn giữ nguyên ý nghĩa như trong tệp PDF hay không. Mã sản phẩm và số tài khoản thường cần định dạng văn bản thay vì định dạng số tự động.

Cuối cùng, hãy so sánh các tiêu đề chính và một vài giá trị đại diện với tệp PDF nguồn. Sau khi cấu trúc đã được chỉnh sửa, hãy lưu bản sao làm việc và tiếp tục phân tích.

Câu hỏi thường gặp

Phần kết luận

Khi một báo cáo chứa các số liệu cần sắp xếp, cập nhật hoặc tính toán, hãy chuyển đổi PDF sang Excel để đưa chúng vào bảng tính. Recastia sẽ tạo một tệp Excel định dạng XLS mà bạn có thể tải xuống, mở hoặc chia sẻ.

Sau khi chuyển đổi PDF sang Excel, hãy làm sạch các cột, xác nhận kiểu dữ liệu và thêm các bộ lọc hoặc công thức cần thiết cho báo cáo. Giữ tệp PDF gốc ở gần để bạn có thể kiểm tra tiêu đề, giá trị và thứ tự trang khi chỉnh sửa bảng tính.