Bạn chỉ cần cập nhật một đoạn văn hoặc sử dụng lại một bảng, nhưng việc sao chép từ tệp PDF sẽ khiến bạn phải sửa các dòng bị đứt và các số bị đặt sai vị trí. Chuyển đổi PDF sang Tài liệu sẽ cung cấp cho bạn một tệp mà bạn có thể chỉnh sửa ngay lập tức. Hướng dẫn này giải thích cách chọn định dạng đầu ra PDF sang Tài liệu trong Recastia: Word, Excel, PowerPoint hoặc hình ảnh trang, cùng với lời khuyên về những việc cần làm sau khi tải xuống.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Chọn Word để chỉnh sửa văn bản, Excel để làm việc với số liệu, PowerPoint để chuẩn bị slide hoặc Image để tái sử dụng trang một cách trực quan.
- Recastia sẽ chuyển đổi tệp PDF sang định dạng bạn đã chọn. Hãy chọn định dạng đầu ra trước khi bắt đầu quá trình chuyển đổi.
- Ảnh chụp trang giữ nguyên nội dung trang dưới dạng hình ảnh; nó không cho phép bạn chỉnh sửa đoạn văn hoặc ô bảng tính.
- Hãy giữ lại file PDF gốc để bạn có thể so sánh các từ ngữ, số liệu và nội dung trang quan trọng với file đã được chuyển đổi.
Bạn nên chọn định dạng nào?
Hãy bắt đầu với công việc bạn cần hoàn thành. Một báo cáo có thể được chuyển thành tài liệu Word để viết lại hoặc bảng tính Excel để làm việc với các bảng biểu của nó. Cùng một nguồn dữ liệu không phải lúc nào cũng cần cùng một kết quả đầu ra.
| Nhiệm vụ tiếp theo của bạn | Chọn | Những việc cần làm sau khi chuyển đổi |
| Cập nhật cách diễn đạt trong đề xuất, chính sách hoặc hướng dẫn. | Từ | Chỉnh sửa văn bản và điều chỉnh định dạng đoạn văn. |
| Sắp xếp giá cả, so sánh số liệu hoặc tính tổng. | Excel | Kiểm tra định dạng số và sắp xếp dữ liệu. |
| Điều chỉnh tài liệu hiện có cho phù hợp với cuộc họp hoặc bài học. | PowerPoint | Sắp xếp lại các slide và đơn giản hóa nội dung quá tải |
| Đặt toàn bộ trang vào bài đăng hoặc tài liệu khác. | Hình ảnh | Chọn hình ảnh trang và điều chỉnh kích thước cho phù hợp với trang đích. |
Từ khóa cho văn bản bạn cần viết lại
Word là lựa chọn thiết thực để chỉnh sửa đoạn văn, tiêu đề và danh sách. Nếu sổ tay cần cập nhật chính sách nghỉ phép, bạn có thể làm việc trên tài liệu đã được chuyển đổi mà không cần phải sao chép thủ công từng đoạn văn không thay đổi.
Hãy chuẩn bị dành thời gian cho việc định dạng khi tệp PDF có các cột, hình ảnh nổi hoặc văn bản được sắp xếp quá sát nhau. Hãy sửa các kiểu đoạn văn của tài liệu trước khi thực hiện hàng tá thay đổi phông chữ riêng lẻ. (Phần cuối cùng không liên quan đến nội dung chính và cần được loại bỏ.) Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang Word Giải thích chi tiết hơn về các sửa chữa đó.
Excel dành cho những số liệu bạn cần sử dụng
Hãy chọn Excel khi công việc liên quan đến tính toán, sắp xếp hoặc lọc. Đối với bảng giá PDF, bạn cần mỗi mặt hàng và giá của nó được hiển thị cùng nhau. Đối với báo cáo hàng tháng, bạn cần các số liệu có thể sử dụng trong công thức.
Quá trình chuyển đổi không khôi phục lại các công thức của bảng tính nguồn. Hãy kiểm tra xem các số tiền có phải là số chứ không phải là văn bản, liệu các tiêu đề có thẳng hàng với các cột chính xác hay không, và liệu các tổng phụ có bị lẫn vào dữ liệu mà bạn định sắp xếp hay không. Xem thêm Cách chuyển đổi PDF sang Excel cho quy trình làm việc của sổ tay.
PowerPoint dành cho tài liệu bạn cần trình bày
Hãy chọn PowerPoint khi bạn cần một bản trình chiếu có thể tải xuống để sử dụng trong ứng dụng thuyết trình. Một tệp PDF được xuất từ bài thuyết trình cũ sẽ cung cấp cho bạn điểm khởi đầu cho cuộc họp mới. Một báo cáo cũng có thể được dùng làm tài liệu thuyết trình, mặc dù các trang của nó khá dày đặc và có thể cần chỉnh sửa nhiều hơn.
Chỉ riêng định dạng tệp tin thôi chưa đủ để làm cho tài liệu sẵn sàng hiển thị trên màn hình. Hãy loại bỏ những trang bạn sẽ không thảo luận và dành đủ không gian cho biểu đồ hoặc phần giải thích chính. Sử dụng... Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang PowerPoint Để biết các bước chuyển đổi và lời khuyên về chuẩn bị slide.
Hình ảnh cho các trang bạn muốn hiển thị
Chọn tùy chọn "Hình ảnh" khi bạn muốn sử dụng lại toàn bộ trang dưới dạng hình minh họa. Tùy chọn này hữu ích cho bản xem trước tài liệu quảng cáo, hình ảnh tham khảo trong bài đăng trên blog hoặc trang bạn muốn chèn vào tài liệu khác. Recastia đóng gói các trang JPG từ tệp PDF nhiều trang thành tệp ZIP để tải xuống.
Hình ảnh trang khác với việc trích xuất từng ảnh riêng lẻ bên trong tệp PDF. Bạn sẽ nhận được cả văn bản và hình ảnh của trang cùng nhau. Nếu bạn cần thay đổi một câu hoặc tính tổng, hãy chọn Word hoặc Excel thay vì cố gắng chỉnh sửa hình ảnh trang.
Cách chuyển đổi PDF bằng Recastia
Sử dụng công cụ chuyển đổi PDF cho cả bốn định dạng đầu ra. Giữ lại một bản sao của tệp PDF gốc và chọn định dạng phù hợp với nhiệm vụ tiếp theo của bạn.
- Tải lên tệp PDF của bạn
Mở Bộ chuyển đổi PDF và tải tài liệu của bạn lên. Kiểm tra các yêu cầu tải lên trước khi chọn tài liệu có dung lượng lớn.
- Chọn định dạng đầu ra
Chọn Word, PPT, Excel hoặc Hình ảnh, sau đó bắt đầu chuyển đổi. Chọn một định dạng phù hợp với công việc bạn đang làm. Ví dụ, chọn Excel nếu bạn cần so sánh giá cả, ngay cả khi phần lớn nội dung tệp PDF nguồn chỉ bao gồm các mô tả bằng văn bản.
- Tải xuống tệp đã chuyển đổi
Tải xuống kết quả và mở bằng ứng dụng bạn định sử dụng. Đối với đầu ra hình ảnh, hãy giải nén tệp ZIP để truy cập các trang JPG riêng lẻ. Giữ tệp làm việc đã tải xuống riêng biệt với tệp PDF gốc để bạn có thể tham khảo lại nguồn trong quá trình chỉnh sửa.
Xử lý nội dung hỗn hợp mà không cần xây dựng lại mọi thứ từ đầu.
Báo cáo bán hàng có thể bao gồm bản tóm tắt bằng văn bản, bảng kết quả theo khu vực và biểu đồ toàn trang. Chọn Word nếu bạn đang viết lại bản tóm tắt. Chọn Excel nếu bạn đang tính toán sự thay đổi giữa các khu vực. Chọn Image nếu bạn chỉ cần sao chép trang biểu đồ hiện có vào một tài liệu khác.
Bạn có thể chuyển đổi cùng một tệp PDF sang các định dạng khác nhau cho các nhiệm vụ riêng biệt. Nếu bạn thay đổi một hình ảnh trong bảng tính và cũng sử dụng hình ảnh đó trong bài thuyết trình, hãy cập nhật cả hai tệp làm việc; chúng không còn được liên kết với nhau sau khi chuyển đổi.
Nếu mục tiêu chỉ đơn giản là cho phép mọi người đọc PDF trực tuyến, bạn có thể không cần một tệp có thể chỉnh sửa. Sách lật PDF Đây là một tùy chọn riêng biệt để chia sẻ các trang trong trình duyệt.
Câu hỏi thường gặp
Không. Quá trình chuyển đổi tạo ra một tệp đầu ra riêng biệt. Hãy giữ lại tệp PDF bạn đã tải lên làm bản gốc. Chỉnh sửa trên tệp đã tải xuống và lưu lại với tên khác. Điều này sẽ giúp bạn có bản tham khảo về từ ngữ, hình ảnh và bố cục.
Một tệp PDF thường chỉ chứa kết quả hiển thị, chứ không phải các công thức trong bảng tính đã tạo ra chúng. Sau khi chuyển đổi sang Excel, hãy thêm các công thức cần thiết và so sánh tổng kết quả với tệp PDF.
Không. Định dạng JPG thể hiện trang đó dưới dạng hình ảnh. Hãy chọn Word nếu bạn cần chỉnh sửa đoạn văn, hoặc PowerPoint nếu bạn cần một bản trình chiếu để làm việc trong ứng dụng thuyết trình.
Bản quét cần được nhận dạng văn bản trước khi các từ trong đó có thể trở thành văn bản có thể chỉnh sửa. Hãy kiểm tra xem quy trình chuyển đổi bạn đã chọn có hỗ trợ OCR cho tệp đó hay không. Chỉ chọn định dạng đầu ra Word thôi chưa đủ để đảm bảo trang được quét sẽ trở thành văn bản có thể chỉnh sửa.
Hãy sử dụng tệp nguồn đó khi nó có sẵn và được cập nhật. Nó đã chứa cấu trúc tài liệu hoặc các yếu tố trình bày mà bạn cần. Việc chuyển đổi hữu ích nhất khi PDF là phiên bản duy nhất bạn có thể sử dụng được.
Phần kết luận
Chuyển đổi PDF sang tài liệu giúp bạn nhanh chóng hoàn thành công việc: chỉnh sửa văn bản, sử dụng dữ liệu, chuẩn bị slide hoặc tái sử dụng một trang. Chọn định dạng đầu ra cho công việc đó và mở tệp đã tải xuống trong ứng dụng mà bạn sẽ dùng để hoàn thành công việc.
Hãy giữ bản gốc ở gần trong khi làm việc. Quy trình chuyển đổi PDF sang tài liệu hiệu quả sẽ kết thúc bằng một tập tin mà bạn có thể sử dụng, với các từ ngữ và số liệu quan trọng được giữ nguyên chính xác.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.