Bạn chỉ cần thay đổi giá hoặc viết lại một đoạn văn, nhưng tệp tin lại là định dạng PDF. Việc sao chép toàn bộ nội dung vào Word có thể khiến bạn phải xây dựng lại bảng biểu và sửa lỗi xuống dòng. Chuyển đổi PDF sang Word sẽ cung cấp cho bạn một điểm khởi đầu có thể chỉnh sửa được.
Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn cách chuyển đổi PDF sang Word bằng Recastia và khắc phục các lỗi định dạng thường gặp sau đó.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Recastia chuyển đổi tệp PDF thành tài liệu Word mà bạn có thể tải xuống và chỉnh sửa.
- Hãy luôn đặt file PDF gốc bên cạnh file Word khi điều chỉnh bố cục, đặc biệt là xung quanh các bảng và cột.
- Hãy thiết lập phông chữ và kích thước trang trước khi sửa các ngắt dòng riêng lẻ. Những lựa chọn đó sẽ ảnh hưởng đến lượng văn bản hiển thị trên mỗi trang.
- Hãy sử dụng các thiết lập bảng và hình ảnh của Word để định vị nội dung thay vì căn chỉnh bằng khoảng trắng lặp lại hoặc dòng trống.
Là gì Recastia?
Công cụ PDF to Document của Recastia chuyển đổi tệp PDF thành tệp Word mà bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa. Công cụ này cũng hỗ trợ xuất ra PowerPoint, Excel và hình ảnh. Bạn có thể khám phá cả bốn tùy chọn trong bài viết này. Hướng dẫn sử dụng tính năng Chuyển đổi PDF sang Tài liệu của Recastia.
Cách chuyển đổi PDF sang Word bằng Recastia
Mở Công cụ chuyển đổi PDF sang Word của Recastia Với tệp PDF mà bạn muốn chỉnh sửa. Nếu bạn vẫn còn tệp Word gốc, hãy thực hiện các thay đổi ở đó để tránh việc chuyển đổi không cần thiết.
- Tải lên tệp PDF
Chọn tệp PDF từ máy tính của bạn hoặc kéo tệp đó vào khu vực tải lên. Hãy sử dụng tệp kỹ thuật số gốc nếu bạn có, thay vì ảnh chụp màn hình các trang của tệp đó.
- Tạo tệp Word
Chọn Word làm định dạng đầu ra và nhấp vào Chuyển đổi. Thao tác này sẽ tạo ra tài liệu bạn sẽ sử dụng để viết lại đoạn văn, thêm nhận xét hoặc cập nhật nội dung trong Word.
- Tải xuống và chia sẻ
Tải xuống tài liệu đã chuyển đổi và mở nó trong Word để thực hiện các thay đổi. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng "Mở" để xem tài liệu trong trình duyệt của mình.
Để chia sẻ tệp đã chuyển đổi, hãy chọn Chia sẻ và sao chép liên kết hoặc tải xuống mã QR. Nếu bạn chỉnh sửa bản sao đã tải xuống sau đó, hãy gửi tệp đã sửa đổi đó riêng biệt; liên kết chuyển đổi được lưu trữ không phải là liên kết đến tài liệu Word cục bộ của bạn.
Làm thế nào để giữ bố cục Word gần giống với PDF?
Tệp PDF ghi lại vị trí nội dung xuất hiện trên trang. Word cũng cần đoạn văn, bảng biểu và các cấu trúc có thể chỉnh sửa khác, những thứ có thể không được lưu trữ theo cùng một cách trong PDF. Đó là lý do tại sao một tài liệu có thể trông đúng định dạng PDF nhưng lại cần một số chỉnh sửa bố cục sau khi chuyển đổi. Microsoft giải thích sự khác biệt này trong tài liệu của họ. Hướng dẫn cách mở file PDF trong Word.
Hãy mở tệp PDF gốc song song với tài liệu Word. Bắt đầu với những thay đổi ảnh hưởng đến toàn bộ tài liệu, sau đó điều chỉnh từng bảng hoặc hình ảnh riêng lẻ.
Phông chữ và ngắt trang
Hãy đảm bảo kích thước trang, hướng trang và lề khớp với tệp PDF trước khi di chuyển nội dung giữa các trang. Sau đó, chọn phông chữ gốc nếu bạn đã cài đặt và có giấy phép sử dụng, hoặc sử dụng một phông chữ thay thế nhất quán trong toàn bộ tài liệu. Một phông chữ khác có thể làm cho đoạn văn dài hơn hoặc ngắn hơn ngay cả khi cùng cỡ chữ.
Ví dụ, nếu tiêu đề chuyển sang trang tiếp theo, hãy kiểm tra phông chữ và khoảng cách đoạn văn trước khi xóa văn bản để điều chỉnh cho phù hợp. Tránh chèn dòng trống để tạo trang mới; hãy sử dụng ngắt trang khi một phần cần bắt đầu trên một trang riêng.
Bảng và căn chỉnh ô
Nếu bảng đã chuyển đổi có các ô có thể chỉnh sửa, hãy điều chỉnh độ rộng cột và lề ô sao cho các mục nhập dài vừa vặn. Đảm bảo mỗi giá trị vẫn giữ nguyên nhãn hàng tương ứng. Mô tả sản phẩm bị xuống dòng là vấn đề về bố cục; giá đặt cạnh sản phẩm sai sẽ làm thay đổi ý nghĩa.
Nếu bảng dữ liệu được gửi đến dưới dạng các đoạn văn bản riêng biệt, hãy xây dựng lại phần bị ảnh hưởng thành bảng Word thay vì căn chỉnh các giá trị bằng dấu cách. Đối với dữ liệu bạn cần tính toán, lọc hoặc sắp xếp, Chuyển đổi PDF sang Excel có thể phù hợp hơn với nhiệm vụ này.
Cột và thứ tự đọc
Đọc một trang có hai cột từ cuối cột thứ nhất lên đầu cột thứ hai. Nếu các câu bị lẫn lộn, hãy sắp xếp lại các đoạn văn theo thứ tự đọc trước khi thay đổi hình thức hiển thị. Sau đó, bạn có thể khôi phục bố cục cột hoặc sử dụng một cột duy nhất nếu tài liệu chủ yếu dùng để chỉnh sửa.
Hãy chú ý đến các tiêu đề và chân trang lặp lại xuất hiện giữa các đoạn văn. Di chuyển chúng ra khỏi văn bản chính để chúng không làm gián đoạn câu khi bạn thêm hoặc xóa nội dung.
Hình ảnh và chú thích
Đối với hình ảnh nằm giữa hai đoạn văn, tùy chọn "Nằm cùng dòng với văn bản" của Word sẽ giữ hình ảnh nằm trong luồng văn bản. Sử dụng tùy chọn xuống dòng khi bạn muốn văn bản nằm cạnh hình ảnh, và đặt chú thích đủ gần để dễ nhận biết nội dung mà nó mô tả. Microsoft cung cấp các tùy chọn này trong phần cài đặt của mình. hướng dẫn đóng gói tranh ảnh.
Thu nhỏ hình ảnh từ một góc để giữ nguyên tỷ lệ. Nếu hình ảnh đã chuyển đổi bị mờ và bạn vẫn còn ảnh gốc, hãy thay thế ảnh gốc bằng ảnh đã chuyển đổi thay vì phóng to bản sao bị mờ.
Câu hỏi thường gặp
Không phải lúc nào cũng đảm bảo khớp chính xác với mọi tệp PDF. Các bảng dày đặc, các đối tượng chồng chéo và phông chữ bất thường có thể cần điều chỉnh thủ công. Nếu giao diện phải giữ nguyên và bạn không cần chỉnh sửa nội dung, hãy tiếp tục sử dụng tệp PDF đó.
Việc sử dụng các kiểu chữ, lề, khoảng cách dòng hoặc vị trí hình ảnh khác nhau có thể khiến cùng một nội dung chiếm nhiều không gian hơn. Hãy điều chỉnh các thiết lập này sao cho giống với bản gốc trước khi xóa ngắt trang hoặc thu nhỏ toàn bộ văn bản.
Bản quét có thể chứa hình ảnh của văn bản thay vì các ký tự có thể chỉnh sửa. Việc trích xuất các ký tự đó yêu cầu nhận dạng ký tự quang học, hay OCR. Hãy kiểm tra xem phần mềm chuyển đổi bạn chọn có hỗ trợ OCR cho tệp đó hay không; chỉ thay đổi định dạng tệp không đảm bảo văn bản có thể chỉnh sửa được.
Có. Recastia cung cấp tùy chọn "Mở" để xem tài liệu đã chuyển đổi trong trình duyệt. Hãy tải xuống khi bạn sẵn sàng làm việc với nó trong Word.
Hãy chọn Word khi bạn muốn chuyển nội dung thành tài liệu viết. Nếu bạn dự định tiếp tục làm việc với các slide, hãy làm theo hướng dẫn sau. Hướng dẫn chuyển đổi PDF sang PowerPoint.
Phần kết luận
Recastia cho phép bạn chuyển đổi PDF sang Word để bạn có thể cập nhật văn bản, thêm nhận xét và tiếp tục làm việc trên tài liệu. Đối với các bố cục có bảng, cột hoặc hình ảnh, các điều chỉnh ở trên giúp giữ cho nội dung được sắp xếp gọn gàng trong khi bạn chỉnh sửa.
Khi chuyển đổi PDF sang Word, hãy giữ lại tệp PDF gốc làm tài liệu tham khảo bố cục và lưu tệp Word đã chỉnh sửa riêng biệt. Bạn sẽ có cả tài liệu nguồn và phiên bản có thể chỉnh sửa sẵn sàng cho lần chỉnh sửa tiếp theo.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.