วิดีโอแนะนำพนักงานใหม่: ควรมีอะไรบ้าง

วิดีโอปฐมนิเทศพนักงานจะแนะนำพนักงานใหม่ให้รู้จักกับทีม อธิบายสิ่งที่คาดหวัง และแสดงวิธีการขอความช่วยเหลือ คู่มือนี้ครอบคลุมสิ่งที่จะต้องใส่ไว้ในวิดีโอปฐมนิเทศก่อนวันแรก ในวันแรก และในช่วงสัปดาห์แรก พร้อมตัวอย่างที่คุณสามารถปรับใช้จากเอกสาร PDF ที่มีอยู่แล้ว.

ประเด็นสำคัญ

• แจ้งรายละเอียดการเดินทางมาถึงก่อนวันแรก แนะนำบุคคลและตารางงานในวันแรก จากนั้นอธิบายงานเฉพาะของแต่ละทีมในช่วงสัปดาห์แรก.
• วิดีโอสำหรับวันแรกสามารถแบ่งออกเป็นสี่ส่วน ได้แก่ การต้อนรับ ตารางกิจกรรมตอนเช้า ข้อมูลติดต่อขอความช่วยเหลือ และรายการตรวจสอบสำหรับสัปดาห์แรก.
• ใช้ไฟล์ PDF ต้อนรับและคู่มือทีมที่มีอยู่แล้วเป็นแหล่งข้อมูลหลัก เพิ่มคำบรรยายเพื่ออธิบายข้อมูลในแต่ละหน้า.
• แชร์ลิงก์การประชุม รายละเอียดการติดต่อ และรายการตรวจสอบควบคู่ไปกับวิดีโอ เพื่อให้พนักงานใหม่สามารถเปิดดูได้โดยไม่ต้องเล่นวิดีโอซ้ำ.

วางแผนจัดทำวิดีโอแนะนำการใช้งานในช่วงสัปดาห์แรก

กำหนดเวลาที่ชัดเจนให้กับวิดีโอแต่ละรายการในตารางเวลา เช่น คนที่กำลังเตรียมตัวสำหรับเช้าวันแรกต้องการรายละเอียดเกี่ยวกับการเดินทางมาถึง ส่วนคนที่กำลังเริ่มงานแรกต้องการคำแนะนำในการทำงานนั้น ส่งวิดีโอแต่ละรายการเมื่อข้อมูลนั้นมีความเกี่ยวข้อง.

ก่อนวันแรก: อธิบายสิ่งที่จะเกิดขึ้น

เริ่มต้นด้วยการกล่าวต้อนรับจากผู้จัดการหรือทีมงาน ตามด้วยรายละเอียดที่จำเป็นสำหรับพนักงานใหม่ก่อนเริ่มงานหรือเข้าสู่ระบบ.

• สถานที่ท่องเที่ยว: ทางเข้าสำนักงานและเคาน์เตอร์ต้อนรับ หรือจุดเชื่อมต่อสำหรับการประชุมทางไกลครั้งแรก.
• ควรมาถึงเมื่อใด: เวลาเริ่มต้นและเขตเวลา รวมถึงนัดหมายแรก.
• สิ่งที่ต้องเตรียม: อุปกรณ์หรือเอกสารใดๆ ที่บริษัทขอให้พวกเขานำมาด้วย.
• ติดต่อใครได้บ้าง: บุคคลที่สามารถให้ความช่วยเหลือได้หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการเดินทาง อุปกรณ์ หรือการเข้าถึงสถานที่.

หากทางเข้าหาได้ยาก ให้แสดงตำแหน่งทางเข้าให้ชัดเจน สำหรับพนักงานที่ทำงานจากระยะไกล ให้ชี้แจงวิธีการรับคำเชิญเข้าร่วมประชุม และวิธีการขอความช่วยเหลือ ก่อนที่บัญชีทำงานจะพร้อมใช้งาน ควรใส่รายละเอียดเหล่านี้ไว้ในอีเมลต้อนรับด้วย เพื่อไม่ให้ใครต้องดูวิดีโอซ้ำเพื่อหาเวลาหรือที่อยู่.

วันแรก: แนะนำบุคคลและแผนงาน

วิดีโอแนะนำตัวในวันแรกควรช่วยให้พนักงานใหม่รู้จักผู้คนที่พวกเขาจะได้พบและเข้าใจตารางงานในแต่ละวัน.

อธิบายบริษัทโดยใช้ประโยคสั้นๆ ที่กระชับ เช่น ผลิตหรือทำอะไร ให้บริการใคร และทีมของพนักงานใหม่มีส่วนร่วมอย่างไร จากนั้นแนะนำผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน และผู้ติดต่อฝ่ายสนับสนุน โดยระบุชื่อและบทบาท.

• แสดง: วาระการประชุมประจำวัน แผนผังทีมแบบง่ายๆ และตำแหน่งของเช็คลิสต์สำหรับการปฐมนิเทศพนักงานใหม่.
• อธิบาย: การประชุมใดควรจัดขึ้นก่อน การตั้งค่าบัญชีจะดำเนินการที่ใด และควรสอบถามใครเกี่ยวกับแบบฟอร์มหรืออุปกรณ์ต่างๆ.
• ปิดท้ายด้วย: นัดหมายครั้งต่อไปหรือรายการตรวจสอบที่ต้องเปิดดู.

GitLab ได้เผยแพร่ข้อมูลแล้ว คำแนะนำสำหรับเพื่อนร่วมงานในการปฐมนิเทศ ตัวอย่างที่น่าสนใจคือ เพื่อนร่วมงานแนะนำตัวกันก่อนวันเริ่มงานและนัดคุยกันเบื้องต้น อาจใช้คลิปวิดีโอแนะนำตัว และการสนทนาจะช่วยให้พนักงานใหม่มีเวลาถามคำถามได้.

ในช่วงสัปดาห์แรก: อธิบายงานที่ได้รับมอบหมาย

เมื่อพนักงานใหม่เริ่มคุ้นเคยกับระบบแล้ว ให้เริ่มสอนหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับทีมโดยเฉพาะ เช่น งานแรกที่ได้รับมอบหมาย การประชุมเป็นประจำ ไฟล์ที่ใช้ร่วมกัน และวิธีการขอคำติชม.

ตัวอย่างเช่น พนักงานฝ่ายบริการลูกค้าอาจต้องการวิดีโอแสดงขั้นตอนการส่งต่อคำขอตัวอย่างระหว่างทีมต่างๆ ส่วนนักออกแบบอาจต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับคลังแบบร่างและการตรวจสอบ ควรหลีกเลี่ยงการใส่ชื่อลูกค้า ข้อมูลประจำตัว และรายละเอียดส่วนตัวของพนักงานในสื่อสาธิต.

แยกส่วนแนะนำออกจากส่วนฝึกอบรมงานโดยละเอียด ภาพรวมของทีมจะอธิบายว่าทีมทำอะไรและเพื่อนร่วมงานทำงานร่วมกันอย่างไร ขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐานของวิดีโอ แสดงวิธีการทำภารกิจเฉพาะอย่างหนึ่งให้สำเร็จ.

เลือกวัสดุที่คุณมีอยู่แล้ว

ชุดเอกสารต้อนรับ สไลด์นำเสนอ และ คู่มือพนักงานฉบับดิจิทัล สามารถจัดเตรียมเนื้อหาได้ส่วนใหญ่ เลือกเฉพาะส่วนที่ตอบคำถามทันทีของพนักงานใหม่แทนที่จะอ่านเอกสารทั้งหมดออกเสียง.

• ชุดต้อนรับ → วิดีโอการมาถึง: ใช้รายละเอียดตารางเวลาและสถานที่ เพิ่มคำกล่าวต้อนรับและอธิบายการนัดหมายครั้งแรก.
• รายชื่อทีม → แนะนำทีม: แสดงชื่อและบทบาท อธิบายว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบคำถามทั่วไป แทนที่จะบรรยายตำแหน่งงานทุกตำแหน่ง.
• คู่มือ → วิดีโอแนะนำวิธีค้นหา: แสดงตำแหน่งที่คุณสามารถค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับการลาหยุด คำแนะนำเกี่ยวกับการเบิกค่าใช้จ่าย และข้อมูลติดต่อฝ่ายสนับสนุน แนบลิงก์ไปยังนโยบายฉบับเต็มและปัจจุบันไว้ข้างวิดีโอ.
• คู่มือแผนก → บทนำสัปดาห์แรก: อธิบายหน้าที่หลักของทีมและภารกิจแรกของพนักงานใหม่ ส่วนขั้นตอนโดยละเอียดนั้นให้อธิบายในวิดีโอแยกต่างหาก.

จัดทำเอกสารแนะนำบริษัทฉบับเดียวที่ใช้ร่วมกัน และจัดทำเอกสารแยกต่างหากสำหรับแต่ละทีม ฝ่ายทรัพยากรบุคคลสามารถดูแลเอกสารส่วนกลาง ในขณะที่ผู้จัดการแต่ละคนจะคอยอัปเดตคำแนะนำสำหรับทีมของตนอยู่เสมอ.

ตัวอย่าง: วิดีโอแนะนำตัวสำหรับวันแรกของการทำงาน

ตัวอย่างวิดีโอการปฐมนิเทศพนักงานต่อไปนี้ใช้เอกสาร PDF สี่หน้า ได้แก่ คำกล่าวต้อนรับ ตารางกิจกรรมตอนเช้า ข้อมูลติดต่อขอความช่วยเหลือ และรายการตรวจสอบสำหรับสัปดาห์แรก ตารางกิจกรรมและบทบาทต่างๆ เป็นเพียงตัวอย่าง คุณสามารถแทนที่ด้วยตารางกิจกรรมของบริษัทของคุณได้.

1. ต้อนรับพนักงานใหม่

ใช้สไลด์ต้อนรับที่มีชื่อทีมและวาระการประชุมโดยย่อ หากต้องการคำทักทายส่วนตัวจากผู้จัดการ ให้บันทึกคำพูดของบุคคลนั้นแยกต่างหาก.

ตัวอย่างคำบรรยาย:

“ยินดีต้อนรับสู่ทีม คู่มือฉบับย่อนี้จะครอบคลุมถึงช่วงเช้าวันแรกของคุณ บุคคลที่สามารถให้ความช่วยเหลือได้ และที่ที่คุณสามารถค้นหารายการตรวจสอบสำหรับสัปดาห์แรกของคุณได้”

2. เดินชมบรรยากาศเช้าวันแรก

แสดงตารางนัดหมายตามลำดับเวลา โปรดแนบลิงก์การประชุมไว้ในอีเมลที่แนบมาด้วย เพื่อให้เปิดได้ง่าย.

ตัวอย่างคำบรรยาย:

“การประชุมครั้งแรกของคุณคือกับผู้จัดการเวลา 9:30 น. เวลา 10:00 น. ฝ่ายไอทีจะช่วยคุณตั้งค่าบัญชี และคุณจะได้พบกับทีมงานทั้งหมดเวลา 11:00 น. อีเมลต้อนรับของคุณมีลิงก์สำหรับการประชุมอยู่ด้วย”

3. แสดงแหล่งที่มาของความช่วยเหลือ

ระบุชื่อผู้ติดต่อแต่ละคนไว้ข้างบทบาทของพวกเขา และคำถามที่พวกเขาสามารถตอบได้.

ตัวอย่างคำบรรยาย:

“สอบถามผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับตารางเวลาและงานแรกที่ได้รับมอบหมาย ติดต่อฝ่ายไอทีเพื่อขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับอุปกรณ์หรือการเข้าสู่ระบบ ทีมงานฝ่ายบุคคลสามารถช่วยเหลือคุณเกี่ยวกับแบบฟอร์มและคู่มือได้ คุณสามารถดูรายละเอียดการติดต่อได้ในอีเมลต้อนรับของคุณ”

4. ชี้ไปที่รายการตรวจสอบสัปดาห์แรก

ปิดท้ายด้วยการแสดงให้เห็นว่าสามารถหาเช็คลิสต์ได้ที่ไหน และควรปรึกษาผู้จัดการเมื่อใดหากมีข้อสงสัย.

ตัวอย่างคำบรรยาย:

“หลังจากดูวิดีโอนี้แล้ว ให้เปิดดูรายการตรวจสอบสัปดาห์แรกในอีเมลต้อนรับของคุณ และเพิ่มคำถามใดๆ ที่คุณต้องการพูดคุยกับผู้จัดการของคุณในการตรวจสอบครั้งแรก”

ส่งวิดีโอพร้อมลิงก์ไปยังตารางเวลา ข้อมูลติดต่อ และรายการตรวจสอบ เก็บคู่มือฉบับเต็มและรายละเอียดการฝึกอบรมไว้เป็นเอกสารอ้างอิงแยกต่างหาก.

สร้างวิดีโอแนะนำพนักงานของคุณด้วย เรคาสเทีย

ใช้ เครื่องมือแปลง PDF เป็นวิดีโอ เพื่อเปลี่ยนหน้าเว็บที่คุณเตรียมไว้ให้เป็นวิดีโอพร้อมคำบรรยาย สำหรับตัวอย่างสี่หน้าข้างต้น โหมดขั้นสูงจะช่วยให้คุณเขียนคำอธิบายด้วยเสียงไว้ข้างๆ แต่ละหน้าได้.

ทำให้วิดีโอค้นหาและติดตามได้ง่าย

ใช้ชื่อเรื่องที่สื่อความหมาย เช่น “เช้าวันแรกของคุณ” หรือ “จะขอความช่วยเหลือด้านไอทีได้ที่ไหน” เรียงลำดับตามความเหมาะสมในการดูบนหน้าเริ่มต้นใช้งานหรือในอีเมลต้อนรับ.

ก่อนส่ง โปรดตรวจสอบรายละเอียดเหล่านี้:

• เข้าถึง: พนักงานใหม่สามารถเปิดวิดีโอและเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ทันทีที่ส่งให้ การเข้าถึงบัญชีทำงานอาจยังไม่สามารถทำได้ก่อนวันแรกของการทำงาน.
• ข้อความที่อ่านได้: ชื่อ เวลา และคำแนะนำต่างๆ ยังคงอ่านได้ชัดเจนบนโทรศัพท์.
• คำบรรยายภาพ: ข้อมูลที่พูดจะแสดงผลเป็นข้อความได้อย่างถูกต้องตามมาตรฐานของ W3C คำแนะนำคำบรรยาย นอกจากนี้ยังครอบคลุมถึงเสียงที่ไม่ใช่คำพูดที่มีความหมายเมื่อจำเป็นต่อการทำความเข้าใจวิดีโอด้วย.
• ข้อมูลล่าสุด: เพื่อนร่วมงานที่ได้รับมอบหมายจะเป็นผู้รับผิดชอบในการอัปเดตวิดีโอแต่ละรายการเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลติดต่อ เวลาการประชุม หรือขั้นตอนต่างๆ.

หลังจากพนักงานใหม่กลุ่มแรกดูวิดีโอเสร็จแล้ว ให้ถามว่ายังมีอะไรที่ไม่ชัดเจนบ้าง หากทุกคนหาข้อมูลติดต่อฝ่ายไอทีไม่เจอ ให้ทำให้ข้อมูลนั้นหาง่ายขึ้นทั้งในวิดีโอและข้อความต้อนรับ.

เริ่มต้นด้วยคำถามสำหรับวันแรก

สร้างวิดีโอปฐมนิเทศโดยเน้นคำถามที่พนักงานใหม่ต้องการคำตอบเป็นอันดับแรก เช่น ไปที่ไหน พบใคร และจะขอความช่วยเหลือได้อย่างไร เริ่มต้นด้วยไฟล์ PDF ต้อนรับและตัวอย่างสี่ฉาก จากนั้นค่อยเพิ่มวิดีโอปฐมนิเทศเฉพาะทีมตามภารกิจในสัปดาห์แรก.

คำถามที่พบบ่อย