Onboardingvideoer for nye medarbejdere introducerer deres team, forklarer, hvad de kan forvente, og viser, hvor man kan få hjælp. Denne guide dækker, hvad der skal inkluderes i onboardingvideoer før den første dag, på dag ét og i løbet af den første uge, med et eksempel, du kan tilpasse fra eksisterende PDF-materialer.
Vigtige konklusioner
- Afdæk ankomstdetaljer inden dag ét, introducer personer og tidsplanen på dag ét, og forklar derefter det teamspecifikke arbejde i løbet af den første uge.
- En video fra den første dag kan følge fire scener: en velkomst, morgenplanen, kontaktpersoner for hjælp og tjeklisten for den første uge.
- Brug eksisterende velkomst-PDF'er og teamvejledninger som kildemateriale. Tilføj fortælling for at forklare oplysningerne på hver side.
- Del mødelinks, kontaktoplysninger og tjeklisten sammen med videoen, så nyansatte kan åbne dem uden at afspille den igen.
Planlæg onboardingvideoer omkring den første uge
Giv hver video en tydelig plads i skemaet. En person, der forbereder sig til sin første morgen, har brug for ankomstoplysninger; en person, der starter sin første opgave, har brug for instruktioner til det arbejde. Send hver video, når oplysningerne bliver relevante.
Før den første dag: Forklar hvad du kan forvente
Start med en velkomst fra lederen eller teamet, efterfulgt af de praktiske detaljer, en nyansat har brug for, inden han/hun ankommer eller logger ind.
- Hvor skal man hen: Kontorindgangen og receptionen, eller linket til det første fjernmøde.
- Hvornår skal man ankomme: Starttidspunktet og tidszonen samt den første aftale.
- Hvad skal man forberede: Alt udstyr eller dokumenter, som virksomheden har bedt dem om at medbringe.
- Hvem skal man kontakte: En person, der kan hjælpe, hvis rejser, udstyr eller adgang går galt.
Vis indgangen, hvis den er svær at finde. For fjernmedarbejdere skal du forklare, hvordan de modtager mødeinvitationen, og hvor de kan bede om hjælp, før deres arbejdskonto er klar. Gem også disse oplysninger i velkomstmailen, så ingen behøver at afspille en video for at finde et tidspunkt eller en adresse.
På dag et: Introducer personerne og planen
En video fra den første arbejdsdag skal hjælpe en ny medarbejder med at genkende de mennesker, de skal møde, og forstå dagens tidsplan.
Beskriv virksomheden i et par konkrete sætninger: hvad den laver eller gør, hvem den tjener, og hvordan den nye medarbejders team bidrager. Introducer derefter lederen, onboarding-partneren og supportkontakterne ved navn og rolle.
- Vise: Dagens dagsorden, et simpelt teamkort og placeringen af onboarding-tjeklisten.
- Forklare: Hvilket møde kommer først, hvor kontooprettelsen finder sted, og hvem man skal spørge om formularer eller udstyr.
- Slut med: Den næste aftale eller tjeklisten, der skal åbnes.
GitLab har udgivet vejledning til onboarding-partnere giver et nyttigt eksempel: venner præsenterer sig selv før startdatoen og arrangerer en indledende samtale. En video kan introducere personen; samtalen giver den nyansatte tid til at stille spørgsmål.
I løbet af den første uge: Forklar arbejdet
Når den nyansatte har styr på opgaverne, kan du gå videre til teamspecifikke emner: den første opgave, regelmæssige møder, delte filer og hvordan man beder om feedback.
For eksempel kan en kundesupportmedarbejder have brug for en video, der viser, hvordan en eksempelforespørgsel bevæger sig mellem teams. En designer kan have brug for en introduktion til designbiblioteket og gennemgangsprocessen. Undgå kundenavne, legitimationsoplysninger og private medarbejderoplysninger fra demonstrationsmaterialer.
Separate introduktioner fra detaljeret opgavetræning. En teamoversigt forklarer, hvad teamet laver, og hvordan kolleger arbejder sammen. standard driftsprocedure for video viser, hvordan man udfører en specifik opgave.
Vælg materiale, du allerede har
Din velkomstpakke, præsentationsslides og digital medarbejderhåndbog kan levere en stor del af indholdet. Vælg de dele, der besvarer en nyansat's umiddelbare spørgsmål i stedet for at læse hele dokumentet højt.
- Velkomstpakke → ankomstvideo: Brug tidsplanen og lokationsoplysningerne. Tilføj en mundtlig velkomst og forklar den første aftale.
- Holdkatalog → holdintroduktion: Vis navne og roller. Forklar, hvem der håndterer almindelige spørgsmål, i stedet for at fortælle om alle jobtitler.
- Håndbog → video om hjælp til at finde: Vis hvor du kan finde information om orlov, vejledning om udgifter og supportkontakter. Link til de fulde, aktuelle politikker ved siden af videoen.
- Afdelingsguide → introduktion til første uge: Forklar teamets primære ansvarsområder og den nyansattes første opgave. Gem detaljerede procedurer til separate videoer.
Behold én fælles virksomhedsintroduktion og separate teamspecifikke optagelser. HR kan vedligeholde det fælles materiale, mens hver leder holder sit teams instruktioner opdaterede.
Eksempel: En introduktionsvideo til den første dag
Følgende eksempel på en onboardingvideo til medarbejdere bruger fire PDF-sider: en velkomst, morgenplanen, kontaktpersoner til hjælp og en tjekliste for den første uge. Planen og rollerne er illustrative; erstat dem med din virksomheds ordninger.
1. Byd den nye medarbejder velkommen
Brug en velkomstslide med teamnavnet og en kort dagsorden. Hvis du ønsker en personlig hilsen fra en leder, skal du optage den person separat.
Eksempel på fortælling:
“"Velkommen til teamet. Denne korte guide dækker din første morgen, de personer, der kan hjælpe, og hvor du kan finde din tjekliste til den første uge."”
2. Gå gennem den første morgen
Vis aftalerne i tidsrækkefølge. Gem mødelinks i den ledsagende e-mail, så de er nemme at åbne.
Eksempel på fortælling:
“"Dit første møde er med din chef klokken halv ti. Klokken ti hjælper IT dig med at oprette dine konti. Du møder det bredere team klokken elleve. Din velkomstmail indeholder links til mødet."”
3. Vis hvor du kan få hjælp
Skriv hver kontakts navn ud for deres rolle og de spørgsmål, de kan besvare.
Eksempel på fortælling:
“"Spørg din chef om din tidsplan og dine første opgaver. Kontakt IT for at få hjælp til din enhed eller login. Personaleteamet kan hjælpe med formularer og håndbogen. Du kan finde deres kontaktoplysninger i din velkomstmail."”
4. Peg på tjeklisten for den første uge
Afslut med at vise, hvor tjeklisten findes, og hvornår spørgsmålene skal diskuteres med lederen.
Eksempel på fortælling:
“"Efter denne video skal du åbne tjeklisten for den første uge i din velkomstmail. Tilføj eventuelle spørgsmål, du ønsker at drøfte med din leder ved din første check-in."”
Send videoen med links til tidsplanen, kontakter og tjekliste. Opbevar hele håndbogen og den detaljerede træning klar som separate referencer.
Lav din onboardingvideo med Recastia
Brug PDF til videoværktøj for at omdanne dine forberedte sider til en oplæst video. I eksemplet på fire sider ovenfor kan du i avanceret tilstand skrive den talte forklaring ved siden af hver side.
Forbered en PDF-fil, der indeholder det materiale, som din virksomhed har godkendt til upload og deling, og følg derefter disse trin.
- Vælg en skabelon og upload din PDF
Vælg en videoskabelon, f.eks. Sideslide, og upload din introduktions-PDF. Vælg Avanceret tilstand, og vælg derefter de sider, du vil have med i videoen. Hold hver side fokuseret på én del af introduktionen, f.eks. morgenplanen eller hjælpekontakter.
- Tilføj fortælling og tilpas videoen
Indtast det relevante script ud for hver side. Aktivér visning af undertekster for at vise fortællingen som tekst, og fortsæt derefter til videoindstillingerne.
• Vælg en stemme til fortællingen.
• Udforsk mulighederne for avatar og baggrundsmusik, der passer til din velkomstvideo.
• Vælg et videoforhold for den skærm, hvor medarbejderne skal se det.
For en introduktion, der er bygget op omkring tidsplaner og kontaktoplysninger, skal teksten være stor og fortællingen tydelig. - Generer og del videoen
Generer videoen, og afspil den derefter. Lyt efter navne og forkortelser, og bekræft, at tidsplanen matcher det aktuelle velkomstmateriale. Del linket til den færdige video via din virksomheds godkendte onboarding-kanal sammen med mødelinkene og tjeklisten.
Gør videoerne nemme at finde og følge
Brug beskrivende titler som "Din første morgen" eller "Hvor kan du få IT-hjælp?". Angiv dem i visningsrækkefølge på onboarding-siden eller i velkomstmailen.
Før du sender, skal du kontrollere disse oplysninger:
- Adgang: Nyansatte kan åbne videoen og de tilknyttede ressourcer, når du sender dem. Adgang til arbejdskontoen er muligvis ikke tilgængelig før deres første dag.
- Læsbar tekst: Navne, tidspunkter og instruktioner forbliver læselige på en telefon.
- Billedtekster: Talt information fremstår præcist som tekst. W3C's vejledning til billedtekster dækker også meningsfulde ikke-talelyde, når de er nødvendige for at forstå en video.
- Aktuelle oplysninger: En navngiven kollega er ansvarlig for at opdatere hver video, når kontakter, mødetider eller procedurer ændres.
Når de første par nyansatte har set videoerne, så spørg, hvad der stadig var uklart. Hvis alle har svært ved at finde IT-kontakten, så gør disse oplysninger nemmere at finde i både videoen og velkomstbeskeden.
Start med spørgsmålene på førstedagen
Lav onboardingvideoer omkring de spørgsmål, som nyansatte har brug for svar på først: hvor de skal henvende sig, hvem de skal mødes med, og hvordan de får hjælp. Start med en velkomst-PDF og eksemplet med fire scener, og tilføj derefter teamspecifikke onboardingvideoer, efterhånden som den første uges opgaver kræver det.
Giv din PDF liv med Recastia
Opret, tilpas og del dit indhold på en mere engagerende måde.
Ofte stillede spørgsmål
Hold hver video om ét klart emne. Læs manuskriptet højt, mens du viser slides; fjern alt, der hører til i en senere lektion eller skriftlig reference. Opdel en optagelse, når den går fra en introduktion til en separat opgave, i stedet for at strække den ud til at dække hele onboarding-programmet.
Oversæt manuskriptet og eventuel tekst på slides, og bed derefter en kollega, der taler flydende, om at gennemgå navne, arbejdsvilkår og instruktioner. Sørg for, at tidsplanen og kontaktoplysningerne er ensartede på tværs af versioner. Giv hver version en tydelig sproglig betegnelse, så nyansatte kan vælge den, de har brug for.
Nej. En oplæst PDF kan forklare tidsplaner, teamansvar og hvor man kan finde ressourcer. Film en kollega, når en personlig velkomst er vigtig, eller optag en demonstration, når medarbejdere har brug for at se en fysisk opgave. Vælg det format, der viser informationen tydeligt.
Send dagsorden, kontaktoplysninger og de næste trin via e-mail eller PDF, mens IT hjælper med at løse adgangsproblemet. Inkluder tidspunktet for den første aftale og instruktioner til tilmelding, så medarbejderen kan starte dagen uden at vente på, at videoen virker.