סרטוני קליטה לעובדים מציגים לעובדים חדשים את הצוות שלהם, מסבירים למה לצפות ומראים היכן ניתן לקבל עזרה. מדריך זה מכסה מה לכלול בסרטוני קליטה לפני היום הראשון, ביום הראשון ובמהלך השבוע הראשון, עם דוגמה שתוכלו להתאים מחומרי PDF קיימים.
נקודות מפתח
- כסו את פרטי ההגעה לפני היום הראשון, הציגו את האנשים ואת לוח הזמנים ביום הראשון, ולאחר מכן הסברו את העבודה הספציפית לצוות במהלך השבוע הראשון.
- סרטון של היום הראשון יכול לעקוב אחר ארבע סצנות: קבלת פנים, לוח זמנים של הבוקר, אנשי קשר לעזרה ורשימת בדיקה לשבוע הראשון.
- השתמשו בקובצי PDF קיימים של ברוכים הבאים ובמדריכי צוות כחומר מקור. הוסיפו קריינות כדי להסביר את המידע בכל עמוד.
- שתפו קישורים לפגישות, פרטי קשר ורשימת תיוג לצד הסרטון כדי שעובדים חדשים יוכלו לפתוח אותם מבלי להפעיל אותם שוב.
תכננו סרטוני הדרכה לקראת השבוע הראשון
תנו לכל סרטון מקום ברור בלוח הזמנים. מישהו שמתכונן לבוקר הראשון שלו צריך פרטי הגעה; מישהו שמתחיל את המטלה הראשונה שלו צריך הוראות לעבודה זו. שלחו כל סרטון כאשר המידע הופך רלוונטי.
לפני היום הראשון: הסבר למה לצפות
התחילו עם קבלת פנים מהמנהל או הצוות, ולאחר מכן בפרטים המעשיים שעובד חדש צריך לפני הגעה או כניסה.
- לאן ללכת: כניסת המשרד ודלפק הקבלה, או הקישור לפגישה מרחוק הראשונה.
- מתי להגיע: שעת ההתחלה ואזור הזמן, בנוסף לפגישה הראשונה.
- מה להכין: כל ציוד או מסמך שהחברה ביקשה מהם להביא.
- למי לפנות: אדם שיכול לעזור במקרה של תקלה בנסיעה, בציוד או בגישה.
הציגו את הכניסה אם קשה למצוא אותה. עבור עובדים מרוחקים, הסבירו כיצד יקבלו את ההזמנה לפגישה והיכן לבקש עזרה לפני שחשבון העבודה שלהם יהיה מוכן. שמרו פרטים אלה גם באימייל קבלת הפנים, כך שאף אחד לא יצטרך להפעיל שוב סרטון כדי למצוא שעה או כתובת.
ביום הראשון: הצגת האנשים והתוכנית
סרטון על היום הראשון אמור לעזור לעובד חדש לזהות את האנשים שהוא יפגוש ולהבין את לוח הזמנים של היום.
כסו את החברה בכמה משפטים קונקרטיים: מה היא מייצרת או עושה, את מי היא משרתת, וכיצד צוות העובד החדש תורם. לאחר מכן הציגו את המנהל, חבר הקליטה ואנשי הקשר לתמיכה בשמם ובתפקידם.
- לְהַצִיג: סדר היום, מפת צוות פשוטה ומיקום רשימת הבדיקה לקליטה.
- לְהַסבִּיר: איזו פגישה מתקיימת קודם, היכן מתבצעת הקמת החשבון, ואת מי לשאול לגבי טפסים או ציוד.
- סוף עם: הפגישה הבאה או רשימת הבדיקה לפתיחה.
פרסום של GitLab הדרכת חבר קליטה נותן דוגמה שימושית: חברים מציגים את עצמם לפני תאריך תחילת העבודה ומתאמים שיחה ראשונית. סרטון יכול להציג את האדם הזה; השיחה נותנת לעובד החדש זמן לשאול שאלות.
במהלך השבוע הראשון: הסבר את העבודה
לאחר שהעובד החדש יבין את דרכו, עברו לנושאים ספציפיים לצוות: המטלה הראשונה, פגישות קבועות, קבצים משותפים וכיצד לבקש משוב.
לדוגמה, עובד בתמיכת לקוחות עשוי להזדקק לסרטון המראה כיצד בקשה לדוגמה עוברת בין צוותים. מעצב עשוי להזדקק להיכרות עם ספריית העיצוב ותהליך הסקירה. יש להרחיק שמות לקוחות, אישורי אישורים ופרטי עובדים פרטיים מחומרי ההדגמה.
הקדמות נפרדות מהדרכת משימות מפורטת. סקירת צוות מסבירה מה הצוות עושה וכיצד עמיתים עובדים יחד. נוהל הפעלה סטנדרטי של וידאו מראה כיצד להשלים משימה ספציפית אחת.
בחרו חומר שכבר יש לכם
ערכת קבלת הפנים שלך, שקופיות המצגת ו מדריך עובדים דיגיטלי יכול לספק חלק ניכר מהתוכן. בחר את החלקים שעונים על שאלותיו המיידיות של עובד חדש במקום לקרוא את המסמך כולו בקול רם.
- חבילת קבלת פנים → סרטון הגעה: השתמשו בפרטי לוח הזמנים והמיקום. הוסיפו דברי ברכה בקול רם והסבירו את הפגישה הראשונה.
- מדריך צוות → הצגת צוות: הצג שמות ותפקידים. הסבר מי מטפל בשאלות נפוצות במקום לספר כל תפקיד.
- מדריך → סרטון עזרה במציאת מידע: הצג היכן ניתן למצוא מידע על חופשות, הנחיות לגבי הוצאות ופרטי קשר לתמיכה. קישור למדיניות המלאה והמעודכנת ליד הסרטון.
- מדריך המחלקה → מבוא לשבוע הראשון: הסבר את תחומי האחריות העיקריים של הצוות ואת המשימה הראשונה של העובד החדש. שמור נהלים מפורטים לסרטונים נפרדים.
שמרו הצגת חברה משותפת אחת והקלטות נפרדות ספציפיות לצוות. משאבי אנוש יכולים לשמור על החומר המשותף בעוד שכל מנהל שומר על הוראות הצוות שלו מעודכנות.
דוגמה: סרטון הדרכה ליום הראשון
סרטון הקליטה הבא של עובדים לדוגמה משתמש בארבעה עמודי PDF: ברוכים הבאים, לוח הזמנים של הבוקר, אנשי קשר לעזרה ורשימת תיוג לשבוע הראשון. לוח הזמנים והתפקידים הם להמחשה; החליפו אותם בסידורי החברה שלכם.
1. קבלו את העובד החדש בברכה
השתמשו בשקופית קבלת פנים עם שם הצוות וסדר יום קצר. אם אתם רוצים ברכה אישית ממנהל, הקליטו את האדם הזה בנפרד.
קריינות לדוגמה:
“"ברוכים הבאים לצוות. מדריך קצר זה מכסה את הבוקר הראשון שלכם, את האנשים שיכולים לעזור, והיכן ניתן למצוא את רשימת הבדיקה לשבוע הראשון."”
2. הליכה דרך הבוקר הראשון
הציגו את הפגישות לפי סדר הזמן. שמרו קישורים לפגישות באימייל הנלווה כדי שיהיה קל לפתוח אותן.
קריינות לדוגמה:
“"הפגישה הראשונה שלך היא עם המנהל שלך בתשע וחצי. בעשר, צוות ה-IT יעזור לך להגדיר את החשבונות שלך. תפגשי את הצוות הרחב יותר באחת עשרה. קישורי הפגישה במייל הפתיחה שלך נמצאים ברשימה."”
3. הצג היכן ניתן לקבל עזרה
רשמו את שם כל איש קשר לצד תפקידו והשאלות שהוא יכול לענות עליהן.
קריינות לדוגמה:
“"שאל את המנהל שלך לגבי לוח הזמנים שלך והמשימות הראשונות שלך. צור קשר עם מחלקת ה-IT לקבלת עזרה בנוגע למכשיר או כניסה. צוות האנשים יכול לעזור עם טפסים ועם המדריך. תוכל למצוא את פרטי הקשר שלהם באימייל הפתיחה שלך."”
4. הצבע על רשימת הבדיקה לשבוע הראשון
סיים על ידי הצגת היכן למצוא את רשימת הבדיקה ומתי לדון בשאלות עם המנהל.
קריינות לדוגמה:
“"אחרי הסרטון הזה, פתחו את רשימת הבדיקה לשבוע הראשון במייל קבלת הפנים שלכם. הוסיפו שאלות שתרצו לדון בהן עם המנהל שלכם בצ'ק-אין הראשון שלכם."”
שלחו את הסרטון עם קישורים ללוח הזמנים, אנשי הקשר ורשימת התיוג. שמרו את המדריך המלא וההדרכה המפורטת זמינים כמקורות נפרדים.
צור את סרטון ההשתלבות שלך עם רקסטיה
השתמש ב כלי PDF לסרטון כדי להפוך את הדפים המוכנים שלך לסרטון עם קריינות. עבור הדוגמה בת ארבעת העמודים לעיל, מצב מתקדם מאפשר לך לכתוב את ההסבר המדובר לצד כל עמוד.
הכינו קובץ PDF המכיל את החומר שהחברה שלכם אישרה להעלאה ולשיתוף, ולאחר מכן בצעו את השלבים הבאים.
- בחר תבנית והעלה את קובץ ה-PDF שלך
בחרו תבנית וידאו, כגון שקופית עמוד, והעלו את קובץ ה-PDF שלכם להדרכה. בחרו במצב מתקדם, לאחר מכן בחרו את העמודים הרצויים בסרטון. שמרו על כל עמוד ממוקד בחלק אחד של ההקדמה, כגון לוח הזמנים של הבוקר או אנשי קשר לעזרה.
- הוסף קריינות והתאם אישית את הסרטון
הזן את הסקריפט הרלוונטי ליד כל עמוד. הפעל את תצוגת הכתוביות כדי להציג את הנרטיב כטקסט, ולאחר מכן המשך להגדרות הווידאו.
• בחרו קול לקריינות.
• גלו את אפשרויות האווטאר ומוזיקת הרקע שיתאימו לסרטון הפתיחה שלכם.
• בחרו יחס גובה-רוחב וידאו עבור המסך שבו העובדים יצפו בו.
עבור הקדמה הבנויה סביב לוחות זמנים ופרטי קשר, שמרו על טקסט גדול ועל קריינות ברורה. - צור ושתף את הסרטון
צרו את הסרטון, ולאחר מכן הפעילו אותו. האזינו לשמות וקיצורים, וודאו שהלוח זמנים תואם את חומרי ההיכרות הנוכחיים. שתפו את הקישור לסרטון המוגמר דרך ערוץ ההטמעה שאושר על ידי החברה שלכם, לצד קישורי הפגישה ורשימת התיוג.
הפכו את הסרטונים לקלים למציאה ומעקב
השתמשו בכותרות תיאוריות כגון "הבוקר הראשון שלכם" או "היכן ניתן לקבל עזרה בתחום ה-IT". רשמו אותן לפי סדר הצפייה בדף ההרשמה או בדוא"ל קבלת הפנים.
לפני השליחה, בדקו את הפרטים הבאים:
- גִישָׁה: עובדים חדשים יכולים לפתוח את הסרטון והמשאבים המקושרים בשלב שליחתם. ייתכן שלא תהיה גישה לחשבון עבודה לפני יומם הראשון.
- טקסט קריא: שמות, זמנים והוראות נשארים קריאים בטלפון.
- כיתובים: מידע מדובר מופיע במדויק כטקסט. W3C הנחיות לכיתוב מכסה גם צלילים משמעותיים שאינם דיבורים כאשר הם נחוצים להבנת סרטון.
- מידע עדכני: עמית מוסמך אחראי לעדכון כל סרטון כאשר אנשי הקשר, זמני הפגישות או נהלים משתנים.
לאחר שכמה עובדים חדשים צפו בסרטונים, שאלו מה עדיין לא היה ברור. אם כולם מתקשים למצוא את איש הקשר של תחום ה-IT, הפכו את המידע הזה לקל יותר למציאה הן בסרטון והן בהודעת הפתיחה.
התחל עם שאלות היום הראשון
בנו סרטוני הקלטה סביב השאלות שעובדים חדשים צריכים לקבל תשובות עליהן תחילה: לאן ללכת, את מי לפגוש ואיך לקבל עזרה. התחילו עם קובץ PDF של קבלת פנים ודוגמה בת ארבע סצנות, לאחר מכן הוסיפו סרטוני הקלטה ספציפיים לצוות בהתאם לדרישות המשימות של השבוע הראשון.
הפיחו חיים בקובץ ה-PDF שלכם בעזרת Recastia
צור, התאם אישית ושתף את התוכן שלך בצורה מעניינת יותר.
שאלות נפוצות
שמרו על נושא ברור אחד לכל סרטון. קראו את התסריט בקול רם תוך כדי הצגת השקופיות; הסירו כל דבר ששייך לשיעור מאוחר יותר או להפניה כתובה. פצל הקלטה כאשר היא עוברת ממבוא למשימה נפרדת, במקום למתוח אותה כך שתכסה את כל תוכנית ההטמעה.
תרגמו את הסקריפט וכל טקסט בשקופיות, ולאחר מכן בקשו מעמית דובר הטקסט שוטף לסקור שמות, מונחי מקום עבודה והוראות. שמרו על עקביות בלוח הזמנים ובפרטי הקשר בין הגרסאות השונות. תנו לכל גרסה תווית שפה ברורה כדי שעובדים חדשים יוכלו לבחור את הגרסה הדרושה להם.
לא. קובץ PDF עם קריינות יכול להסביר לוחות זמנים, תחומי אחריות של הצוות והיכן למצוא משאבים. צלמו עמית לעבודה כאשר קבלת פנים אישית חשובה, או הקליטו הדגמה כאשר עובדים צריכים לראות משימה פיזית. בחרו את הפורמט שמציג את המידע בבירור.
שלחו את סדר היום, פרטי הקשר והשלבים הבאים בדוא"ל או בקובץ PDF בזמן שצוות ה-IT יעזור לפתור את בעיית הגישה. כללו את שעת הפגישה הראשונה ואת הוראות ההצטרפות, כך שהעובד יוכל להתחיל את יומו מבלי להמתין שהסרטון יעבוד.