Yeni çalışanları işe alıştırma videoları, yeni işe alınanları ekipleriyle tanıştırır, neler beklemeleri gerektiğini açıklar ve nereden yardım alabileceklerini gösterir. Bu kılavuz, ilk günden önce, ilk gün ve ilk hafta boyunca işe alıştırma videolarına nelerin dahil edilmesi gerektiğini kapsar ve mevcut PDF materyallerinden uyarlayabileceğiniz bir örnek içerir.
Önemli Noktalar
- İlk gün gelmeden önce varış detaylarını bildirin, ilk gün kişileri ve programı tanıtın, ardından ilk hafta boyunca ekibe özgü çalışmaları açıklayın.
- İlk gün videosu dört sahneden oluşabilir: karşılama, sabah programı, yardım iletişim bilgileri ve ilk hafta yapılacaklar listesi.
- Mevcut karşılama PDF'lerini ve ekip kılavuzlarını kaynak materyal olarak kullanın. Her sayfadaki bilgileri açıklamak için seslendirme ekleyin.
- Yeni çalışanların videoyu tekrar izlemeden açabilmeleri için toplantı bağlantılarını, iletişim bilgilerini ve kontrol listesini video ile birlikte paylaşın.
İlk hafta için oryantasyon videoları planlayın.
Her videoya programda net bir yer verin. İlk sabahına hazırlanan biri için varış bilgileri; ilk görevine başlayan biri için ise o işe dair talimatlar gereklidir. Bilgiler ilgili hale geldiğinde her videoyu gönderin.
İlk Gün Öncesi: Neler Bekleyeceğinizi Açıklayın
Öncelikle yönetici veya ekip tarafından bir hoş geldiniz mesajı verilir, ardından yeni çalışanın işe başlamadan veya oturum açmadan önce bilmesi gereken pratik ayrıntılar paylaşılır.
- Nereye gidilir: Ofis girişi ve resepsiyon masası veya ilk uzaktan toplantı için bağlantı.
- Varış zamanı: Başlangıç saati ve saat dilimi, ayrıca ilk randevu.
- Hazırlamanız gerekenler: Şirketin getirmelerini istediği herhangi bir ekipman veya belge.
- İletişime geçilecek kişi: Seyahat, ekipman veya erişimle ilgili bir sorun yaşanması durumunda yardımcı olabilecek kişi.
Bulunması zor ise girişi gösterin. Uzaktan çalışanlar için, iş hesapları hazır olmadan önce toplantı davetini nasıl alacaklarını ve nereden yardım isteyebileceklerini açıklayın. Bu bilgileri karşılama e-postasına da ekleyin, böylece kimsenin zamanı veya adresi bulmak için videoyu tekrar tekrar izlemesine gerek kalmaz.
Birinci Gün: Kişileri ve Planı Tanıtın
İlk gün videosu, yeni çalışanın tanışacağı kişileri tanımasına ve günün programını anlamasına yardımcı olmalıdır.
Şirketi birkaç somut cümleyle tanıtın: ne üretiyor veya ne yapıyor, kime hizmet ediyor ve yeni çalışanın ekibi nasıl katkıda bulunuyor? Ardından yöneticiyi, oryantasyon danışmanını ve destek kişilerini isimleri ve rolleriyle tanıtın.
- Göstermek: Günün ajandası, basit bir ekip haritası ve işe alım kontrol listesinin yeri.
- Açıklamak: Hangi toplantı önce gerçekleşiyor, hesap kurulumu nerede yapılıyor ve formlar veya ekipman hakkında kime sorulmalı?.
- Şöyle bitirin: Bir sonraki randevu veya açılacak kontrol listesi.
GitLab'ın yayınladığı oryantasyon arkadaşı rehberliği Faydalı bir örnek veriyor: İşe başlama tarihinden önce arkadaşlar kendilerini tanıtıyor ve ilk görüşmeyi ayarlıyorlar. Bir video o kişiyi tanıtabilir; görüşme, yeni çalışana soru sorma fırsatı verir.
İlk Hafta Boyunca: Çalışmayı Açıklayın
Yeni çalışan işe alıştıktan sonra, ekip özelindeki konulara geçin: ilk görev, düzenli toplantılar, paylaşılan dosyalar ve geri bildirim isteme yöntemleri.
Örneğin, müşteri destek ekibine yeni katılan bir kişi, örnek bir talebin ekipler arasında nasıl ilerlediğini gösteren bir videoya ihtiyaç duyabilir. Bir tasarımcı ise tasarım kütüphanesi ve inceleme süreci hakkında bir tanıtım videosuna ihtiyaç duyabilir. Müşteri adlarını, kimlik bilgilerini ve çalışanların özel bilgilerini tanıtım materyallerinden uzak tutun.
Ayrıntılı görev eğitiminden ayrı tanıtımlar. Ekip genel bakışı, ekibin ne yaptığını ve meslektaşların nasıl birlikte çalıştığını açıklar. video standart işletim prosedürü Belirli bir görevin nasıl tamamlanacağını gösterir.
Zaten sahip olduğunuz malzemeleri seçin.
Karşılama paketiniz, sunum slaytlarınız ve dijital çalışan el kitabı İçeriğin büyük bir kısmını sağlayabiliriz. Belgenin tamamını yüksek sesle okumak yerine, yeni çalışanın acil sorularını yanıtlayan bölümleri seçin.
- Karşılama paketi → varış videosu: Randevu takvimi ve konum bilgilerini kullanın. Sözlü bir karşılama ekleyin ve ilk randevuyu açıklayın.
- Takım dizini → takım tanıtımı: İsimleri ve görevleri gösterin. Her iş unvanını tek tek anlatmak yerine, sık sorulan soruları kimin yanıtladığını açıklayın.
- El kitabı → bulma yardımı videosu: İzin bilgileri, masraflar rehberi ve destek iletişim bilgilerinin nerede bulunabileceğini gösterin. Videonun yanına güncel politikaların tamamına bağlantı ekleyin.
- Bölüm rehberi → birinci hafta tanıtımı: Ekibin temel sorumluluklarını ve yeni çalışanın ilk görevini açıklayın. Detaylı prosedürleri ayrı videolara saklayın.
Şirket içi ortak bir tanıtım videosu ve ekip özelinde ayrı kayıtlar tutun. İnsan Kaynakları departmanı ortak materyali yönetirken, her yönetici kendi ekibinin talimatlarını güncel tutabilir.
Örnek: İlk Gün Oryantasyon Videosu
Aşağıdaki çalışan oryantasyon videosu örneği dört PDF sayfası kullanmaktadır: karşılama, sabah programı, yardım iletişim bilgileri ve ilk hafta yapılacaklar listesi. Program ve roller örnek niteliğindedir; bunları şirketinizin düzenlemeleriyle değiştirin.
1. Yeni Çalışanı Karşılayın
Ekip adını ve kısa bir gündemi içeren bir karşılama slaydı kullanın. Bir yöneticiden kişisel bir karşılama mesajı istiyorsanız, o kişiyi ayrı olarak kaydedin.
Örnek anlatım:
“Ekibe hoş geldiniz. Bu kısa rehber, ilk sabahınızı, size yardımcı olabilecek kişileri ve ilk hafta yapılacaklar listesini nerede bulabileceğinizi kapsıyor.”
2. İlk Sabahı Birlikte Geçirmek
Randevuları zaman sırasına göre gösterin. Kolay açılabilmeleri için toplantı bağlantılarını ekteki e-postada saklayın.
Örnek anlatım:
“İlk toplantınız saat dokuz buçukta yöneticinizle olacak. Saat onda, BT departmanı hesaplarınızı kurmanıza yardımcı olacak. Saat on birde ise daha geniş ekiple tanışacaksınız. Hoş geldiniz e-postanızda toplantı bağlantıları bulunmaktadır.”
3. Yardım Alınabilecek Yerleri Gösterin
Her bir kişinin adını, rolünün ve yanıtlayabileceği soruların yanına yazın.
Örnek anlatım:
“Programınız ve ilk görevleriniz hakkında yöneticinizle görüşün. Cihaz veya oturum açma konusunda yardım için BT departmanıyla iletişime geçin. İnsan Kaynakları ekibi formlar ve el kitabı konusunda yardımcı olabilir. İletişim bilgilerini hoş geldiniz e-postanızda bulabilirsiniz.”
4. İlk Hafta Kontrol Listesine İşaret Edin
Son olarak, kontrol listesinin nerede bulunacağını ve soruların ne zaman yöneticiyle görüşüleceğini gösterin.
Örnek anlatım:
“Bu videonun ardından, hoş geldiniz e-postanızdaki ilk hafta kontrol listesini açın. İlk görüşmenizde yöneticinizle görüşmek istediğiniz soruları ekleyin.”
Videoyu, program, iletişim bilgileri ve kontrol listesine ait bağlantılarla birlikte gönderin. Tam el kitabını ve detaylı eğitimi ayrı referanslar olarak saklayın.
Yeni işe alım videonuzu oluşturun Recastia
Kullanın PDF'den Videoya Dönüştürme Aracı Hazırladığınız sayfaları sesli bir videoya dönüştürmek için. Yukarıdaki dört sayfalık örnekte, Gelişmiş Mod her sayfanın yanına sesli açıklama yazmanıza olanak tanır.
Şirketinizin yüklenmesini ve paylaşılmasını onayladığı materyalleri içeren bir PDF dosyası hazırlayın, ardından şu adımları izleyin.
- Bir şablon seçin ve PDF dosyanızı yükleyin.
Sayfa Slaydı gibi bir video şablonu seçin ve oryantasyon PDF dosyanızı yükleyin. Gelişmiş Modu seçin, ardından videoda olmasını istediğiniz sayfaları seçin. Her sayfayı, sabah programı veya yardım iletişim bilgileri gibi giriş bölümünün bir kısmına odaklayın.
- Videoya Seslendirme Ekleyin ve Özelleştirin
Her sayfanın yanına ilgili metni girin. Anlatımı metin olarak göstermek için Altyazı Görüntülemeyi Etkinleştirin, ardından video ayarlarına geçin.
• Anlatım için bir ses seçin.
• Karşılama videonuza uygun avatar ve arka plan müziği seçeneklerini inceleyin.
• Çalışanların izleyeceği ekran için bir video oranı seçin.
Program takvimleri ve iletişim bilgileri etrafında şekillenen bir giriş için, metni büyük ve anlatımı net tutun. - Videoyu Oluşturun ve Paylaşın
Videoyu oluşturun ve ardından oynatın. İsimlere ve kısaltmalara dikkat edin ve programın mevcut karşılama materyalleriyle eşleştiğini doğrulayın. Tamamlanmış videonun bağlantısını, toplantı bağlantıları ve kontrol listesiyle birlikte şirketinizin onaylı işe alım kanalı üzerinden paylaşın.
Videoları bulmayı ve takip etmeyi kolaylaştırın.
“İlk Sabahınız” veya “BT Yardımı Nereden Alınır” gibi açıklayıcı başlıklar kullanın. Bunları, karşılama sayfasında veya hoş geldiniz e-postasında görüntülenme sırasına göre listeleyin.
Göndermeden önce lütfen şu ayrıntıları kontrol edin:
- Erişim: Yeni çalışanlar, kendilerine gönderdiğiniz aşamada videoyu ve bağlantılı kaynakları açabilirler. İşe başlama tarihinden önce iş hesabı erişimi mevcut olmayabilir.
- Okunabilir metin: İsimler, saatler ve talimatlar telefonda okunabilir durumda kalır.
- Altyazılar: Sözlü olarak iletilen bilgiler metne doğru şekilde aktarılır. W3C'nin altyazı kılavuzu Videoyu anlamak için gerektiğinde, konuşma dışı anlamlı sesleri de kapsar.
- Güncel bilgiler: Belirtilen bir meslektaş, iletişim bilgileri, toplantı saatleri veya prosedürler değiştiğinde her videoyu güncellemekten sorumludur.
Yeni işe alınan ilk birkaç kişi videoları izledikten sonra, hâlâ neyin anlaşılmadığını sorun. Herkes BT sorumlusunu bulmakta zorlanıyorsa, bu bilgiyi hem videoda hem de karşılama mesajında daha kolay bulunabilir hale getirin.
İlk Gün Sorularıyla Başlayın
Yeni çalışanların öncelikle yanıtlanması gereken sorular etrafında oryantasyon videoları oluşturun: nereye gidilmeli, kimlerle görüşülmeli ve nasıl yardım alınmalı. Bir karşılama PDF'i ve dört sahnelik örnekle başlayın, ardından ilk haftanın görevleri gerektirdikçe ekibe özel oryantasyon videoları ekleyin.
Recastia ile PDF dosyalarınıza hayat verin.
İçeriklerinizi daha ilgi çekici bir şekilde oluşturun, özelleştirin ve paylaşın.
Sıkça Sorulan Sorular
Her videoyu tek bir net konuya odaklayın. Slaytları gösterirken metni yüksek sesle okuyun; daha sonraki bir derse veya yazılı kaynağa ait olan her şeyi çıkarın. Bir kayıt, giriş bölümünden ayrı bir göreve geçtiğinde, tüm oryantasyon programını kapsayacak şekilde uzatmak yerine, kaydı bölün.
Senaryoyu ve slaytlardaki tüm metinleri çevirin, ardından akıcı bir şekilde İngilizce bilen bir meslektaşınızdan isimleri, iş yeri terimlerini ve talimatları gözden geçirmesini isteyin. Program ve iletişim bilgilerini tüm sürümlerde tutarlı tutun. Her sürüme net bir dil etiketi verin, böylece yeni çalışanlar ihtiyaç duydukları sürümü seçebilirler.
Hayır. Seslendirilmiş bir PDF, programları, ekip sorumluluklarını ve kaynakların nerede bulunacağını açıklayabilir. Kişisel bir karşılama önemli olduğunda bir meslektaşınızı filme alın veya çalışanların fiziksel bir görevi görmeleri gerektiğinde bir gösteri kaydedin. Bilgiyi net bir şekilde gösteren formatı seçin.
BT departmanı erişim sorununu çözerken, gündemi, iletişim bilgilerini ve sonraki adımları e-posta veya PDF olarak gönderin. İlk randevunun saatini ve katılım talimatlarını ekleyin, böylece çalışan videonun çalışmasını beklemek zorunda kalmadan güne başlayabilir.