Τα βίντεο ένταξης των εργαζομένων παρουσιάζουν τους νέους υπαλλήλους στην ομάδα τους, εξηγούν τι να περιμένουν και δείχνουν πού να αναζητήσουν βοήθεια. Αυτός ο οδηγός καλύπτει τι πρέπει να συμπεριλάβετε στα βίντεο ένταξης πριν από την πρώτη ημέρα, την πρώτη ημέρα και κατά τη διάρκεια της πρώτης εβδομάδας, με ένα δείγμα που μπορείτε να προσαρμόσετε από υπάρχον υλικό PDF.
Βασικά σημεία
- Καλύψτε τις λεπτομέρειες άφιξης πριν από την πρώτη ημέρα, παρουσιάστε τους συμμετέχοντες και το πρόγραμμα την πρώτη ημέρα και, στη συνέχεια, εξηγήστε την εργασία που αφορά συγκεκριμένα την ομάδα κατά τη διάρκεια της πρώτης εβδομάδας.
- Ένα βίντεο της πρώτης ημέρας μπορεί να ακολουθήσει τέσσερις σκηνές: ένα καλωσόρισμα, το πρωινό πρόγραμμα, τις επαφές βοήθειας και τη λίστα ελέγχου της πρώτης εβδομάδας.
- Χρησιμοποιήστε τα υπάρχοντα PDF καλωσορίσματος και τους οδηγούς ομάδας ως πηγή. Προσθέστε αφήγηση για να εξηγήσετε τις πληροφορίες σε κάθε σελίδα.
- Μοιραστείτε συνδέσμους για συναντήσεις, στοιχεία επικοινωνίας και τη λίστα ελέγχου μαζί με το βίντεο, ώστε οι νεοπροσληφθέντες να μπορούν να τα ανοίξουν χωρίς να το ξαναπαίξουν.
Σχεδιάστε βίντεο ενσωμάτωσης γύρω στην πρώτη εβδομάδα
Δώστε σε κάθε βίντεο μια σαφή θέση στο πρόγραμμα. Κάποιος που προετοιμάζεται για το πρώτο του πρωινό χρειάζεται λεπτομέρειες για την άφιξή του. Κάποιος που ξεκινά την πρώτη του εργασία χρειάζεται οδηγίες για αυτήν την εργασία. Στείλτε κάθε βίντεο όταν οι πληροφορίες γίνουν σχετικές.
Πριν από την πρώτη μέρα: Εξηγήστε τι να περιμένετε
Ξεκινήστε με ένα καλωσόρισμα από τον διευθυντή ή την ομάδα, ακολουθούμενο από τις πρακτικές λεπτομέρειες που χρειάζεται ένας νέος υπάλληλος πριν φτάσει ή συνδεθεί.
- Πού να πάτε: Η είσοδος του γραφείου και η ρεσεψιόν ή ο σύνδεσμος για την πρώτη τηλεδιάσκεψη.
- Πότε να φτάσετε: Η ώρα έναρξης και η ζώνη ώρας, καθώς και το πρώτο ραντεβού.
- Τι να ετοιμάσετε: Οποιοσδήποτε εξοπλισμός ή έγγραφα που η εταιρεία τους έχει ζητήσει να φέρουν.
- Με ποιον να επικοινωνήσετε: Ένα άτομο που μπορεί να βοηθήσει εάν το ταξίδι, ο εξοπλισμός ή η πρόσβαση πάνε στραβά.
Δείξτε την είσοδο εάν είναι δύσκολο να την βρείτε. Για τους απομακρυσμένους υπαλλήλους, εξηγήστε πώς θα λάβουν την πρόσκληση για σύσκεψη και πού να ζητήσουν βοήθεια πριν είναι έτοιμος ο λογαριασμός εργασίας τους. Κρατήστε αυτές τις λεπτομέρειες και στο email καλωσορίσματος, ώστε κανείς να μην χρειαστεί να ξαναπαίξει ένα βίντεο για να βρει ώρα ή διεύθυνση.
Την πρώτη μέρα: Παρουσίαση των ανθρώπων και του σχεδίου
Ένα βίντεο της πρώτης ημέρας θα πρέπει να βοηθήσει έναν νέο υπάλληλο να αναγνωρίσει τα άτομα που θα συναντήσει και να κατανοήσει το πρόγραμμα της ημέρας.
Καλύψτε την εταιρεία σε λίγες συγκεκριμένες προτάσεις: τι παράγει ή κάνει, ποιους εξυπηρετεί και πώς συνεισφέρει η ομάδα του νέου υπαλλήλου. Στη συνέχεια, παρουσιάστε τον διευθυντή, τον φίλο ένταξης και τις επαφές υποστήριξης με το όνομά τους και τον ρόλο τους.
- Επίδειξη: Η ημερήσια ατζέντα, ένας απλός χάρτης ομάδας και η τοποθεσία της λίστας ελέγχου ένταξης.
- Εξηγώ: Ποια συνάντηση έρχεται πρώτη, πού γίνεται η δημιουργία λογαριασμού και ποιον να ρωτήσετε σχετικά με τις φόρμες ή τον εξοπλισμό.
- Τέλος με: Το επόμενο ραντεβού ή η λίστα ελέγχου που πρέπει να ανοίξετε.
Δημοσιεύτηκε από το GitLab καθοδήγηση για φίλους κατά την ενσωμάτωση δίνει ένα χρήσιμο παράδειγμα: οι φίλοι συστήνονται πριν από την ημερομηνία έναρξης και κανονίζουν μια αρχική συζήτηση. Ένα βίντεο μπορεί να συστήσει αυτό το άτομο. Η συζήτηση δίνει στον νεοπροσληφθέντα χρόνο να κάνει ερωτήσεις.
Κατά την πρώτη εβδομάδα: Εξηγήστε το έργο
Μόλις ο νέος υπάλληλος εξοικειωθεί με την ομάδα, προχωρήστε σε θέματα που αφορούν συγκεκριμένα την ομάδα: την πρώτη ανάθεση, τις τακτικές συναντήσεις, τα κοινόχρηστα αρχεία και τον τρόπο υποβολής αιτημάτων ανατροφοδότησης.
Για παράδειγμα, ένας υπάλληλος υποστήριξης πελατών μπορεί να χρειάζεται ένα βίντεο που να δείχνει πώς ένα δείγμα αιτήματος μετακινείται μεταξύ ομάδων. Ένας σχεδιαστής μπορεί να χρειάζεται μια εισαγωγή στη βιβλιοθήκη σχεδιασμού και στη διαδικασία αναθεώρησης. Κρατήστε τα ονόματα πελατών, τα διαπιστευτήρια και τα στοιχεία ιδιωτικών υπαλλήλων μακριά από τα υλικά επίδειξης.
Ξεχωριστές εισαγωγές από την λεπτομερή εκπαίδευση των εργασιών. Μια επισκόπηση της ομάδας εξηγεί τι κάνει η ομάδα και πώς συνεργάζονται οι συνάδελφοι. A τυπική διαδικασία λειτουργίας βίντεο δείχνει πώς να ολοκληρώσετε μια συγκεκριμένη εργασία.
Επιλέξτε το υλικό που ήδη έχετε
Το πακέτο καλωσορίσματος, οι διαφάνειες παρουσίασης και ψηφιακό εγχειρίδιο εργαζομένων μπορεί να παρέχει μεγάλο μέρος του περιεχομένου. Επιλέξτε τα μέρη που απαντούν στις άμεσες ερωτήσεις ενός νεοπροσληφθέντος αντί να διαβάσετε ολόκληρο το έγγραφο δυνατά.
- Πακέτο καλωσορίσματος → βίντεο άφιξης: Χρησιμοποιήστε τις λεπτομέρειες του προγράμματος και της τοποθεσίας. Προσθέστε έναν προφορικό χαιρετισμό και εξηγήστε το πρώτο ραντεβού.
- Κατάλογος ομάδας → εισαγωγή στην ομάδα: Δείξτε ονόματα και ρόλους. Εξηγήστε ποιος χειρίζεται συνήθεις ερωτήσεις αντί να αφηγείστε κάθε τίτλο εργασίας.
- Εγχειρίδιο → βίντεο βοήθειας εύρεσης: Δείξτε πού μπορείτε να βρείτε πληροφορίες για την άδεια, οδηγίες για τα έξοδα και στοιχεία επικοινωνίας υποστήριξης. Σύνδεσμος για τις πλήρεις, τρέχουσες πολιτικές δίπλα στο βίντεο.
- Οδηγός τμήματος → εισαγωγή πρώτης εβδομάδας: Εξηγήστε τις κύριες αρμοδιότητες της ομάδας και την πρώτη ανάθεση στον νέο υπάλληλο. Κρατήστε τις λεπτομερείς διαδικασίες για ξεχωριστά βίντεο.
Κρατήστε μία κοινή παρουσίαση της εταιρείας και ξεχωριστές ηχογραφήσεις για κάθε ομάδα. Το τμήμα HR μπορεί να διατηρήσει το κοινό υλικό, ενώ κάθε διευθυντής διατηρεί τις οδηγίες της ομάδας του ενημερωμένες.
Παράδειγμα: Ένα βίντεο προσανατολισμού για την πρώτη ημέρα
Το ακόλουθο παράδειγμα βίντεο ένταξης υπαλλήλων χρησιμοποιεί τέσσερις σελίδες PDF: ένα καλωσόρισμα, το πρωινό πρόγραμμα, τα στοιχεία επικοινωνίας για βοήθεια και μια λίστα ελέγχου για την πρώτη εβδομάδα. Το πρόγραμμα και οι ρόλοι είναι ενδεικτικά. Αντικαταστήστε τα με τις ρυθμίσεις της εταιρείας σας.
1. Καλωσορίστε τον νέο υπάλληλο
Χρησιμοποιήστε μια διαφάνεια καλωσορίσματος με το όνομα της ομάδας και μια σύντομη ατζέντα. Εάν θέλετε έναν προσωπικό χαιρετισμό από έναν διευθυντή, καταγράψτε αυτό το άτομο ξεχωριστά.
Δείγμα αφήγησης:
“Καλώς ήρθατε στην ομάδα. Αυτός ο σύντομος οδηγός καλύπτει το πρώτο σας πρωινό, τα άτομα που μπορούν να σας βοηθήσουν και πού θα βρείτε τη λίστα ελέγχου της πρώτης εβδομάδας.”
2. Περπατήστε μέσα από το πρώτο πρωινό
Δείξτε τα ραντεβού με χρονική σειρά. Διατηρήστε τους συνδέσμους συσκέψεων στο συνοδευτικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να είναι εύκολο να ανοιχτούν.
Δείγμα αφήγησης:
“Η πρώτη σας συνάντηση είναι με τον διευθυντή σας στις εννέα και μισή. Στις δέκα, το τμήμα IT θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε τους λογαριασμούς σας. Θα συναντήσετε την ευρύτερη ομάδα στις έντεκα. Το email καλωσορίσματος περιέχει τους συνδέσμους της συνάντησης.”
3. Δείξτε πού μπορείτε να λάβετε βοήθεια
Βάλτε το όνομα κάθε επαφής δίπλα στον ρόλο της και τις ερωτήσεις στις οποίες μπορεί να απαντήσει.
Δείγμα αφήγησης:
“Ρωτήστε τον διευθυντή σας για το πρόγραμμά σας και τις πρώτες σας εργασίες. Επικοινωνήστε με το τμήμα IT για βοήθεια σχετικά με τη συσκευή ή την είσοδο. Η ομάδα προσωπικού μπορεί να σας βοηθήσει με τις φόρμες και το εγχειρίδιο. Μπορείτε να βρείτε τα στοιχεία επικοινωνίας τους στο email καλωσορίσματος.”
4. Δείξτε τη λίστα ελέγχου της πρώτης εβδομάδας
Ολοκληρώστε δείχνοντας πού θα βρείτε τη λίστα ελέγχου και πότε θα συζητήσετε ερωτήσεις με τον διευθυντή.
Δείγμα αφήγησης:
“Μετά από αυτό το βίντεο, ανοίξτε τη λίστα ελέγχου της πρώτης εβδομάδας στο email καλωσορίσματος. Προσθέστε τυχόν ερωτήσεις που θέλετε να συζητήσετε με τον διευθυντή σας κατά την πρώτη σας άφιξη.”
Στείλτε το βίντεο με συνδέσμους προς το πρόγραμμα, τις επαφές και τη λίστα ελέγχου. Κρατήστε το πλήρες εγχειρίδιο και την λεπτομερή εκπαίδευση διαθέσιμα ως ξεχωριστές αναφορές.
Δημιουργήστε το βίντεο ενσωμάτωσης με Ρεκάστια
Χρησιμοποιήστε το Εργαλείο μετατροπής PDF σε βίντεο για να μετατρέψετε τις προετοιμασμένες σελίδες σας σε βίντεο με αφήγηση. Για το παράδειγμα τεσσάρων σελίδων παραπάνω, η Λειτουργία για προχωρημένους σάς επιτρέπει να γράψετε την προφορική εξήγηση δίπλα σε κάθε σελίδα.
Προετοιμάστε ένα PDF που περιέχει το υλικό που έχει εγκρίνει η εταιρεία σας για μεταφόρτωση και κοινή χρήση και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα.
- Επιλέξτε ένα πρότυπο και ανεβάστε το PDF σας
Επιλέξτε ένα πρότυπο βίντεο, όπως η Διαφάνεια Σελίδας, και ανεβάστε το PDF προσανατολισμού σας. Επιλέξτε Λειτουργία για Προχωρημένους και, στη συνέχεια, επιλέξτε τις σελίδες που θέλετε στο βίντεο. Διατηρήστε κάθε σελίδα εστιασμένη σε ένα μέρος της εισαγωγής, όπως το πρωινό πρόγραμμα ή τις επαφές βοήθειας.
- Προσθήκη αφήγησης και προσαρμογή του βίντεο
Εισαγάγετε το σχετικό σενάριο δίπλα σε κάθε σελίδα. Ενεργοποιήστε την Εμφάνιση υποτίτλων για να εμφανιστεί η αφήγηση ως κείμενο και, στη συνέχεια, προχωρήστε στις ρυθμίσεις βίντεο.
• Επιλέξτε μια φωνή για την αφήγηση.
• Εξερευνήστε τις επιλογές avatar και μουσικής υπόκρουσης που ταιριάζουν στο βίντεο καλωσορίσματος.
• Επιλέξτε μια αναλογία βίντεο για την οθόνη όπου θα το παρακολουθούν οι εργαζόμενοι.
Για μια εισαγωγή που βασίζεται σε χρονοδιαγράμματα και στοιχεία επικοινωνίας, διατηρήστε το κείμενο μεγάλο και την αφήγηση σαφή. - Δημιουργήστε και μοιραστείτε το βίντεο
Δημιουργήστε το βίντεο και, στη συνέχεια, αναπαράγετε το. Ακούστε τα ονόματα και τις συντομογραφίες και επιβεβαιώστε ότι το πρόγραμμα ταιριάζει με το τρέχον υλικό καλωσορίσματος. Κοινοποιήστε τον σύνδεσμο του τελικού βίντεο μέσω του εγκεκριμένου καναλιού ένταξης της εταιρείας σας, μαζί με τους συνδέσμους της σύσκεψης και τη λίστα ελέγχου.
Κάντε τα βίντεο εύκολα στην εύρεση και παρακολούθηση
Χρησιμοποιήστε περιγραφικούς τίτλους όπως “Το πρώτο σας πρωινό” ή “Πού μπορείτε να βρείτε βοήθεια IT”. Παραθέστε τους κατά σειρά προβολής στη σελίδα ένταξης ή στο email καλωσορίσματος.
Πριν από την αποστολή, ελέγξτε αυτές τις λεπτομέρειες:
- Πρόσβαση: Οι νεοπροσληφθέντες μπορούν να ανοίξουν το βίντεο και τους συνδεδεμένους πόρους στο στάδιο που τους στέλνετε. Η πρόσβαση στον λογαριασμό εργασίας ενδέχεται να μην είναι δυνατή πριν από την πρώτη ημέρα.
- Αναγνώσιμο κείμενο: Τα ονόματα, οι ώρες και οι οδηγίες παραμένουν ευανάγνωστα σε ένα τηλέφωνο.
- Λεζάντες: Οι προφορικές πληροφορίες εμφανίζονται με ακρίβεια ως κείμενο. W3C's καθοδήγηση για υπότιτλους Καλύπτει επίσης σημαντικούς μη λεκτικούς ήχους όταν είναι απαραίτητοι για την κατανόηση ενός βίντεο.
- Τρέχουσες πληροφορίες: Ένας συγκεκριμένος συνάδελφος είναι υπεύθυνος για την ενημέρωση κάθε βίντεο όταν αλλάζουν οι επαφές, οι ώρες συναντήσεων ή οι διαδικασίες.
Αφού οι πρώτοι νεοπροσληφθέντες παρακολουθήσουν τα βίντεο, ρωτήστε τι ήταν ακόμα ασαφές. Εάν όλοι δυσκολεύονται να βρουν την επαφή IT, κάντε αυτές τις πληροφορίες πιο εύκολο να τις βρείτε τόσο στο βίντεο όσο και στο μήνυμα καλωσορίσματος.
Ξεκινήστε με τις ερωτήσεις της πρώτης ημέρας
Δημιουργήστε βίντεο ενσωμάτωσης γύρω από τις ερωτήσεις που πρέπει πρώτα να απαντηθούν από τους νεοπροσληφθέντες: πού να απευθυνθούν, ποιον να συναντήσουν και πώς να λάβουν βοήθεια. Ξεκινήστε με ένα PDF καλωσορίσματος και το παράδειγμα τεσσάρων σκηνών και, στη συνέχεια, προσθέστε βίντεο ενσωμάτωσης ειδικά για την ομάδα, ανάλογα με τις απαιτήσεις των εργασιών της πρώτης εβδομάδας.
Δώστε ζωή στο PDF σας με το Recastia
Δημιουργήστε, προσαρμόστε και κοινοποιήστε το περιεχόμενό σας με πιο ελκυστικό τρόπο.
Συχνές ερωτήσεις
Διατηρήστε κάθε βίντεο σε ένα σαφές θέμα. Διαβάστε το σενάριο δυνατά ενώ δείχνετε τις διαφάνειες. Αφαιρέστε οτιδήποτε ανήκει σε ένα μεταγενέστερο μάθημα ή γραπτή αναφορά. Διαχωρίστε μια ηχογράφηση όταν μετακινείται από μια εισαγωγή σε μια ξεχωριστή εργασία, αντί να την επεκτείνετε ώστε να καλύψει ολόκληρο το πρόγραμμα ένταξης.
Μεταφράστε το σενάριο και οποιοδήποτε κείμενο στις διαφάνειες και, στη συνέχεια, ζητήστε από έναν συνάδελφο που μιλάει άπταιστα να ελέγξει τα ονόματα, τους όρους του χώρου εργασίας και τις οδηγίες. Διατηρήστε το πρόγραμμα και τα στοιχεία επικοινωνίας συνεπή σε όλες τις εκδόσεις. Δώστε σε κάθε έκδοση μια σαφή διατυπωτική ετικέτα, ώστε οι νεοπροσληφθέντες να μπορούν να επιλέξουν αυτήν που χρειάζονται.
Όχι. Ένα PDF με αφήγηση μπορεί να εξηγήσει τα χρονοδιαγράμματα, τις αρμοδιότητες της ομάδας και πού να βρείτε πόρους. Βιντεοσκοπήστε έναν συνάδελφο όταν έχει σημασία μια προσωπική υποδοχή ή ηχογραφήστε μια επίδειξη όταν οι εργαζόμενοι χρειάζονται να δουν μια φυσική εργασία. Επιλέξτε τη μορφή που δείχνει τις πληροφορίες με σαφήνεια.
Στείλτε την ημερήσια διάταξη, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα επόμενα βήματα μέσω email ή PDF, όσο το τμήμα IT βοηθά στην επίλυση του προβλήματος πρόσβασης. Συμπεριλάβετε την ώρα του πρώτου ραντεβού και τις οδηγίες συμμετοχής, ώστε ο εργαζόμενος να μπορεί να ξεκινήσει την ημέρα του χωρίς να περιμένει να λειτουργήσει το βίντεο.