Video hướng dẫn hội nhập nhân viên giới thiệu nhân viên mới đến với nhóm làm việc, giải thích những điều cần chuẩn bị và chỉ dẫn nơi cần hỗ trợ. Hướng dẫn này bao gồm những nội dung cần có trong video hội nhập trước ngày đầu tiên, vào ngày đầu tiên và trong tuần đầu tiên, kèm theo một ví dụ mẫu mà bạn có thể chỉnh sửa từ các tài liệu PDF hiện có.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Cung cấp thông tin chi tiết về việc đến nơi trước ngày đầu tiên, giới thiệu mọi người và lịch trình vào ngày đầu tiên, sau đó giải thích công việc cụ thể của từng nhóm trong tuần đầu tiên.
- Video ngày đầu tiên có thể gồm bốn phần: lời chào mừng, lịch trình buổi sáng, thông tin liên hệ hỗ trợ và danh sách việc cần làm trong tuần đầu tiên.
- Sử dụng các file PDF chào mừng và hướng dẫn nhóm hiện có làm tài liệu tham khảo. Thêm lời thuyết minh để giải thích thông tin trên mỗi trang.
- Chia sẻ đường dẫn cuộc họp, thông tin liên hệ và danh sách việc cần làm cùng với video để nhân viên mới có thể mở chúng mà không cần xem lại.
Lên kế hoạch quay video hướng dẫn nhân viên mới vào khoảng tuần đầu tiên.
Hãy sắp xếp mỗi video vào một vị trí rõ ràng trong lịch trình. Người chuẩn bị cho buổi sáng đầu tiên cần thông tin về thời gian đến nơi; người bắt đầu nhiệm vụ đầu tiên cần hướng dẫn cho công việc đó. Gửi mỗi video khi thông tin trở nên cần thiết.
Trước ngày đầu tiên: Giải thích những điều cần biết
Bắt đầu bằng lời chào mừng từ người quản lý hoặc nhóm, tiếp theo là các thông tin cần thiết mà nhân viên mới cần trước khi đến nơi làm việc hoặc đăng nhập.
- Nên đi đâu: Lối vào văn phòng và quầy lễ tân, hoặc đường dẫn cho cuộc họp trực tuyến đầu tiên.
- Thời gian đến: Thời gian bắt đầu và múi giờ, cộng với cuộc hẹn đầu tiên.
- Những thứ cần chuẩn bị: Bất kỳ thiết bị hoặc tài liệu nào mà công ty yêu cầu họ mang đến.
- Người cần liên hệ: Một người có thể hỗ trợ nếu có sự cố xảy ra với việc đi lại, thiết bị hoặc quyền truy cập.
Nếu lối vào khó tìm, hãy chỉ rõ. Đối với nhân viên làm việc từ xa, hãy giải thích cách họ sẽ nhận được lời mời họp và nơi cần liên hệ để được hỗ trợ trước khi tài khoản công việc của họ được thiết lập. Hãy đưa những thông tin này vào email chào mừng để không ai phải xem lại video để tìm thời gian hoặc địa chỉ.
Ngày đầu tiên: Giới thiệu những người tham gia và kế hoạch.
Video ngày đầu tiên nên giúp nhân viên mới nhận biết những người họ sẽ gặp và hiểu rõ lịch trình trong ngày.
Hãy mô tả công ty bằng một vài câu ngắn gọn và cụ thể: công ty sản xuất hoặc làm gì, phục vụ ai và nhóm của nhân viên mới đóng góp như thế nào. Sau đó, giới thiệu người quản lý, người hướng dẫn trong quá trình hội nhập và các đầu mối liên hệ hỗ trợ bằng tên và vai trò của họ.
- Trình diễn: Lịch trình trong ngày, sơ đồ nhóm đơn giản và vị trí của danh sách kiểm tra quy trình hội nhập nhân viên mới.
- Giải thích: Cuộc họp nào diễn ra trước, việc thiết lập tài khoản được thực hiện ở đâu và nên liên hệ với ai để hỏi về các biểu mẫu hoặc thiết bị.
- Kết thúc bằng: Cuộc hẹn tiếp theo hoặc danh sách việc cần làm.
Bài viết được xuất bản bởi GitLab hướng dẫn người bạn đồng hành trong quá trình hội nhập Ví dụ này rất hữu ích: những người hướng dẫn tự giới thiệu bản thân trước ngày bắt đầu công việc và sắp xếp một cuộc trò chuyện ban đầu. Một video có thể giới thiệu người đó; cuộc trò chuyện giúp người mới có thời gian đặt câu hỏi.
Trong tuần đầu tiên: Giải thích công việc
Khi nhân viên mới đã quen với công việc, hãy chuyển sang các chủ đề cụ thể của nhóm: nhiệm vụ đầu tiên, các cuộc họp thường xuyên, chia sẻ tệp và cách yêu cầu phản hồi.
Ví dụ, một nhân viên hỗ trợ khách hàng có thể cần một video hướng dẫn cách xử lý yêu cầu mẫu giữa các nhóm. Một nhà thiết kế có thể cần giới thiệu về thư viện thiết kế và quy trình xem xét. Hãy giữ kín tên khách hàng, thông tin đăng nhập và chi tiết cá nhân của nhân viên trong các tài liệu hướng dẫn.
Phần giới thiệu tách biệt với phần hướng dẫn chi tiết về nhiệm vụ. Phần tổng quan về nhóm giải thích nhóm làm gì và các thành viên làm việc cùng nhau như thế nào. quy trình vận hành tiêu chuẩn video Hướng dẫn cách hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể.
Chọn vật liệu bạn đã có sẵn
Gói chào mừng của bạn, slide thuyết trình, và sổ tay nhân viên kỹ thuật số Có thể cung cấp phần lớn nội dung. Hãy chọn những phần trả lời ngay những câu hỏi mà nhân viên mới đặt ra thay vì đọc to toàn bộ tài liệu.
- Gói chào mừng → video chào đón: Sử dụng lịch trình và thông tin địa điểm. Thêm lời chào mừng và giải thích về cuộc hẹn đầu tiên.
- Danh bạ nhóm → Giới thiệu nhóm: Nêu rõ tên và vai trò. Giải thích ai là người phụ trách các câu hỏi thường gặp thay vì liệt kê từng chức danh công việc.
- Sổ tay hướng dẫn → video hướng dẫn tìm kiếm trợ giúp: Hiển thị nơi tìm thông tin về nghỉ phép, hướng dẫn chi phí và thông tin liên hệ hỗ trợ. Liên kết đến các chính sách hiện hành đầy đủ bên cạnh video.
- Hướng dẫn của khoa → Giới thiệu tuần đầu tiên: Giải thích các trách nhiệm chính của nhóm và nhiệm vụ đầu tiên của nhân viên mới. Hãy dành các quy trình chi tiết cho các video riêng biệt.
Hãy giữ một bản ghi âm giới thiệu chung của công ty và các bản ghi âm riêng biệt dành riêng cho từng nhóm. Bộ phận Nhân sự sẽ quản lý tài liệu chung trong khi mỗi quản lý sẽ cập nhật hướng dẫn cho nhóm của mình.
Ví dụ: Video hướng dẫn ngày đầu tiên
Ví dụ video hướng dẫn nhân viên mới dưới đây sử dụng bốn trang PDF: lời chào mừng, lịch trình buổi sáng, thông tin liên hệ hỗ trợ và danh sách việc cần làm trong tuần đầu tiên. Lịch trình và vai trò chỉ mang tính minh họa; hãy thay thế chúng bằng sắp xếp của công ty bạn.
1. Chào mừng nhân viên mới
Sử dụng slide chào mừng với tên nhóm và chương trình nghị sự ngắn gọn. Nếu bạn muốn có lời chào cá nhân từ người quản lý, hãy ghi âm riêng phần đó.
Ví dụ về lời dẫn truyện:
“Chào mừng bạn đến với đội ngũ. Hướng dẫn ngắn gọn này sẽ bao gồm những thông tin về buổi sáng đầu tiên của bạn, những người có thể hỗ trợ và nơi tìm thấy danh sách việc cần làm trong tuần đầu tiên.”
2. Dạo bước qua buổi sáng đầu tiên
Hiển thị các cuộc hẹn theo thứ tự thời gian. Giữ nguyên đường dẫn cuộc họp trong email đính kèm để dễ dàng mở.
Ví dụ về lời dẫn truyện:
“Buổi gặp mặt đầu tiên của bạn là với quản lý lúc 9 giờ 30 phút. Lúc 10 giờ, bộ phận CNTT sẽ hỗ trợ bạn thiết lập tài khoản. Bạn sẽ gặp gỡ toàn bộ nhóm lúc 11 giờ. Email chào mừng của bạn có chứa các đường dẫn đến cuộc họp.”
3. Chỉ ra nơi có thể tìm kiếm sự trợ giúp
Hãy ghi tên từng người liên hệ bên cạnh vai trò của họ và những câu hỏi mà họ có thể trả lời.
Ví dụ về lời dẫn truyện:
“Hãy hỏi quản lý của bạn về lịch làm việc và nhiệm vụ đầu tiên. Liên hệ với bộ phận CNTT để được hỗ trợ về thiết bị hoặc đăng nhập. Nhóm Nhân sự có thể giúp bạn điền biểu mẫu và xem sổ tay hướng dẫn. Bạn có thể tìm thấy thông tin liên hệ của họ trong email chào mừng.”
4. Chỉ vào Danh sách kiểm tra tuần đầu tiên
Kết thúc bằng cách chỉ ra nơi tìm thấy danh sách kiểm tra và thời điểm nên thảo luận các câu hỏi với người quản lý.
Ví dụ về lời dẫn truyện:
“Sau khi xem video này, hãy mở danh sách việc cần làm trong tuần đầu tiên trong email chào mừng của bạn. Thêm bất kỳ câu hỏi nào bạn muốn thảo luận với quản lý của mình trong buổi kiểm tra tiến độ đầu tiên.”
Gửi video kèm theo các đường dẫn đến lịch trình, thông tin liên hệ và danh sách kiểm tra. Giữ lại toàn bộ cẩm nang và tài liệu đào tạo chi tiết để tham khảo riêng.
Tạo video giới thiệu nhân viên mới của bạn với Recastia
Sử dụng Công cụ chuyển đổi PDF sang Video Để chuyển các trang đã chuẩn bị của bạn thành video có lời thuyết minh. Đối với ví dụ bốn trang ở trên, Chế độ Nâng cao cho phép bạn viết lời giải thích bằng giọng nói bên cạnh mỗi trang.
Chuẩn bị một file PDF chứa nội dung mà công ty bạn đã phê duyệt để tải lên và chia sẻ, sau đó làm theo các bước sau.
- Chọn mẫu và tải lên tệp PDF của bạn.
Chọn một mẫu video, chẳng hạn như Page Slide, và tải lên tệp PDF hướng dẫn của bạn. Chọn Chế độ Nâng cao, sau đó chọn các trang bạn muốn hiển thị trong video. Giữ cho mỗi trang tập trung vào một phần của phần giới thiệu, chẳng hạn như lịch trình buổi sáng hoặc thông tin liên hệ hỗ trợ.
- Thêm lời thuyết minh và tùy chỉnh video.
Nhập kịch bản tương ứng bên cạnh mỗi trang. Bật hiển thị phụ đề để hiển thị lời thuyết minh dưới dạng văn bản, sau đó tiếp tục đến phần cài đặt video.
• Chọn giọng văn cho phần tường thuật.
• Khám phá các tùy chọn hình đại diện và nhạc nền để phù hợp với video chào mừng của bạn.
• Chọn tỷ lệ khung hình video phù hợp cho màn hình mà nhân viên sẽ xem.
Đối với phần giới thiệu tập trung vào lịch trình và thông tin liên hệ, hãy giữ cỡ chữ lớn và giọng văn rõ ràng. - Tạo và chia sẻ video
Tạo video, sau đó phát thử. Lắng nghe các tên và từ viết tắt, và xác nhận rằng lịch trình khớp với tài liệu chào mừng hiện tại. Chia sẻ liên kết video đã hoàn chỉnh thông qua kênh hướng dẫn hội nhập được phê duyệt của công ty bạn, cùng với các liên kết cuộc họp và danh sách kiểm tra.
Giúp người xem dễ dàng tìm và theo dõi video.
Hãy sử dụng các tiêu đề mô tả như “Buổi sáng đầu tiên của bạn” hoặc “Nơi tìm kiếm trợ giúp CNTT”. Liệt kê chúng theo thứ tự dễ xem trên trang hướng dẫn hoặc trong email chào mừng.
Trước khi gửi, hãy kiểm tra những thông tin sau:
- Truy cập: Nhân viên mới có thể mở video và các tài liệu liên kết ngay khi bạn gửi cho họ. Quyền truy cập tài khoản công việc có thể chưa được cấp trước ngày làm việc đầu tiên của họ.
- Văn bản dễ đọc: Tên, thời gian và hướng dẫn vẫn hiển thị rõ ràng trên điện thoại.
- Chú thích ảnh: Thông tin được nói ra và hiển thị chính xác dưới dạng văn bản. (W3C) hướng dẫn chú thích Nó cũng bao gồm cả các âm thanh phi ngôn ngữ có ý nghĩa khi cần thiết để hiểu video.
- Thông tin hiện tại: Một đồng nghiệp được chỉ định sẽ chịu trách nhiệm cập nhật từng video khi có sự thay đổi về thông tin liên lạc, thời gian họp hoặc quy trình.
Sau khi một vài nhân viên mới xem xong video, hãy hỏi xem họ còn chưa hiểu rõ điều gì. Nếu mọi người đều gặp khó khăn trong việc tìm thông tin liên hệ bộ phận CNTT, hãy làm cho thông tin đó dễ tìm hơn trong cả video và tin nhắn chào mừng.
Bắt đầu với những câu hỏi của ngày đầu tiên
Hãy xây dựng các video hướng dẫn hội nhập xoay quanh những câu hỏi mà nhân viên mới cần được giải đáp đầu tiên: họ cần đến đâu, gặp ai và nhận được sự trợ giúp như thế nào. Bắt đầu với một file PDF chào mừng và ví dụ bốn cảnh, sau đó thêm các video hướng dẫn hội nhập dành riêng cho từng nhóm khi các nhiệm vụ trong tuần đầu tiên yêu cầu.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.
Câu hỏi thường gặp
Mỗi video chỉ nên tập trung vào một chủ đề rõ ràng. Đọc to kịch bản trong khi trình chiếu slide; loại bỏ bất kỳ nội dung nào thuộc về bài học sau hoặc tài liệu tham khảo bằng văn bản. Chia nhỏ bản ghi khi chuyển từ phần giới thiệu sang một nhiệm vụ riêng biệt, thay vì kéo dài nó để bao quát toàn bộ chương trình hướng dẫn.
Dịch kịch bản và mọi văn bản trên các slide, sau đó nhờ một đồng nghiệp thông thạo ngôn ngữ đó xem lại tên, thuật ngữ chuyên ngành và hướng dẫn. Giữ lịch trình và thông tin liên hệ nhất quán giữa các phiên bản. Ghi rõ ngôn ngữ của từng phiên bản để nhân viên mới có thể chọn phiên bản họ cần.
Không. Một file PDF có lời thuyết minh có thể giải thích lịch trình, trách nhiệm của nhóm và nơi tìm kiếm tài nguyên. Quay phim một đồng nghiệp khi cần lời chào đón cá nhân, hoặc ghi lại một buổi trình diễn khi nhân viên cần xem trực tiếp một thao tác. Hãy chọn định dạng hiển thị thông tin rõ ràng nhất.
Hãy gửi chương trình nghị sự, thông tin liên hệ và các bước tiếp theo qua email hoặc file PDF trong khi bộ phận CNTT hỗ trợ giải quyết sự cố truy cập. Bao gồm thời gian cuộc hẹn đầu tiên và hướng dẫn tham gia, để nhân viên có thể bắt đầu ngày làm việc mà không cần chờ video hoạt động.