Filmy wprowadzające pracowników przedstawiają nowych pracowników zespołowi, wyjaśniają, czego się spodziewać i gdzie szukać pomocy. Ten przewodnik omawia, co należy uwzględnić w filmach wprowadzających przed pierwszym dniem, w pierwszym dniu i w pierwszym tygodniu, a także zawiera przykładowy film, który można zaadaptować z istniejących materiałów PDF.
Najważniejsze wnioski
- Przed pierwszym dniem omów szczegóły przybycia, pierwszego dnia przedstaw ludzi i harmonogram, a następnie w pierwszym tygodniu wyjaśnij zadania związane z konkretnymi zadaniami zespołu.
- Film z pierwszego dnia może obejmować cztery sceny: powitanie, poranny harmonogram, osoby kontaktowe do pomocy oraz listę kontrolną z pierwszego tygodnia.
- Wykorzystaj istniejące pliki PDF z powitaniami i przewodniki dla zespołu jako materiał źródłowy. Dodaj narrację, aby wyjaśnić informacje na każdej stronie.
- Udostępnij linki do spotkań, dane kontaktowe i listę kontrolną obok filmu, aby nowi pracownicy mogli je otworzyć bez konieczności ponownego oglądania.
Zaplanuj filmy wprowadzające na pierwszy tydzień
Przypisz każdemu filmowi wyraźne miejsce w harmonogramie. Osoba przygotowująca się do pierwszego poranka potrzebuje szczegółów dotyczących przybycia; osoba rozpoczynająca swoje pierwsze zadanie potrzebuje instrukcji dotyczących tej pracy. Wysyłaj każdy film, gdy informacje staną się istotne.
Przed pierwszym dniem: Wyjaśnij, czego się spodziewać
Zacznij od powitania ze strony menedżera lub zespołu, a następnie przekaż nowo zatrudnionemu pracownikowi praktyczne informacje przed przybyciem lub zalogowaniem się.
- Dokąd się udać: Wejście do biura i recepcja, czyli łącznik do pierwszego zdalnego spotkania.
- Kiedy przyjechać: Godzina i strefa czasowa rozpoczęcia oraz data pierwszego spotkania.
- Co przygotować: Cały sprzęt i dokumenty, o których dostarczenie poprosiła ich firma.
- Z kim się skontaktować: Osoba, która może pomóc, jeśli podróż, sprzęt lub dostęp okażą się nieodpowiednie.
Pokaż wejście, jeśli trudno je znaleźć. Pracownikom zdalnym wyjaśnij, jak otrzymają zaproszenie na spotkanie i gdzie mogą zwrócić się o pomoc, zanim ich konto służbowe będzie gotowe. Zapisz te dane również w e-mailu powitalnym, aby nikt nie musiał odtwarzać filmu, aby znaleźć termin lub adres.
Pierwszego dnia: Przedstawienie ludzi i planu
Film instruktażowy z pierwszego dnia pracy powinien pomóc nowemu pracownikowi rozpoznać ludzi, których spotka, i zrozumieć harmonogram dnia.
Omów firmę w kilku konkretnych zdaniach: czym się zajmuje, komu służy i jaki wkład wnosi zespół nowego pracownika. Następnie przedstaw menedżera, osobę wdrażającą i osoby kontaktowe, podając imię i nazwisko oraz rolę.
- Pokazywać: Harmonogram dnia, prosta mapa zespołu i lokalizacja listy kontrolnej wdrażania.
- Wyjaśnić: Które spotkanie jest pierwsze, gdzie zostanie skonfigurowane konto i kogo zapytać o formularze lub sprzęt.
- Zakończ: Następne spotkanie lub lista kontrolna do otwarcia.
Opublikowano przez GitLab wskazówki dla towarzyszy wprowadzających Podaje przydatny przykład: koledzy przedstawiają się przed rozpoczęciem pracy i umawiają się na wstępną rozmowę. Filmik może przedstawić tę osobę; rozmowa daje nowo zatrudnionemu czas na zadawanie pytań.
W pierwszym tygodniu: Wyjaśnij pracę
Gdy nowy pracownik zapozna się już z systemem, przejdź do tematów dotyczących konkretnego zespołu: pierwszego zadania, regularnych spotkań, udostępniania plików i sposobu proszenia o opinię.
Na przykład, osoba zatrudniona do obsługi klienta może potrzebować filmu pokazującego, jak przykładowe zlecenie przechodzi między zespołami. Projektant może potrzebować wprowadzenia do biblioteki projektów i procesu weryfikacji. Nie podawaj imion i nazwisk klientów, danych uwierzytelniających ani prywatnych danych pracowników w materiałach demonstracyjnych.
Oddziel wprowadzenia od szczegółowego szkolenia zadaniowego. Przegląd zespołu wyjaśnia, czym zajmuje się zespół i jak współpracują ze sobą współpracownicy. standardowa procedura operacyjna wideo pokazuje jak wykonać jedno konkretne zadanie.
Wybierz materiał, który już posiadasz
Pakiet powitalny, slajdy prezentacji i cyfrowy podręcznik pracownika może dostarczyć znaczną część treści. Wybierz fragmenty, które odpowiadają na natychmiastowe pytania nowego pracownika, zamiast czytać cały dokument na głos.
- Pakiet powitalny → film powitalny: Skorzystaj z harmonogramu i szczegółów lokalizacji. Dodaj powitanie ustne i wyjaśnij szczegóły pierwszego spotkania.
- Katalog zespołu → przedstawienie zespołu: Podaj nazwiska i role. Wyjaśnij, kto odpowiada na typowe pytania, zamiast wymieniać wszystkie stanowiska.
- Podręcznik → film instruktażowy: Pokaż, gdzie znaleźć informacje o urlopach, wskazówki dotyczące wydatków i dane kontaktowe do pomocy technicznej. Link do pełnych, aktualnych zasad znajduje się obok filmu.
- Przewodnik po dziale → wprowadzenie w pierwszym tygodniu: Wyjaśnij główne obowiązki zespołu i pierwsze zadanie nowego pracownika. Szczegółowe procedury zapisz na osobne filmy.
Zachowaj jedno wspólne wprowadzenie do firmy i osobne nagrania dla poszczególnych zespołów. Dział HR może zarządzać wspólnymi materiałami, podczas gdy każdy menedżer dba o aktualność instrukcji dla swojego zespołu.
Przykład: film instruktażowy z pierwszego dnia
Poniższy przykładowy film instruktażowy dla pracowników wykorzystuje cztery strony PDF: powitanie, poranny harmonogram, dane kontaktowe do pomocy oraz listę kontrolną na pierwszy tydzień. Harmonogram i role mają charakter poglądowy; zastąp je ustaleniami obowiązującymi w Twojej firmie.
1. Powitanie nowego pracownika
Użyj slajdu powitalnego z nazwą zespołu i krótkim planem spotkania. Jeśli chcesz, aby menedżer osobiście Cię powitał, nagraj tę osobę osobno.
Przykładowa narracja:
“Witamy w zespole. Ten krótki przewodnik opisuje Twój pierwszy poranek, osoby, które mogą Ci pomóc, i gdzie znaleźć listę kontrolną na pierwszy tydzień.”
2. Przespaceruj się przez pierwszy poranek
Wyświetlaj spotkania w kolejności chronologicznej. Zachowaj linki do spotkań w załączonym e-mailu, aby łatwo je było otworzyć.
Przykładowa narracja:
“Twoje pierwsze spotkanie z przełożonym odbędzie się o 9:30. O 10:00 dział IT pomoże ci skonfigurować konta. O jedenastej spotkasz się z resztą zespołu. W e-mailu powitalnym znajdziesz linki do spotkania”.”
3. Pokaż, gdzie szukać pomocy
Wpisz imię i nazwisko każdego kontaktu obok jego roli i pytań, na które może odpowiedzieć.
Przykładowa narracja:
“Zapytaj swojego menedżera o swój harmonogram i pierwsze zadania. Skontaktuj się z działem IT, aby uzyskać pomoc dotyczącą urządzenia lub logowania. Zespół ds. kadr może pomóc w zakresie formularzy i podręcznika. Dane kontaktowe znajdziesz w e-mailu powitalnym.”
4. Wskaż listę kontrolną pierwszego tygodnia
Na koniec pokaż, gdzie znaleźć listę kontrolną i kiedy omówić pytania z kierownikiem.
Przykładowa narracja:
“Po obejrzeniu tego filmu otwórz listę kontrolną z pierwszego tygodnia w e-mailu powitalnym. Dodaj wszelkie pytania, które chcesz omówić ze swoim menedżerem podczas pierwszej kontroli.”
Prześlij film z linkami do harmonogramu, kontaktów i listy kontrolnej. Zachowaj cały podręcznik i szczegółowe szkolenie jako osobne materiały źródłowe.
Utwórz swój film wprowadzający za pomocą Recastia
Użyj Narzędzie PDF do wideo Aby przekształcić przygotowane strony w film z narracją. W przypadku powyższego czterostronicowego przykładu, tryb zaawansowany pozwala na dodanie objaśnienia głosowego obok każdej strony.
Przygotuj plik PDF zawierający materiały, których przesyłanie i udostępnianie Twoja firma zatwierdziła, a następnie wykonaj poniższe kroki.
- Wybierz szablon i prześlij swój plik PDF
Wybierz szablon filmu, taki jak „Slajd strony”, i prześlij plik PDF z prezentacją. Wybierz tryb zaawansowany, a następnie wybierz strony, które chcesz uwzględnić w filmie. Każda strona powinna koncentrować się na jednej części wprowadzenia, takiej jak poranny harmonogram lub osoby kontaktowe.
- Dodaj narrację i dostosuj wideo
Wprowadź odpowiedni skrypt obok każdej strony. Włącz wyświetlanie napisów, aby wyświetlić narrację jako tekst, a następnie przejdź do ustawień wideo.
• Wybierz głos dla narracji.
• Zapoznaj się z opcjami awatara i muzyki w tle, aby dopasować je do swojego filmu powitalnego.
• Wybierz proporcje obrazu wideo do ekranu, na którym pracownicy będą go oglądać.
Jeśli wstęp opiera się na harmonogramach i danych kontaktowych, postaraj się, aby tekst był duży, a narracja przejrzysta. - Wygeneruj i udostępnij wideo
Wygeneruj film, a następnie odtwórz go. Zwróć uwagę na nazwy i skróty oraz upewnij się, że harmonogram jest zgodny z aktualnymi materiałami powitalnymi. Udostępnij link do gotowego filmu za pośrednictwem zatwierdzonego kanału onboardingowego w Twojej firmie, wraz z linkami do spotkań i listą kontrolną.
Ułatw znajdowanie i śledzenie filmów
Używaj opisowych tytułów, takich jak “Twój pierwszy poranek” lub “Gdzie uzyskać pomoc IT”. Wypisz je w kolejności wyświetlania na stronie wprowadzającej lub w e-mailu powitalnym.
Przed wysłaniem sprawdź poniższe dane:
- Dostęp: Nowi pracownicy mogą otworzyć film i powiązane zasoby na etapie wysyłania. Dostęp do konta służbowego może nie być możliwy przed pierwszym dniem pracy.
- Czytelny tekst: Nazwy, godziny i instrukcje pozostają czytelne na telefonie.
- Podpisy: Informacje mówione są wyświetlane dokładnie jako tekst. W3C wskazówki dotyczące napisów obejmuje również dźwięki inne niż mowa, jeśli są potrzebne do zrozumienia filmu.
- Aktualne informacje: Za aktualizację każdego filmu odpowiada wyznaczony współpracownik, gdy zmieniają się kontakty, godziny spotkań lub procedury.
Po obejrzeniu filmów przez pierwszych kilku nowych pracowników, zapytaj, co nadal jest niejasne. Jeśli wszyscy mają problem ze znalezieniem osoby kontaktowej ds. IT, ułatw jej znalezienie zarówno w filmie, jak i w wiadomości powitalnej.
Zacznij od pytań pierwszego dnia
Twórz filmy wprowadzające, skupiając się na pytaniach, na które nowi pracownicy potrzebują najpierw odpowiedzi: gdzie się udać, z kim się spotkać i jak uzyskać pomoc. Zacznij od powitalnego pliku PDF i przykładu czterech scen, a następnie dodawaj filmy wprowadzające dla poszczególnych zespołów, jeśli będą tego wymagać zadania w pierwszym tygodniu.
Ożyw swój plik PDF dzięki Recastia
Twórz, dostosowuj i udostępniaj treści w bardziej angażujący sposób.
Często zadawane pytania
Niech każdy film będzie dotyczył jednego, jasnego tematu. Czytaj scenariusz na głos podczas pokazu slajdów; usuń wszystko, co pasuje do późniejszej lekcji lub pisemnego odniesienia. Podziel nagranie, gdy przechodzi ono ze wstępu do osobnego zadania, zamiast rozciągać je na cały program wprowadzający.
Przetłumacz skrypt i wszelkie teksty na slajdach, a następnie poproś biegle posługującego się językiem kolegę o sprawdzenie imion, terminów obowiązujących w miejscu pracy i instrukcji. Zadbaj o spójność harmonogramu i danych kontaktowych we wszystkich wersjach. Nadaj każdej wersji czytelną etykietę językową, aby nowi pracownicy mogli wybrać tę, której potrzebują.
Nie. Plik PDF z narracją może wyjaśniać harmonogramy, obowiązki zespołu i miejsca, w których można znaleźć zasoby. Sfilmuj współpracownika, gdy osobiste powitanie jest ważne, lub nagraj demonstrację, gdy pracownicy muszą zobaczyć zadanie na żywo. Wybierz format, który jasno pokazuje informacje.
Wyślij plan działania, dane kontaktowe i kolejne kroki e-mailem lub w formacie PDF, a dział IT pomoże rozwiązać problem z dostępem. Dołącz godzinę pierwszego spotkania i instrukcje dołączenia, aby pracownik mógł rozpocząć dzień bez czekania na uruchomienie filmu.