Úvodné videá pre zamestnancov predstavujú nových zamestnancov ich tímu, vysvetľujú, čo môžu očakávať, a ukazujú, kde získať pomoc. Táto príručka popisuje, čo zahrnúť do úvodných videí pred prvým dňom, v prvý deň a počas prvého týždňa, pričom obsahuje aj ukážku, ktorú si môžete prispôsobiť z existujúcich materiálov vo formáte PDF.
Kľúčové poznatky
- Pred prvým dňom preberte podrobnosti o príchode, v prvý deň predstavte ľudí a harmonogram a potom vysvetlite prácu špecifickú pre tím počas prvého týždňa.
- Video z prvého dňa môže nasledovať po štyroch scénach: privítanie, ranný rozvrh, kontakty na pomoc a kontrolný zoznam pre prvý týždeň.
- Ako zdrojový materiál použite existujúce uvítacie súbory PDF a tímové príručky. Pridajte komentár, ktorý vysvetlí informácie na každej strane.
- Zdieľajte odkazy na stretnutia, kontaktné údaje a kontrolný zoznam spolu s videom, aby si ho noví zamestnanci mohli otvoriť bez toho, aby si ho museli znova prehrať.
Naplánujte si úvodné videá počas prvého týždňa
Každému videu dajte v rozvrhu jasné miesto. Niekto, kto sa pripravuje na svoje prvé ráno, potrebuje podrobnosti o príchode; niekto, kto začína s prvou úlohou, potrebuje pokyny k tejto práci. Pošlite každé video, keď sa informácie stanú relevantnými.
Pred prvým dňom: Vysvetlite, čo môžete očakávať
Začnite privítaním od manažéra alebo tímu a potom nasledujú praktické podrobnosti, ktoré nový zamestnanec potrebuje pred príchodom alebo prihlásením.
- Kam ísť: Vchod do kancelárie a recepčný pult alebo odkaz na prvé stretnutie na diaľku.
- Kedy prísť: Čas začiatku a časové pásmo plus prvá schôdzka.
- Čo si pripraviť: Akékoľvek vybavenie alebo dokumenty, ktoré si od nich spoločnosť vyžiadala.
- Koho kontaktovať: Osoba, ktorá môže pomôcť, ak sa vyskytnú problémy s cestovaním, vybavením alebo prístupom.
Ukážte vchod, ak je ťažké ho nájsť. Zamestnancom pracujúcim na diaľku vysvetlite, ako dostanú pozvánku na stretnutie a kde môžu požiadať o pomoc predtým, ako bude ich pracovný účet pripravený. Tieto údaje uveďte aj v uvítacom e-maile, aby si nikto nemusel znova prehrať video, aby našiel čas alebo adresu.
V prvý deň: Predstavenie ľudí a plánu
Video z prvého dňa by malo novému zamestnancovi pomôcť rozpoznať ľudí, s ktorými sa stretne, a pochopiť denný rozvrh.
V niekoľkých konkrétnych vetách opíšte spoločnosť: čo vyrába alebo robí, komu slúži a ako prispieva tím nového zamestnanca. Potom predstavte manažéra, nástupného partnera a kontaktné osoby podpory podľa mena a pozície.
- Zobraziť: Denný program, jednoduchá mapa tímu a umiestnenie kontrolného zoznamu pre nástup.
- Vysvetlite: Ktoré stretnutie sa uskutoční ako prvé, kde sa uskutoční nastavenie účtu a koho sa opýtať na formuláre alebo vybavenie.
- Koniec s: Ďalšia schôdzka alebo kontrolný zoznam, ktorý sa má otvoriť.
Publikované na GitLabe poradenstvo pre nástupných priateľov uvádza užitočný príklad: kamaráti sa predstavia pred nástupom do zamestnania a dohodnú si úvodný rozhovor. Video môže danú osobu predstaviť; rozhovor dáva novému zamestnancovi čas klásť otázky.
Počas prvého týždňa: Vysvetlite prácu
Keď sa nový zamestnanec zorientuje v tíme, prejdite na témy špecifické pre tím: prvá úloha, pravidelné stretnutia, zdieľané súbory a ako požiadať o spätnú väzbu.
Napríklad, zamestnanec zákazníckej podpory môže potrebovať video, ktoré ukazuje, ako sa vzorová požiadavka presúva medzi tímami. Dizajnér môže potrebovať úvod do knižnice návrhov a procesu kontroly. Udržujte mená zákazníkov, poverenia a súkromné údaje o zamestnancoch mimo demonštračných materiálov.
Oddeľte úvody od podrobného školenia o úlohách. Prehľad tímu vysvetľuje, čo tím robí a ako kolegovia spolupracujú. štandardný operačný postup pre video ukazuje, ako dokončiť jednu konkrétnu úlohu.
Vyberte si materiál, ktorý už máte
Váš uvítací balíček, prezentačné slajdy a digitálna príručka pre zamestnancov môže poskytnúť väčšinu obsahu. Namiesto čítania celého dokumentu nahlas vyberte časti, ktoré odpovedajú na okamžité otázky nového zamestnanca.
- Uvítací balíček → video o príchode: Použite podrobnosti o rozvrhu a mieste. Pridajte ústne privítanie a vysvetlite priebeh prvého stretnutia.
- Adresár tímu → predstavenie tímu: Uveďte mená a úlohy. Vysvetlite, kto rieši bežné otázky, namiesto toho, aby ste rozprávali o každej pracovnej pozícii.
- Príručka → video s nápovedou: Ukážte, kde nájdete informácie o dovolenke, pokyny k výdavkom a kontakty na podporu. Odkaz na úplné a aktuálne pravidlá nájdete vedľa videa.
- Sprievodca katedrou → úvod do prvého týždňa: Vysvetlite hlavné zodpovednosti tímu a prvú úlohu nového zamestnanca. Podrobné postupy si uložte do samostatných videí.
Uchovávajte jeden spoločný úvod do spoločnosti a samostatné nahrávky špecifické pre daný tím. Personálne oddelenie môže spravovať spoločný materiál, zatiaľ čo každý manažér udržiava aktuálne pokyny svojho tímu.
Príklad: Úvodné video pre prvý deň
Nasledujúci príklad videa o nástupe zamestnancov používa štyri strany PDF: uvítací list, ranný rozvrh, kontakty na pomoc a kontrolný zoznam pre prvý týždeň. Rozvrh a úlohy sú ilustračné; nahraďte ich usporiadaním vašej spoločnosti.
1. Privítajte nového zamestnanca
Použite uvítací slajd s názvom tímu a krátkym programom. Ak chcete osobné privítanie od manažéra, nahrajte si túto osobu samostatne.
Ukážka rozprávania:
“Vitajte v tíme. Tento krátky sprievodca sa zaoberá vaším prvým ránom, ľuďmi, ktorí vám môžu pomôcť, a kde nájdete kontrolný zoznam pre prvý týždeň.”
2. Prejdite sa prvým ránom
Zobrazte stretnutia v časovom poradí. Odkazy na stretnutia uchovávajte v sprievodnom e-maile, aby sa dali ľahko otvoriť.
Ukážka rozprávania:
“Vaše prvé stretnutie s manažérom je o pol desiatej. O desiatej vám IT oddelenie pomôže s nastavením účtov. So širším tímom sa stretnete o jedenástej. Odkazy na stretnutie nájdete vo vašom uvítacom e-maile.”
3. Ukážte, kde získať pomoc
Vedľa každej kontaktnej osoby uveďte jej pozíciu a otázky, na ktoré vie odpovedať.
Ukážka rozprávania:
“Opýtajte sa svojho manažéra na váš rozvrh a prvé úlohy. Ak potrebujete pomoc so zariadením alebo prihlásením, kontaktujte IT oddelenie. Tím pre ľudské zdroje vám môže pomôcť s formulármi a príručkou. Ich kontaktné údaje nájdete v uvítacom e-maile.”
4. Ukážte na kontrolný zoznam pre prvý týždeň
Na záver ukážte, kde nájdete kontrolný zoznam a kedy prediskutovať otázky s manažérom.
Ukážka rozprávania:
“Po tomto videu otvorte kontrolný zoznam pre prvý týždeň vo svojom uvítacom e-maile. Pridajte všetky otázky, ktoré chcete prediskutovať so svojím manažérom pri prvom príchode.”
Pošlite video s odkazmi na rozvrh, kontakty a kontrolný zoznam. Celú príručku a podrobné školenie si uschovajte ako samostatné referencie.
Vytvorte si úvodné video pomocou Recastia
Použite Nástroj na premenu PDF na video premeniť pripravené stránky na rozprávané video. V uvedenom štvorstranovom príklade vám rozšírený režim umožňuje napísať hovorené vysvetlenie vedľa každej stránky.
Pripravte si PDF súbor s materiálom, ktorý vaša spoločnosť schválila na nahranie a zdieľanie, a potom postupujte podľa týchto krokov.
- Vyberte šablónu a nahrajte svoj PDF súbor
Vyberte šablónu videa, napríklad Snímka stránky, a nahrajte PDF s orientáciou. Vyberte Rozšírený režim a potom vyberte strany, ktoré chcete vo videu zobraziť. Každá strana sa zameriava na jednu časť úvodu, napríklad na ranný rozvrh alebo kontakty na pomoc.
- Pridajte komentár a prispôsobte video
Vedľa každej stránky zadajte príslušný skript. Povoľte zobrazenie titulkov, aby sa komentár zobrazoval ako text, a potom pokračujte k nastaveniam videa.
• Vyberte si hlas pre rozprávanie.
• Preskúmajte možnosti avatara a hudby na pozadí, ktoré sa hodia k vášmu uvítaciemu videu.
• Vyberte pomer strán videa pre obrazovku, na ktorej ho budú zamestnanci sledovať.
V prípade úvodu založeného na harmonogramoch a kontaktných údajoch by mal byť text veľký a rozprávanie jasné. - Vytvorte a zdieľajte video
Vygenerujte video a potom si ho prehrajte. Vypočujte si názvy a skratky a overte, či sa harmonogram zhoduje s aktuálnymi uvítacími materiálmi. Zdieľajte odkaz na hotové video prostredníctvom schváleného nástupného kanála vašej spoločnosti spolu s odkazmi na stretnutia a kontrolným zoznamom.
Uľahčite vyhľadávanie a sledovanie videí
Používajte popisné názvy, ako napríklad “Vaše prvé ráno” alebo “Kde získať IT pomoc”. Uveďte ich v poradí, v akom sa zobrazovali na úvodnej stránke alebo v uvítacom e-maile.
Pred odoslaním si overte tieto údaje:
- Prístup: Noví zamestnanci si môžu otvoriť video a prepojené zdroje hneď, ako ich odošlete. Prístup k pracovnému účtu nemusí byť k dispozícii pred ich prvým dňom.
- Čitateľný text: Mená, časy a pokyny zostávajú na telefóne čitateľné.
- Titulky: Hovorené informácie sa zobrazujú presne ako text. W3C pokyny k titulkom Zahŕňa aj zmysluplné neverbálne zvuky, keď sú potrebné na pochopenie videa.
- Aktuálne informácie: Za aktualizáciu každého videa pri zmene kontaktov, časov stretnutí alebo postupov je zodpovedný menovaný kolega.
Keď si prvých niekoľko nových zamestnancov pozrie videá, opýtajte sa, čo im stále nebolo jasné. Ak majú všetci problém nájsť kontaktnú osobu na IT oddelenie, uľahčite nájdenie týchto informácií vo videu aj v uvítacej správe.
Začnite s otázkami prvého dňa
Vytvorte úvodné videá zamerané na otázky, na ktoré musia noví zamestnanci najprv nájsť odpovede: kam ísť, s kým sa stretnúť a ako získať pomoc. Začnite s uvítacím PDF súborom a príkladom so štyrmi scénami a potom pridajte úvodné videá špecifické pre daný tím, ak si to úlohy v prvom týždni vyžadujú.
Vdýchnite svojmu PDF súboru život s Recastiou
Vytvárajte, prispôsobujte a zdieľajte svoj obsah pútavejším spôsobom.
Často kladené otázky
Každé video by sa malo venovať jednej jasnej téme. Počas premietania slajdov si nahlas prečítajte scenár; odstráňte všetko, čo patrí do neskoršej lekcie alebo písomnej referencie. Rozdeľte nahrávku, keď sa presúva z úvodu do samostatnej úlohy, namiesto toho, aby ste ju rozťahovali tak, aby pokrývala celý adaptačný program.
Preložte scenár a akýkoľvek text na snímkach a potom požiadajte plynule hovoriaceho kolegu, aby si prečítal mená, pracovné termíny a pokyny. Udržujte harmonogram a kontaktné údaje konzistentné vo všetkých verziách. Každej verzii prideľte jasné jazykové označenie, aby si noví zamestnanci mohli vybrať tú, ktorú potrebujú.
Nie. Komentovaný PDF súbor môže vysvetliť harmonogramy, zodpovednosti tímu a kde nájsť zdroje. Nahrajte kolegu, keď je dôležité osobné privítanie, alebo nahrajte ukážku, keď zamestnanci potrebujú vidieť fyzickú úlohu. Vyberte formát, ktorý informácie jasne zobrazuje.
Pošlite program, kontaktné údaje a ďalšie kroky e-mailom alebo PDF súborom, kým IT oddelenie pomôže vyriešiť problém s prístupom. Uveďte čas prvého stretnutia a pokyny na pripojenie, aby zamestnanec mohol začať svoj deň bez čakania na spustenie videa.