Introductievideo's voor nieuwe medewerkers: wat moet erin?

Introductievideo's voor nieuwe medewerkers stellen hen voor aan hun team, leggen uit wat ze kunnen verwachten en laten zien waar ze terecht kunnen voor hulp. Deze handleiding beschrijft wat je in introductievideo's kunt opnemen vóór de eerste werkdag, op de eerste dag zelf en gedurende de eerste week, met een voorbeeld dat je kunt aanpassen op basis van bestaand PDF-materiaal.

Belangrijkste conclusies

• Bespreek de aankomstdetails vóór de eerste dag, stel de teamleden en het programma voor op de eerste dag en leg vervolgens de teamspecifieke werkzaamheden gedurende de eerste week uit.
• Een video voor de eerste werkdag kan uit vier onderdelen bestaan: een welkomstboodschap, het ochtendprogramma, contactpersonen voor hulp en een checklist voor de eerste week.
• Gebruik bestaande welkomst-pdf's en teamhandleidingen als bronmateriaal. Voeg gesproken tekst toe om de informatie op elke pagina toe te lichten.
• Deel de vergaderlinks, contactgegevens en de checklist samen met de video, zodat nieuwe medewerkers deze kunnen openen zonder de video opnieuw te hoeven afspelen.

Plan de onboardingvideo's rond de eerste week.

Geef elke video een duidelijke plek in het schema. Iemand die zich voorbereidt op zijn eerste ochtend heeft informatie over aankomst nodig; iemand die aan zijn eerste opdracht begint, heeft instructies voor dat werk nodig. Verstuur elke video wanneer de informatie relevant is.

Voor de eerste dag: uitleg over wat je kunt verwachten

Begin met een welkomstwoord van de manager of het team, gevolgd door de praktische informatie die een nieuwe medewerker nodig heeft voordat hij of zij aan de slag gaat of inlogt.

• Waarheen te gaan: De kantooringang en receptie, of de link voor de eerste online vergadering.
• Aankomsttijd: De starttijd en tijdzone, plus de eerste afspraak.
• Wat je moet voorbereiden: Alle apparatuur of documenten die het bedrijf hen heeft gevraagd mee te nemen.
• Met wie kunt u contact opnemen? Iemand die kan helpen als er problemen ontstaan met de reis, de uitrusting of de toegang.

Geef de ingang aan als deze moeilijk te vinden is. Leg voor medewerkers die op afstand werken uit hoe ze de uitnodiging voor de vergadering ontvangen en waar ze terecht kunnen voor hulp voordat hun werkaccount gereed is. Vermeld deze gegevens ook in de welkomstmail, zodat niemand een video opnieuw hoeft af te spelen om de tijd of het adres te vinden.

Op dag één: de mensen en het plan voorstellen.

Een introductievideo voor de eerste werkdag moet een nieuwe medewerker helpen de mensen te herkennen die hij of zij zal ontmoeten en het dagprogramma te begrijpen.

Beschrijf het bedrijf in een paar concrete zinnen: wat het produceert of doet, wie het bedient en hoe het team van de nieuwe medewerker bijdraagt. Stel vervolgens de manager, de onboarding buddy en de contactpersonen voor met naam en functie.

• Show: De agenda van de dag, een eenvoudige plattegrond van het team en de locatie van de onboarding-checklist.
• Uitleggen: Welke vergadering vindt eerst plaats, waar wordt het account ingesteld en bij wie moet je terecht met vragen over formulieren of apparatuur?.
• Eindig met: De volgende afspraak of de checklist om te openen.

GitLab's gepubliceerd begeleiding door een onboarding buddy Dit geeft een nuttig voorbeeld: collega's stellen zich voor de startdatum aan elkaar voor en plannen een eerste gesprek. Een video kan die persoon introduceren; het gesprek geeft de nieuwe medewerker de tijd om vragen te stellen.

Tijdens de eerste week: Leg het werk uit

Zodra de nieuwe medewerker de weg weet, kun je overgaan op teamgerelateerde onderwerpen: de eerste opdracht, regelmatige vergaderingen, gedeelde bestanden en hoe je om feedback vraagt.

Een nieuwe medewerker van de klantenservice heeft bijvoorbeeld mogelijk een video nodig waarin wordt getoond hoe een voorbeeldaanvraag tussen de verschillende teams wordt verwerkt. Een ontwerper heeft wellicht een introductie nodig tot de ontwerpbibliotheek en het beoordelingsproces. Vermijd het opnemen van klantnamen, inloggegevens en vertrouwelijke informatie van medewerkers in demonstratiemateriaal.

Aparte introducties van gedetailleerde taaktrainingen. Een teamoverzicht legt uit wat het team doet en hoe collega's samenwerken. standaard werkprocedure voor video laat zien hoe je een specifieke taak moet uitvoeren.

Kies materiaal dat je al hebt.

Je welkomstpakket, presentatieslides en digitaal personeelshandboek Een groot deel van de inhoud kan door een externe bron worden aangeleverd. Selecteer de delen die de meest dringende vragen van een nieuwe medewerker beantwoorden, in plaats van het hele document hardop voor te lezen.

• Welkomstpakket → aankomstvideo: Gebruik de planning en locatiegegevens. Voeg een gesproken welkomstwoord toe en leg de eerste afspraak uit.
• Teamoverzicht → Teamintroductie: Vermeld namen en functies. Leg uit wie de meest gestelde vragen beantwoordt in plaats van alle functietitels op te sommen.
• Handleiding → video met hulp bij het vinden van informatie: Laat zien waar je informatie over verlof, onkostenvergoedingen en contactpersonen voor ondersteuning kunt vinden. Plaats een link naar het volledige, actuele beleid naast de video.
• Afdelingsgids → Introductie eerste week: Leg de belangrijkste verantwoordelijkheden van het team uit en de eerste opdracht van de nieuwe medewerker. Bewaar de gedetailleerde procedures voor aparte video's.

Houd één algemene bedrijfsintroductie bij en aparte teamspecifieke opnames. De HR-afdeling kan het algemene materiaal beheren, terwijl elke manager de instructies voor zijn of haar team actueel houdt.

Voorbeeld: Een introductievideo voor de eerste dag.

Het volgende voorbeeld van een introductievideo voor nieuwe medewerkers maakt gebruik van vier PDF-pagina's: een welkomstpagina, het ochtendprogramma, contactpersonen voor hulp en een checklist voor de eerste week. Het programma en de functies zijn slechts voorbeelden; vervang deze door de afspraken binnen uw bedrijf.

1. Welkom de nieuwe medewerker

Gebruik een welkomstslide met de teamnaam en een korte agenda. Als je een persoonlijke begroeting van een manager wilt, neem die persoon dan apart op.

Voorbeeld van een gesproken tekst:

“Welkom bij het team. Deze korte handleiding behandelt je eerste ochtend, de mensen die je kunnen helpen en waar je je checklist voor de eerste week kunt vinden.”

2. Loop de eerste ochtend door

Toon de afspraken in chronologische volgorde. Bewaar de links naar de vergaderingen in de begeleidende e-mail, zodat ze gemakkelijk te openen zijn.

Voorbeeld van een gesproken tekst:

“Je eerste afspraak is met je manager om half tien. Om tien uur helpt de IT-afdeling je met het instellen van je accounts. Om elf uur ontmoet je de rest van het team. In je welkomstmail vind je de links naar de vergaderingen.”

3. Geef aan waar men hulp kan krijgen

Zet bij elke contactpersoon de naam van die persoon, zijn of haar rol en de vragen die hij of zij kan beantwoorden.

Voorbeeld van een gesproken tekst:

“"Vraag je manager naar je rooster en eerste opdrachten. Neem contact op met de IT-afdeling voor hulp bij apparaten of inloggen. Het HR-team kan je helpen met formulieren en het handboek. Je vindt hun contactgegevens in je welkomstmail."”

4. Wijs naar de checklist voor de eerste week

Sluit af door aan te geven waar de checklist te vinden is en wanneer je vragen met de manager kunt bespreken.

Voorbeeld van een gesproken tekst:

“"Na het bekijken van deze video open je de checklist voor de eerste week in je welkomstmail. Voeg hier alle vragen toe die je tijdens je eerste evaluatiegesprek met je manager wilt bespreken."”

Stuur de video met links naar het schema, contactpersonen en de checklist. Houd het volledige handboek en de gedetailleerde training beschikbaar als aparte naslagwerken.

Maak je eigen onboardingvideo met Recastia

Gebruik de PDF naar video-conversietool Om je voorbereide pagina's om te zetten in een video met gesproken uitleg. In het bovenstaande voorbeeld van vier pagina's kun je in de geavanceerde modus de gesproken uitleg naast elke pagina schrijven.

Zorg ervoor dat de video's gemakkelijk te vinden en te volgen zijn.

Gebruik beschrijvende titels zoals 'Je eerste ochtend' of 'Waar vind je IT-hulp?'. Plaats ze in de juiste volgorde op de onboardingpagina of in de welkomstmail.

Controleer voor verzending de volgende gegevens:

• Toegang: Nieuwe medewerkers kunnen de video en de bijbehorende bronnen openen zodra je ze verstuurt. Toegang tot het werkaccount is mogelijk pas beschikbaar op hun eerste werkdag.
• Leesbare tekst: Namen, tijden en instructies blijven leesbaar op een telefoon.
• Ondertiteling: Gesproken informatie wordt correct als tekst weergegeven. W3C's richtlijnen voor ondertiteling Het omvat ook betekenisvolle niet-spraakgeluiden wanneer deze nodig zijn om een video te begrijpen.
• Actuele informatie: Een aangewezen collega is verantwoordelijk voor het bijwerken van elke video wanneer contactpersonen, vergadertijden of procedures wijzigen.

Nadat de eerste paar nieuwe medewerkers de video's hebben bekeken, vraag dan wat er nog onduidelijk was. Als iedereen moeite heeft om de IT-contactpersoon te vinden, zorg er dan voor dat die informatie zowel in de video als in het welkomstbericht makkelijker te vinden is.

Begin met de vragen voor de eerste dag.

Ontwikkel onboardingvideo's rond de vragen die nieuwe medewerkers als eerste beantwoord willen hebben: waar ze naartoe moeten, met wie ze contact moeten opnemen en hoe ze hulp kunnen krijgen. Begin met een welkomst-pdf en het voorbeeld met vier scènes, en voeg vervolgens teamspecifieke onboardingvideo's toe naarmate de taken van de eerste week daarom vragen.

Veelgestelde vragen