Video hướng dẫn quy trình chuẩn (SOP) giúp nhân viên hoàn thành một nhiệm vụ từng bước một. Hướng dẫn này giải thích cách chuyển đổi quy trình bằng văn bản thành video có lời thuyết minh, sử dụng ví dụ về việc đặt phòng họp.
Những điểm chính cần ghi nhớ
- Hãy trình bày chi tiết một nhiệm vụ, từ điểm bắt đầu đến kết quả cuối cùng.
- Kết hợp mỗi hành động với một hình ảnh trực quan hữu ích và một bước kiểm tra hoàn thành cụ thể.
- Hãy giải thích những việc cần làm khi tuyến đường thông thường không khả dụng.
- Hãy để video bên cạnh quy trình bằng văn bản hiện hành để nhân viên có thể tìm thấy cả hai.
Chọn một nhiệm vụ mà bạn có thể trình bày rõ ràng.
Hãy bắt đầu với một quy trình đơn giản như đặt phòng, gửi bản thiết kế để xem xét hoặc ghi nhận yêu cầu hỗ trợ. Mỗi quy trình đều có điểm bắt đầu rõ ràng và kết quả bạn có thể minh họa. Thay vì hướng dẫn mọi thứ trong không gian làm việc của công ty, hãy dạy nhân viên cách thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
Hãy chọn những hình ảnh minh họa thể hiện hành động:
- Đối với một biểu mẫu: Hiển thị các trường thông tin mà người dùng cần điền và một ví dụ về mục nhập hoàn chỉnh.
- Để lựa chọn: Trình bày các lựa chọn và quy tắc để lựa chọn giữa chúng.
- Đối với công việc đòi hỏi thể lực: Hãy sử dụng ảnh cận cảnh hoặc video minh họa khi chuyển động là yếu tố quan trọng.
Đối với phương pháp sử dụng PDF bên dưới, hãy sử dụng ảnh chụp màn hình, ảnh minh họa và hướng dẫn ngắn gọn dưới dạng các trang tĩnh. Nếu ai đó cần xem chuyển động liên tục, chẳng hạn như luồn chỉ vào máy may, hãy ghi lại video hướng dẫn đó riêng biệt và đưa vào tài liệu đào tạo.
Hướng dẫn về quy trình chuẩn (SOP) video của TechSmith Ngoài ra, khuyến nghị nên chọn các quy trình có thể học hỏi từ hình ảnh và giữ cho mỗi video tập trung vào nhiệm vụ của nó.
Biến những chỉ dẫn mơ hồ thành hành động cụ thể
Quy trình chuẩn (SOP) bằng văn bản có thể bỏ sót những chi tiết mà một đồng nghiệp giàu kinh nghiệm coi là hiển nhiên. Hãy bổ sung những chi tiết đó trước khi biến nó thành một kịch bản.
Hướng dẫn bằng văn bản: “Hãy đặt phòng phù hợp và xác nhận lại các chi tiết.”
Lời thuyết minh video: “Hãy chọn một phòng trống cho toàn bộ thời gian cuộc họp. Kiểm tra xem phòng đó có đủ chỗ ngồi và thiết bị cần thiết hay không. Sau khi lưu, hãy kiểm tra lại phòng, ngày và giờ trong hồ sơ đặt phòng của bạn.”
Giờ bạn đã có hướng dẫn cụ thể và danh sách hình ảnh cần chuẩn bị: tình trạng phòng trống, chi tiết phòng và đặt phòng đã lưu.
Với mỗi cảnh, hãy ghi lại bốn điều sau:
- Hoạt động: Những việc mà nhân viên làm.
- Thị giác: Hình ảnh, ảnh chụp hoặc sơ đồ minh họa hành động đó một cách rõ ràng.
- Lời dẫn truyện: Họ nghe được chỉ dẫn đó trong khi hình ảnh đó vẫn hiển thị.
- Kiểm tra hoàn thành: Điều gì cho họ biết bước đó đã thành công?.
Hãy giữ nguyên toàn bộ chính sách trong quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) bằng văn bản. Đưa các hướng dẫn cần thiết cho nhiệm vụ cụ thể này vào video, bao gồm bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào làm thay đổi hành động tiếp theo của nhân viên.
Ví dụ: Quy trình chuẩn (SOP) video đặt phòng họp
Ví dụ dưới đây sử dụng quy trình đặt phòng đơn giản mà bạn có thể điều chỉnh cho hệ thống của riêng mình. Trước khi bắt đầu, nhân viên cần biết ngày họp, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng người tham dự và thiết bị cần thiết.
Cảnh một: Tìm thời gian rảnh
Trình diễn: Một lịch có ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp đã được chọn.
Nói: “Nhập ngày họp và toàn bộ khung giờ. Kiểm tra xem cuộc họp có còn chỗ trống đến hết thời gian diễn ra, chứ không chỉ thời gian bắt đầu.”
Hoàn thành khi: Chức năng tìm kiếm bao gồm toàn bộ cuộc họp và hiển thị các phòng còn trống.
Hãy sử dụng chế độ xem lịch thu nhỏ với các mốc thời gian dễ đọc. Ảnh chụp màn hình toàn màn hình máy tính sẽ khiến các chi tiết khó nhìn hơn trên điện thoại.
Cảnh hai: Chọn một căn phòng phù hợp
Trình diễn: Thông tin chi tiết về phòng, bao gồm sức chứa và trang thiết bị, được ghi rõ ràng.
Nói: “Đối với cuộc họp sáu người này, hãy chọn một phòng có ít nhất sáu chỗ ngồi và một màn hình để trình chiếu.”
Hoàn thành khi: Phòng đã chọn đáp ứng cả hai nhu cầu và có sẵn vào thời gian đã chọn.
Ví dụ này cung cấp cho nhân viên lý do cho sự lựa chọn của họ. Hãy thay thế năng lực và thiết bị bằng các yêu cầu của quy trình riêng của bạn.
Một lý do thường gặp: Phòng không còn trống.
Hãy đặt phần giải thích này bên cạnh cảnh chọn phòng, ở nơi mà người dùng cần đến.
Trình diễn: Một lựa chọn đơn giản: một phòng khác phù hợp vào cùng thời điểm, hoặc một thời điểm khác cho phòng ban đầu.
Nói: “Nếu phòng không có sẵn, hãy tìm một phòng khác có đủ chỗ ngồi và màn hình. Nếu bạn thay đổi thời gian họp, hãy kiểm tra lại với những người tham dự trước khi lưu đặt chỗ mới.”
Dù nhân viên chọn phương án nào, hãy kết thúc phần giải thích bằng cách hướng dẫn họ cách lưu và kiểm tra đặt chỗ mới.
Cảnh ba: Lưu và xác nhận đặt chỗ
Trình diễn: Mẫu đơn đặt chỗ đã hoàn tất, tiếp theo là bản ghi đã được lưu.
Nói: “Thêm tên cuộc họp và lưu đặt chỗ. Mở bản ghi đã lưu và kiểm tra phòng, ngày, giờ bắt đầu và giờ kết thúc.”
Hoàn thành khi: Hồ sơ đặt phòng chứa thông tin về phòng dự kiến và khung giờ đặt phòng chính xác.
Nếu hệ thống của bạn yêu cầu phê duyệt, hãy hiển thị trạng thái chờ xử lý thực tế và giải thích ai là người phê duyệt. Không nên gắn nhãn yêu cầu là đặt chỗ đã được xác nhận trước khi có sự phê duyệt.
Tạo quy trình vận hành tiêu chuẩn bằng video của bạn với Recastia
Sử dụng Công cụ chuyển đổi PDF sang Video Biến các trang đã chuẩn bị của bạn thành một hướng dẫn có lời thuyết minh. Chế độ Nâng cao cho phép bạn nhập kịch bản riêng cho mỗi trang đã chọn, để mỗi hướng dẫn có thể đi kèm với hình ảnh tương ứng.
- Chuẩn bị và tải lên tệp PDF
Sắp xếp các ảnh chụp màn hình hoặc sơ đồ theo trình tự quy trình, với tiêu đề ngắn gọn cho mỗi trang. Thêm phần giải thích về phòng không có sẵn, bao gồm cách quay lại bước đặt phòng và xác nhận thông tin mới.
Xuất các trang dưới dạng PDF. Chọn một mẫu video trong Recastia, tải tệp lên và chọn Chế độ nâng cao cùng các trang bạn muốn đưa vào. - Ghép phần tường thuật với từng trang
Nhập hướng dẫn bên cạnh trang tương ứng. Đối với trang chi tiết phòng, hãy giải thích yêu cầu về phòng sáu chỗ ngồi và màn hình hiển thị trong khi các chi tiết đó đang hiển thị. Đặt hướng dẫn xác nhận trên trang hiển thị đặt phòng đã lưu.
Hãy sử dụng tên mà nhân viên nhìn thấy trong hệ thống của bạn. "Chọn Lưu đặt chỗ" rõ ràng hơn "nhấp vào nút bên phải", đặc biệt nếu bố cục thay đổi. - Thiết lập giọng nói và phụ đề
Chọn giọng thuyết minh và bật hiển thị phụ đề. Bạn cũng có thể chọn tỷ lệ khung hình video, hình đại diện, hiệu ứng hình ảnh và nhạc nền sao cho phù hợp với hướng dẫn của mình.
Hãy giữ cho nhãn biểu mẫu và chi tiết xác nhận luôn hiển thị khi chọn bố cục. Mô tả thông tin trực quan quan trọng trong phần mô tả: ví dụ, nói “phòng có sáu chỗ ngồi” thay vì “kiểm tra số này”. (W3C) hướng dẫn về phương tiện truyền thông dễ tiếp cận Bài viết giải thích lý do tại sao chú thích và mô tả thông tin hình ảnh phục vụ các nhu cầu khác nhau. - Tạo và chia sẻ hướng dẫn
Tạo video, sau đó phát thử. Kiểm tra xem mỗi hướng dẫn có đi kèm với hình ảnh phù hợp hay không và nhân viên có thể đọc được các chi tiết cần thiết để thực hiện hay không. Sửa bất kỳ trang hoặc kịch bản nào không khớp trước khi chia sẻ liên kết video hoặc tải xuống kết quả.
Đặt đường dẫn đến quy trình bằng văn bản đầy đủ bên cạnh video. Nhân viên có thể xem hướng dẫn từng bước và mở các bước bằng văn bản khi cần tham khảo nhanh.
Để có cái nhìn tổng quan hơn về bộ chuyển đổi, hãy xem Cách chuyển đổi PDF thành video.
Cập nhật video khi quy trình thay đổi.
Ghi lại tiêu đề SOP, phiên bản và người sở hữu nội dung bên cạnh video trong tài liệu của nhóm bạn. Khi quy trình thay đổi, hãy sử dụng bản ghi đó để tìm video cần được cập nhật.
Cập nhật phần đã thay đổi:
- Một trường hoặc nút đã thay đổi: Thay thế ảnh chụp màn hình bị ảnh hưởng và tên được đọc trong ảnh.
- Một quy tắc quyết định đã thay đổi: Hãy xem lại phần giải thích và ví dụ được sử dụng để giảng dạy.
- Quy trình kiểm tra hoàn thành đã thay đổi: Cho thấy kết quả mới mà nhân viên nên hướng tới.
Tạo video đã chỉnh sửa và thay thế liên kết cũ ở tất cả các nơi chia sẻ quy trình. Chỉ cập nhật tài liệu bằng văn bản sẽ giữ nguyên hướng dẫn cũ trong video.
Bắt đầu với một nhiệm vụ hoàn chỉnh
Video hướng dẫn quy trình hoạt động tiêu chuẩn đầu tiên của bạn có thể bao gồm một nhiệm vụ nhỏ, chẳng hạn như đặt phòng. Hãy đưa ra điểm bắt đầu rõ ràng, trình bày từng bước thực hiện và kết thúc bằng kết quả mà nhân viên có thể nhận ra.
Hãy sử dụng ví dụ trên để chuẩn bị file PDF và phần thuyết minh. Trước khi chia sẻ video hướng dẫn quy trình hoạt động tiêu chuẩn, hãy nhờ một đồng nghiệp làm theo và ghi chú lại bất kỳ điểm nào họ cần giải thích thêm.
Biến file PDF của bạn trở nên sống động với Recastia!
Tạo, tùy chỉnh và chia sẻ nội dung của bạn theo cách hấp dẫn hơn.
Câu hỏi thường gặp
Hãy dành đủ thời gian để trình bày đầy đủ một nhiệm vụ với tốc độ dễ hiểu. Nếu người xem cần bỏ qua các nhiệm vụ không liên quan để tìm hướng dẫn, hãy chia nội dung thành các video riêng biệt. Đừng tua nhanh một biểu mẫu chi tiết chỉ để đáp ứng thời lượng ngắn.
Hãy sử dụng hướng dẫn bằng lời thoại trong khi vẫn giữ nguyên ý nghĩa của quy trình. Giữ nguyên tên trường chính xác, giá trị bắt buộc và quy tắc quyết định. Các giải thích dài dòng có thể được giữ lại trong tài liệu viết; phần tường thuật nên giúp người đọc hiểu được hành động đang diễn ra trên màn hình.
Hãy yêu cầu người chịu trách nhiệm thực hiện quy trình xác nhận lại xem hướng dẫn có chính xác hay không. Sau đó, hãy nhờ một đồng nghiệp không quen thuộc với nhiệm vụ này xem video hướng dẫn. Lần xem xét đầu tiên giúp phát hiện lỗi trong quy trình; lần thứ hai sẽ chỉ ra những thiếu sót về ngữ cảnh, chi tiết khó hiểu và thuật ngữ chưa được giải thích.
Hãy nhờ một đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ với video hướng dẫn có sẵn, sau đó so sánh kết quả với các tiêu chí hoàn thành trong quy trình chuẩn. Ghi lại những điểm họ dừng lại, lựa chọn sai hoặc yêu cầu trợ giúp. Sử dụng những quan sát đó để cải thiện hướng dẫn thay vì coi việc xem video là bằng chứng cho thấy ai đó đã học được nhiệm vụ.