Видеоинструкция по выполнению стандартной операционной процедуры (СОП) показывает сотрудникам, как шаг за шагом выполнить задачу. В этом руководстве объясняется, как превратить письменную инструкцию в видеоролик с закадровым комментарием, используя пример бронирования переговорной комнаты.
Основные выводы
- Охватите одну задачу, от ее отправной точки до четкого результата.
- Каждое действие должно сопровождаться полезным визуальным элементом и конкретной проверкой на завершение.
- Объясните, что делать, если обычный маршрут недоступен.
- Разместите видеоматериал рядом с действующим письменным руководством, чтобы сотрудники могли найти и то, и другое.
Выберите задачу, которую вы можете наглядно продемонстрировать.
Начните с такой процедуры, как бронирование помещения, отправка проекта на проверку или оформление запроса в службу поддержки. У каждой из них есть понятная отправная точка и результат, который вы можете продемонстрировать. Вместо того чтобы охватывать все аспекты работы в офисе, обучите сотрудников только одной задаче, ради которой они и пришли.
Выберите визуальные элементы, которые поясняют действие:
- Для формы: Покажите поля, которые необходимо заполнить, и пример готовой записи.
- На выбор: Покажите варианты и правило выбора между ними.
- Для выполнения физической задачи: Используйте фотографии крупным планом или записанную демонстрацию, когда движение имеет значение.
В описанном ниже подходе с использованием PDF-файлов применяйте скриншоты, фотографии и краткие инструкции, которые можно рассматривать как статичные изображения. Если необходимо увидеть непрерывное движение, например, заправку нити в станок, запишите эту демонстрацию отдельно и включите ее в учебные материалы.
Руководство TechSmith по стандартным операционным процедурам для видеосъемки Также рекомендуется выбирать процедуры, которые выигрывают от визуальных инструкций, и сосредотачиваться на выполнении каждой видеозаписи именно той задачи, которая необходима.
Превратите расплывчатые инструкции в конкретные действия.
В письменном варианте стандартной операционной процедуры могут отсутствовать детали, которые опытный коллега считает само собой разумеющимися. Добавьте эти детали, прежде чем превращать документ в готовый сценарий.
Письменная инструкция: “Забронируйте подходящий номер и подтвердите детали”.”
Видеоконтент: “Выберите доступное помещение на все время проведения совещания. Убедитесь, что в нем достаточно мест и необходимого оборудования. После сохранения проверьте помещение, дату и время в вашей записи о бронировании”.”
Теперь у вас есть конкретные инструкции и список необходимых визуальных материалов: информация о наличии мест, характеристики номера и сохраненное бронирование.
Для каждой сцены запишите следующие четыре вещи:
- Действие: чем занимается сотрудник.
- Визуальное представление: Экран, фотография или схема, которые наглядно демонстрируют действие.
- Озвучивание: Инструкция, которую они слышат, пока на экране отображается это изображение.
- Проверка выполнения: что подсказывает им, что этот шаг сработал.
Полный текст правил должен быть включен в письменную стандартную операционную процедуру (СОП). Необходимые для выполнения данной задачи инструкции следует включить в видео, включая любые исключения, которые меняют дальнейшие действия сотрудника.
Пример: Стандартная операционная процедура для видеобронирования переговорных комнат.
В приведенном ниже примере используется простой процесс бронирования помещения, который вы можете адаптировать под свою систему. Перед началом работы сотруднику необходимо указать дату встречи, время начала и окончания, количество участников и необходимое оборудование.
Сцена первая: Найдите свободное время.
Показывать: Календарь с выбранным временем начала и окончания встречи.
Сказать: “Укажите дату встречи и полное время встречи. Проверьте наличие свободных мест до конца встречи, а не только до ее начала”.”
Выполняется, когда: Поиск охватывает всю встречу и показывает доступные помещения.
Используйте обрезанный календарь с читаемыми временными метками. Снимок экрана компьютера целиком затруднит просмотр деталей на телефоне.
Сцена вторая: Выберите подходящую комнату
Показывать: Подробная информация о номере с указанием вместимости и оборудования.
Сказать: “Для этой встречи шести человек выберите помещение как минимум с шестью местами для сидения и экраном для презентации”.”
Выполняется, когда: Выбранный номер отвечает обеим потребностям и доступен в выбранное время.
Этот пример объясняет сотруднику причину такого выбора. Замените характеристики оборудования и мощности требованиями вашей собственной процедуры.
Обычный обходной путь: Номер недоступен
Разместите это пояснение рядом со сценой выбора комнаты, там, где оно может понадобиться.
Показывать: Простой выбор: другой подходящий номер в то же время или другое время для первоначального номера.
Сказать: “Если помещение недоступно, поищите другое помещение с достаточным количеством мест и экраном. Если вы меняете время встречи, уточните это у участников, прежде чем сохранять новое бронирование”.”
Какой бы вариант ни выбрал сотрудник, завершите объяснение, показав ему, как сохранить и проверить новое бронирование.
Сцена третья: Сохраните и подтвердите бронирование.
Показывать: Заполненная форма бронирования, а затем сохраненная запись о ней.
Сказать: “Добавьте название встречи и сохраните бронирование. Откройте сохраненную запись и проверьте комнату, дату, время начала и время окончания”.”
Выполняется, когда: В записи о бронировании указана желаемая комната и правильное время бронирования.
Если ваша система требует подтверждения, укажите фактический статус запроса и объясните, кто его утвердил. Не помечайте запрос как подтвержденное бронирование до получения соответствующего подтверждения.
Создайте свой стандартный порядок действий в чрезвычайных ситуациях с помощью видеоинструкции. Рекастия
Используйте Инструмент для преобразования PDF в видео. Превратите подготовленные страницы в пошаговое руководство с голосовым сопровождением. Расширенный режим позволяет ввести отдельный сценарий для каждой выбранной страницы, так что каждая инструкция будет сопровождаться соответствующим визуальным элементом.
- Подготовьте и загрузите PDF-файл.
Расположите скриншоты или схемы в порядке выполнения процедуры, добавив краткий заголовок с описанием действия на каждой странице. Добавьте пояснение к недоступному номеру, включая инструкцию по возвращению к этапу бронирования и подтверждению новых данных.
Экспортируйте страницы в формате PDF. Выберите шаблон видео в Recastia, загрузите файл, выберите расширенный режим и укажите страницы, которые хотите включить. - Сопоставьте повествование с каждой страницей.
Введите инструкцию рядом с соответствующей страницей. На странице с подробной информацией о номере объясните, что в номере шесть мест, и отобразите требования, пока эти данные видны. На странице с сохраненным бронированием разместите инструкции по подтверждению.
Используйте те названия, которые сотрудники видят в вашей системе. Надпись “Выберите Сохранить бронирование” понятнее, чем “нажмите кнопку справа”, особенно если изменится расположение элементов интерфейса. - Настройте голос и субтитры
Выберите голос для озвучивания и включите отображение субтитров. Вы также можете выбрать соотношение сторон видео, аватар, визуальные эффекты и фоновую музыку в соответствии с вашим прохождением.
При выборе макета оставляйте видимыми подписи форм и данные подтверждения. Важную визуальную информацию также следует описывать в тексте: например, “в комнате шесть мест”, а не “отметьте это число”. (W3C) рекомендации по доступу к медиаконтенту объясняет, почему подписи и описания визуальной информации служат разным целям. - Создайте и поделитесь пошаговым руководством.
Создайте видеоролик, а затем просмотрите его. Убедитесь, что каждая инструкция сопровождается соответствующим визуальным элементом и что сотрудники могут прочитать необходимую информацию для выполнения необходимых действий. Исправьте любые несоответствия на страницах или в сценарии, прежде чем делиться ссылкой на видео или скачивать результат.
Разместите ссылку на полное письменное описание процедуры рядом с видео. Сотрудники смогут посмотреть видеоинструкцию и открыть письменные шаги, когда им понадобится быстрая справка.
Для более подробного ознакомления с конвертером см. как превратить PDF-файл в видео.
Обновляйте видео при изменении процедуры.
В документации вашей команды рядом с видео укажите название стандартной операционной процедуры (СОП), версию и владельца контента. При изменении процедуры используйте эту запись, чтобы найти видео, которое также требует внимания.
Обновите измененную часть:
- Изменилось поле или кнопка: Замените затронутый скриншот и его произнесенное название.
- Изменилось правило принятия решения: Пересмотрите объяснение и пример, использованный для его объяснения.
- Проверка завершения изменилась: показать новый результат, на который должны ориентироваться сотрудники.
Создайте обновленное видео и замените старую ссылку везде, где представлена инструкция. Обновление только письменного документа оставит старые инструкции в видео.
Начните с одной выполненной задачи.
Ваше первое видео с инструкцией по стандартизации работы может охватывать небольшую задачу, например, бронирование номера. Четко обозначьте отправную точку, покажите каждое действие и завершите результатом, понятным сотруднику.
Используйте приведенный выше пример для подготовки PDF-файла и озвучивания. Прежде чем делиться стандартной процедурой работы над видеороликом, попросите коллегу следовать ей и отметить все моменты, где требуется дополнительное пояснение.
Оживите свои PDF-файлы с помощью Recastia.
Создавайте, настраивайте и делитесь своим контентом более привлекательным способом.
Часто задаваемые вопросы
Выделите достаточно времени, чтобы продемонстрировать выполнение одной задачи в понятном темпе. Если зрителям нужно пропустить несвязанные задачи, чтобы найти инструкции, разделите контент на отдельные видеоролики. Не спешите с прохождением подробной формы только для того, чтобы уложиться в короткое время.
Используйте диалоговые инструкции, сохраняя при этом смысл процедуры. Сохраняйте точные названия полей, обязательные значения и правила принятия решений. Длинные пояснения могут оставаться в письменном документе; повествование должно помогать человеку понять действие, происходящее в данный момент на экране.
Попросите ответственного за процедуру человека подтвердить правильность инструкций. Затем попросите коллегу, незнакомого с данной задачей, посмотреть видеоинструкцию. Первый просмотр выявляет ошибки в процессе; второй — недостающий контекст, нечитаемые детали и непонятные термины.
Попросите коллегу выполнить задание, используя доступное видео, а затем сравните результат с критериями выполнения, указанными в стандартной операционной процедуре. Запишите, где он делает паузы, ошибается или просит о помощи. Используйте эти наблюдения для улучшения инструкций, а не рассматривайте просмотр видео как доказательство того, что кто-то усвоил задание.