Egy videós SOP lépésről lépésre bemutatja az alkalmazottaknak, hogyan végezzenek el egy feladatot. Ez az útmutató egy tárgyalóterem-foglalási példa segítségével elmagyarázza, hogyan lehet egy írásos eljárást narrált videóvá alakítani.
Főbb tanulságok
- Egyetlen feladatot fedj le, a kiindulóponttól a világos eredményig.
- Párosítsd az egyes műveleteket egy hasznos vizuális effektussal és egy adott befejezési ellenőrzéssel.
- Magyarázd el, mit kell tenni, ha a szokásos útvonal nem járható.
- Tartsa a videót a jelenlegi írásos eljárás mellett, hogy az alkalmazottak mindkettőt megtalálhassák.
Válassz egy olyan feladatot, amelyet világosan be tudsz mutatni
Kezdj egy olyan eljárással, mint például egy szobafoglalás, egy terv beküldése felülvizsgálatra, vagy egy támogatási kérelem rögzítése. Mindegyiknek van egy felismerhető kiindulópontja és egy eredménye, amelyet fel tudsz mutatni. Ahelyett, hogy mindent lefednél a vállalati munkaterületen, tanítsd meg az alkalmazottaknak azt az egy feladatot, amelynek megtanulására jöttek.
Válassz olyan vizuális elemeket, amelyek elmagyarázzák a cselekvést:
- Egy űrlaphoz: mutassa meg a kitöltendő mezőket, és egy példát egy kész bejegyzésre.
- Egy választáshoz: Mutassa be a lehetőségeket és a köztük való választás szabályát.
- Fizikai feladathoz: használjon közeli fotókat vagy rögzített bemutatót, amikor a mozgás számít.
Az alábbi PDF-alapú megközelítéshez használjon képernyőképeket, fényképeket és rövid utasításokat, amelyek állóképként működnek. Ha valakinek folyamatos mozgást kell látnia, például egy gép menetbefűzését, akkor ezt a bemutatót külön rögzítse, és vegye fel a képzési anyagokba.
A TechSmith videós SOP-król szóló útmutatója azt is javasolja, hogy olyan eljárásokat válasszunk, amelyek vizuális instrukciókra épülnek, és minden videó a feladatára összpontosítson.
Homályos utasítások átalakítása konkrét cselekvésekké
Egy írott SOP kihagyhat olyan részleteket, amelyeket egy tapasztalt kolléga magától értetődőnek vesz. Ezeket a részleteket a forgatókönyvvé alakítás előtt adja hozzá.
Írásos utasítás: “Foglaljon le egy megfelelő szobát, és erősítse meg a részleteket.”
Videó narráció: “Válasszon egy szabad termet a teljes megbeszélés idejére. Ellenőrizze, hogy van-e elég ülőhely és a szükséges felszerelés. Mentés után ellenőrizze a termet, a dátumot és az időpontot a foglalási nyilvántartásában.”
Most már rendelkezel a konkrét utasításokkal és a vizuális elemek listájával, amelyeket el kell készítened: elérhetőség, szobaadatok és egy mentett foglalás.
Minden jelenethez jegyezd fel ezt a négy dolgot:
- Akció: amit a munkavállaló csinál.
- Vizuális: a képernyő, fotó vagy ábra, amely egyértelművé teszi a műveletet.
- Elbeszélés: az utasítást, amit hallanak, miközben a vizuális kép látható.
- Teljesítés ellenőrzése: mi árulja el nekik, hogy a lépés működött.
A teljes szabályzatot őrizze meg az írásos SOP-ban. Helyezze el a videóban az adott feladathoz szükséges utasításokat, beleértve minden olyan kivételt is, amely megváltoztatja az alkalmazott következő lépését.
Példa: Videós tárgyalóterem-foglalási SOP
Az alábbi példa egy egyszerű szobafoglalási munkafolyamatot mutat be, amelyet a saját rendszeréhez adaptálhat. Kezdés előtt az alkalmazottnak meg kell adnia a megbeszélés dátumát, kezdési és befejezési időpontját, a résztvevők számát és a szükséges felszerelést.
Első jelenet: Találj egy szabad időpontot
Megmutat: egy naptár, amelyen a megbeszélés kezdő és befejező időpontja van kiválasztva.
Mondd: “Adja meg a megbeszélés dátumát és a teljes időpontot. Ellenőrizze az elérhetőséget a megbeszélés végéig, ne csak a kezdési időpontot.”
Kész, amikor: A keresés a teljes megbeszélésre kiterjed, és megjeleníti az elérhető szobákat.
Használj levágott naptárnézetet olvasható időcímkékkel. Egy teljes asztali képernyőkép nehezebben látná a részleteket telefonon.
Második jelenet: Válasszon egy megfelelő szobát
Megmutat: a szoba részletei, a befogadóképesség és a felszereltség egyértelmű megjelölésével.
Mondd: “Ehhez a hatfős megbeszéléshez válasszon egy legalább hat férőhelyes termet, ahol van egy bemutatóhoz szükséges kiállítás.”
Kész, amikor: a kiválasztott szoba mindkét igényt kielégíti, és a kiválasztott időpontban elérhető.
Ez a példa indokolja az alkalmazott választását. Cserélje le a kapacitást és a berendezéseket a saját eljárásának követelményeivel.
Gyakori kitérő: A szoba nem elérhető
Helyezd ezt a magyarázatot a szobaválasztási jelenet mellé, ahol valakinek szüksége lehet rá.
Megmutat: egy egyszerű választás: egy másik megfelelő szoba ugyanabban az időben, vagy egy másik időpont az eredeti szoba számára.
Mondd: “Ha a terem nem elérhető, keressen egy másik termet elegendő férőhellyel és kijelzővel. Ha módosítja a megbeszélés időpontját, az új foglalás mentése előtt egyeztessen a résztvevőkkel.”
Bármelyik lehetőséget is választja az alkalmazott, fejezze be a magyarázatot azzal, hogy megmutatja, hogyan mentheti és ellenőrizheti az új foglalást.
Harmadik jelenet: Mentés és foglalás megerősítése
Megmutat: a kitöltött foglalási űrlapot, majd a mentett rekordot.
Mondd: “Adja meg a megbeszélés nevét, és mentse el a foglalást. Nyissa meg a mentett bejegyzést, és ellenőrizze a szobát, a dátumot, a kezdési időpontot és a befejezési időpontot.”
Kész, amikor: A foglalási rekord tartalmazza a kívánt szobát és a helyes időpontot.
Ha a rendszer jóváhagyást igényel, jelenítse meg annak tényleges függőben lévő állapotát, és magyarázza el, hogy ki hagyta jóvá. Ne címkézze meg a kérést megerősített foglalásként a jóváhagyás megtörténte előtt.
Hozza létre videós szabványos működési eljárását a következővel: Recastia
Használd a PDF-ből videóba eszköz hogy az előkészített oldalakat narrált bemutatóvá alakítsa. A Speciális mód lehetővé teszi, hogy minden kiválasztott oldalhoz külön szkriptet adjon meg, így minden utasítás a hozzá tartozó vizualizációval társítható.
- PDF előkészítése és feltöltése
Rendezze el a képernyőképeket vagy diagramokat az eljárás sorrendjében, minden oldalon egy rövid műveleti címsorral. Adja meg a nem elérhető szoba magyarázatát, beleértve azt is, hogyan térhet vissza a foglalási lépéshez és erősítheti meg az új adatokat.
Exportálja az oldalakat PDF formátumban. Válasszon egy videósablont a Recastia programban, töltse fel a fájlt, majd válassza a Speciális mód lehetőséget, és válassza ki a hozzáadni kívánt oldalakat. - Párosítsd a narrációt az egyes oldalakkal
Írd be az utasításokat a megfelelő oldal mellé. A szoba részletei oldalon magyarázd el a hat férőhelyes foglalást és a megjelenítési követelményeket, amíg ezek az adatok láthatók. A visszaigazolási utasításokat a mentett foglalást mutató oldalon helyezd el.
Használja azokat a neveket, amelyeket az alkalmazottak látnak a rendszerében. A “Válassza a foglalás mentése lehetőséget” egyértelműbb, mint a “kattintson a jobb oldali gombra”, különösen, ha az elrendezés megváltozik. - Hang és feliratok beállítása
Válassz egy narrációs hangot, és kapcsold be a feliratok megjelenítését a feliratokhoz. Kiválaszthatod a videó képarányát, az avatart, a vizuális effektust és a háttérzenét is, hogy illeszkedjenek a végigjátszásodhoz.
Az elrendezés kiválasztásakor tartsa látható helyen az űrlapcímkéket és a visszaigazolási részleteket. A narrációban is írja le a fontos vizuális információkat: a “jelenlegi szám ellenőrzése” helyett írja azt, hogy “a teremben hat ülőhely van”. W3C akadálymentes médiatanácsadás elmagyarázza, hogy a vizuális információk feliratai és leírásai miért szolgálnak ki eltérő igényeket. - Útmutató létrehozása és megosztása
Készítsd el a videót, majd játsszd le. Ellenőrizd, hogy minden utasításhoz a megfelelő vizuális elem tartozik-e, és hogy az alkalmazottak el tudják-e olvasni a szükséges részleteket. Javítsd ki az esetlegesen hibás oldalakat vagy szkripteket, mielőtt megosztod a videó linkjét vagy letöltöd az eredményt.
Helyezze a teljes írásos eljárás linkjét a videó mellé. Az alkalmazottak megtekinthetik a bemutatót, és megnyithatják az írásos lépéseket, amikor gyors áttekintésre van szükségük.
A konverter szélesebb körű bevezetéséhez lásd: hogyan lehet PDF-et videóvá alakítani.
Frissítse a videót, amikor az eljárás megváltozik
Jegyezd fel a videó mellé a SOP címét, verzióját és a tartalom tulajdonosát a csapatod dokumentációjában. Amikor az eljárás megváltozik, használd ezt a rekordot a figyelmet igénylő videó megkereséséhez.
Frissítsd a megváltozott részt:
- Egy mező vagy gomb megváltozott: Cserélje ki az érintett képernyőképet és annak kimondott nevét.
- Megváltozott egy döntési szabály: vizsgáld felül a magyarázatot és a tanításához használt példát.
- A befejezési ellenőrzés megváltozott: mutassa meg az új eredményt, amelyet a munkavállalóknak keresniük kell.
Készítsd el a módosított videót, és cseréld le a régi linket mindenhol, ahol az eljárás meg van osztva. Ha csak az írásos dokumentumot frissíted, a régi utasítások a videóban maradnak.
Kezdj egy teljes feladattal
Az első videós szabványos működési eljárásod egy kisebb feladatot is lefedhet, például egy szobafoglalást. Adj meg egy világos kiindulópontot, mutasd be az egyes műveleteket, és fejezd be egy olyan eredménnyel, amelyet az alkalmazott felismer.
Használd a fenti példát a PDF és a narráció elkészítéséhez. Mielőtt megosztanád a videós szabványos működési eljárásodat, kérd meg egy kollégádat, hogy kövesse azt, és jegyezd fel azokat a pontokat, ahol további magyarázatra van szüksége.
Keltsd életre PDF-edet a Recastia segítségével
Hozz létre, szabj testre és oszd meg tartalmaidat egy lebilincselőbb módon.
Gyakran Ismételt Kérdések
Szánj elegendő időt egy teljes feladat olvasható tempójú bemutatására. Ha a nézőknek át kell ugraniuk a kapcsolódó feladatokat az utasítások megtalálásához, oszd a tartalmat külön videókra. Ne haladj végig egy részletes űrlapon csak azért, hogy elérd a rövid futási időt.
Használjon párbeszédes utasításokat, miközben megőrzi az eljárás jelentését. Tartsa meg a pontos mezőneveket, a kötelező értékeket és a döntési szabályokat. A hosszú háttérmagyarázatok maradhatnak az írott dokumentumban; a narrációnak segítenie kell valakinek megérteni a képernyőn aktuálisan látható műveletet.
Kérje meg az eljárásért felelős személyt, hogy erősítse meg az utasítások helyességét. Ezután kérjen meg egy, a feladattal nem ismerő kollégát, hogy kövesse a videót. Az első áttekintés a folyamathibákat veszi górcső alá; a második a hiányzó kontextust, az olvashatatlan részleteket és a megmagyarázatlan kifejezéseket tárja fel.
Kérj meg egy kollégát, hogy oldja meg a feladatot a rendelkezésre álló videó segítségével, majd hasonlítsa össze az eredményt a standard működési utasítás (SOP) teljesítési kritériumaival. Jegyezd fel, hol tartanak szünetet, hol döntenek rosszul, vagy hol kérnek segítséget. Használd ezeket a megfigyeléseket az utasítások javítására, ahelyett, hogy a videó megtekintését bizonyítékként kezelnéd arra, hogy valaki megtanulta a feladatot.