Ένα βίντεο με Τυπικές Διαδικασίες Λειτουργίας (SOP) δείχνει στους υπαλλήλους πώς να ολοκληρώσουν μια εργασία, βήμα προς βήμα. Αυτός ο οδηγός εξηγεί πώς να μετατρέψετε μια γραπτή διαδικασία σε βίντεο με αφήγηση, χρησιμοποιώντας ένα παράδειγμα κράτησης σε αίθουσα συσκέψεων.
Βασικά σημεία
- Καλύψτε μία εργασία, από το σημείο εκκίνησής της έως ένα σαφές αποτέλεσμα.
- Συνδυάστε κάθε ενέργεια με ένα χρήσιμο οπτικό στοιχείο και έναν συγκεκριμένο έλεγχο ολοκλήρωσης.
- Εξηγήστε τι πρέπει να κάνετε όταν η συνήθης διαδρομή δεν είναι διαθέσιμη.
- Κρατήστε το βίντεο δίπλα στην τρέχουσα γραπτή διαδικασία, ώστε οι εργαζόμενοι να μπορούν να βρουν και τις δύο.
Επιλέξτε μια εργασία που μπορείτε να δείξετε καθαρά
Ξεκινήστε με μια διαδικασία όπως η κράτηση δωματίου, η υποβολή ενός σχεδίου για έλεγχο ή η καταγραφή ενός αιτήματος υποστήριξης. Κάθε μία από αυτές έχει ένα αναγνωρίσιμο σημείο εκκίνησης και ένα αποτέλεσμα που μπορείτε να δείξετε. Αντί να καλύπτετε τα πάντα στον χώρο εργασίας της εταιρείας, διδάξτε στους υπαλλήλους τη μία εργασία για την οποία ήρθαν να μάθουν.
Επιλέξτε οπτικά στοιχεία που εξηγούν την ενέργεια:
- Για μια φόρμα: δείξτε τα πεδία που πρέπει να συμπληρώσει κάποιος και ένα παράδειγμα ολοκληρωμένης καταχώρησης.
- Για μια επιλογή: Δείξτε τις επιλογές και τον κανόνα για την επιλογή μεταξύ αυτών.
- Για μια σωματική εργασία: Χρησιμοποιήστε κοντινές φωτογραφίες ή μια ηχογραφημένη επίδειξη όταν η κίνηση έχει σημασία.
Για την παρακάτω προσέγγιση που βασίζεται σε PDF, χρησιμοποιήστε στιγμιότυπα οθόνης, φωτογραφίες και σύντομες οδηγίες που λειτουργούν ως στατικές σελίδες. Εάν κάποιος χρειάζεται να δει μια συνεχή κίνηση, όπως το πέρασμα σπειρώματος σε μια μηχανή, καταγράψτε αυτήν την επίδειξη ξεχωριστά και συμπεριλάβετε την στο εκπαιδευτικό υλικό.
Οδηγός του TechSmith για τις βιντεοσκοπημένες τυπικές διαδικασίες λειτουργίας (SOP) συνιστά επίσης την επιλογή διαδικασιών που επωφελούνται από την οπτική διδασκαλία και τη διατήρηση της εστίασης κάθε βίντεο στην εργασία του.
Μετατρέψτε τις αόριστες οδηγίες σε συγκεκριμένες ενέργειες
Μια γραπτή Τυπική Διαδικασία Λειτουργίας (SOP) μπορεί να παραλείψει λεπτομέρειες που ένας έμπειρος συνάδελφος θεωρεί δεδομένες. Προσθέστε αυτές τις λεπτομέρειες πριν τη μετατρέψετε σε σενάριο.
Γραπτή οδηγία: “Κάντε κράτηση για ένα κατάλληλο δωμάτιο και επιβεβαιώστε τις λεπτομέρειες.”
Αφήγηση βίντεο: “Επιλέξτε μια διαθέσιμη αίθουσα για όλη τη διάρκεια της συνάντησης. Ελέγξτε ότι διαθέτει αρκετές θέσεις και τον εξοπλισμό που χρειάζεστε. Μετά την αποθήκευση, ελέγξτε την αίθουσα, την ημερομηνία και την ώρα στο αρχείο κράτησής σας.”
Τώρα έχετε συγκεκριμένες οδηγίες και μια λίστα με οπτικά στοιχεία που πρέπει να προετοιμάσετε: διαθεσιμότητα, λεπτομέρειες δωματίου και μια αποθηκευμένη κράτηση.
Για κάθε σκηνή, σημειώστε αυτά τα τέσσερα πράγματα:
- Δράση: τι κάνει ο εργαζόμενος.
- Οπτικός: η οθόνη, η φωτογραφία ή το διάγραμμα που καθιστά σαφή την ενέργεια.
- Αφήγηση: την οδηγία που ακούν όσο το οπτικό αυτό στοιχείο είναι ορατό.
- Έλεγχος ολοκλήρωσης: τι τους λέει ότι το βήμα λειτούργησε.
Διατηρήστε την πλήρη πολιτική στην γραπτή Τυπική Διαδικασία Λειτουργίας (SOP). Συμπεριλάβετε τις οδηγίες που απαιτούνται για αυτήν τη συγκεκριμένη εργασία στο βίντεο, συμπεριλαμβανομένης οποιασδήποτε εξαίρεσης που αλλάζει την επόμενη ενέργεια του εργαζομένου.
Παράδειγμα: Μια βιντεοσκοπημένη τυπική διαδικασία διαπραγμάτευσης για την κράτηση αίθουσας συσκέψεων
Το παρακάτω δείγμα χρησιμοποιεί μια απλή ροή εργασίας κράτησης δωματίων που μπορείτε να προσαρμόσετε στο δικό σας σύστημα. Πριν ξεκινήσει, ο εργαζόμενος χρειάζεται την ημερομηνία της σύσκεψης, τις ώρες έναρξης και λήξης, τον αριθμό των συμμετεχόντων και τον απαιτούμενο εξοπλισμό.
Σκηνή Πρώτη: Βρείτε μια Διαθέσιμη Ώρα
Επίδειξη: ένα ημερολόγιο με επιλεγμένες τις ώρες έναρξης και λήξης της σύσκεψης.
Λέγω: “Εισαγάγετε την ημερομηνία της συνάντησης και το πλήρες ωράριο. Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα μέχρι το τέλος της συνάντησης, όχι μόνο την ώρα έναρξης.”
Ολοκληρώθηκε όταν: Η αναζήτηση καλύπτει ολόκληρη τη συνάντηση και εμφανίζει τις διαθέσιμες αίθουσες.
Χρησιμοποιήστε μια περικομμένη προβολή ημερολογίου με ευανάγνωστες ετικέτες ώρας. Ένα πλήρες στιγμιότυπο οθόνης επιφάνειας εργασίας θα έκανε τις λεπτομέρειες πιο δύσκολο να εμφανιστούν σε ένα τηλέφωνο.
Σκηνή Δεύτερη: Επιλέξτε ένα κατάλληλο δωμάτιο
Επίδειξη: λεπτομέρειες δωματίου με ευκρινή σήμανση της χωρητικότητας και του εξοπλισμού.
Λέγω: “Για αυτήν τη συνάντηση έξι ατόμων, επιλέξτε μια αίθουσα με τουλάχιστον έξι θέσεις και μια προθήκη για την παρουσίαση.”
Ολοκληρώθηκε όταν: Το επιλεγμένο δωμάτιο καλύπτει και τις δύο ανάγκες και είναι διαθέσιμο για την επιλεγμένη ώρα.
Αυτό το παράδειγμα δίνει στον εργαζόμενο έναν λόγο για την επιλογή του. Αντικαταστήστε την χωρητικότητα και τον εξοπλισμό με τις απαιτήσεις της δικής σας διαδικασίας.
Μια συνηθισμένη παράκαμψη: Το δωμάτιο δεν είναι διαθέσιμο
Τοποθετήστε αυτήν την εξήγηση δίπλα στη σκηνή επιλογής δωματίου, όπου κάποιος θα τη χρειαζόταν.
Επίδειξη: μια απλή επιλογή: ένα άλλο κατάλληλο δωμάτιο ταυτόχρονα ή διαφορετική ώρα για το αρχικό δωμάτιο.
Λέγω: “Εάν η αίθουσα δεν είναι διαθέσιμη, αναζητήστε μια άλλη αίθουσα με αρκετές θέσεις και μια βιτρίνα. Εάν αλλάξετε την ώρα της σύσκεψης, επικοινωνήστε με τους συμμετέχοντες πριν αποθηκεύσετε τη νέα κράτηση.”
Όποια επιλογή κι αν επιλέξει ο εργαζόμενος, ολοκληρώστε την εξήγηση δείχνοντάς του πώς να αποθηκεύσει και να ελέγξει τη νέα κράτηση.
Σκηνή Τρίτη: Αποθήκευση και επιβεβαίωση της κράτησης
Επίδειξη: τη συμπληρωμένη φόρμα κράτησης, ακολουθούμενη από το αποθηκευμένο αρχείο της.
Λέγω: “Προσθέστε το όνομα της σύσκεψης και αποθηκεύστε την κράτηση. Ανοίξτε την αποθηκευμένη εγγραφή και ελέγξτε την αίθουσα, την ημερομηνία, την ώρα έναρξης και την ώρα λήξης.”
Ολοκληρώθηκε όταν: Η εγγραφή κράτησης περιέχει το προβλεπόμενο δωμάτιο και τη σωστή χρονική περίοδο.
Εάν το σύστημά σας απαιτεί έγκριση, δείξτε την πραγματική του κατάσταση σε εκκρεμότητα και εξηγήστε ποιος την εγκρίνει. Μην επισημαίνετε ένα αίτημα ως επιβεβαιωμένη κράτηση πριν υπάρξει η έγκριση.
Δημιουργήστε την τυπική διαδικασία λειτουργίας βίντεο με Ρεκάστια
Χρησιμοποιήστε το Εργαλείο μετατροπής PDF σε βίντεο για να μετατρέψετε τις προετοιμασμένες σελίδες σας σε μια αφηγηματική αναλυτική παρουσίαση. Η Λειτουργία για προχωρημένους σάς επιτρέπει να εισαγάγετε ένα ξεχωριστό σενάριο για κάθε επιλεγμένη σελίδα, ώστε κάθε οδηγία να μπορεί να συνοδεύει την αντίστοιχη απεικόνιση.
- Προετοιμασία και μεταφόρτωση του PDF
Τακτοποιήστε τα στιγμιότυπα οθόνης ή τα διαγράμματα με τη σειρά που ακολουθείται η διαδικασία, με μια σύντομη επικεφαλίδα ενέργειας σε κάθε σελίδα. Προσθέστε την εξήγηση για το μη διαθέσιμο δωμάτιο, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου επιστροφής στο βήμα κράτησης και επιβεβαίωσης των νέων στοιχείων.
Εξαγάγετε τις σελίδες ως PDF. Επιλέξτε ένα πρότυπο βίντεο στο Recastia, ανεβάστε το αρχείο και επιλέξτε Λειτουργία για προχωρημένους και τις σελίδες που θέλετε να συμπεριλάβετε. - Αντιστοιχίστε την αφήγηση σε κάθε σελίδα
Εισαγάγετε τις οδηγίες δίπλα στη σελίδα που αντιστοιχεί. Για τη σελίδα λεπτομερειών δωματίου, εξηγήστε τις απαιτήσεις για έξι θέσεις και εμφάνιση, όσο αυτές οι λεπτομέρειες είναι ορατές. Τοποθετήστε τις οδηγίες επιβεβαίωσης στη σελίδα που εμφανίζει την αποθηκευμένη κράτηση.
Χρησιμοποιήστε τα ονόματα που βλέπουν οι υπάλληλοι στο σύστημά σας. Η επιλογή “Επιλογή Αποθήκευσης Κράτησης” είναι πιο σαφής από την επιλογή “κάντε κλικ στο κουμπί στα δεξιά”, ειδικά αν αλλάξει η διάταξη. - Ρύθμιση φωνής και υποτίτλων
Επιλέξτε μια φωνή αφήγησης και ενεργοποιήστε την Εμφάνιση υποτίτλων για τους υπότιτλους. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε την αναλογία βίντεο, το avatar, τα οπτικά εφέ και τη μουσική υπόκρουση που ταιριάζουν στην αναλυτική σας παρουσίαση.
Διατηρήστε τις ετικέτες της φόρμας και τις λεπτομέρειες επιβεβαίωσης ορατές όταν επιλέγετε μια διάταξη. Περιγράψτε επίσης σημαντικές οπτικές πληροφορίες στην αφήγηση: πείτε “η αίθουσα δείχνει έξι θέσεις” αντί για “ελέγξτε αυτόν τον αριθμό”. W3C's καθοδήγηση για προσβάσιμα μέσα ενημέρωσης εξηγεί γιατί οι λεζάντες και οι περιγραφές των οπτικών πληροφοριών εξυπηρετούν διαφορετικές ανάγκες. - Δημιουργήστε και κοινοποιήστε την αναλυτική παρουσίαση
Δημιουργήστε το βίντεο και, στη συνέχεια, αναπαράγετε το. Ελέγξτε ότι κάθε οδηγία συνοδεύει το σωστό οπτικό στοιχείο και ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να διαβάσουν τις λεπτομέρειες στις οποίες πρέπει να ενεργήσουν. Διορθώστε τυχόν αναντιστοιχία σελίδας ή σεναρίου πριν κοινοποιήσετε τον σύνδεσμο βίντεο ή κατεβάσετε το αποτέλεσμα.
Τοποθετήστε τον σύνδεσμο για την πλήρη γραπτή διαδικασία δίπλα στο βίντεο. Οι εργαζόμενοι μπορούν να παρακολουθήσουν την αναλυτική παρουσίαση και να ανοίξουν τα γραπτά βήματα όταν χρειάζονται μια γρήγορη αναφορά.
Για μια πιο εκτενή εισαγωγή στον μετατροπέα, βλ. πώς να μετατρέψετε ένα PDF σε βίντεο.
Ενημέρωση του βίντεο όταν αλλάζει η διαδικασία
Καταγράψτε τον τίτλο, την έκδοση και τον κάτοχο περιεχομένου της SOP δίπλα στο βίντεο στην τεκμηρίωση της ομάδας σας. Όταν αλλάξει η διαδικασία, χρησιμοποιήστε αυτήν την εγγραφή για να βρείτε το βίντεο που χρειάζεται επίσης προσοχή.
Ενημερώστε το μέρος που άλλαξε:
- Ένα πεδίο ή ένα κουμπί άλλαξε: αντικαταστήστε το στιγμιότυπο οθόνης που επηρεάζεται και το εκφωνημένο όνομά του.
- Ένας κανόνας απόφασης άλλαξε: επανεξετάστε την εξήγηση και το παράδειγμα που χρησιμοποιήθηκε για να τη διδάξετε.
- Ο έλεγχος ολοκλήρωσης άλλαξε: δείξτε το νέο αποτέλεσμα που πρέπει να αναζητούν οι εργαζόμενοι.
Δημιουργήστε το αναθεωρημένο βίντεο και αντικαταστήστε τον παλιό σύνδεσμο όπου γίνεται κοινή χρήση της διαδικασίας. Η ενημέρωση του γραπτού εγγράφου αφήνει μόνο τις παλιές οδηγίες στο βίντεο.
Ξεκινήστε με μία ολοκληρωμένη εργασία
Η πρώτη σας τυπική διαδικασία λειτουργίας μέσω βίντεο μπορεί να καλύψει μια μικρή εργασία, όπως η κράτηση ενός δωματίου. Δώστε της ένα σαφές σημείο εκκίνησης, δείξτε κάθε ενέργεια και ολοκληρώστε με ένα αποτέλεσμα που ο εργαζόμενος μπορεί να αναγνωρίσει.
Χρησιμοποιήστε το παραπάνω παράδειγμα για να προετοιμάσετε το PDF και την αφήγηση. Πριν μοιραστείτε την τυπική διαδικασία λειτουργίας του βίντεό σας, ζητήστε από έναν συνάδελφο να την ακολουθήσει και να σημειώσει οποιοδήποτε σημείο όπου χρειάζεται επιπλέον εξήγηση.
Δώστε ζωή στο PDF σας με το Recastia
Δημιουργήστε, προσαρμόστε και κοινοποιήστε το περιεχόμενό σας με πιο ελκυστικό τρόπο.
Συχνές ερωτήσεις
Χρησιμοποιήστε αρκετό χρόνο για να δείξετε μια ολοκληρωμένη εργασία με ευανάγνωστο ρυθμό. Εάν οι θεατές χρειάζεται να παραλείψουν άσχετες εργασίες για να βρουν τις οδηγίες τους, χωρίστε το περιεχόμενο σε ξεχωριστά βίντεο. Μην επιταχύνετε μια λεπτομερή φόρμα μόνο και μόνο για να πετύχετε έναν σύντομο χρόνο εκτέλεσης.
Χρησιμοποιήστε οδηγίες συνομιλίας διατηρώντας παράλληλα το νόημα της διαδικασίας. Διατηρήστε ακριβή ονόματα πεδίων, απαιτούμενες τιμές και κανόνες απόφασης. Οι εκτενείς εξηγήσεις στο παρασκήνιο μπορούν να παραμείνουν στο γραπτό έγγραφο. Η αφήγηση θα πρέπει να βοηθά κάποιον να κατανοήσει την ενέργεια που εμφανίζεται αυτήν τη στιγμή στην οθόνη.
Ζητήστε από το άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διαδικασία να επιβεβαιώσει ότι οι οδηγίες είναι σωστές. Στη συνέχεια, ζητήστε από έναν συνάδελφο που δεν είναι εξοικειωμένος με την εργασία να παρακολουθήσει το βίντεο. Η πρώτη ανασκόπηση εντοπίζει σφάλματα διαδικασίας. Η δεύτερη αποκαλύπτει ελλείποντα συμφραζόμενα, δυσανάγνωστες λεπτομέρειες και ανεξήγητους όρους.
Ζητήστε από έναν συνάδελφο να ολοκληρώσει την εργασία με το διαθέσιμο βίντεο και, στη συνέχεια, συγκρίνετε το αποτέλεσμα με τα κριτήρια ολοκλήρωσης της SOP. Καταγράψτε πού κάνουν παύση, κάνουν λάθος επιλογή ή ζητούν βοήθεια. Χρησιμοποιήστε αυτές τις παρατηρήσεις για να βελτιώσετε τις οδηγίες αντί να θεωρείτε μια προβολή βίντεο ως απόδειξη ότι κάποιος έμαθε την εργασία.