סרטון נהלים סטנדרטיים (SOP) מראה לעובדים כיצד להשלים משימה, שלב אחר שלב. מדריך זה מסביר כיצד להפוך נוהל כתוב לסרטון קריינות, באמצעות דוגמה להזמנת חדר ישיבות.
נקודות מפתח
- כסו משימה אחת, מנקודת ההתחלה שלה ועד לתוצאה ברורה.
- שלבו כל פעולה עם ויזואליה שימושית ובדיקת השלמה ספציפית.
- הסבר מה לעשות כאשר המסלול הרגיל אינו זמין.
- שמור את הסרטון לצד הנוהל הכתוב הנוכחי כדי שהעובדים יוכלו למצוא את שניהם.
בחרו משימה שתוכלו להראות בבירור
התחילו בהליך כמו הזמנת חדר, הגשת עיצוב לבדיקה או רישום בקשת תמיכה. לכל אחד מהם יש נקודת התחלה מוכרת ותוצאה שתוכלו להראות. במקום לכסות את כל מה שנמצא בסביבת העבודה של החברה, למדו את המשימה האחת שהעובדים באו ללמוד.
בחרו אלמנטים ויזואליים שמסבירים את הפעולה:
- עבור טופס: הצג את השדות שאדם חייב למלא ודוגמה לערך שהושלם.
- לבחירה: הציגו את האפשרויות ואת הכלל לבחירה ביניהן.
- עבור משימה פיזית: השתמשו בתמונות תקריב או בהדגמה מוקלטת כאשר תנועה חשובה.
עבור הגישה המבוססת על PDF שלהלן, השתמשו בצילומי מסך, תמונות והוראות קצרות שפועלות כדפים ללא תנועה. אם מישהו צריך לראות תנועה רציפה, כמו השחלת חוט במכונה, הקליטו את ההדגמה בנפרד וכללו אותה בחומרי ההדרכה.
המדריך של TechSmith ל-SOPs בוידאו ממליץ גם לבחור הליכים שנהנים מהדרכה חזותית ולשמור על התמקדות בכל סרטון במשימה שלו.
הפוך הוראות מעורפלות לפעולות ספציפיות
נהלים סטנדרטיים (SOP) כתובים עשויים לדלג על פרטים שעמית מנוסה מקבל כמובן מאליו. הוסף פרטים אלה לפני הפיכתם לתסריט.
הוראה בכתב: “"הזמינו חדר מתאים ואשרו את הפרטים."”
קריינות וידאו: “"בחר חדר פנוי למשך כל זמן הפגישה. ודא שיש בו מספיק מקומות ישיבה ואת הציוד הדרוש לך. לאחר השמירה, בדוק את החדר, התאריך והשעה ברשומת ההזמנה שלך."”
כעת יש לכם הוראות ספציפיות ורשימת פריטים חזותיים להכנה: זמינות, פרטי חדר והזמנה שמורה.
עבור כל סצנה, רשמו את ארבעת הדברים הבאים:
- פְּעוּלָה: מה שהעובד עושה.
- חָזוּתִי: המסך, התמונה או התרשים שמבהירים את הפעולה.
- תִנוּי: ההוראה שהם שומעים בזמן שהחזותי הזה גלוי.
- בדיקת השלמה: מה אומר להם שהצעד עבד.
שמרו את המדיניות המלאה ב-SOP הכתוב. כללו את ההוראות הדרושות למשימה הספציפית הזו בסרטון, כולל כל חריג שמשנה את הפעולה הבאה של העובד.
דוגמה: נהלים סטנדרטיים לסרטון הזמנת חדר ישיבות
הדוגמה שלהלן משתמשת בתהליך עבודה פשוט להזמנת חדרים שתוכלו להתאים למערכת שלכם. לפני שמתחילים, העובד זקוק לתאריך הפגישה, שעות ההתחלה והסיום, מספר המשתתפים והציוד הנדרש.
סצנה ראשונה: מציאת זמן פנוי
לְהַצִיג: לוח שנה עם שעות ההתחלה והסיום של הפגישה שנבחרו.
לוֹמַר: “"הזן את תאריך הפגישה ואת משבצת הזמן המלאה. בדוק זמינות עד סוף הפגישה, לא רק את שעת ההתחלה."”
בוצע כאשר: החיפוש מכסה את כל הפגישה ומציג את החדרים הזמינים.
השתמש בתצוגת לוח שנה חתוכה עם תוויות זמן קריאות. צילום מסך מלא של שולחן העבודה יקשה על ראיית הפרטים בטלפון.
סצנה שנייה: בחירת חדר מתאים
לְהַצִיג: פרטי החדר עם קיבולת וציוד מסומנים בבירור.
לוֹמַר: “"לפגישה זו של שישה אנשים, בחרו חדר עם לפחות שישה מושבים ותצוגה למצגת."”
בוצע כאשר: החדר שנבחר עונה על שני הצרכים וזמין לזמן שנבחר.
דוגמה זו נותנת לעובד סיבה לבחירה. החלף את הקיבולת והציוד בדרישות הנוהל שלך.
עיקוף נפוץ: החדר אינו זמין
הציבו את ההסבר הזה ליד סצנת בחירת החדר, במקום שבו מישהו יזדקק לו.
לְהַצִיג: בחירה פשוטה: חדר מתאים אחר באותו הזמן, או זמן שונה לחדר המקורי.
לוֹמַר: “"אם החדר אינו זמין, חפשו חדר אחר עם מספיק מושבים ותצוגה. אם תשנו את שעת הפגישה, בדקו עם המשתתפים לפני שמירת ההזמנה החדשה."”
בכל אפשרות שהעובד יבחר, סיימו את ההסבר על ידי הצגת כיצד לשמור ולבדוק את ההזמנה החדשה.
סצנה שלישית: שמירה ואישור ההזמנה
לְהַצִיג: טופס ההזמנה המלא, ולאחר מכן הרשומה השמורה שלו.
לוֹמַר: “"הוסף את שם הפגישה ושמור את ההזמנה. פתח את הרשומה השמורה ובדוק את החדר, התאריך, שעת ההתחלה ושעת הסיום."”
בוצע כאשר: רישום ההזמנה מכיל את החדר המיועד ואת משבצת הזמן הנכונה.
אם המערכת שלך דורשת אישור, הצג את הסטטוס הנוכחי שלה כ"ממתין" והסבר מי אישר אותה. אין לתייג בקשה כהזמנה מאושרת לפני שאישור זה קיים.
צור את נוהל ההפעלה הסטנדרטי שלך לסרטונים עם רקסטיה
השתמש ב כלי PDF לסרטון כדי להפוך את הדפים המוכנים שלך להדרכה מסופרת. מצב מתקדם מאפשר לך להזין סקריפט נפרד עבור כל עמוד שנבחר, כך שכל הוראה יכולה ללוות את הוויזואליה התואמת לה.
- הכנה והעלאה של קובץ PDF
סדרו את צילומי המסך או הדיאגרמות לפי סדר ההליך, עם כותרת פעולה קצרה בכל עמוד. הוסיפו את ההסבר על החדר שאינו זמין, כולל כיצד לחזור לשלב ההזמנה ולאשר את הפרטים החדשים.
ייצא את הדפים כקובץ PDF. בחר תבנית וידאו ב-Recastia, העלה את הקובץ ובחר מצב מתקדם ואת הדפים שברצונך לכלול. - התאם את הנרטיב לכל עמוד
הזן את ההוראות ליד הדף המתאים. עבור דף פרטי החדר, הסבר את דרישות שישה המושבים והתצוגה כאשר פרטים אלה גלויים. שים את הוראות האישור בדף המציג את ההזמנה השמורה.
השתמשו בשמות שעובדים רואים במערכת שלכם. "בחרו שמור הזמנה" ברור יותר מ"לחצו על הכפתור מימין", במיוחד אם הפריסה משתנה. - הגדר את הקול והכתוביות
בחרו קול קריינות והפעילו את תצוגת הכתוביות עבור כתוביות. תוכלו גם לבחור את יחס הגודל של הסרטון, את האווטאר, את האפקט החזותי ואת מוזיקת הרקע שיתאימו למדריך שלכם.
שמרו על תוויות הטופס ופרטי האישור גלויים בעת בחירת הפריסה. תארו גם מידע חזותי חשוב בקריינות: אמרו "החדר מציג שישה מושבים", במקום "בדקו את המספר הזה". W3C הנחיות מדיה נגישה מסביר מדוע כיתובים ותיאורים של מידע חזותי משרתים צרכים שונים. - צור ושתף את ההדרכה
צרו את הסרטון, ולאחר מכן הפעילו אותו. ודאו שכל הוראה מלווה את הסרטון הוויזואלי הנכון ושהעובדים יכולים לקרוא את הפרטים שעליהם לפעול לפיהם. תקנו כל דף או סקריפט לא תואמים לפני שיתוף קישור הסרטון או הורדת התוצאה.
שימו את הקישור לנוהל המלא בכתב לצד הסרטון. עובדים יכולים לצפות בהדרכה ולפתוח את השלבים הכתובים כאשר הם זקוקים לעיון מהיר.
למבוא רחב יותר לממיר, ראה איך להפוך קובץ PDF לסרטון.
עדכן את הסרטון כאשר ההליך משתנה
רשמו את שם ה-SOP, הגרסה ובעל התוכן לצד הסרטון בתיעוד של הצוות שלכם. כאשר ההליך משתנה, השתמשו ברשומה זו כדי למצוא את הסרטון שגם הוא זקוק לתשומת לב.
עדכון החלק שהשתנה:
- שדה או כפתור השתנו: להחליף את צילום המסך המושפע ואת שמו המדובר.
- כלל החלטה שונה: לחזור על ההסבר ועל הדוגמה בה השתמשו כדי ללמד אותו.
- בדיקת ההשלמה השתנתה: להראות את התוצאה החדשה שעובדים צריכים לחפש.
צור את הסרטון המתוקן והחלף את הקישור הישן בכל מקום בו משותף ההליך. עדכון המסמך הכתוב לבדו משאיר את ההוראות הישנות בסרטון.
התחל עם משימה אחת שלמה
נוהל ההפעלה הסטנדרטי הראשון שלכם בווידאו יכול לכסות משימה קטנה, כמו הזמנת חדר. תנו לה נקודת התחלה ברורה, הציגו כל פעולה, וסיימו עם תוצאה שהעובד יכול לזהות.
השתמשו בדוגמה שלמעלה כדי להכין את קובץ ה-PDF והקריינות שלכם. לפני שתשתפו את נוהל ההפעלה הסטנדרטי של הסרטון שלכם, בקשו מעמית לעבודה לפעול לפיו וציינו כל נקודה שבה הוא זקוק להסבר נוסף.
הפיחו חיים בקובץ ה-PDF שלכם בעזרת Recastia
צור, התאם אישית ושתף את התוכן שלך בצורה מעניינת יותר.
שאלות נפוצות
הקדישו מספיק זמן להדגמת משימה שלמה אחת בקצב קריא. אם הצופים צריכים לדלג על משימות שאינן קשורות כדי למצוא את ההוראות שלהם, חלקו את התוכן לסרטונים נפרדים. אל תמהרו לעבור על טופס מפורט רק כדי לעמוד ביעד זמן ריצה קצר.
השתמשו בהוראות שיחתיות תוך שמירה על משמעות הפרוצדורה. שמרו על שמות שדות מדויקים, ערכים נדרשים וכללי החלטה. הסברים ארוכים ברקע יכולים להישאר במסמך הכתוב; הנרטיב אמור לעזור למישהו להבין את הפעולה המוצגת כעת על המסך.
בקשו מהאדם האחראי על ההליך לאשר שההוראות נכונות. לאחר מכן בקשו מעמית שאינו בקיא במשימה לעקוב אחר הסרטון. הסקירה הראשונה מזהה שגיאות בתהליך; השנייה חושפת הקשר חסר, פרטים בלתי קריאים ומונחים לא מוסברים.
בקשו מעמית לעבודה להשלים את המשימה בעזרת הסרטון הזמין, ולאחר מכן השוו את התוצאה לקריטריוני ההשלמה של ה-SOP. תעדו היכן הם עוצרים, עושים בחירה שגויה או מבקשים עזרה. השתמשו בתצפיות אלו כדי לשפר את ההוראות במקום להתייחס לצפייה בסרטון כהוכחה שמישהו למד את המשימה.