SOP (Standard Operating Procedure) berupa video menunjukkan kepada karyawan cara menyelesaikan suatu tugas, langkah demi langkah. Panduan ini menjelaskan cara mengubah prosedur tertulis menjadi video narasi, menggunakan contoh pemesanan ruang rapat.
Poin-Poin Penting
- Liput satu tugas, dari titik awal hingga hasil yang jelas.
- Pasangkan setiap tindakan dengan visual yang bermanfaat dan pengecekan penyelesaian yang spesifik.
- Jelaskan apa yang harus dilakukan jika rute biasa tidak tersedia.
- Simpan video tersebut di samping prosedur tertulis yang berlaku agar karyawan dapat menemukan keduanya.
Pilihlah tugas yang dapat Anda tunjukkan dengan jelas.
Mulailah dengan sebuah prosedur seperti memesan ruangan, mengirimkan desain untuk ditinjau, atau mencatat permintaan dukungan. Masing-masing memiliki titik awal yang mudah dikenali dan hasil yang dapat Anda tunjukkan. Alih-alih membahas semua hal di ruang kerja perusahaan, ajarkan satu tugas yang memang ingin dipelajari karyawan.
Pilih visual yang menjelaskan aksi tersebut:
- Untuk formulir: Tampilkan kolom-kolom yang harus diisi oleh seseorang dan contoh entri yang sudah selesai.
- Untuk pilihan: Tampilkan pilihan dan aturan untuk memilih di antara pilihan tersebut.
- Untuk tugas fisik: Gunakan foto jarak dekat atau demonstrasi yang direkam ketika gerakan menjadi penting.
Untuk pendekatan berbasis PDF di bawah ini, gunakan tangkapan layar, foto, dan instruksi singkat yang berfungsi sebagai halaman statis. Jika seseorang perlu melihat gerakan berkelanjutan, seperti memasukkan benang ke mesin, rekam demonstrasi tersebut secara terpisah dan sertakan dalam materi pelatihan.
Panduan TechSmith untuk SOP video. juga merekomendasikan untuk memilih prosedur yang mendapat manfaat dari instruksi visual dan memastikan setiap video fokus pada tugasnya masing-masing.
Ubah Instruksi yang Tidak Jelas Menjadi Tindakan yang Spesifik
Prosedur Operasi Standar (SOP) tertulis mungkin melewatkan detail yang dianggap biasa saja oleh kolega yang berpengalaman. Tambahkan detail tersebut sebelum mengubahnya menjadi skrip.
Instruksi tertulis: “Pesan kamar yang sesuai dan konfirmasikan detailnya.”
Narasi video: “Pilih ruangan yang tersedia untuk seluruh durasi rapat. Pastikan ruangan tersebut memiliki cukup tempat duduk dan peralatan yang Anda butuhkan. Setelah menyimpan, periksa ruangan, tanggal, dan waktu dalam catatan pemesanan Anda.”
Sekarang Anda memiliki instruksi spesifik dan daftar visual yang perlu disiapkan: ketersediaan, detail kamar, dan pemesanan yang tersimpan.
Untuk setiap adegan, catat empat hal berikut:
- Tindakan: apa yang dilakukan karyawan tersebut.
- Visual: Layar, foto, atau diagram yang menjelaskan tindakan tersebut dengan jelas.
- Cerita: Instruksi yang mereka dengar saat visual tersebut terlihat.
- Pemeriksaan kelengkapan: Apa yang membuat mereka yakin bahwa langkah tersebut berhasil?.
Cantumkan kebijakan lengkap dalam SOP tertulis. Masukkan instruksi yang diperlukan untuk tugas khusus ini ke dalam video, termasuk pengecualian apa pun yang mengubah tindakan karyawan selanjutnya.
Contoh: SOP Video Pemesanan Ruang Pertemuan
Contoh di bawah ini menggunakan alur kerja pemesanan ruangan sederhana yang dapat Anda adaptasi ke sistem Anda sendiri. Sebelum memulai, karyawan perlu mengetahui tanggal rapat, waktu mulai dan berakhir, jumlah peserta, dan peralatan yang dibutuhkan.
Adegan Satu: Mencari Waktu yang Tersedia
Menunjukkan: Kalender dengan waktu mulai dan berakhir rapat yang telah dipilih.
Mengatakan: “Masukkan tanggal rapat dan seluruh durasi waktu. Periksa ketersediaan hingga akhir rapat, bukan hanya waktu mulainya.”
Selesai ketika: Pencarian tersebut mencakup seluruh acara pertemuan dan menampilkan ruangan yang tersedia.
Gunakan tampilan kalender yang dipangkas dengan label waktu yang mudah dibaca. Tangkapan layar desktop penuh akan membuat detailnya lebih sulit dilihat di ponsel.
Adegan Kedua: Memilih Ruangan yang Sesuai
Menunjukkan: Rincian kamar beserta kapasitas dan fasilitasnya ditandai dengan jelas.
Mengatakan: “Untuk pertemuan enam orang ini, pilihlah ruangan dengan setidaknya enam kursi dan layar untuk presentasi.”
Selesai ketika: Ruangan yang dipilih memenuhi kedua kebutuhan dan tersedia untuk waktu yang dipilih.
Contoh ini memberikan alasan kepada karyawan atas pilihannya. Ganti kapasitas dan peralatan dengan persyaratan prosedur Anda sendiri.
Jalan Pintas yang Umum: Kamar Tidak Tersedia
Letakkan penjelasan ini di samping adegan pemilihan ruangan, di tempat yang mungkin dibutuhkan seseorang.
Menunjukkan: Pilihan sederhana: kamar lain yang sesuai pada waktu yang sama, atau waktu yang berbeda untuk kamar semula.
Mengatakan: “Jika ruangan tidak tersedia, cari ruangan lain dengan jumlah tempat duduk dan layar yang cukup. Jika Anda mengubah waktu rapat, tanyakan kepada peserta sebelum menyimpan pemesanan baru.”
Apa pun opsi yang dipilih karyawan, akhiri penjelasan dengan menunjukkan kepada mereka cara menyimpan dan memeriksa pemesanan baru tersebut.
Adegan Ketiga: Simpan dan Konfirmasi Pemesanan
Menunjukkan: Formulir pemesanan yang telah diisi, diikuti dengan catatan yang tersimpan.
Mengatakan: “Tambahkan nama rapat dan simpan pemesanan. Buka catatan yang tersimpan dan periksa ruangan, tanggal, waktu mulai, dan waktu berakhir.”
Selesai ketika: Catatan pemesanan berisi kamar yang dimaksud dan slot waktu yang tepat.
Jika sistem Anda memerlukan persetujuan, tunjukkan status tertunda yang sebenarnya dan jelaskan siapa yang menyetujuinya. Jangan memberi label permintaan sebagai reservasi yang dikonfirmasi sebelum persetujuan tersebut ada.
Buat Prosedur Operasi Standar Video Anda Dengan Recastia
Gunakan Alat konversi PDF ke Video untuk mengubah halaman yang telah Anda siapkan menjadi panduan langkah demi langkah yang dinarasikan. Mode Lanjutan memungkinkan Anda memasukkan skrip terpisah untuk setiap halaman yang dipilih, sehingga setiap instruksi dapat disertai dengan visual yang sesuai.
- Siapkan dan Unggah PDF
Susun tangkapan layar atau diagram sesuai urutan prosedur, dengan judul tindakan singkat di setiap halaman. Tambahkan penjelasan tentang kamar yang tidak tersedia, termasuk cara kembali ke langkah pemesanan dan mengkonfirmasi detail baru.
Ekspor halaman-halaman tersebut sebagai PDF. Pilih templat video di Recastia, unggah file, lalu pilih Mode Lanjutan dan halaman-halaman yang ingin Anda sertakan. - Cocokkan Narasi dengan Setiap Halaman
Masukkan instruksi di samping halaman yang sesuai. Untuk halaman detail ruangan, jelaskan persyaratan enam kursi dan tampilan saat detail tersebut terlihat. Letakkan instruksi konfirmasi pada halaman yang menunjukkan pemesanan yang tersimpan.
Gunakan nama yang dilihat karyawan di sistem Anda. "Pilih Simpan Pemesanan" lebih jelas daripada "klik tombol di sebelah kanan," terutama jika tata letaknya berubah. - Atur Suara dan Teks
Pilih suara narasi dan aktifkan Tampilan Subtitle untuk teks keterangan. Anda juga dapat memilih rasio video, avatar, efek visual, dan musik latar yang sesuai dengan panduan Anda.
Pastikan label formulir dan detail konfirmasi tetap terlihat saat memilih tata letak. Jelaskan juga informasi visual penting dalam narasi: katakan "ruangan ini memiliki enam kursi," daripada "periksa angka ini." (W3C's) panduan media yang mudah diakses Menjelaskan mengapa keterangan dan deskripsi informasi visual memiliki kebutuhan yang berbeda. - Buat dan Bagikan Panduan Langkah demi Langkah
Buat video, lalu putar video tersebut. Periksa apakah setiap instruksi disertai dengan visual yang tepat dan apakah karyawan dapat membaca detail yang mereka perlukan untuk bertindak. Perbaiki halaman atau skrip yang tidak sesuai sebelum membagikan tautan video atau mengunduh hasilnya.
Cantumkan tautan ke prosedur tertulis lengkap di samping video. Karyawan dapat menonton panduan langkah demi langkah dan membuka langkah-langkah tertulis ketika mereka membutuhkan referensi cepat.
Untuk pengenalan yang lebih luas mengenai konverter ini, lihat cara mengubah PDF menjadi video.
Perbarui Video Saat Prosedur Berubah
Catat judul SOP, versi, dan pemilik konten di samping video dalam dokumentasi tim Anda. Ketika prosedur berubah, gunakan catatan tersebut untuk menemukan video yang juga perlu diperhatikan.
Perbarui bagian yang berubah:
- Sebuah kolom atau tombol diubah: Ganti tangkapan layar yang bermasalah dan nama yang diucapkan.
- Aturan pengambilan keputusan diubah: Perbaiki penjelasan dan contoh yang digunakan untuk mengajarkannya.
- Pemeriksaan kelengkapan telah berubah: Tampilkan hasil baru yang harus dicari oleh karyawan.
Buat video revisi dan ganti tautan lama di mana pun prosedur tersebut dibagikan. Memperbarui dokumen tertulis saja akan membiarkan instruksi lama tetap ada di dalam video.
Mulailah dengan Satu Tugas Lengkap
Prosedur operasi standar video pertama Anda dapat mencakup tugas kecil, seperti memesan ruangan. Berikan titik awal yang jelas, tunjukkan setiap tindakan, dan akhiri dengan hasil yang dapat dikenali oleh karyawan.
Gunakan contoh di atas untuk menyiapkan PDF dan narasi Anda. Sebelum membagikan prosedur operasi standar video Anda, mintalah seorang kolega untuk mengikutinya dan catat poin mana pun yang memerlukan penjelasan tambahan.
Hidupkan PDF Anda dengan Recastia
Buat, sesuaikan, dan bagikan konten Anda dengan cara yang lebih menarik.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Gunakan waktu yang cukup untuk mendemonstrasikan satu tugas lengkap dengan kecepatan yang mudah dipahami. Jika pemirsa perlu melewati tugas-tugas yang tidak terkait untuk menemukan instruksinya, pisahkan konten ke dalam video terpisah. Jangan mempercepat proses pengisian formulir yang detail hanya untuk memenuhi target durasi yang singkat.
Gunakan instruksi yang bersifat percakapan sambil tetap mempertahankan makna prosedur. Pertahankan nama bidang yang tepat, nilai yang dibutuhkan, dan aturan pengambilan keputusan. Penjelasan latar belakang yang panjang dapat tetap berada dalam dokumen tertulis; narasi harus membantu seseorang memahami tindakan yang sedang ditampilkan di layar.
Mintalah orang yang bertanggung jawab atas prosedur tersebut untuk mengkonfirmasi bahwa instruksinya benar. Kemudian mintalah seorang kolega yang tidak familiar dengan tugas tersebut untuk mengikuti video tersebut. Tinjauan pertama akan mendeteksi kesalahan proses; tinjauan kedua akan mengungkap konteks yang hilang, detail yang tidak terbaca, dan istilah yang tidak dijelaskan.
Mintalah seorang kolega untuk menyelesaikan tugas tersebut dengan menggunakan video yang tersedia, lalu bandingkan hasilnya dengan kriteria penyelesaian SOP. Catat di mana mereka berhenti, membuat pilihan yang salah, atau meminta bantuan. Gunakan pengamatan tersebut untuk memperbaiki instruksi, alih-alih menganggap penayangan video sebagai bukti bahwa seseorang telah mempelajari tugas tersebut.