文書化された標準作業手順書からビデオ標準作業手順書を作成する

動画形式の標準作業手順書（SOP）は、従業員がタスクを段階的に完了する方法を示します。このガイドでは、会議室の予約を例に、文書化された手順をナレーション付きの動画に変換する方法を説明します。.

主なポイント

• 一つのタスクについて、開始時点から明確な結果に至るまでを網羅的に説明する。.
• それぞれの操作に、分かりやすい視覚的な要素と具体的な完了チェック項目を組み合わせましょう。.
• 通常のルートが利用できない場合の対処法を説明してください。.
• 従業員が両方を参照できるように、動画を現在の手順書と並べて置いてください。.

明確に示せるタスクを選択してください

会議室の予約、デザイン案の提出、サポート依頼の記録といった手順から始めましょう。それぞれに明確な開始点と結果があり、それを具体的に示すことができます。社内のあらゆる業務を網羅するのではなく、従業員が習得したいと考えている業務に焦点を絞って指導しましょう。.

動作を説明する視覚資料を選択してください。

• フォームの場合： 入力必須項目と、入力済みの例を表示します。.
• 選択肢として： 選択肢と、それらを選択する際のルールを示してください。.
• 肉体労働の場合： 動きが重要な場合は、クローズアップ写真または録画されたデモンストレーションを使用してください。.

以下のPDFベースのアプローチでは、スクリーンショット、写真、および静止画として機能する短い説明文を使用してください。ミシンの糸通しなど、連続した動作を確認する必要がある場合は、そのデモンストレーションを別途録画し、トレーニング資料に含めてください。.

TechSmithのビデオSOPガイド また、視覚的な説明が有効な手順を選択し、各動画をその作業に焦点を絞ったものにすることも推奨しています。.

曖昧な指示を具体的な行動に変換する

文書化された標準作業手順書（SOP）では、経験豊富な同僚が当然のことと考えているような詳細が省略されている場合があります。スクリプト化する前に、それらの詳細を追加してください。.

書面による指示： “「適切な部屋を予約し、詳細を確認してください。」”

動画ナレーション： “「会議時間全体を通して利用可能な部屋を選択してください。十分な座席数と必要な設備が揃っていることを確認してください。保存後、予約記録で部屋、日付、時間を確認してください。」”

これで、具体的な指示と準備すべき視覚資料のリスト（空室状況、部屋の詳細、保存済みの予約情報）が揃いました。.

各シーンについて、以下の4つのことを書き留めてください。

• アクション： 従業員が何をするか。.
• ビジュアル： その動作を明確に示す画面、写真、または図。.
• ナレーション： その映像が表示されている間に、彼らが聞く指示。.
• 完了確認： その手順がうまくいったことを彼らに伝えるものは何だろうか。.

規定の全文は文書化された標準作業手順書（SOP）に記載してください。この特定の作業に必要な手順は、従業員の次の行動を変更する例外事項も含め、動画に盛り込んでください。.

例：会議室予約ビデオの標準作業手順書

以下のサンプルは、シンプルな会議室予約ワークフローを使用しており、ご自身のシステムに合わせて調整できます。開始する前に、従業員は会議の日付、開始時刻と終了時刻、出席者数、および必要な備品を把握しておく必要があります。.

シーン1：空いている時間を探す

見せる： 会議の開始時刻と終了時刻が選択されたカレンダー。.

言う： “「会議の日付と時間帯を入力してください。開始時間だけでなく、終了時間までの空き状況を確認してください。」”

完了したタイミング: 検索は会議全体を対象とし、利用可能な部屋を表示します。.

読みやすい時間ラベルが付いた、一部を切り取ったカレンダービューを使用してください。デスクトップ画面全体のスクリーンショットでは、スマートフォンで詳細が見えにくくなります。.

シーン2：適切な部屋を選ぶ

見せる： 部屋の詳細情報（収容人数と設備が明確に表示されています）.

言う： “「この6人会議には、少なくとも6席とプレゼンテーション用のディスプレイを備えた部屋を選んでください。」”

完了したタイミング: 選択された部屋は両方のニーズを満たしており、選択された時間帯に利用可能です。.

この例では、従業員にその選択の理由を示しています。容量と設備は、自社の手順に必要な要件に置き換えてください。.

よくある迂回路：部屋が利用できません

この説明文は、部屋選びのシーンのすぐそば、つまり誰かが必要とする場所に配置してください。.

見せる： 選択肢は単純だ。同じ時間帯に別の適切な部屋を利用するか、元の部屋の別の時間帯を利用するかだ。.

言う： “「もし部屋が利用できない場合は、十分な座席とディスプレイを備えた別の部屋を探してください。会議時間を変更する場合は、新しい予約を保存する前に参加者に確認してください。」”

従業員がどちらのオプションを選んだとしても、最後に新しい予約を保存して確認する方法を説明して締めくくってください。.

シーン3：予約を保存して確認する

見せる： 記入済みの予約フォームと、その保存された記録。.

言う： “「会議名を追加して予約を保存します。保存した記録を開き、部屋、日付、開始時刻、終了時刻を確認してください。」”

完了したタイミング: 予約記録には、希望する部屋と正しい時間帯が記載されています。.

システムが承認を必要とする場合は、実際の保留状態を表示し、誰が承認するのかを説明してください。承認が下りる前に、リクエストを確定済みの予約として表示しないでください。.

ビデオ標準作業手順書を作成する レカスティア

使用する PDFからビデオへの変換ツール 作成したページをナレーション付きの解説動画に変換できます。アドバンスモードでは、選択したページごとに個別のスクリプトを入力できるため、各説明文に対応する画像を表示できます。.

コンバーターのより詳しい説明については、以下を参照してください。 PDFを動画に変換する方法.

手順が変更された場合は、ビデオを更新してください。

チームのドキュメントに、動画の横にSOPのタイトル、バージョン、コンテンツ所有者を記録しておきましょう。手順が変更された場合は、その記録を参考に、修正が必要な動画を見つけてください。.

変更された部分を更新してください。

• フィールドまたはボタンが変更されました。 影響を受けるスクリーンショットとその音声名を置き換えてください。.
• 決定ルールが変更されました。 説明文と、それを教えるために使用した例を修正する。.
• 完了チェックが変更されました。 従業員が注目すべき新しい結果を表示します。.

改訂版の動画を作成し、手順が共有されているすべての場所で古いリンクを置き換えてください。文書のみを更新すると、動画内の古い手順がそのまま残ってしまいます。.

まずは1つのタスクを完了することから始めましょう

最初の動画による標準作業手順書は、部屋の予約といった簡単な作業を取り上げると良いでしょう。明確な開始点を示し、各手順を丁寧に説明し、従業員が理解できる結果で締めくくりましょう。.

上記の例を参考に、PDFファイルとナレーションを作成してください。作成した標準作業手順書を共有する前に、同僚に実際に手順を実行してもらい、追加の説明が必要な箇所をメモしておきましょう。.

よくある質問