Un vídeo de procedimientos operativos estándar (POE) muestra a los empleados cómo completar una tarea paso a paso. Esta guía explica cómo convertir un procedimiento escrito en un vídeo narrado, utilizando como ejemplo la reserva de una sala de reuniones.
Conclusiones clave
- Cubra una tarea, desde su punto de partida hasta un resultado claro.
- Asocia cada acción con un elemento visual útil y una comprobación de finalización específica.
- Explique qué hacer cuando la ruta habitual no esté disponible.
- Mantén el vídeo junto al procedimiento escrito vigente para que los empleados puedan encontrar ambos.
Elige una tarea que puedas mostrar con claridad.
Empiece con un procedimiento como reservar una sala, enviar un diseño para su revisión o registrar una solicitud de asistencia. Cada uno tiene un punto de partida reconocible y un resultado que puede mostrar. En lugar de abarcar todo lo relacionado con el espacio de trabajo de la empresa, enseñe la tarea específica que los empleados vinieron a aprender.
Elige imágenes que expliquen la acción:
- Para un formulario: Mostrar los campos que alguien debe completar y un ejemplo de una entrada terminada.
- Para elegir: Muestra las opciones y la regla para elegir entre ellas.
- Para una tarea física: Utilice fotografías en primer plano o una demostración grabada cuando el movimiento sea importante.
Para el método basado en PDF que se describe a continuación, utilice capturas de pantalla, fotografías e instrucciones breves que funcionen como páginas estáticas. Si alguien necesita ver un movimiento continuo, como enhebrar una máquina, grabe esa demostración por separado e inclúyala en los materiales de capacitación.
Guía de TechSmith sobre procedimientos operativos estándar (SOP) para vídeo. También recomienda elegir procedimientos que se beneficien de las instrucciones visuales y mantener cada video centrado en su tarea.
Transforma las instrucciones vagas en acciones específicas.
Un procedimiento operativo estándar (POE) escrito puede omitir detalles que un colega experimentado da por sentados. Añada esos detalles antes de convertirlo en un guion.
Instrucciones escritas: “Reserve una habitación adecuada y confirme los detalles.”
Narración del video: “Seleccione una sala disponible para toda la duración de la reunión. Compruebe que tenga suficientes asientos y el equipo necesario. Tras guardar, verifique la sala, la fecha y la hora en su registro de reserva.”
Ahora dispone de instrucciones específicas y una lista de elementos visuales que debe preparar: disponibilidad, detalles de la habitación y una reserva guardada.
Para cada escena, anota estas cuatro cosas:
- Acción: lo que hace el empleado.
- Visual: La pantalla, foto o diagrama que aclara la acción.
- Narración: la instrucción que escuchan mientras esa imagen es visible.
- Verificación de finalización: ¿Qué les indica que el paso funcionó?.
Conserve la política completa en el procedimiento operativo estándar (POE) escrito. Incluya en el video las instrucciones necesarias para esta tarea en particular, incluyendo cualquier excepción que modifique la siguiente acción del empleado.
Ejemplo: Procedimiento Operativo Estándar (POE) para la reserva de salas de reuniones mediante vídeo
El siguiente ejemplo utiliza un flujo de trabajo sencillo para reservar salas que puede adaptar a su propio sistema. Antes de comenzar, el empleado necesita la fecha de la reunión, la hora de inicio y finalización, el número de asistentes y el equipo necesario.
Escena uno: Encuentra un horario disponible
Espectáculo: un calendario con las horas de inicio y finalización de la reunión seleccionadas.
Decir: “Introduzca la fecha de la reunión y la franja horaria completa. Compruebe la disponibilidad hasta el final de la reunión, no solo la hora de inicio.”
Hecho cuando: La búsqueda abarca toda la reunión y muestra las salas disponibles.
Utilice una vista de calendario recortada con etiquetas de tiempo legibles. Una captura de pantalla completa del escritorio dificultaría la visualización de los detalles en un teléfono.
Escena dos: Elija una habitación adecuada.
Espectáculo: Detalles de la habitación con capacidad y equipamiento claramente indicados.
Decir: “Para esta reunión de seis personas, elija una sala con al menos seis asientos y una pantalla para la presentación.”
Hecho cuando: La habitación seleccionada satisface ambas necesidades y está disponible durante el horario seleccionado.
Este ejemplo le da al empleado una razón para su elección. Reemplace la capacidad y el equipo con los requisitos de su propio procedimiento.
Un desvío común: la habitación no está disponible.
Coloca esta explicación junto a la escena de selección de habitaciones, donde alguien la necesite.
Espectáculo: Una elección sencilla: otra habitación adecuada a la misma hora, o una hora diferente para la habitación original.
Decir: “Si la sala no está disponible, busque otra con suficientes asientos y una pantalla. Si cambia la hora de la reunión, consulte con los asistentes antes de guardar la nueva reserva.”
Sea cual sea la opción que elija el empleado, finalice la explicación mostrándole cómo guardar y consultar la nueva reserva.
Escena tres: Guardar y confirmar la reserva
Espectáculo: el formulario de reserva completado, seguido de su registro guardado.
Decir: “Añade el nombre de la reunión y guarda la reserva. Abre el registro guardado y comprueba la sala, la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización.”
Hecho cuando: El registro de la reserva contiene la habitación deseada y la franja horaria correcta.
Si su sistema requiere aprobación, muestre su estado pendiente y explique quién la aprueba. No marque una solicitud como reserva confirmada antes de que exista dicha aprobación.
Crea tu procedimiento operativo estándar de vídeo con Recastia
Utilice el Herramienta para convertir PDF en vídeo Para convertir tus páginas preparadas en una guía narrada, el modo avanzado te permite introducir un guion independiente para cada página seleccionada, de modo que cada instrucción pueda ir acompañada de su correspondiente imagen.
- Prepara y sube el PDF
Organiza las capturas de pantalla o diagramas según el orden del procedimiento, con un breve encabezado de acción en cada página. Añade la explicación sobre la habitación no disponible, incluyendo cómo volver al paso de reserva y confirmar los nuevos detalles.
Exporta las páginas como PDF. Elige una plantilla de vídeo en Recastaia, sube el archivo y selecciona el Modo avanzado y las páginas que quieras incluir. - Relaciona la narración con cada página.
Introduzca la instrucción junto a la página correspondiente. En la página de detalles de la habitación, explique los requisitos de seis asientos y pantalla mientras estos detalles estén visibles. Coloque las instrucciones de confirmación en la página que muestra la reserva guardada.
Utilice los nombres que los empleados ven en su sistema. "Seleccionar Guardar reserva" es más claro que "haga clic en el botón de la derecha", especialmente si cambia el diseño. - Configurar la voz y los subtítulos
Elige una voz para la narración y activa la visualización de subtítulos. También puedes personalizar la relación de aspecto del vídeo, el avatar, los efectos visuales y la música de fondo para que se adapten a tu recorrido.
Mantenga visibles las etiquetas del formulario y los detalles de confirmación al elegir un diseño. Describa también la información visual importante en la narración: diga "la sala muestra seis asientos", en lugar de "compruebe este número". Guía de medios accesibles Explica por qué los subtítulos y las descripciones de la información visual satisfacen necesidades diferentes. - Genera y comparte el tutorial.
Genera el vídeo y reprodúcelo. Comprueba que cada instrucción se corresponda con la imagen correcta y que los empleados puedan leer la información necesaria para actuar. Corrige cualquier error en la página o el guion antes de compartir el enlace del vídeo o descargar el resultado.
Coloca el enlace al procedimiento escrito completo junto al video. Los empleados podrán ver el tutorial y consultar los pasos escritos cuando necesiten una referencia rápida.
Para una introducción más amplia al convertidor, consulte Cómo convertir un PDF en un vídeo..
Actualiza el vídeo cuando cambie el procedimiento.
Registra el título, la versión y el propietario del contenido del procedimiento operativo estándar (POE) junto al video en la documentación de tu equipo. Cuando el procedimiento cambie, utiliza ese registro para encontrar el video que también requiere atención.
Actualiza la parte que cambió:
- Se ha modificado un campo o un botón: Reemplazar la captura de pantalla afectada y su nombre hablado.
- Se modificó una regla de decisión: Revisa la explicación y el ejemplo utilizado para enseñarla.
- La comprobación de finalización cambió: Mostrar el nuevo resultado que los empleados deberían buscar.
Genera el vídeo revisado y reemplaza el enlace antiguo dondequiera que se comparta el procedimiento. Si solo actualizas el documento escrito, las instrucciones antiguas del vídeo permanecerán.
Comience con una tarea completa.
El primer vídeo de procedimiento operativo estándar puede tratar sobre una tarea sencilla, como reservar una habitación. Establezca un punto de partida claro, muestre cada paso y finalice con un resultado que el empleado pueda reconocer.
Utilice el ejemplo anterior para preparar su PDF y la narración. Antes de compartir su procedimiento operativo estándar en vídeo, pídale a un compañero que lo siga y anote cualquier punto en el que necesite una explicación adicional.
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Preguntas frecuentes
Dedica el tiempo suficiente para demostrar una tarea completa a un ritmo adecuado. Si los espectadores necesitan revisar tareas no relacionadas para encontrar las instrucciones, divide el contenido en varios videos. No aceleres la presentación de un formulario detallado solo para cumplir con un tiempo de ejecución corto.
Utilice instrucciones conversacionales sin perder de vista el significado del procedimiento. Mantenga los nombres exactos de los campos, los valores requeridos y las reglas de decisión. Las explicaciones extensas pueden permanecer en el documento escrito; la narración debe ayudar a comprender la acción que se muestra en pantalla.
Pida a la persona responsable del procedimiento que confirme que las instrucciones son correctas. Luego, pida a un compañero que no esté familiarizado con la tarea que siga el video. La primera revisión detecta errores de procedimiento; la segunda revela información faltante, detalles ilegibles y términos sin explicación.
Pídele a un compañero que complete la tarea con el video disponible y luego compara el resultado con los criterios de finalización del procedimiento operativo estándar (POE). Anota dónde se detiene, dónde toma una decisión incorrecta o dónde pide ayuda. Usa estas observaciones para mejorar las instrucciones, en lugar de considerar la visualización del video como prueba de que alguien aprendió la tarea.