إنشاء إجراء تشغيل قياسي فيديو من إجراء تشغيل قياسي مكتوب

يُظهر فيديو توضيحي للموظفين كيفية إنجاز مهمة ما خطوة بخطوة. يشرح هذا الدليل كيفية تحويل إجراء مكتوب إلى فيديو مصحوب بتعليق صوتي، باستخدام مثال حجز قاعة اجتماعات.

أهم النقاط

• قم بتغطية مهمة واحدة، من نقطة بدايتها وحتى الوصول إلى نتيجة واضحة.
• قم بإقران كل إجراء بصورة مرئية مفيدة وفحص محدد لإتمامه.
• اشرح ما يجب فعله عندما يكون الطريق المعتاد غير متاح.
• ضع الفيديو بجانب الإجراء المكتوب الحالي حتى يتمكن الموظفون من العثور على كليهما.

اختر مهمة يمكنك عرضها بوضوح

ابدأ بإجراء بسيط مثل حجز غرفة، أو تقديم تصميم للمراجعة، أو تسجيل طلب دعم. لكل إجراء نقطة بداية واضحة ونتيجة يمكنك عرضها. بدلاً من شرح كل شيء في بيئة عمل الشركة، ركّز على تعليم الموظفين المهمة التي جاؤوا لتعلمها.

اختر صورًا توضح الإجراء:

• للحصول على نموذج: اعرض الحقول التي يجب على الشخص ملؤها ومثالاً على إدخال مكتمل.
• للاختيار من بينها: اعرض الخيارات وقاعدة الاختيار بينها.
• بالنسبة للمهمة البدنية: استخدم صورًا مقرّبة أو عرضًا توضيحيًا مسجلاً عندما تكون الحركة مهمة.

بالنسبة للنهج القائم على ملفات PDF الموضح أدناه، استخدم لقطات الشاشة والصور والتعليمات الموجزة التي تعمل كصفحات ثابتة. إذا احتاج شخص ما إلى رؤية حركة متواصلة، مثل تمرير الخيط في آلة، فقم بتسجيل هذا العرض التوضيحي بشكل منفصل وأدرجه في مواد التدريب.

دليل TechSmith لإجراءات التشغيل القياسية للفيديو كما يوصي باختيار الإجراءات التي تستفيد من التعليمات المرئية والحفاظ على تركيز كل مقطع فيديو على مهمته.

حوّل التعليمات الغامضة إلى إجراءات محددة

قد تغفل إجراءات التشغيل القياسية المكتوبة تفاصيل يعتبرها زميل ذو خبرة أمراً مفروغاً منه. أضف هذه التفاصيل قبل تحويلها إلى نص مكتوب.

تعليمات مكتوبة: “"احجز غرفة مناسبة وقم بتأكيد التفاصيل."”

التعليق الصوتي للفيديو: “اختر غرفة متاحة طوال مدة الاجتماع. تأكد من وجود عدد كافٍ من المقاعد والمعدات التي تحتاجها. بعد الحفظ، تحقق من الغرفة والتاريخ والوقت في سجل الحجز الخاص بك.”

الآن لديك تعليمات محددة وقائمة بالصور التي يجب تحضيرها: التوافر، وتفاصيل الغرفة، والحجز المحفوظ.

لكل مشهد، دوّن هذه الأشياء الأربعة:

• فعل: ما يفعله الموظف.
• مرئي: الشاشة أو الصورة أو الرسم التخطيطي الذي يوضح الإجراء.
• التعليق الصوتي: التعليمات التي يسمعونها أثناء ظهور تلك الصورة.
• التحقق من الإكمال: ما الذي يدلهم على نجاح الخطوة؟.

احتفظ بالسياسة الكاملة في إجراءات التشغيل القياسية المكتوبة. ضع التعليمات اللازمة لهذه المهمة تحديداً في الفيديو، بما في ذلك أي استثناء يغير الإجراء التالي للموظف.

مثال: إجراءات تشغيل قياسية لحجز قاعة اجتماعات عبر الفيديو

يستخدم المثال أدناه آلية بسيطة لحجز الغرف يمكنك تكييفها مع نظامك الخاص. قبل البدء، يحتاج الموظف إلى تاريخ الاجتماع، ووقتي البدء والانتهاء، وعدد الحضور، والمعدات المطلوبة.

المشهد الأول: البحث عن وقت متاح

يعرض: تقويم تم فيه تحديد وقتي بدء وانتهاء الاجتماع.

يقول: “أدخل تاريخ الاجتماع والفترة الزمنية الكاملة. تحقق من التوافر حتى نهاية الاجتماع، وليس فقط وقت البدء.”

تم الانتهاء عند: يشمل البحث الاجتماع بأكمله ويعرض الغرف المتاحة.

استخدم عرض تقويم مُقتطع مع تسميات زمنية واضحة. لقطة شاشة كاملة لسطح المكتب ستجعل التفاصيل أصعب في الرؤية على الهاتف.

المشهد الثاني: اختيار غرفة مناسبة

يعرض: تفاصيل الغرفة مع تحديد السعة والمعدات بشكل واضح.

يقول: “"بالنسبة لهذا الاجتماع المكون من ستة أشخاص، اختر غرفة بها ستة مقاعد على الأقل وشاشة عرض للعرض التقديمي."”

تم الانتهاء عند: الغرفة المختارة تلبي كلا الاحتياجين وهي متاحة في الوقت المحدد.

يُقدّم هذا المثال للموظف سببًا للاختيار. استبدل السعة والمعدات بمتطلبات إجراءاتك الخاصة.

مسار بديل شائع: الغرفة غير متاحة

ضع هذا الشرح بجوار مشهد اختيار الغرفة، حيث سيحتاجه شخص ما.

يعرض: خيار بسيط: غرفة أخرى مناسبة في نفس الوقت، أو وقت مختلف للغرفة الأصلية.

يقول: “إذا كانت القاعة غير متاحة، فابحث عن قاعة أخرى بها عدد كافٍ من المقاعد وشاشة عرض. إذا قمت بتغيير موعد الاجتماع، فتأكد من الحضور قبل حفظ الحجز الجديد.”

أياً كان الخيار الذي يختاره الموظف، أكمل الشرح بتوضيح كيفية حفظ الحجز الجديد والتحقق منه.

المشهد الثالث: حفظ وتأكيد الحجز

يعرض: نموذج الحجز المكتمل، متبوعًا بسجله المحفوظ.

يقول: “أضف اسم الاجتماع واحفظ الحجز. افتح السجل المحفوظ وتحقق من الغرفة والتاريخ ووقت البدء ووقت الانتهاء.”

تم الانتهاء عند: يحتوي سجل الحجز على الغرفة المقصودة والفترة الزمنية الصحيحة.

إذا كان نظامك يتطلب موافقة، فاعرض حالة الطلب المعلقة الفعلية، واشرح الجهة المسؤولة عن الموافقة. لا تُصنّف أي طلب على أنه حجز مؤكد قبل الحصول على هذه الموافقة.

أنشئ إجراءات التشغيل القياسية للفيديو الخاصة بك باستخدام ريكاستيا

استخدم أداة تحويل ملفات PDF إلى فيديو لتحويل صفحاتك المُجهزة إلى دليل إرشادي مصحوب بسرد صوتي. يتيح لك الوضع المتقدم إدخال نص منفصل لكل صفحة مُحددة، بحيث يمكن لكل تعليمات أن تُرفق بالصورة المُطابقة لها.

للحصول على مقدمة أوسع عن المحول، انظر كيفية تحويل ملف PDF إلى فيديو.

قم بتحديث الفيديو عند تغيير الإجراء

سجّل عنوان الإجراء التشغيلي القياسي، وإصداره، ومالك محتواه بجانب الفيديو في وثائق فريقك. عند تغيير الإجراء، استخدم هذا السجل للعثور على الفيديو الذي يحتاج إلى مراجعة.

قم بتحديث الجزء الذي تم تغييره:

• تم تغيير حقل أو زر: استبدل لقطة الشاشة المتأثرة واسمها المنطوق.
• تم تغيير قاعدة القرار: قم بمراجعة الشرح والمثال المستخدم لتدريسه.
• تم تغيير عملية التحقق من الإكمال: أظهر النتيجة الجديدة التي يجب على الموظفين البحث عنها.

أنشئ الفيديو المُعدَّل واستبدل الرابط القديم أينما تمت مشاركة الإجراء. تحديث المستند المكتوب فقط يُبقي التعليمات القديمة في الفيديو.

ابدأ بمهمة واحدة كاملة

يمكن أن يغطي أول فيديو توضيحي لإجراءات التشغيل القياسية مهمة صغيرة، مثل حجز غرفة. حدد نقطة بداية واضحة، واعرض كل إجراء، واختتم بنتيجة يمكن للموظف التعرف عليها.

استخدم المثال أعلاه لإعداد ملف PDF والتعليق الصوتي. قبل مشاركة إجراءات التشغيل القياسية للفيديو، اطلب من زميل اتباعها وتدوين أي نقطة يحتاج فيها إلى شرح إضافي.

الأسئلة الشائعة