Une procédure opératoire standard (POS) vidéo montre aux employés comment accomplir une tâche, étape par étape. Ce guide explique comment transformer une procédure écrite en une vidéo commentée, à l'aide d'un exemple de réservation de salle de réunion.
Points clés à retenir
- Couvrir une tâche, de son point de départ à un résultat clair.
- Associez chaque action à un visuel utile et à une vérification spécifique de sa réalisation.
- Expliquez la marche à suivre lorsque l'itinéraire habituel est impraticable.
- Conservez la vidéo à côté de la procédure écrite actuelle afin que les employés puissent trouver les deux.
Choisissez une tâche que vous pouvez démontrer clairement.
Commencez par une procédure simple comme la réservation d'une salle, la soumission d'un projet pour validation ou l'enregistrement d'une demande d'assistance. Chaque action a un point de départ identifiable et un résultat concret à présenter. Plutôt que de couvrir l'ensemble des activités de l'entreprise, concentrez-vous sur la tâche précise que les employés sont venus apprendre.
Choisissez des visuels qui expliquent l'action :
- Pour un formulaire : Afficher les champs obligatoires et un exemple de saisie complétée.
- Pour avoir le choix : Afficher les options et la règle permettant de choisir entre elles.
- Pour une tâche physique : Utilisez des photos en gros plan ou une démonstration enregistrée lorsque le mouvement est important.
Pour la méthode PDF décrite ci-dessous, utilisez des captures d'écran, des photos et de courtes instructions qui fonctionnent comme des pages fixes. Si une personne a besoin de voir un mouvement continu, comme l'enfilage d'une machine, enregistrez cette démonstration séparément et intégrez-la aux supports de formation.
Guide de TechSmith sur les procédures opérationnelles standard (SOP) vidéo Il recommande également de choisir des procédures qui bénéficient d'instructions visuelles et de veiller à ce que chaque vidéo soit axée sur sa tâche.
Transformer des instructions vagues en actions spécifiques
Une procédure opératoire standard (POS) écrite peut omettre des détails qu'un collègue expérimenté considère comme allant de soi. Ajoutez ces détails avant de la transformer en script.
Instructions écrites : “ Réservez une chambre appropriée et confirmez les détails. ”
Narration vidéo : “ Choisissez une salle disponible pour toute la durée de la réunion. Vérifiez qu'elle dispose de suffisamment de places assises et du matériel nécessaire. Après avoir enregistré votre réservation, vérifiez la salle, la date et l'heure dans votre historique. ”
Vous disposez maintenant d'instructions précises et d'une liste d'éléments visuels à préparer : disponibilité, détails de la chambre et réservation enregistrée.
Pour chaque scène, notez ces quatre éléments :
- Action: ce que fait l'employé.
- Visuel: l'écran, la photo ou le schéma qui rend l'action claire.
- Narration: les instructions qu'ils entendent pendant que cet élément visuel est visible.
- Vérification d'achèvement : ce qui leur indique que l'étape a fonctionné.
Conservez l'intégralité de la politique dans la procédure opératoire standard écrite. Intégrez dans la vidéo les instructions nécessaires à cette tâche particulière, y compris toute exception qui modifie la prochaine action de l'employé.
Exemple : Procédure opérationnelle standard (SOP) vidéo pour la réservation de salles de réunion
L'exemple ci-dessous illustre un processus de réservation de salle simple que vous pouvez adapter à votre système. Avant de commencer, l'employé a besoin de la date, des heures de début et de fin de la réunion, du nombre de participants et du matériel requis.
Scène 1 : Trouver un créneau horaire disponible
Montrer: un calendrier avec les heures de début et de fin de la réunion sélectionnées.
Dire: “ Indiquez la date et la durée complètes de la réunion. Vérifiez votre disponibilité jusqu'à la fin de la réunion, et pas seulement à l'heure de début. ”
Terminé quand : La recherche couvre l'intégralité de la réunion et affiche les salles disponibles.
Utilisez un affichage du calendrier recadré avec des étiquettes horaires lisibles. Une capture d'écran complète sur ordinateur rendrait les détails plus difficiles à distinguer sur un téléphone.
Scène deux : Choisissez une chambre appropriée
Montrer: Détails de la chambre avec capacité et équipements clairement indiqués.
Dire: “ Pour cette réunion à six personnes, choisissez une salle d'au moins six places assises et équipée d'un écran pour la présentation. ”
Terminé quand : La chambre sélectionnée répond aux deux besoins et est disponible aux dates et heures choisies.
Cet exemple justifie le choix de l'employé. Remplacez les capacités et l'équipement par les exigences de votre propre procédure.
Détour fréquent : La chambre n’est pas disponible
Placez cette explication à côté de la scène de choix de la chambre, là où quelqu'un pourrait en avoir besoin.
Montrer: Un choix simple : soit une autre chambre convenable au même moment, soit un autre moment pour la chambre initialement prévue.
Dire: “ Si la salle n’est pas disponible, cherchez-en une autre avec suffisamment de places assises et un écran. Si vous modifiez l’heure de la réunion, vérifiez auprès des participants avant d’enregistrer la nouvelle réservation. ”
Quelle que soit l'option choisie par l'employé, terminez l'explication en lui montrant comment enregistrer et vérifier la nouvelle réservation.
Scène trois : Enregistrer et confirmer la réservation
Montrer: le formulaire de réservation rempli, suivi de son enregistrement.
Dire: “ Ajoutez le nom de la réunion et enregistrez la réservation. Ouvrez l'enregistrement et vérifiez la salle, la date, l'heure de début et l'heure de fin. ”
Terminé quand : Le document de réservation contient la chambre souhaitée et le créneau horaire correct.
Si votre système requiert une approbation, indiquez son statut actuel (en attente) et précisez qui l'approuve. Ne considérez pas une demande comme une réservation confirmée avant que cette approbation n'ait été obtenue.
Créez votre procédure opérationnelle standard vidéo avec Recastia
Utilisez le Outil PDF vers vidéo Pour transformer vos pages préparées en une visite guidée commentée, le mode avancé vous permet de saisir un script distinct pour chaque page sélectionnée, afin que chaque instruction soit accompagnée de son visuel correspondant.
- Préparez et téléchargez le PDF
Organisez les captures d'écran ou les schémas selon l'ordre de la procédure, avec un bref titre d'action sur chaque page. Ajoutez les explications concernant l'indisponibilité des chambres, notamment la procédure pour revenir à l'étape de réservation et confirmer les nouvelles informations.
Exportez les pages au format PDF. Choisissez un modèle vidéo dans Recastia, importez le fichier, puis sélectionnez le mode avancé et les pages à inclure. - Associez le texte à chaque page
Saisissez l'instruction à côté de la page correspondante. Pour la page des détails de la chambre, précisez les exigences concernant les six places assises et l'affichage, en veillant à ce que ces informations soient visibles. Placez les instructions de confirmation sur la page affichant la réservation enregistrée.
Utilisez les noms que vos employés voient dans votre système. “ Sélectionnez Enregistrer la réservation ” est plus clair que “ cliquez sur le bouton de droite ”, surtout si la mise en page change. - Configurer la voix et les sous-titres
Choisissez une voix pour la narration et activez l'affichage des sous-titres. Vous pouvez également choisir le format vidéo, l'avatar, les effets visuels et la musique de fond pour personnaliser votre visite guidée.
Lors du choix d'une mise en page, veillez à ce que les étiquettes des formulaires et les détails de confirmation soient visibles. Décrivez également les informations visuelles importantes dans la description : dites par exemple “ la salle compte six places ” plutôt que “ cochez ce numéro ”. (W3C) Guide d'accès aux médias explique pourquoi les légendes et les descriptions d'informations visuelles répondent à des besoins différents. - Générez et partagez le guide.
Générez la vidéo, puis visionnez-la. Vérifiez que chaque instruction correspond à l'image correspondante et que les employés peuvent lire les informations nécessaires. Corrigez toute incohérence dans les pages ou le script avant de partager le lien vidéo ou de télécharger le résultat.
Placez le lien vers la procédure écrite complète à côté de la vidéo. Les employés peuvent ainsi visionner la démonstration et consulter les étapes écrites en cas de besoin.
Pour une présentation plus détaillée du convertisseur, voir Comment transformer un PDF en vidéo.
Mettre à jour la vidéo lorsque la procédure change.
Dans la documentation de votre équipe, consignez le titre, la version et le responsable du contenu de la procédure opératoire standard (POS) à côté de la vidéo. En cas de modification de la procédure, utilisez cette information pour retrouver la vidéo concernée.
Mettez à jour la partie qui a changé :
- Un champ ou un bouton a été modifié : Remplacez la capture d'écran concernée et son nom prononcé.
- Une règle de décision a été modifiée : Revoir l'explication et l'exemple utilisé pour l'enseigner.
- La vérification d'achèvement a été modifiée : Afficher le nouveau résultat que les employés doivent rechercher.
Générez la vidéo mise à jour et remplacez l'ancien lien partout où la procédure est partagée. La simple mise à jour du document écrit ne modifie pas les instructions affichées dans la vidéo.
Commencez par une tâche terminée
Votre première procédure opérationnelle standard vidéo peut porter sur une tâche simple, comme la réservation d'une chambre. Définissez un point de départ clair, montrez chaque étape et terminez par un résultat que l'employé peut identifier.
Utilisez l'exemple ci-dessus pour préparer votre PDF et votre narration. Avant de diffuser votre procédure opérationnelle standard vidéo, demandez à un collègue de la suivre et de noter les points nécessitant des explications supplémentaires.
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Foire aux questions
Consacrez suffisamment de temps à la démonstration complète d'une tâche, à un rythme fluide et lisible. Si les spectateurs doivent passer rapidement d'une tâche à l'autre pour trouver les instructions, divisez le contenu en plusieurs vidéos. Ne survolez pas un formulaire détaillé pour respecter une durée minimale.
Utilisez des instructions conversationnelles tout en préservant le sens de la procédure. Conservez les noms de champs exacts, les valeurs requises et les règles de décision. Les explications détaillées peuvent figurer dans le document écrit ; la narration doit permettre à l’utilisateur de comprendre l’action en cours à l’écran.
Demandez à la personne responsable de la procédure de confirmer que les instructions sont correctes. Ensuite, demandez à un collègue qui ne connaît pas la tâche de suivre la vidéo. Le premier visionnage permet de repérer les erreurs de procédure ; le second révèle les éléments de contexte manquants, les détails illisibles et les termes non expliqués.
Demandez à un collègue de réaliser la tâche en visionnant la vidéo, puis comparez le résultat aux critères de réalisation de la procédure opératoire standard. Notez les moments où il hésite, fait une erreur ou demande de l'aide. Utilisez ces observations pour améliorer les instructions plutôt que de considérer le visionnage de la vidéo comme une preuve de maîtrise de la tâche.