비디오 SOP는 직원들에게 작업을 단계별로 완료하는 방법을 보여줍니다. 이 가이드에서는 회의실 예약 사례를 통해 서면 절차를 내레이션이 포함된 비디오로 변환하는 방법을 설명합니다.
핵심 요약
- 하나의 과제를 시작점에서 명확한 결과에 이르기까지 전 과정을 다룹니다.
- 각 동작에 유용한 시각 자료와 구체적인 완료 확인 사항을 함께 제시하세요.
- 평소 이용하는 경로를 이용할 수 없을 때 어떻게 해야 하는지 설명하세요.
- 직원들이 두 가지 모두를 찾아볼 수 있도록 동영상도 현재 작성된 절차서 옆에 보관하십시오.
명확하게 보여줄 수 있는 작업을 선택하세요.
회의실 예약, 디자인 검토 제출, 지원 요청 접수와 같은 절차부터 시작하세요. 각 절차는 명확한 시작점과 보여줄 수 있는 결과가 있습니다. 회사 업무 공간의 모든 것을 다루기보다는 직원들이 배우고자 하는 핵심적인 한 가지 업무에 집중하세요.
동작을 설명하는 시각 자료를 선택하세요:
- 양식의 경우: 사용자가 반드시 입력해야 하는 항목과 작성 완료된 입력 예시를 보여주세요.
- 선택 사항: 선택 가능한 옵션과 그 옵션들 중에서 선택하는 규칙을 보여주세요.
- 육체적인 작업을 위해: 움직임이 중요한 경우에는 근접 사진이나 녹화된 시연 영상을 활용하세요.
아래의 PDF 기반 교육 방식에서는 정지 화면처럼 보이는 스크린샷, 사진 및 간단한 지침을 활용하세요. 재봉틀에 실 끼우기와 같이 연속적인 동작이 필요한 경우에는 해당 동작을 별도로 녹화하여 교육 자료에 포함시키세요.
TechSmith의 비디오 SOP 가이드 또한 시각적 교육이 도움이 되는 절차를 선택하고 각 비디오가 해당 작업에 집중하도록 하는 것이 좋습니다.
모호한 지시를 구체적인 행동으로 바꾸세요
서면으로 작성된 표준 운영 절차(SOP)에는 경험 많은 동료가 당연하게 여기는 세부 사항이 누락될 수 있습니다. 스크립트로 만들기 전에 그러한 세부 사항을 추가하십시오.
서면 지침: “"적절한 객실을 예약하고 세부 사항을 확인하세요."”
영상 내레이션: “"회의 시간 동안 이용 가능한 회의실을 선택하세요. 좌석 수와 필요한 장비가 모두 갖춰져 있는지 확인하세요. 저장 후 예약 내역에서 회의실, 날짜, 시간을 확인하세요."”
이제 구체적인 지침과 준비해야 할 시각 자료 목록(객실 이용 가능 여부, 객실 세부 정보, 저장된 예약 내역)을 받았습니다.
각 장면마다 다음 네 가지 사항을 적어 두세요.
- 행동: 직원이 하는 일.
- 시각 자료: 동작을 명확하게 보여주는 화면, 사진 또는 도표.
- 화법: 그들이 듣는 지시는 그 영상이 보이는 동안 이루어집니다.
- 완료 여부 확인: 그 단계가 효과가 있었다는 것을 어떻게 알 수 있을까요?.
전체 정책 내용은 서면 표준 운영 절차(SOP)에 보관하십시오. 해당 작업에 필요한 지침은 비디오에 포함시키고, 직원의 다음 행동을 변경하는 예외 사항도 모두 명시하십시오.
예시: 회의실 예약 영상 관련 표준운영절차서(SOP)
아래 예시는 간단한 회의실 예약 워크플로를 보여주며, 사용자의 시스템에 맞게 수정할 수 있습니다. 회의를 시작하기 전에 직원은 회의 날짜, 시작 및 종료 시간, 참석자 수, 필요한 장비를 알아야 합니다.
장면 1: 가능한 시간 찾기
보여주다: 회의 시작 및 종료 시간이 선택된 달력.
말하다: “"회의 날짜와 전체 시간대를 입력하세요. 회의 시작 시간뿐만 아니라 회의 종료 시간까지 예약 가능 여부를 확인하세요."”
완료 시점: 검색 결과는 회의 전체 기간을 대상으로 하며 이용 가능한 회의실을 보여줍니다.
읽기 쉬운 시간 레이블이 있는 잘린 달력 보기를 사용하세요. 전체 데스크톱 스크린샷을 사용하면 휴대폰에서 세부 정보를 확인하기 어려워집니다.
장면 2: 적절한 방을 고르세요
보여주다: 객실 수용 인원 및 설비가 명확하게 표시된 객실 상세 정보입니다.
말하다: “6인 회의의 경우, 최소 6석 이상의 좌석과 프레젠테이션용 디스플레이가 있는 회의실을 선택하십시오.”
완료 시점: 선택하신 객실은 두 가지 요구 사항을 모두 충족하며 선택하신 시간에 이용 가능합니다.
이 예시는 직원에게 선택 이유를 제시합니다. 용량과 장비는 귀사의 절차에 필요한 요건으로 대체하십시오.
흔히 발생하는 우회 경로: 객실을 이용할 수 없습니다
이 설명을 방 선택 장면 옆, 누군가가 필요로 할 만한 곳에 배치하세요.
보여주다: 간단한 선택입니다. 같은 시간에 다른 적절한 객실을 예약하거나, 원래 예약했던 객실의 다른 시간을 선택하는 것입니다.
말하다: “"회의실을 이용할 수 없는 경우, 좌석과 디스플레이가 충분한 다른 회의실을 찾아보세요. 회의 시간을 변경하는 경우, 새로운 예약 정보를 저장하기 전에 참석자들에게 확인하세요."”
직원이 어떤 옵션을 선택하든, 새 예약을 저장하고 확인하는 방법을 보여주면서 설명을 마무리하십시오.
장면 3: 예약 저장 및 확정
보여주다: 작성 완료된 예약 양식과 저장된 기록입니다.
말하다: “"회의 이름을 입력하고 예약을 저장하세요. 저장된 기록을 열고 회의실, 날짜, 시작 시간 및 종료 시간을 확인하세요."”
완료 시점: 예약 기록에는 예약하려는 객실과 정확한 시간대가 포함되어 있습니다.
시스템에서 승인이 필요한 경우, 실제 승인 대기 상태를 표시하고 승인 담당자를 명시하십시오. 승인이 완료되기 전에는 요청을 확정 예약으로 표시하지 마십시오.
동영상 표준 운영 절차(SOP)를 만드세요 레카스티아
사용하세요 PDF를 비디오로 변환하는 도구 준비한 페이지를 음성 해설이 포함된 안내 영상으로 변환할 수 있습니다. 고급 모드에서는 선택한 페이지마다 별도의 스크립트를 입력할 수 있으므로 각 설명에 해당하는 시각 자료를 함께 표시할 수 있습니다.
- PDF 파일을 준비하여 업로드하세요.
스크린샷이나 다이어그램을 절차 순서대로 배열하고, 각 페이지에 간단한 작업 제목을 추가하세요. 객실 이용 불가 시 설명과 함께 예약 단계로 돌아가 새 정보를 확인하는 방법을 안내하는 내용을 추가하세요.
페이지를 PDF로 내보냅니다. Recastia에서 비디오 템플릿을 선택하고 파일을 업로드한 다음 고급 모드와 포함할 페이지를 선택합니다. - 각 페이지에 맞는 내레이션을 연결하세요
해당 페이지 옆에 안내 사항을 입력하세요. 객실 상세 정보 페이지에서는 6인석 및 디스플레이 요구 사항을 해당 정보가 표시되는 동안 설명하세요. 예약이 저장된 페이지에는 확인 안내 사항을 배치하세요.
직원들이 시스템에서 보는 이름을 사용하세요. 특히 레이아웃이 변경될 경우 "오른쪽 버튼을 클릭하세요"보다는 "예약 저장 선택"이 더 명확합니다. - 음성 및 자막 설정
내레이션 음성을 선택하고 자막 표시를 켜세요. 또한 영상 비율, 아바타, 시각 효과 및 배경 음악을 선택하여 튜토리얼에 맞게 설정할 수 있습니다.
레이아웃을 선택할 때 양식 레이블과 확인 세부 정보가 보이도록 하세요. 중요한 시각적 정보는 설명에도 포함하세요. 예를 들어 "이 번호를 확인하세요"라고 하기보다는 "객실에는 6개의 좌석이 있습니다"라고 말하는 것이 좋습니다. (W3C) 접근성 미디어 안내 시각 정보에 대한 캡션과 설명이 서로 다른 필요를 충족시키는 이유를 설명합니다. - 공략집을 생성하고 공유하세요
영상을 제작한 후 재생하세요. 각 지침이 올바른 영상과 함께 제공되는지, 직원들이 필요한 정보를 읽고 조치를 취할 수 있는지 확인하세요. 영상 링크를 공유하거나 결과물을 다운로드하기 전에 페이지나 스크립트가 일치하지 않는 부분을 수정하세요.
동영상 옆에 전체 절차 설명서 링크를 추가하세요. 직원들은 동영상을 시청하고 필요할 때 설명서를 열어 빠르게 확인할 수 있습니다.
변환기에 대한 더 자세한 소개는 다음을 참조하십시오. PDF 파일을 동영상으로 변환하는 방법.
절차가 변경될 경우 동영상을 업데이트하세요.
팀 문서에 동영상 옆에 SOP 제목, 버전 및 콘텐츠 소유자를 기록해 두세요. 절차가 변경되면 해당 기록을 사용하여 수정이 필요한 동영상을 찾으세요.
변경된 부분을 업데이트하세요:
- 입력 필드 또는 버튼이 변경되었습니다. 해당 스크린샷과 음성으로 표시된 이름을 교체하십시오.
- 결정 규칙이 변경되었습니다. 설명과 그것을 가르치는 데 사용된 예시를 수정하십시오.
- 완료 확인 방식이 변경되었습니다. 직원들이 기대해야 할 새로운 결과를 보여주세요.
수정된 영상을 제작하여 절차가 공유되는 모든 곳에서 기존 링크를 교체하십시오. 문서만 업데이트하면 영상에는 기존 지침이 그대로 남아 있게 됩니다.
하나의 완벽한 작업부터 시작하세요
첫 번째 비디오 표준 운영 절차는 회의실 예약과 같은 간단한 작업을 다룰 수 있습니다. 명확한 시작점을 제시하고, 각 단계를 보여주고, 직원이 확인할 수 있는 결과로 마무리하세요.
위 예시를 참고하여 PDF 파일과 내레이션을 준비하세요. 동영상 표준 운영 절차를 공유하기 전에 동료에게 따라 해보도록 하고, 추가 설명이 필요한 부분을 메모해 두세요.
Recastia로 PDF에 생동감을 불어넣으세요
더욱 매력적인 방식으로 콘텐츠를 제작, 맞춤 설정하고 공유하세요.
자주 묻는 질문
하나의 작업을 완수하는 데 필요한 시간을 충분히 할애하여 시청자가 이해하기 쉬운 속도로 진행하세요. 시청자가 필요한 지침을 찾기 위해 관련 없는 작업을 건너뛰어야 하는 경우, 콘텐츠를 여러 개의 개별 영상으로 나누세요. 짧은 재생 시간을 맞추기 위해 자세한 절차를 너무 빠르게 진행하지 마세요.
절차의 의미를 유지하면서 대화체로 설명을 제공하십시오. 필드 이름, 필수 값 및 결정 규칙은 정확하게 명시하십시오. 자세한 배경 설명은 문서에 남겨두고, 음성 해설은 화면에 나타나는 현재 동작을 이해하는 데 도움을 주는 데 집중하십시오.
절차 담당자에게 지침이 정확한지 확인하도록 요청하십시오. 그런 다음 해당 업무에 익숙하지 않은 동료에게 비디오를 따라해 보도록 요청하십시오. 첫 번째 검토를 통해 절차상의 오류를 찾아낼 수 있고, 두 번째 검토를 통해 누락된 맥락, 이해하기 어려운 세부 정보 및 설명되지 않은 용어를 파악할 수 있습니다.
동료에게 동영상을 참고하여 작업을 완료하도록 요청한 다음, 결과를 표준 작업 절차(SOP)의 완료 기준과 비교하십시오. 동료가 작업을 멈추거나, 잘못된 선택을 하거나, 도움을 요청하는 부분을 기록하십시오. 이러한 관찰 내용을 바탕으로 지침을 개선하고, 동영상 시청 자체를 작업 학습의 증거로 간주하지 마십시오.