Les vidéos d'intégration permettent aux nouveaux employés de se familiariser avec leur équipe, d'expliquer le déroulement de leur intégration et de leur indiquer où trouver de l'aide. Ce guide détaille les éléments à inclure dans ces vidéos avant le premier jour, le premier jour et durant la première semaine, et propose un exemple adaptable à partir de vos documents PDF existants.
Points clés à retenir
- Détaillez les modalités d'arrivée avant le premier jour, présentez les personnes et le planning le premier jour, puis expliquez le travail spécifique à chaque équipe au cours de la première semaine.
- Une vidéo de bienvenue peut comporter quatre scènes : un accueil, le programme de la matinée, les contacts d’assistance et la liste des tâches à accomplir durant la première semaine.
- Utilisez les documents PDF de bienvenue et les guides d'équipe existants comme sources. Ajoutez un commentaire pour expliquer les informations de chaque page.
- Partagez les liens de réunion, les coordonnées et la liste de contrôle avec la vidéo afin que les nouvelles recrues puissent les ouvrir sans avoir à la revoir.
Planifiez les vidéos d'intégration autour de la première semaine.
Intégrez clairement chaque vidéo dans votre planning. Une personne se préparant pour sa première matinée a besoin des informations pratiques pour arriver à destination ; une autre, débutant sa première mission, a besoin des instructions pour cette tâche. Envoyez chaque vidéo au moment où l'information devient pertinente.
Avant le premier jour : explications sur le déroulement de la journée
Commencez par un mot de bienvenue du responsable ou de l'équipe, suivi des informations pratiques dont le nouvel employé a besoin avant son arrivée ou sa connexion.
- Où aller : L'entrée du bureau et la réception, ou le lien pour la première réunion à distance.
- Quand arriver : L'heure et le fuseau horaire de début, ainsi que le premier rendez-vous.
- Que préparer : Tout équipement ou document que l'entreprise leur a demandé d'apporter.
- Personne à contacter : Une personne qui peut apporter son aide en cas de problème de voyage, de matériel ou d'accès.
Indiquez l'entrée si elle est difficile à trouver. Pour les télétravailleurs, expliquez-leur comment ils recevront l'invitation à la réunion et où trouver de l'aide avant que leur compte professionnel ne soit opérationnel. Incluez également ces informations dans l'e-mail de bienvenue afin que personne n'ait à revoir la vidéo pour trouver l'heure ou l'adresse.
Premier jour : Présentation des personnes et du plan
Une vidéo de présentation du premier jour devrait permettre au nouvel employé de se familiariser avec les personnes qu'il rencontrera et de comprendre le déroulement de la journée.
Présentez l'entreprise en quelques phrases concrètes : ses produits ou services, sa clientèle et la contribution de l'équipe du nouvel employé. Présentez ensuite le responsable, le parrain/la marraine d'intégration et les personnes ressources, en précisant leur nom et leur rôle.
- Montrer: L'ordre du jour de la journée, un schéma d'équipe simplifié et l'emplacement de la liste de contrôle d'intégration.
- Expliquer: Quelle réunion doit avoir lieu en premier, où se déroule la création du compte et à qui s'adresser pour les formulaires ou le matériel ?.
- Terminez par : Le prochain rendez-vous ou la liste de contrôle à ouvrir.
GitLab a publié conseils du parrain lors de l'intégration Un exemple concret : les parrains se présentent avant la date d’embauche et organisent une première conversation. Une vidéo peut permettre de présenter cette personne ; la conversation donne ensuite au nouvel employé l’occasion de poser des questions.
Durant la première semaine : expliquer le travail
Une fois que la nouvelle recrue aura pris ses marques, abordez les sujets spécifiques à l'équipe : la première mission, les réunions régulières, les fichiers partagés et la manière de demander des commentaires.
Par exemple, un candidat au service client pourrait avoir besoin d'une vidéo montrant le traitement d'une demande type entre les équipes. Un designer pourrait avoir besoin d'une présentation de la bibliothèque de modèles et du processus de validation. Veillez à ne pas inclure les noms des clients, leurs qualifications ni les informations personnelles des employés dans les supports de démonstration.
Distinguer les introductions des formations détaillées sur les tâches. Une présentation de l'équipe explique son rôle et le mode de collaboration des membres. procédure opérationnelle standard vidéo montre comment accomplir une tâche spécifique.
Choisissez des matériaux que vous possédez déjà.
Votre pack de bienvenue, vos diapositives de présentation et manuel numérique de l'employé Vous pouvez fournir une grande partie du contenu. Sélectionnez les passages qui répondent aux questions immédiates d'une nouvelle recrue au lieu de lire l'intégralité du document à voix haute.
- Pack de bienvenue → vidéo d'arrivée : Utilisez les informations relatives à l'horaire et au lieu. Ajoutez un message de bienvenue vocal et expliquez le déroulement du premier rendez-vous.
- Répertoire de l'équipe → présentation de l'équipe : Indiquez les noms et les rôles. Expliquez qui traite les questions courantes plutôt que de détailler chaque intitulé de poste.
- Manuel → vidéo d'aide à la recherche : Indiquez où trouver des informations sur les congés, les notes de frais et les contacts d'assistance. Ajoutez un lien vers le texte intégral des politiques en vigueur à côté de la vidéo.
- Guide du département → Introduction à la première semaine : Expliquez les principales responsabilités de l'équipe et la première mission du nouvel employé. Réservez les procédures détaillées pour des vidéos séparées.
Conservez une présentation commune à l'entreprise et des enregistrements distincts pour chaque équipe. Les RH peuvent gérer le contenu commun tandis que chaque responsable met à jour les instructions de son équipe.
Exemple : Une vidéo d'orientation pour le premier jour
L'exemple de vidéo d'intégration des employés ci-dessous utilise quatre pages PDF : un message de bienvenue, l'emploi du temps de la matinée, les contacts utiles et une liste des tâches à accomplir durant la première semaine. L'emploi du temps et les rôles sont donnés à titre indicatif ; veuillez les adapter à l'organisation de votre entreprise.
1. Accueillir le nouvel employé
Utilisez une diapositive de bienvenue avec le nom de l'équipe et un bref ordre du jour. Si vous souhaitez un message de bienvenue personnalisé d'un responsable, enregistrez-le séparément.
Exemple de narration :
“ Bienvenue dans l’équipe. Ce petit guide couvre votre première matinée, les personnes qui peuvent vous aider et où trouver votre liste de contrôle pour la première semaine. ”
2. Traverser la première matinée
Présentez les rendez-vous par ordre chronologique. Conservez les liens de réunion dans l'e-mail d'accompagnement pour faciliter leur ouverture.
Exemple de narration :
“ Votre première réunion aura lieu avec votre responsable à 9 h 30. À 10 h, le service informatique vous aidera à configurer vos comptes. Vous rencontrerez le reste de l'équipe à 11 h. Vous trouverez les liens pour ces réunions dans votre courriel de bienvenue. ”
3. Indiquez où trouver de l'aide
Inscrivez le nom de chaque contact à côté de son rôle et des questions auxquelles il peut répondre.
Exemple de narration :
“ Renseignez-vous auprès de votre responsable concernant votre emploi du temps et vos premières missions. Contactez le service informatique pour toute assistance relative à votre appareil ou à la connexion. L’équipe RH peut vous aider avec les formulaires et le manuel de l’utilisateur. Vous trouverez leurs coordonnées dans votre courriel de bienvenue. ”
4. Indiquez la liste de vérification de la première semaine
Terminez en indiquant où trouver la liste de contrôle et quand discuter des questions avec le responsable.
Exemple de narration :
“ Après avoir visionné cette vidéo, ouvrez la liste de vérification de la première semaine qui figure dans votre courriel de bienvenue. Ajoutez-y toutes les questions que vous souhaitez aborder avec votre responsable lors de votre premier entretien. ”
Envoyez la vidéo accompagnée des liens vers le calendrier, les contacts et la liste de vérification. Conservez le manuel complet et la formation détaillée à disposition comme documents de référence séparés.
Créez votre vidéo d'accueil avec Recastia
Utilisez le Outil PDF vers vidéo Pour transformer vos pages préparées en une vidéo commentée, le mode avancé vous permet, dans l'exemple de quatre pages ci-dessus, d'écrire l'explication audio à côté de chaque page.
Préparez un fichier PDF contenant les documents que votre entreprise a approuvés pour le téléchargement et le partage, puis suivez ces étapes.
- Choisissez un modèle et téléchargez votre PDF
Choisissez un modèle vidéo, comme Page Slide, et téléchargez votre PDF d'orientation. Sélectionnez le mode avancé, puis choisissez les pages à inclure dans la vidéo. Chaque page doit être consacrée à un aspect précis de l'introduction, comme le programme du matin ou les contacts d'assistance.
- Ajoutez une narration et personnalisez la vidéo
Saisissez le script correspondant à côté de chaque page. Activez l'affichage des sous-titres pour afficher la narration sous forme de texte, puis accédez aux paramètres vidéo.
• Choisissez une voix pour la narration.
• Explorez les options d'avatar et de musique de fond pour personnaliser votre vidéo de bienvenue.
• Choisissez un format vidéo pour l'écran sur lequel les employés visionneront la vidéo.
Pour une introduction axée sur les horaires et les coordonnées, utilisez une police de caractères grande et un style clair. - Générer et partager la vidéo
Générez la vidéo, puis visionnez-la. Repérez les noms et les abréviations, et vérifiez que le programme correspond aux documents d'accueil actuels. Diffusez le lien de la vidéo finale via le canal d'intégration approuvé de votre entreprise, ainsi que les liens de réunion et la liste de vérification.
Rendez les vidéos faciles à trouver et à suivre.
Utilisez des titres descriptifs tels que “ Votre première matinée ” ou “ Où trouver de l'aide informatique ”. Listez-les par ordre d'affichage sur la page d'accueil ou dans l'e-mail de bienvenue.
Avant d'envoyer, vérifiez ces détails :
- Accéder: Les nouvelles recrues pourront accéder à la vidéo et aux ressources associées dès que vous les leur aurez envoyées. L'accès à leur compte professionnel ne sera peut-être pas disponible avant leur premier jour de travail.
- Texte lisible : Les noms, les heures et les instructions restent lisibles sur un téléphone.
- Légendes : Les informations orales sont retranscrites fidèlement sous forme de texte. (W3C) guide de sous-titrage Il couvre également les sons non verbaux significatifs lorsqu'ils sont nécessaires à la compréhension d'une vidéo.
- Informations actuelles : Un collègue désigné est chargé de mettre à jour chaque vidéo lorsque les contacts, les horaires de réunion ou les procédures changent.
Une fois que les premières recrues auront visionné les vidéos, demandez-leur ce qui n'était pas clair. Si tous ont du mal à trouver le contact informatique, facilitez l'accès à cette information dans la vidéo et le message de bienvenue.
Commencez par les questions du premier jour
Concevez des vidéos d'intégration répondant aux premières questions des nouveaux employés : où aller, qui rencontrer et comment obtenir de l'aide. Commencez par un PDF de bienvenue et l'exemple en quatre scènes, puis ajoutez des vidéos d'intégration spécifiques à chaque équipe au fur et à mesure des besoins de la première semaine.
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Foire aux questions
Chaque vidéo doit traiter d'un seul sujet précis. Lisez le script à voix haute en projetant les diapositives ; supprimez tout élément qui sera abordé dans une leçon ultérieure ou dans un document de référence. Divisez un enregistrement lorsqu'il passe d'une introduction à une tâche distincte, plutôt que de l'étirer pour couvrir l'intégralité du programme d'intégration.
Traduisez le script et les textes des diapositives, puis demandez à un collègue maîtrisant parfaitement la langue de relire les noms, le vocabulaire professionnel et les instructions. Veillez à ce que le planning et les coordonnées soient cohérents d'une version à l'autre. Attribuez à chaque version une étiquette linguistique claire afin que les nouveaux employés puissent choisir celle qui leur convient.
Non. Un PDF commenté peut expliquer les horaires, les responsabilités de l'équipe et l'emplacement des ressources. Filmez un collègue pour un accueil personnalisé ou enregistrez une démonstration pour illustrer une tâche concrète. Choisissez le format qui présente l'information clairement.
Pendant que le service informatique résout le problème d'accès, envoyez l'ordre du jour, les coordonnées et les prochaines étapes par courriel ou au format PDF. Indiquez l'heure du premier rendez-vous et les instructions pour se connecter, afin que l'employé puisse commencer sa journée sans attendre que la vidéo fonctionne.