Video orientasi karyawan memperkenalkan karyawan baru kepada tim mereka, menjelaskan apa yang diharapkan, dan menunjukkan di mana mereka dapat memperoleh bantuan. Panduan ini mencakup apa yang perlu disertakan dalam video orientasi sebelum hari pertama, pada hari pertama, dan selama minggu pertama, dengan contoh yang dapat Anda adaptasi dari materi PDF yang sudah ada.
Poin-Poin Penting
- Sampaikan detail kedatangan sebelum hari pertama, perkenalkan orang-orang dan jadwal pada hari pertama, lalu jelaskan pekerjaan spesifik tim selama minggu pertama.
- Video hari pertama dapat berisi empat bagian: sambutan, jadwal pagi, kontak bantuan, dan daftar periksa minggu pertama.
- Gunakan PDF sambutan dan panduan tim yang sudah ada sebagai bahan sumber. Tambahkan narasi untuk menjelaskan informasi di setiap halaman.
- Bagikan tautan rapat, detail kontak, dan daftar periksa bersama video agar karyawan baru dapat membukanya tanpa harus memutar ulang video tersebut.
Rencanakan Video Orientasi Karyawan Baru Sekitar Minggu Pertama
Berikan tempat yang jelas untuk setiap video dalam jadwal. Seseorang yang bersiap untuk pagi pertamanya membutuhkan detail kedatangan; seseorang yang memulai tugas pertamanya membutuhkan instruksi untuk pekerjaan tersebut. Kirim setiap video ketika informasi tersebut menjadi relevan.
Sebelum Hari Pertama: Jelaskan Apa yang Dapat Diharapkan
Mulailah dengan sambutan dari manajer atau tim, diikuti dengan detail praktis yang dibutuhkan karyawan baru sebelum tiba atau masuk ke sistem.
- Tempat yang bisa dikunjungi: Pintu masuk kantor dan meja resepsionis, atau tautan untuk rapat daring pertama.
- Kapan harus tiba: Waktu mulai dan zona waktu, serta janji temu pertama.
- Yang perlu disiapkan: Segala peralatan atau dokumen yang diminta perusahaan untuk mereka bawa.
- Siapa yang harus dihubungi: Seseorang yang dapat membantu jika terjadi masalah pada perjalanan, peralatan, atau akses.
Tunjukkan pintu masuk jika sulit ditemukan. Untuk karyawan jarak jauh, jelaskan bagaimana mereka akan menerima undangan rapat dan ke mana harus meminta bantuan sebelum akun kerja mereka siap. Sertakan detail ini juga dalam email selamat datang, sehingga tidak ada yang perlu memutar ulang video untuk menemukan waktu atau alamat.
Pada Hari Pertama: Memperkenalkan Tim dan Rencana
Video hari pertama seharusnya membantu karyawan baru mengenali orang-orang yang akan mereka temui dan memahami jadwal hari itu.
Jelaskan perusahaan secara singkat dalam beberapa kalimat konkret: apa yang diproduksi atau dilakukan, siapa yang dilayani, dan bagaimana tim karyawan baru berkontribusi. Kemudian, perkenalkan manajer, pendamping orientasi, dan kontak pendukung dengan menyebutkan nama dan peran mereka.
- Menunjukkan: Agenda hari ini, peta tim sederhana, dan lokasi daftar periksa orientasi.
- Menjelaskan: Pertemuan mana yang diadakan lebih dulu, di mana pengaturan akun dilakukan, dan kepada siapa harus bertanya tentang formulir atau peralatan.
- Akhiri dengan: Janji temu berikutnya atau daftar periksa untuk pembukaan.
GitLab menerbitkan bimbingan pendamping orientasi Memberikan contoh yang bermanfaat: para pendamping memperkenalkan diri sebelum tanggal mulai kerja dan mengatur percakapan awal. Sebuah video dapat memperkenalkan orang tersebut; percakapan tersebut memberi karyawan baru waktu untuk mengajukan pertanyaan.
Selama Minggu Pertama: Jelaskan Pekerjaannya
Setelah karyawan baru memahami lingkungan kerja, beralihlah ke topik-topik spesifik tim: tugas pertama, rapat rutin, file bersama, dan cara meminta umpan balik.
Sebagai contoh, karyawan bagian layanan pelanggan mungkin memerlukan video yang menunjukkan bagaimana permintaan sampel diproses antar tim. Seorang desainer mungkin memerlukan pengenalan tentang pustaka desain dan proses peninjauan. Jauhkan nama pelanggan, kredensial, dan detail pribadi karyawan dari materi demonstrasi.
Pisahkan pengantar dari pelatihan tugas yang detail. Gambaran umum tim menjelaskan apa yang dilakukan tim dan bagaimana rekan kerja bekerja sama. A prosedur operasi standar video Menunjukkan cara menyelesaikan satu tugas spesifik.
Pilih Bahan yang Sudah Anda Miliki
Paket sambutan Anda, slide presentasi, dan buku panduan karyawan digital dapat menyediakan sebagian besar konten. Pilih bagian yang menjawab pertanyaan langsung karyawan baru daripada membacakan seluruh dokumen dengan lantang.
- Paket sambutan → video kedatangan: Gunakan jadwal dan detail lokasi. Tambahkan sambutan lisan dan jelaskan janji temu pertama.
- Direktori tim → pengenalan tim: Sebutkan nama dan peran mereka. Jelaskan siapa yang menangani pertanyaan umum daripada menyebutkan setiap jabatan.
- Buku Panduan → video panduan mencari bantuan: Tunjukkan di mana menemukan informasi cuti, panduan pengeluaran, dan kontak dukungan. Tautan ke kebijakan lengkap dan terkini berada di samping video.
- Panduan departemen → pengantar minggu pertama: Jelaskan tanggung jawab utama tim dan tugas pertama karyawan baru. Simpan prosedur yang lebih detail untuk video terpisah.
Gunakan satu materi pengenalan perusahaan yang sama dan rekaman terpisah untuk setiap tim. Departemen SDM dapat mengelola materi umum tersebut, sementara setiap manajer memperbarui instruksi untuk tim mereka masing-masing.
Contoh: Video Orientasi Hari Pertama
Contoh video orientasi karyawan berikut menggunakan empat halaman PDF: sambutan, jadwal pagi, kontak bantuan, dan daftar periksa minggu pertama. Jadwal dan peran yang tercantum bersifat ilustratif; gantilah dengan pengaturan perusahaan Anda.
1. Menyambut Karyawan Baru
Gunakan slide sambutan yang berisi nama tim dan agenda singkat. Jika Anda menginginkan sambutan pribadi dari seorang manajer, rekam orang tersebut secara terpisah.
Contoh narasi:
“Selamat bergabung dengan tim. Panduan singkat ini mencakup pagi pertama Anda, orang-orang yang dapat membantu, dan di mana Anda dapat menemukan daftar periksa minggu pertama Anda.”
2. Menelusuri Pagi Pertama
Tampilkan janji temu sesuai urutan waktu. Simpan tautan rapat di email terlampir agar mudah dibuka.
Contoh narasi:
“Pertemuan pertama Anda adalah dengan manajer Anda pukul sembilan tiga puluh. Pukul sepuluh, tim IT akan membantu Anda mengatur akun Anda. Anda akan bertemu dengan tim yang lebih luas pukul sebelas. Email selamat datang Anda berisi tautan pertemuan.”
3. Tunjukkan di mana Anda bisa mendapatkan bantuan.
Cantumkan nama setiap kontak di samping peran mereka dan pertanyaan yang dapat mereka jawab.
Contoh narasi:
“Tanyakan kepada manajer Anda tentang jadwal dan tugas pertama Anda. Hubungi bagian IT untuk bantuan perangkat atau login. Tim SDM dapat membantu dengan formulir dan buku panduan. Anda dapat menemukan detail kontak mereka di email selamat datang Anda.”
4. Tunjuk ke Daftar Periksa Minggu Pertama
Akhiri dengan menunjukkan di mana menemukan daftar periksa dan kapan harus mendiskusikan pertanyaan dengan manajer.
Contoh narasi:
“Setelah menonton video ini, buka daftar periksa minggu pertama di email selamat datang Anda. Tambahkan pertanyaan apa pun yang ingin Anda diskusikan dengan manajer Anda pada pertemuan pertama Anda.”
Kirimkan video beserta tautan ke jadwal, kontak, dan daftar periksa. Simpan buku panduan lengkap dan pelatihan terperinci sebagai referensi terpisah.
Buat Video Orientasi Karyawan Anda Dengan Recastia
Gunakan Alat konversi PDF ke Video untuk mengubah halaman yang telah Anda siapkan menjadi video narasi. Untuk contoh empat halaman di atas, Mode Lanjutan memungkinkan Anda menulis penjelasan lisan di samping setiap halaman.
Siapkan file PDF yang berisi materi yang telah disetujui perusahaan Anda untuk diunggah dan dibagikan, lalu ikuti langkah-langkah berikut.
- Pilih Templat dan Unggah PDF Anda
Pilih templat video, seperti Page Slide, dan unggah PDF orientasi Anda. Pilih Mode Lanjutan, lalu pilih halaman yang ingin Anda tampilkan dalam video. Pastikan setiap halaman berfokus pada satu bagian pengantar, seperti jadwal pagi atau kontak bantuan.
- Tambahkan Narasi dan Sesuaikan Video
Masukkan skrip yang relevan di samping setiap halaman. Aktifkan Tampilan Subtitle untuk menampilkan narasi sebagai teks, lalu lanjutkan ke pengaturan video.
• Pilih suara untuk narasi.
• Jelajahi opsi avatar dan musik latar yang sesuai dengan video sambutan Anda.
• Pilih rasio video untuk layar tempat karyawan akan menontonnya.
Untuk pengantar yang berfokus pada jadwal dan detail kontak, gunakan ukuran teks yang besar dan narasi yang jelas. - Buat dan Bagikan Video
Buat video, lalu putar hingga selesai. Dengarkan nama dan singkatan, dan pastikan jadwalnya sesuai dengan materi sambutan yang ada. Bagikan tautan video yang sudah jadi melalui saluran orientasi yang disetujui perusahaan Anda, bersamaan dengan tautan rapat dan daftar periksa.
Buatlah video-video tersebut mudah ditemukan dan diikuti.
Gunakan judul deskriptif seperti “Pagi Pertama Anda” atau “Tempat Mendapatkan Bantuan IT”. Cantumkan judul-judul tersebut sesuai urutan tampilan di halaman orientasi atau di email selamat datang.
Sebelum mengirim, periksa detail berikut:
- Mengakses: Karyawan baru dapat membuka video dan tautan sumber daya pada tahap pengiriman. Akses akun kerja mungkin belum tersedia sebelum hari pertama mereka bekerja.
- Teks yang mudah dibaca: Nama, waktu, dan instruksi tetap terbaca dengan jelas di ponsel.
- Keterangan gambar: Informasi lisan ditampilkan secara akurat sebagai teks. W3C panduan keterangan juga mencakup suara non-ucapan yang bermakna ketika dibutuhkan untuk memahami video.
- Informasi terkini: Seorang kolega yang ditunjuk bertanggung jawab untuk memperbarui setiap video ketika kontak, waktu pertemuan, atau prosedur berubah.
Setelah beberapa karyawan baru menonton video tersebut, tanyakan apa yang masih belum jelas. Jika semua orang kesulitan menemukan kontak IT, buat informasi tersebut lebih mudah ditemukan baik di video maupun pesan selamat datang.
Mulailah dengan Pertanyaan Hari Pertama
Buat video orientasi karyawan baru yang berfokus pada pertanyaan-pertanyaan yang perlu dijawab terlebih dahulu oleh karyawan baru: ke mana harus pergi, siapa yang harus ditemui, dan bagaimana cara mendapatkan bantuan. Mulailah dengan PDF sambutan dan contoh empat adegan, lalu tambahkan video orientasi khusus tim sesuai kebutuhan tugas minggu pertama.
Hidupkan PDF Anda dengan Recastia
Buat, sesuaikan, dan bagikan konten Anda dengan cara yang lebih menarik.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Pastikan setiap video hanya membahas satu topik yang jelas. Bacalah naskah dengan lantang sambil menampilkan slide; hilangkan apa pun yang seharusnya ada di pelajaran selanjutnya atau referensi tertulis. Pisahkan rekaman saat beralih dari pengantar ke tugas terpisah, daripada memperpanjangnya untuk mencakup seluruh program orientasi.
Terjemahkan naskah dan teks apa pun pada slide, lalu minta kolega yang fasih berbahasa tersebut untuk meninjau nama, istilah tempat kerja, dan instruksi. Jaga agar jadwal dan detail kontak konsisten di semua versi. Beri label bahasa yang jelas pada setiap versi agar karyawan baru dapat memilih versi yang mereka butuhkan.
Tidak. PDF yang dinarasikan dapat menjelaskan jadwal, tanggung jawab tim, dan di mana menemukan sumber daya. Rekam rekan kerja saat sambutan pribadi penting, atau rekam demonstrasi saat karyawan perlu melihat tugas fisik. Pilih format yang menampilkan informasi dengan jelas.
Kirim agenda, detail kontak, dan langkah selanjutnya melalui email atau PDF sementara tim IT membantu menyelesaikan masalah akses. Sertakan waktu pertemuan pertama dan instruksi bergabung, sehingga karyawan dapat memulai hari mereka tanpa menunggu video berfungsi.