Onboarding-Videos stellen neue Mitarbeiter ihrem Team vor, erklären, was sie erwartet, und zeigen, wo sie Hilfe finden. Dieser Leitfaden beschreibt, was Onboarding-Videos vor dem ersten Arbeitstag, am ersten Tag und in der ersten Woche beinhalten sollten. Ein Beispiel, das Sie aus bestehenden PDF-Materialien anpassen können, ist ebenfalls enthalten.
Wichtigste Erkenntnisse
- Die Ankunftsdetails sollten vor dem ersten Tag besprochen werden, am ersten Tag sollten die Personen und der Zeitplan vorgestellt werden, und anschließend sollten die teambezogenen Aufgaben während der ersten Woche erläutert werden.
- Ein Video für den ersten Tag kann vier Szenen umfassen: eine Begrüßung, den Morgenablauf, Ansprechpartner für Hilfsanfragen und die Checkliste für die erste Woche.
- Nutzen Sie vorhandene Willkommens-PDFs und Teamleitfäden als Quellenmaterial. Ergänzen Sie die Informationen auf jeder Seite mit einem Kommentar.
- Teilen Sie die Meeting-Links, Kontaktdaten und die Checkliste zusammen mit dem Video, damit neue Mitarbeiter diese öffnen können, ohne das Video erneut abspielen zu müssen.
Planen Sie Onboarding-Videos etwa in der ersten Woche
Weisen Sie jedem Video einen festen Platz im Zeitplan zu. Jemand, der sich auf seinen ersten Morgen vorbereitet, benötigt Ankunftsinformationen; jemand, der seine erste Aufgabe beginnt, benötigt Anweisungen für diese Arbeit. Versenden Sie jedes Video, sobald die Informationen relevant werden.
Vor dem ersten Tag: Erklären Sie, was zu erwarten ist
Beginnen Sie mit einer Begrüßung durch den Manager oder das Team, gefolgt von den praktischen Informationen, die ein neuer Mitarbeiter vor seiner Ankunft oder dem Einloggen benötigt.
- Wohin man gehen soll: Der Büroeingang und der Empfangstresen oder der Link für das erste virtuelle Meeting.
- Ankunftszeit: Die Startzeit und Zeitzone sowie der erste Termin.
- Was vorzubereiten ist: Jegliche Ausrüstung oder Dokumente, die sie auf Verlangen des Unternehmens mitbringen sollen.
- An wen Sie sich wenden können: Eine Person, die helfen kann, falls es Probleme mit der Reise, der Ausrüstung oder dem Zugang gibt.
Weisen Sie auf den Eingang hin, falls dieser schwer zu finden ist. Erklären Sie Mitarbeitern im Homeoffice, wie sie die Einladung zum Meeting erhalten und wo sie Hilfe bekommen, bevor ihr Arbeitsaccount eingerichtet ist. Fügen Sie diese Informationen auch der Begrüßungs-E-Mail hinzu, damit niemand ein Video erneut ansehen muss, um Zeit oder Adresse zu finden.
Am ersten Tag: Vorstellung der Beteiligten und des Plans
Ein Video für den ersten Arbeitstag soll neuen Mitarbeitern helfen, die Personen, die sie treffen werden, kennenzulernen und den Tagesablauf zu verstehen.
Beschreiben Sie das Unternehmen in wenigen prägnanten Sätzen: Was es herstellt oder tut, wen es bedient und welchen Beitrag das Team des neuen Mitarbeiters leistet. Stellen Sie anschließend den Manager, den Onboarding-Mentor und die Ansprechpartner im Supportbereich namentlich und mit ihrer jeweiligen Funktion vor.
- Zeigen: Die Tagesordnung, eine einfache Teamübersicht und der Aufbewahrungsort der Einarbeitungscheckliste.
- Erklären: Welches Meeting findet zuerst statt, wo erfolgt die Kontoeinrichtung und wen kann man bezüglich Formularen oder Ausrüstung fragen?.
- Schließen Sie mit: Der nächste Termin oder die Checkliste zum Öffnen.
GitLabs veröffentlichte Einarbeitungs-Buddy-Anleitung Ein hilfreiches Beispiel: Vor dem Arbeitsbeginn stellen sich die Mentoren vor und vereinbaren ein erstes Gespräch. Ein Video kann die Person vorstellen; das Gespräch gibt dem neuen Mitarbeiter Zeit, Fragen zu stellen.
In der ersten Woche: Erklären Sie die Arbeit
Sobald sich der neue Mitarbeiter zurechtgefunden hat, sollten Sie zu teambezogenen Themen übergehen: die erste Aufgabe, regelmäßige Meetings, gemeinsam genutzte Dateien und wie man Feedback einholt.
Ein neuer Mitarbeiter im Kundensupport benötigt beispielsweise ein Video, das den Ablauf einer Beispielanfrage zwischen den Teams veranschaulicht. Ein Designer benötigt möglicherweise eine Einführung in die Designbibliothek und den Überprüfungsprozess. Kundennamen, Zugangsdaten und vertrauliche Mitarbeiterdaten dürfen nicht in den Präsentationsmaterialien enthalten sein.
Die Einführung wird von der detaillierten Aufgabenschulung getrennt. Eine Teamübersicht erklärt die Aufgaben des Teams und die Zusammenarbeit der Kollegen. Standardarbeitsanweisung für Videos zeigt, wie man eine bestimmte Aufgabe erledigt.
Wählen Sie Material, das Sie bereits besitzen.
Ihr Begrüßungspaket, die Präsentationsfolien und digitales Mitarbeiterhandbuch Sie können einen Großteil des Inhalts bereitstellen. Wählen Sie die Abschnitte aus, die die unmittelbaren Fragen eines neuen Mitarbeiters beantworten, anstatt das gesamte Dokument vorzulesen.
- Willkommenspaket → Ankunftsvideo: Nutzen Sie die Angaben zu Termin und Ort. Fügen Sie eine mündliche Begrüßung hinzu und erläutern Sie den ersten Termin.
- Teamverzeichnis → Teamvorstellung: Namen und Funktionen auflisten. Erklären, wer häufig gestellte Fragen beantwortet, anstatt jede einzelne Berufsbezeichnung aufzuzählen.
- Handbuch → Hilfevideo finden: Zeigen Sie, wo Informationen zu Urlaub, Spesenabrechnungen und Ansprechpartnern zu finden sind. Verlinken Sie neben dem Video die vollständigen, aktuellen Richtlinien.
- Leitfaden für die Abteilung → Einführung in die erste Woche: Erläutern Sie die Hauptaufgaben des Teams und die erste Aufgabe des neuen Mitarbeiters. Detaillierte Verfahrensweisen sollten in separaten Videos dargestellt werden.
Es sollte eine gemeinsame Unternehmenspräsentation und separate teambezogene Aufnahmen geben. Die Personalabteilung kann das gemeinsame Material verwalten, während jede Führungskraft die Anweisungen für ihr Team aktuell hält.
Beispiel: Ein Orientierungsvideo für den ersten Tag
Das folgende Beispielvideo zur Mitarbeitereinführung verwendet vier PDF-Seiten: eine Begrüßung, den Morgenplan, Kontaktinformationen für Hilfesuchende und eine Checkliste für die erste Woche. Der Zeitplan und die Rollenverteilung dienen nur der Veranschaulichung; ersetzen Sie diese durch die Regelungen Ihres Unternehmens.
1. Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter
Verwenden Sie eine Begrüßungsfolie mit dem Teamnamen und einer kurzen Tagesordnung. Falls Sie eine persönliche Begrüßung durch einen Manager wünschen, zeichnen Sie diese Person separat auf.
Beispielhafte Erzählung:
“Willkommen im Team. Dieser kurze Leitfaden behandelt Ihren ersten Morgen, die Personen, die Ihnen helfen können, und wo Sie Ihre Checkliste für die erste Woche finden.”
2. Den ersten Morgen durchleben
Zeigen Sie die Termine in chronologischer Reihenfolge an. Fügen Sie die Meeting-Links in die zugehörige E-Mail ein, damit sie leicht geöffnet werden können.
Beispielhafte Erzählung:
“Ihr erstes Treffen findet um 9:30 Uhr mit Ihrem Vorgesetzten statt. Um 10:00 Uhr hilft Ihnen die IT-Abteilung bei der Einrichtung Ihrer Konten. Das gesamte Team lernen Sie um 11:00 Uhr kennen. Die Links zu den einzelnen Treffen finden Sie in Ihrer Begrüßungs-E-Mail.”
3. Zeigen Sie, wo man Hilfe erhält.
Notieren Sie den Namen jedes Ansprechpartners neben seiner Funktion und den Fragen, die er beantworten kann.
Beispielhafte Erzählung:
“Fragen Sie Ihren Vorgesetzten nach Ihrem Arbeitsplan und Ihren ersten Aufgaben. Wenden Sie sich bei Problemen mit Geräten oder der Anmeldung an die IT-Abteilung. Das Personalteam hilft Ihnen gerne bei Formularen und dem Handbuch. Die Kontaktdaten finden Sie in Ihrer Begrüßungs-E-Mail.”
4. Auf die Checkliste für die erste Woche hinweisen.
Zum Schluss zeigen Sie, wo die Checkliste zu finden ist und wann man Fragen mit dem Manager besprechen sollte.
Beispielhafte Erzählung:
“Öffnen Sie nach diesem Video die Checkliste für die erste Woche in Ihrer Begrüßungs-E-Mail. Fügen Sie alle Fragen hinzu, die Sie beim ersten Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten besprechen möchten.”
Senden Sie das Video mit Links zum Zeitplan, den Kontakten und der Checkliste. Halten Sie das vollständige Handbuch und die detaillierten Schulungsunterlagen als separate Referenzen bereit.
Erstellen Sie Ihr Onboarding-Video mit Recastia
Verwenden Sie die PDF-zu-Video-Tool Verwandeln Sie Ihre vorbereiteten Seiten in ein vertontes Video. Im obigen Beispiel mit vier Seiten können Sie im erweiterten Modus die gesprochene Erklärung neben jede Seite schreiben.
Erstellen Sie eine PDF-Datei mit dem Material, das Ihr Unternehmen zum Hochladen und Teilen freigegeben hat, und befolgen Sie dann diese Schritte.
- Wählen Sie eine Vorlage aus und laden Sie Ihre PDF-Datei hoch.
Wählen Sie eine Videovorlage, z. B. „Seitenfolie“, und laden Sie Ihre Orientierungs-PDF hoch. Aktivieren Sie den erweiterten Modus und wählen Sie anschließend die Seiten aus, die im Video angezeigt werden sollen. Konzentrieren Sie sich auf jede Seite auf einen Teil der Einführung, z. B. den Morgenplan oder die Kontaktinformationen.
- Füge einen Kommentar hinzu und passe das Video an.
Fügen Sie das entsprechende Skript neben jeder Seite ein. Aktivieren Sie die Untertitelanzeige, um den Kommentar als Text anzuzeigen, und fahren Sie dann mit den Videoeinstellungen fort.
• Wähle eine Erzählerstimme.
• Entdecken Sie die Avatar- und Hintergrundmusikoptionen, die zu Ihrem Begrüßungsvideo passen.
• Wählen Sie ein Videoverhältnis für den Bildschirm, auf dem die Mitarbeiter das Video ansehen werden.
Bei einer Einleitung, die auf Zeitplänen und Kontaktdaten basiert, sollte die Schrift groß und die Sprache klar sein. - Video erstellen und teilen
Erstellen Sie das Video und spielen Sie es anschließend ab. Achten Sie auf Namen und Abkürzungen und vergewissern Sie sich, dass der Zeitplan mit den aktuellen Begrüßungsunterlagen übereinstimmt. Teilen Sie den Link zum fertigen Video zusammen mit den Meeting-Links und der Checkliste über den genehmigten Onboarding-Kanal Ihres Unternehmens.
Die Videos sollten leicht zu finden und zu verfolgen sein.
Verwenden Sie aussagekräftige Titel wie “Ihr erster Morgen” oder “Wo Sie IT-Hilfe erhalten”. Listen Sie diese in der Reihenfolge ihrer Anzeige auf der Onboarding-Seite oder in der Willkommens-E-Mail auf.
Bitte prüfen Sie vor dem Absenden folgende Angaben:
- Zugang: Neue Mitarbeiter können das Video und die verlinkten Ressourcen direkt nach Erhalt öffnen. Der Zugriff auf das Arbeitskonto ist möglicherweise erst ab dem ersten Arbeitstag möglich.
- Lesbarer Text: Namen, Uhrzeiten und Anweisungen bleiben auf dem Handy lesbar.
- Bildunterschriften: Gesprochene Informationen werden korrekt als Text wiedergegeben. W3C Bildunterschriften-Leitfaden Beinhaltet auch sinnvolle Nicht-Sprachlaute, wenn diese zum Verständnis eines Videos benötigt werden.
- Aktuelle Informationen: Ein namentlich genannter Kollege ist dafür zuständig, jedes Video zu aktualisieren, wenn sich Kontakte, Besprechungszeiten oder Abläufe ändern.
Nachdem die ersten neuen Mitarbeiter die Videos gesehen haben, fragen Sie nach, was noch unklar war. Falls alle Schwierigkeiten haben, den IT-Ansprechpartner zu finden, erleichtern Sie es, diese Information sowohl im Video als auch in der Begrüßungsnachricht zu finden.
Beginnen wir mit den Fragen des ersten Tages
Erstellen Sie Onboarding-Videos, die sich an den wichtigsten Fragen neuer Mitarbeiter orientieren: Wohin sollen sie sich wenden? An wen sollen sie sich wenden? Und wie erhalten sie Hilfe? Beginnen Sie mit einem Willkommens-PDF und dem Beispiel mit vier Szenen und ergänzen Sie es dann um teamspezifische Onboarding-Videos, sobald die Aufgaben der ersten Woche dies erfordern.
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Häufig gestellte Fragen
Beschränken Sie jedes Video auf ein klares Thema. Lesen Sie das Skript laut vor, während Sie die Folien zeigen; entfernen Sie alles, was in einer späteren Lektion oder einem schriftlichen Nachschlagewerk behandelt werden soll. Teilen Sie eine Aufnahme auf, sobald sie von einer Einführung zu einer separaten Aufgabe übergeht, anstatt sie für das gesamte Einarbeitungsprogramm auszudehnen.
Übersetzen Sie das Skript und alle Texte auf den Folien und bitten Sie anschließend einen muttersprachlichen Kollegen, Namen, Fachbegriffe und Anweisungen zu überprüfen. Achten Sie darauf, dass Zeitplan und Kontaktdaten in allen Versionen einheitlich sind. Geben Sie jeder Version eine eindeutige Sprachkennzeichnung, damit neue Mitarbeiter die passende Version auswählen können.
Nein. Ein vertontes PDF kann Zeitpläne, Teamverantwortlichkeiten und den Auffindbarkeitsort von Ressourcen erläutern. Filmen Sie einen Kollegen, wenn eine persönliche Begrüßung wichtig ist, oder zeichnen Sie eine Demonstration auf, wenn Mitarbeiter eine praktische Aufgabe sehen müssen. Wählen Sie das Format, das die Informationen klar und verständlich darstellt.
Senden Sie die Tagesordnung, die Kontaktdaten und die nächsten Schritte per E-Mail oder PDF, während die IT-Abteilung das Zugriffsproblem behebt. Geben Sie den Termin des ersten Treffens und die Zugangsdaten an, damit der Mitarbeiter direkt mit der Arbeit beginnen kann, ohne auf die Videoverbindung warten zu müssen.