Los videos de incorporación de empleados presentan a los nuevos miembros del equipo, explican qué esperar y muestran dónde obtener ayuda. Esta guía abarca el contenido de los videos de incorporación antes del primer día, durante el primer día y durante la primera semana, con un ejemplo que puedes adaptar de materiales en PDF ya existentes.
Conclusiones clave
- Comuniquen los detalles de la llegada antes del primer día, presenten a las personas y el cronograma el primer día, y luego expliquen el trabajo específico del equipo durante la primera semana.
- Un vídeo del primer día puede incluir cuatro escenas: una bienvenida, el programa de la mañana, contactos de ayuda y la lista de tareas para la primera semana.
- Utilice los PDF de bienvenida y las guías de equipo existentes como material de referencia. Añada narración para explicar la información de cada página.
- Comparte los enlaces de las reuniones, los datos de contacto y la lista de verificación junto con el video para que los nuevos empleados puedan abrirlos sin tener que reproducirlo de nuevo.
Planifica los vídeos de incorporación para la primera semana.
Asigna un lugar específico a cada video en el cronograma. Quien se prepara para su primera mañana necesita detalles sobre su llegada; quien comienza su primera tarea necesita instrucciones para realizarla. Envía cada video cuando la información sea relevante.
Antes del primer día: Explica qué esperar
Empiece con un saludo de bienvenida del gerente o del equipo, seguido de los detalles prácticos que un nuevo empleado necesita antes de llegar o iniciar sesión.
- Adónde ir: La entrada de la oficina y el mostrador de recepción, o el enlace para la primera reunión virtual.
- Cuándo llegar: La hora de inicio y la zona horaria, además de la primera cita.
- Qué preparar: Cualquier equipo o documento que la empresa les haya pedido que traigan.
- A quién contactar: Una persona que pueda ayudar si surge algún problema con el viaje, el equipo o el acceso.
Si la entrada es difícil de encontrar, indíquela. Para los empleados que trabajan a distancia, explíqueles cómo recibirán la invitación a la reunión y dónde pueden solicitar ayuda antes de que su cuenta de trabajo esté lista. Incluya también esta información en el correo electrónico de bienvenida para que nadie tenga que volver a ver un vídeo para encontrar la hora o la dirección.
El primer día: Presentar a las personas y el plan.
Un vídeo de bienvenida para el primer día debería ayudar al nuevo empleado a reconocer a las personas con las que se reunirá y a comprender el horario del día.
Describe brevemente la empresa: qué fabrica o qué hace, a quién presta sus servicios y cómo contribuye el equipo del nuevo empleado. A continuación, presenta al gerente, al mentor de incorporación y a los contactos de soporte, indicando su nombre y cargo.
- Espectáculo: La agenda del día, un mapa sencillo del equipo y la ubicación de la lista de verificación de incorporación.
- Explicar: ¿Qué reunión debe tener lugar primero, dónde se realiza la configuración de la cuenta y a quién consultar sobre formularios o equipos?.
- Finalizar con: La próxima cita o la lista de verificación para abrir.
La publicación de GitLab orientación del compañero de incorporación Esto da un ejemplo útil: dos personas se presentan antes de la fecha de inicio y organizan una conversación inicial. Un video puede servir para presentar a esa persona; la conversación le da al nuevo empleado tiempo para hacer preguntas.
Durante la primera semana: Explicar el trabajo
Una vez que el nuevo empleado se familiarice con el entorno, pase a temas específicos del equipo: la primera tarea, las reuniones periódicas, los archivos compartidos y cómo solicitar comentarios.
Por ejemplo, un empleado de atención al cliente podría necesitar un video que muestre cómo se gestiona una solicitud de muestra entre los equipos. Un diseñador podría necesitar una introducción a la biblioteca de diseño y al proceso de revisión. Evite incluir nombres de clientes, credenciales e información personal de los empleados en los materiales de demostración.
Introducciones separadas de la capacitación detallada de tareas. Una descripción general del equipo explica qué hace el equipo y cómo trabajan juntos los colegas. Procedimiento operativo estándar de vídeo Muestra cómo completar una tarea específica.
Elige el material que ya tienes
Su paquete de bienvenida, diapositivas de presentación y manual digital del empleado Puede proporcionar gran parte del contenido. Seleccione las partes que respondan a las preguntas inmediatas de un nuevo empleado en lugar de leer todo el documento en voz alta.
- Paquete de bienvenida → vídeo de llegada: Utilice la información del horario y la ubicación. Añada un saludo de bienvenida y explique la primera cita.
- Directorio del equipo → Presentación del equipo: Muestre los nombres y las funciones. Explique quién se encarga de las preguntas frecuentes en lugar de enumerar cada puesto de trabajo.
- Manual → vídeo de ayuda para encontrar información: Muestra dónde encontrar información sobre permisos, orientación sobre gastos y contactos de apoyo. Enlace a las políticas completas y vigentes junto al video.
- Guía del departamento → Introducción a la primera semana: Explica las principales responsabilidades del equipo y la primera tarea del nuevo empleado. Deja los procedimientos detallados para videos aparte.
Mantengan una presentación corporativa común y grabaciones separadas para cada equipo. El departamento de Recursos Humanos puede mantener el material común, mientras que cada gerente mantiene actualizadas las instrucciones de su equipo.
Ejemplo: Un vídeo de orientación para el primer día
El siguiente ejemplo de video de incorporación de empleados utiliza cuatro páginas PDF: una bienvenida, el horario matutino, contactos de ayuda y una lista de verificación para la primera semana. El horario y las funciones son solo ilustrativos; sustitúyalos por los de su empresa.
1. Da la bienvenida al nuevo empleado.
Utiliza una diapositiva de bienvenida con el nombre del equipo y una breve agenda. Si deseas un saludo personal de un gerente, graba a esa persona por separado.
Narración de ejemplo:
“Bienvenido/a al equipo. Esta breve guía cubre tu primera mañana, las personas que pueden ayudarte y dónde encontrar tu lista de tareas para la primera semana.”
2. Recorrido por la primera mañana
Muestre las citas en orden cronológico. Mantenga los enlaces de las reuniones en el correo electrónico adjunto para que sean fáciles de abrir.
Narración de ejemplo:
“Tu primera reunión será con tu gerente a las nueve y media. A las diez, el departamento de informática te ayudará a configurar tus cuentas. A las once conocerás al resto del equipo. En tu correo electrónico de bienvenida encontrarás los enlaces a las reuniones.”
3. Indica dónde obtener ayuda.
Indica el nombre de cada contacto junto a su función y las preguntas que puede responder.
Narración de ejemplo:
“Consulta con tu responsable sobre tu horario y tus primeras tareas. Ponte en contacto con el departamento de informática si necesitas ayuda con tu dispositivo o para iniciar sesión. El equipo de Recursos Humanos puede ayudarte con los formularios y el manual. Encontrarás sus datos de contacto en el correo electrónico de bienvenida.”
4. Señala la lista de verificación de la primera semana.
Para finalizar, explique dónde encontrar la lista de verificación y cuándo consultar cualquier duda con el gerente.
Narración de ejemplo:
“Después de ver este video, abre la lista de verificación de la primera semana que encontrarás en tu correo electrónico de bienvenida. Agrega cualquier pregunta que quieras comentar con tu gerente en tu primera reunión.”
Envía el vídeo con los enlaces al calendario, los contactos y la lista de verificación. Mantén el manual completo y la formación detallada disponibles como referencias independientes.
Crea tu video de bienvenida con Recastia
Utilice el Herramienta para convertir PDF en vídeo para convertir tus páginas preparadas en un vídeo narrado. En el ejemplo de cuatro páginas anterior, el Modo Avanzado te permite escribir la explicación hablada junto a cada página.
Prepare un archivo PDF que contenga el material que su empresa ha aprobado para su carga y compartición, y luego siga estos pasos.
- Elige una plantilla y sube tu PDF.
Elige una plantilla de vídeo, como "Diapositiva de página", y sube tu PDF de orientación. Selecciona el modo avanzado y elige las páginas que quieras incluir en el vídeo. Asegúrate de que cada página se centre en una parte específica de la introducción, como el horario matutino o los contactos de ayuda.
- Añade narración y personaliza el vídeo.
Introduzca el guion correspondiente junto a cada página. Active la opción "Visualización de subtítulos" para que la narración se muestre como texto y, a continuación, acceda a la configuración de vídeo.
• Elige una voz para la narración.
• Explora las opciones de avatar y música de fondo para personalizar tu vídeo de bienvenida.
• Elija una relación de aspecto de vídeo para la pantalla donde los empleados lo verán.
Para una introducción basada en horarios e información de contacto, utilice un tamaño de letra grande y una narración clara. - Genera y comparte el vídeo.
Genera el video y reprodúcelo. Presta atención a los nombres y abreviaturas, y confirma que el cronograma coincida con los materiales de bienvenida. Comparte el enlace del video finalizado a través del canal de incorporación aprobado por tu empresa, junto con los enlaces de las reuniones y la lista de verificación.
Hacer que los vídeos sean fáciles de encontrar y seguir.
Utilice títulos descriptivos como "Su primera mañana" o "Dónde obtener ayuda informática". Enumérelos en el orden en que se visualizan en la página de incorporación o en el correo electrónico de bienvenida.
Antes de enviar, compruebe estos detalles:
- Acceso: Los nuevos empleados pueden abrir el vídeo y los recursos vinculados en el momento en que se los envíes. Es posible que no tengan acceso a su cuenta profesional antes de su primer día.
- Texto legible: Los nombres, las horas y las instrucciones permanecen legibles en un teléfono.
- Leyendas: La información hablada aparece con precisión como texto. guía de subtítulos También abarca sonidos no verbales significativos cuando son necesarios para comprender un vídeo.
- Información actual: Un compañero designado es responsable de actualizar cada vídeo cuando cambien los contactos, los horarios de las reuniones o los procedimientos.
Después de que los primeros empleados hayan visto los videos, pregúnteles qué les quedó claro. Si a todos les cuesta encontrar al contacto de TI, facilite que esa información sea accesible tanto en el video como en el mensaje de bienvenida.
Comencemos con las preguntas del primer día.
Crea vídeos de bienvenida centrados en las preguntas que los nuevos empleados necesitan que se respondan primero: adónde ir, con quién reunirse y cómo obtener ayuda. Empieza con un PDF de bienvenida y el ejemplo de cuatro escenas, y luego añade vídeos de bienvenida específicos para cada equipo según lo requieran las tareas de la primera semana.
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Preguntas frecuentes
Cada video debe centrarse en un tema claro. Lea el guion en voz alta mientras muestra las diapositivas; elimine cualquier información que corresponda a una lección posterior o a una referencia escrita. Divida la grabación cuando pase de la introducción a una tarea aparte, en lugar de extenderla para cubrir todo el programa de incorporación.
Traduzca el guion y el texto de las diapositivas, y luego pida a un colega que domine el idioma que revise los nombres, la terminología laboral y las instrucciones. Mantenga la coherencia en el cronograma y la información de contacto en todas las versiones. Asigne a cada versión una etiqueta de idioma clara para que los nuevos empleados puedan elegir la que necesiten.
No. Un PDF narrado puede explicar horarios, responsabilidades del equipo y dónde encontrar recursos. Grabe a un compañero cuando sea importante darle la bienvenida personalmente, o grabe una demostración cuando los empleados necesiten ver una tarea física. Elija el formato que muestre la información con claridad.
Envíe la agenda, los datos de contacto y los próximos pasos por correo electrónico o PDF mientras el departamento de TI ayuda a resolver el problema de acceso. Incluya la hora de la primera cita y las instrucciones para unirse, para que el empleado pueda comenzar su jornada sin tener que esperar a que funcione el video.