Työntekijöiden perehdytysvideot esittelevät uudet työntekijät tiimilleen, selittävät, mitä odottaa, ja näyttävät, mistä saa apua. Tämä opas kattaa, mitä perehdytysvideoihin tulisi sisällyttää ennen ensimmäistä päivää, ensimmäisenä päivänä ja ensimmäisen viikon aikana, ja siinä on esimerkki, jota voit mukauttaa olemassa olevista PDF-materiaaleista.
Keskeiset tiedot
- Käsittele saapumistiedot ennen ensimmäistä päivää, esittele ihmiset ja aikataulu ensimmäisenä päivänä ja selitä sitten tiimikohtainen työ ensimmäisen viikon aikana.
- Ensimmäisen päivän video voi sisältää neljä kohtausta: tervetulotoivotuksen, aamun aikataulun, tukihenkilöiden yhteystiedot ja ensimmäisen viikon tarkistuslistan.
- Käytä olemassa olevia PDF-tervetulotiedostoja ja tiimin oppaita lähdemateriaalina. Lisää selostus kunkin sivun tietojen selittämiseksi.
- Jaa kokouslinkit, yhteystiedot ja tarkistuslista videon rinnalla, jotta uudet työntekijät voivat avata ne toistamatta niitä uudelleen.
Suunnittele perehdytysvideot ensimmäisen viikon ajalle
Anna jokaiselle videolle selkeä paikka aikataulussa. Ensimmäiseen aamuunsa valmistautuva tarvitsee saapumistiedot; ensimmäisen tehtävänsä aloittava tarvitsee ohjeet kyseiseen työhön. Lähetä jokainen video, kun tiedot ovat ajankohtaisia.
Ennen ensimmäistä päivää: Kerro, mitä odottaa
Aloita esimiehen tai tiimin tervetulotoivotuksella ja kerro sitten käytännön yksityiskohdista, joita uusi työntekijä tarvitsee ennen saapumistaan tai sisäänkirjautumista.
- Minne mennä: Toimiston sisäänkäynti ja vastaanottotiski tai linkki ensimmäiseen etäkokoukseen.
- Milloin saapua: Aloitusaika ja aikavyöhyke sekä ensimmäinen tapaaminen.
- Mitä valmistaa: Kaikki laitteet tai asiakirjat, joita yritys on pyytänyt heitä tuomaan mukanaan.
- Keneen ottaa yhteyttä: Henkilö, joka voi auttaa, jos matkustaminen, laitteet tai kulkuyhteydet menevät pieleen.
Näytä sisäänkäynti, jos sitä on vaikea löytää. Etätyöntekijöille kerro, miten he saavat kokouskutsun ja mistä he voivat pyytää apua ennen kuin heidän työtilinsä on valmis. Säilytä nämä tiedot myös tervetuloviestissä, jotta kenenkään ei tarvitse toistaa videota uudelleen löytääkseen ajan tai osoitteen.
Ensimmäisenä päivänä: Esittele ihmiset ja suunnitelma
Ensimmäisen päivän videon tulisi auttaa uutta työntekijää tunnistamaan tapaamansa ihmiset ja ymmärtämään päivän aikataulun.
Kerro yrityksestä muutamalla konkreettisella lauseella: mitä se tuottaa tai tekee, keitä se palvelee ja miten uuden työntekijän tiimi osallistuu. Esittele sitten esimies, perehdytyskumppani ja tukihenkilöt nimeltä ja roolin mukaan.
- Show: Päivän ohjelma, yksinkertainen tiimikartta ja perehdytyslistan sijainti.
- Selittää: Mikä tapaaminen on ensin, missä tilin avaaminen tapahtuu ja keneltä kysyä lomakkeista tai laitteista.
- Loppu: Seuraava tapaaminen tai avattava tarkistuslista.
GitLabin julkaisema perehdytyskumppanin opastus antaa hyödyllisen esimerkin: kaverit esittelevät itsensä ennen aloituspäivää ja sopivat alustavan keskustelun. Videolla voidaan esitellä kyseinen henkilö; keskustelu antaa uudelle työntekijälle aikaa esittää kysymyksiä.
Ensimmäisen viikon aikana: Selitä työ
Kun uusi työntekijä on perehtynyt tiimin toimintaan, siirry tiimikohtaisiin aiheisiin: ensimmäinen tehtävä, säännölliset kokoukset, jaetut tiedostot ja palautteen pyytäminen.
Esimerkiksi asiakastuen työntekijä saattaa tarvita videon, joka näyttää, miten näytepyyntö liikkuu tiimien välillä. Suunnittelija saattaa tarvita johdannon suunnittelukirjastoon ja tarkistusprosessiin. Pidä asiakkaiden nimet, tunnistetiedot ja työntekijöiden yksityiset tiedot poissa esittelymateriaaleista.
Erota esittelyt yksityiskohtaisesta tehtäväkoulutuksesta. Tiimin yleiskatsaus selittää, mitä tiimi tekee ja miten kollegat työskentelevät yhdessä. videon vakiotoimintamenettely näyttää, miten tietty tehtävä suoritetaan.
Valitse jo olemassa oleva materiaali
Tervetuliaispakettisi, esitysdiat ja digitaalinen työntekijän käsikirja voi tarjota suurimman osan sisällöstä. Valitse osat, jotka vastaavat uuden työntekijän välittömiin kysymyksiin sen sijaan, että lukisit koko asiakirjan ääneen.
- Tervetuloa-paketti → saapumisvideo: Käytä aikataulu- ja paikkatietoja. Lisää suullinen tervetulotoivotus ja selitä ensimmäinen tapaaminen.
- Joukkueen hakemisto → joukkueen esittely: Näytä nimet ja roolit. Selitä kuka käsittelee yleisiä kysymyksiä sen sijaan, että kertoisit jokaisen työtehtävän.
- Käsikirja → video avun löytämiseen: Näytä, mistä löydät tietoa lomasta, kulukorvauksista ja tukihenkilöiden yhteystiedot. Linkki täydellisiin, ajantasaisiin käytäntöihin videon vieressä.
- Osaston opas → ensimmäisen viikon johdanto: Selitä tiimin pääasialliset vastuualueet ja uuden työntekijän ensimmäinen tehtävä. Tallenna yksityiskohtaiset menettelytavat erillisille videoille.
Pidä yksi yhteinen yritysesittely ja erilliset tiimikohtaiset tallenteet. HR voi ylläpitää yhteistä materiaalia samalla kun jokainen esimies pitää tiiminsä ohjeet ajan tasalla.
Esimerkki: Ensimmäisen päivän perehdytysvideo
Seuraavassa työntekijän perehdytysvideoesimerkissä on neljä PDF-sivua: tervetulotoivotus, aamun aikataulu, tukihenkilöt ja ensimmäisen viikon tarkistuslista. Aikataulu ja roolit ovat havainnollistavia; korvaa ne yrityksesi järjestelyillä.
1. Toivota uusi työntekijä tervetulleeksi
Käytä tervetulodiaa, jossa on tiimin nimi ja lyhyt esityslista. Jos haluat henkilökohtaisen tervehdyksen esimieheltä, nauhoita kyseisen henkilön puhe erikseen.
Näytekerronta:
“"Tervetuloa tiimiin. Tämä lyhyt opas kattaa ensimmäisen aamusi, avuksi kelpaavat ihmiset ja ensimmäisen viikon tarkistuslistan."”
2. Kävele ensimmäisen aamun läpi
Näytä tapaamiset aikajärjestyksessä. Pidä tapaamislinkit sähköpostin mukana, jotta ne on helppo avata.
Näytekerronta:
“Ensimmäinen tapaamisesi esimiehesi kanssa on kello 21.30. Kymmeneltä IT-osasto auttaa sinua asiakkuuksiesi perustamisessa. Yhdeltätoista tapaat laajemman tiimin. Tervetuloviestissäsi on kokouslinkit.”
3. Näytä, mistä saat apua
Kirjoita jokaisen yhteyshenkilön nimi hänen roolinsa ja kysymysten viereen, joihin he voivat vastata.
Näytekerronta:
“"Kysy esimieheltäsi aikataulustasi ja ensimmäisistä tehtävistäsi. Ota yhteyttä IT-osastoon saadaksesi apua laitteen tai kirjautumisen kanssa. Henkilöstötiimi voi auttaa lomakkeiden ja käsikirjan kanssa. Löydät heidän yhteystietonsa tervetuloviestistäsi."”
4. Osoita ensimmäisen viikon tarkistuslistaa
Lopuksi näytä, mistä tarkistuslista löytyy ja milloin kysymyksistä voi keskustella esimiehen kanssa.
Näytekerronta:
“"Avaa tämän videon jälkeen tervetuloviestissäsi oleva ensimmäisen viikon tarkistuslista. Lisää siihen kysymykset, joista haluat keskustella esimiehesi kanssa ensimmäisessä kirjautumisessasi."”
Lähetä video linkkeineen aikatauluun, yhteystietoihin ja tarkistuslistaan. Pidä koko käsikirja ja yksityiskohtainen koulutus saatavilla erillisinä lähteinä.
Luo perehdytysvideosi Recastia
Käytä PDF-videoksi-työkalu muuntaaksesi valmistelemasi sivut kertovaksi videoksi. Yllä olevassa neljän sivun esimerkissä Edistynyt tila antaa sinun kirjoittaa puhutun selityksen jokaisen sivun viereen.
Valmistele PDF-tiedosto, joka sisältää yrityksesi lataamista ja jakamista varten hyväksymän materiaalin, ja noudata sitten näitä ohjeita.
- Valitse mallipohja ja lataa PDF-tiedostosi
Valitse videomalli, kuten Page Slide, ja lataa perehdytys-PDF-tiedosto. Valitse Edistynyt tila ja valitse sitten sivut, jotka haluat videoon. Pidä jokainen sivu keskittyneenä yhteen osaan johdannosta, kuten aamun aikatauluun tai tukihenkilöihin.
- Lisää kerronta ja mukauta videota
Kirjoita kunkin sivun viereen asiaankuuluva skripti. Ota käyttöön Tekstityksen näyttö, jos haluat kertojanäänen näkyvän tekstinä, ja jatka sitten videoasetuksiin.
• Valitse kertojalle ääni.
• Tutustu avatar- ja taustamusiikkivaihtoehtoihin tervetulovideoosi sopivien vaihtoehtojen löytämiseksi.
• Valitse näytölle videokuvasuhde, jolla työntekijät katsovat sitä.
Jos johdanto rakennetaan aikataulujen ja yhteystietojen ympärille, pidä teksti suurena ja kerronta selkeänä. - Luo ja jaa video
Luo video ja toista se. Kuuntele nimiä ja lyhenteitä ja varmista, että aikataulu vastaa nykyisiä tervetulomateriaaleja. Jaa valmiin videon linkki yrityksesi hyväksytyn perehdytyskanavan kautta kokouslinkkien ja tarkistuslistan ohella.
Tee videoista helposti löydettäviä ja seurattavia
Käytä kuvailevia otsikoita, kuten “Ensimmäinen aamusi” tai “Mistä saat IT-apua”. Listaa ne katselujärjestyksessä perehdytyssivulla tai tervetuloviestissä.
Ennen lähettämistä, tarkista nämä tiedot:
- Pääsy: Uudet työntekijät voivat avata videon ja linkitetyt resurssit siinä vaiheessa, kun lähetät ne. Työtilin käyttöoikeus ei välttämättä ole käytettävissä ennen ensimmäistä työpäivää.
- Luettava teksti: Nimet, ajat ja ohjeet pysyvät luettavina puhelimessa.
- Kuvatekstit: Puhuttu tieto näkyy oikein tekstinä. W3C:n tekstitysohjeet kattaa myös merkitykselliset ei-puheen äänet, kun niitä tarvitaan videon ymmärtämiseen.
- Ajankohtaiset tiedot: Nimetty kollega on vastuussa kunkin videon päivittämisestä, kun yhteystiedot, kokousajat tai menettelytavat muuttuvat.
Kun ensimmäiset uudet työntekijät ovat katsoneet videot, kysy, mikä jäi vielä epäselväksi. Jos kaikilla on vaikeuksia löytää IT-yhteyshenkilöä, tee tiedoista helpommin löydettäviä sekä videosta että tervetuloviestistä.
Aloita ensimmäisen päivän kysymyksillä
Rakenna perehdytysvideoita niiden kysymysten ympärille, joihin uusien työntekijöiden on ensin saatava vastaukset: minne mennä, ketä tavata ja mistä saada apua. Aloita tervetulotoivotuksella PDF:llä ja neljän kohtauksen esimerkillä ja lisää sitten tiimikohtaisia perehdytysvideoita ensimmäisen viikon tehtävien sitä mukaa, kun ne niitä edellyttävät.
Herätä PDF-tiedostosi eloon Recastian avulla
Luo, mukauta ja jaa sisältöäsi kiinnostavammalla tavalla.
Usein kysytyt kysymykset
Pidä jokainen video yhdessä selkeässä aiheessa. Lue käsikirjoitus ääneen dioja näyttäessäsi; poista kaikki, mikä kuuluu myöhempään oppituntiin tai kirjalliseen lähteeseen. Jaa tallenne, kun se siirtyy johdannosta erilliseen tehtävään sen sijaan, että venyttäisit sitä kattamaan koko perehdytysohjelman.
Käännä käsikirjoitus ja kaikki dioilla oleva teksti ja pyydä sitten sujuvasti kieltä osaavaa kollegaa tarkistamaan nimet, työpaikkatermit ja ohjeet. Pidä aikataulu ja yhteystiedot yhdenmukaisina eri versioissa. Anna jokaiselle versiolle selkeä kielitunniste, jotta uudet työntekijät voivat valita tarvitsemansa.
Ei. Kertojalla varustettu PDF-tiedosto voi selittää aikataulut, tiimin vastuut ja resurssien sijainnin. Voit kuvata kollegaa, kun henkilökohtainen tervetulotoivotus on tärkeä, tai tallentaa demonstraation, kun työntekijöiden on nähtävä fyysinen tehtävä. Valitse muoto, joka näyttää tiedot selkeästi.
Lähetä esityslista, yhteystiedot ja seuraavat vaiheet sähköpostitse tai PDF-tiedostona, samalla kun IT-osasto auttaa ratkaisemaan käyttöoikeusongelman. Sisällytä ensimmäisen tapaamisen aika ja liittymisohjeet, jotta työntekijä voi aloittaa päivänsä odottamatta videotyöskentelyä.