I video di onboarding presentano i nuovi assunti al team, spiegano cosa aspettarsi e indicano dove trovare supporto. Questa guida illustra cosa includere nei video di onboarding prima del primo giorno, il primo giorno e durante la prima settimana, con un esempio che è possibile adattare da materiali PDF già esistenti.
Punti chiave
- Prima del primo giorno, fornite tutte le informazioni relative all'arrivo, presentate i membri del team e il programma del primo giorno, quindi spiegate i compiti specifici di ciascun team durante la prima settimana.
- Un video di benvenuto per il primo giorno può essere suddiviso in quattro scene: un saluto, il programma della mattinata, i contatti di supporto e la lista di cose da fare per la prima settimana.
- Utilizza come materiale di partenza i PDF di benvenuto e le guide per il team già esistenti. Aggiungi una narrazione per spiegare le informazioni presenti in ogni pagina.
- Condividi i link delle riunioni, i recapiti e la checklist insieme al video, in modo che i nuovi assunti possano aprirli senza doverlo riprodurre nuovamente.
Pianifica video di benvenuto per la prima settimana.
Assegna a ogni video uno spazio ben definito nella programmazione. Chi si prepara per la sua prima mattinata ha bisogno di informazioni su come arrivare; chi inizia il suo primo incarico ha bisogno di istruzioni su come svolgerlo. Invia ogni video quando le informazioni diventano rilevanti.
Prima del primo giorno: spiegate cosa aspettarsi
Iniziate con un saluto di benvenuto da parte del responsabile o del team, seguito dai dettagli pratici di cui un nuovo assunto ha bisogno prima di arrivare o di accedere al sistema.
- Dove andare: L'ingresso dell'ufficio e la reception, oppure il link per la prima riunione a distanza.
- Quando arrivare: L'orario di inizio e il fuso orario, oltre al primo appuntamento.
- Cosa preparare: Qualsiasi attrezzatura o documento che l'azienda abbia chiesto loro di portare.
- A chi rivolgersi: Una persona che può fornire assistenza in caso di problemi con il viaggio, l'attrezzatura o l'accesso.
Se l'ingresso è difficile da trovare, mostratelo. Per i dipendenti che lavorano da remoto, spiegate come riceveranno l'invito alla riunione e dove chiedere aiuto prima che il loro account aziendale sia pronto. Includete queste informazioni anche nell'e-mail di benvenuto, in modo che nessuno debba rivedere un video per trovare l'orario o l'indirizzo.
Il primo giorno: presentare le persone e il piano.
Un video di benvenuto per il primo giorno di lavoro dovrebbe aiutare un nuovo dipendente a riconoscere le persone che incontrerà e a comprendere il programma della giornata.
Descrivi l'azienda in poche frasi concrete: cosa produce o fa, a chi si rivolge e in che modo il team del nuovo dipendente contribuisce. Poi presenta il responsabile, il tutor e i referenti dell'assistenza, indicandone nome e ruolo.
- Spettacolo: L'agenda della giornata, una semplice mappa del team e la posizione della checklist di benvenuto.
- Spiegare: Quale riunione si terrà per prima, dove avverrà la configurazione dell'account e a chi rivolgersi per informazioni su moduli o attrezzature.
- Concludi con: Il prossimo appuntamento o la lista di controllo da aprire.
Pubblicato da GitLab Guida del tutor di onboarding Un esempio utile: i colleghi si presentano prima della data di inizio e organizzano un primo colloquio. Un video può presentare la persona; la conversazione dà al nuovo assunto il tempo di porre domande.
Durante la prima settimana: spiegare il lavoro
Una volta che il nuovo assunto ha familiarizzato con l'ambiente di lavoro, si può passare ad argomenti specifici del team: il primo incarico, le riunioni periodiche, i file condivisi e le modalità per richiedere feedback.
Ad esempio, una persona assunta per l'assistenza clienti potrebbe aver bisogno di un video che mostri come una richiesta di esempio viene gestita dai diversi team. Un designer potrebbe aver bisogno di un'introduzione alla libreria di design e al processo di revisione. Evitate di includere nomi dei clienti, credenziali e informazioni private dei dipendenti nei materiali dimostrativi.
Introduzioni separate dalla formazione dettagliata sui compiti. Una panoramica del team spiega cosa fa il team e come i colleghi lavorano insieme. procedura operativa standard del video mostra come completare un compito specifico.
Scegli il materiale che hai già a disposizione
Il tuo pacchetto di benvenuto, le diapositive della presentazione e manuale digitale per i dipendenti può fornire gran parte del contenuto. Seleziona le parti che rispondono alle domande immediate di un nuovo assunto invece di leggere l'intero documento ad alta voce.
- Pacchetto di benvenuto → video di arrivo: Utilizza i dettagli relativi a orari e luogo. Aggiungi un saluto vocale e spiega lo scopo del primo appuntamento.
- Elenco del team → Presentazione del team: Indica nomi e ruoli. Spiega chi si occupa delle domande più frequenti, invece di elencare tutte le mansioni.
- Manuale → trovare il video di aiuto: Indica dove trovare informazioni sui congedi, indicazioni sulle spese e contatti di supporto. Inserisci il link alle politiche complete e aggiornate accanto al video.
- Guida del dipartimento → Introduzione alla prima settimana: Spiega le principali responsabilità del team e il primo incarico del nuovo assunto. Riserva i video dedicati alle procedure dettagliate.
Mantenete un'unica presentazione aziendale condivisa e registrazioni separate specifiche per ogni team. Le risorse umane possono gestire il materiale comune, mentre ogni responsabile si occupa di aggiornare le istruzioni del proprio team.
Esempio: un video di orientamento per il primo giorno.
Il seguente esempio di video di onboarding per i nuovi dipendenti utilizza quattro pagine PDF: un messaggio di benvenuto, il programma della mattinata, i contatti di supporto e una checklist per la prima settimana. Il programma e i ruoli sono a scopo illustrativo; sostituiteli con le disposizioni della vostra azienda.
1. Dare il benvenuto al nuovo assunto
Utilizza una diapositiva di benvenuto con il nome del team e un breve ordine del giorno. Se desideri un saluto personale da parte di un responsabile, registralo separatamente.
Esempio di narrazione:
“"Benvenuto/a nel team. Questa breve guida ti illustrerà la tua prima mattinata, le persone che possono aiutarti e dove trovare la lista di cose da fare per la prima settimana."”
2. Descrivi la prima mattinata
Mostra gli appuntamenti in ordine cronologico. Mantieni i link alle riunioni nell'e-mail di accompagnamento in modo che siano facili da aprire.
Esempio di narrazione:
“Il tuo primo incontro è con il tuo responsabile alle nove e trenta. Alle dieci, il team IT ti aiuterà a configurare i tuoi account. Alle undici incontrerai il resto del team. Troverai i link per partecipare alla riunione nell'email di benvenuto.”
3. Indicare dove ottenere aiuto
Inserisci il nome di ciascun contatto accanto al suo ruolo e alle domande a cui può rispondere.
Esempio di narrazione:
“"Chiedi al tuo responsabile informazioni sul tuo orario e sui primi incarichi. Contatta l'IT per assistenza con i dispositivi o l'accesso. Il team Risorse Umane può aiutarti con i moduli e il manuale. Troverai i loro recapiti nell'email di benvenuto."”
4. Fare riferimento alla lista di controllo della prima settimana
Concludete mostrando dove trovare la checklist e quando è opportuno discutere eventuali dubbi con il responsabile.
Esempio di narrazione:
“Dopo aver visto questo video, apri la checklist per la prima settimana che hai ricevuto via email. Aggiungi eventuali domande che desideri discutere con il tuo responsabile al primo incontro.”
Invia il video con i link al programma, ai contatti e alla checklist. Tieni a disposizione il manuale completo e la formazione dettagliata come riferimenti separati.
Crea il tuo video di onboarding con Recastia
Utilizzare il Strumento per convertire PDF in video per trasformare le pagine preparate in un video con narrazione. Nell'esempio di quattro pagine riportato sopra, la Modalità avanzata consente di scrivere la spiegazione vocale accanto a ciascuna pagina.
Prepara un file PDF contenente il materiale che la tua azienda ha approvato per il caricamento e la condivisione, quindi segui questi passaggi.
- Scegli un modello e carica il tuo PDF
Scegli un modello video, ad esempio "Slide di pagine", e carica il PDF di orientamento. Seleziona la modalità avanzata, quindi scegli le pagine che desideri includere nel video. Assicurati che ogni pagina sia incentrata su una parte specifica dell'introduzione, come ad esempio il programma della mattinata o i contatti di supporto.
- Aggiungi una narrazione e personalizza il video
Inserisci il testo corrispondente accanto a ciascuna pagina. Abilita la visualizzazione dei sottotitoli per mostrare la narrazione come testo, quindi procedi con le impostazioni video.
• Scegli una voce per la narrazione.
• Esplora le opzioni per l'avatar e la musica di sottofondo per trovare quella più adatta al tuo video di benvenuto.
• Scegliete un formato video adatto allo schermo su cui i dipendenti visualizzeranno il video.
Per un'introduzione incentrata su orari e recapiti, mantieni il testo di grandi dimensioni e la narrazione chiara. - Genera e condividi il video
Genera il video e riproducilo. Presta attenzione ai nomi e alle abbreviazioni e verifica che il programma corrisponda al materiale di benvenuto attualmente in uso. Condividi il link del video completato tramite il canale di onboarding approvato dalla tua azienda, insieme ai link delle riunioni e alla checklist.
Rendi i video facili da trovare e da seguire
Utilizza titoli descrittivi come "La tua prima mattina" o "Dove trovare assistenza IT". Elencali nell'ordine di visualizzazione sulla pagina di onboarding o nell'e-mail di benvenuto.
Prima di inviare, verifica questi dettagli:
- Accesso: I nuovi assunti possono aprire il video e le risorse collegate nella fase in cui vengono inviati loro. L'accesso all'account aziendale potrebbe non essere disponibile prima del loro primo giorno di lavoro.
- Testo leggibile: Nomi, orari e istruzioni rimangono leggibili sul telefono.
- Didascalie: Le informazioni pronunciate appaiono accuratamente come testo. W3C guida alla didascalia Copre anche i suoni non verbali significativi quando sono necessari per comprendere un video.
- Informazioni attuali: Un collega designato è responsabile dell'aggiornamento di ciascun video in caso di modifiche ai contatti, agli orari delle riunioni o alle procedure.
Dopo che i primi nuovi assunti avranno guardato i video, chiedete loro cosa non è ancora chiaro. Se tutti hanno difficoltà a trovare il contatto IT, rendete queste informazioni più facili da reperire sia nel video che nel messaggio di benvenuto.
Iniziate con le domande del primo giorno.
Realizza video di onboarding incentrati sulle domande a cui i nuovi assunti hanno bisogno di risposta per prime: dove andare, chi incontrare e come ottenere aiuto. Inizia con un PDF di benvenuto e l'esempio in quattro scene, poi aggiungi video di onboarding specifici per il team man mano che le attività della prima settimana lo richiedono.
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Domande frequenti
Ogni video deve trattare un unico argomento chiaro. Leggi la sceneggiatura ad alta voce mentre mostri le diapositive; elimina tutto ciò che appartiene a una lezione successiva o a un riferimento scritto. Dividi una registrazione quando passa da un'introduzione a un'attività separata, invece di estenderla per coprire l'intero programma di onboarding.
Traduci la sceneggiatura e qualsiasi testo presente sulle diapositive, quindi chiedi a un collega che parla fluentemente la lingua di rivedere nomi, termini specifici del settore e istruzioni. Mantieni la stessa programmazione e gli stessi recapiti in tutte le versioni. Assegna a ciascuna versione un'etichetta linguistica chiara in modo che i nuovi assunti possano scegliere quella di cui hanno bisogno.
No. Un PDF con narrazione può spiegare orari, responsabilità del team e dove trovare le risorse. Registra un video di benvenuto per un collega quando è importante un saluto personale, oppure una dimostrazione quando i dipendenti hanno bisogno di vedere come si svolge un'attività. Scegli il formato che mostra le informazioni in modo chiaro.
Invia l'agenda, i recapiti e i passaggi successivi via e-mail o in formato PDF mentre il reparto IT risolve il problema di accesso. Includi l'orario del primo appuntamento e le istruzioni per la partecipazione, in modo che il dipendente possa iniziare la giornata senza dover attendere il funzionamento della videocamera.