Видеоролики для адаптации новых сотрудников знакомят их с командой, объясняют, чего ожидать, и показывают, где можно получить помощь. В этом руководстве рассматривается, что следует включить в видеоролики для адаптации до первого рабочего дня, в первый день и в течение первой недели, а также приводится пример, который можно адаптировать из существующих PDF-материалов.
Основные выводы
- Подробности прибытия обсуждаются до первого дня, в первый день происходит знакомство с участниками и расписанием, а затем объясняется работа, специфичная для каждой команды, в течение первой недели.
- Видеоролик, посвященный первому дню работы, может включать четыре сцены: приветствие, утреннее расписание, контакты служб поддержки и контрольный список на первую неделю.
- Используйте существующие приветственные PDF-файлы и руководства для команды в качестве исходных материалов. Добавьте голосовое сопровождение для пояснения информации на каждой странице.
- Разместите ссылки на встречи, контактные данные и контрольный список вместе с видео, чтобы новые сотрудники могли открыть их, не пересматривая видео.
Планируйте создание обучающих видеороликов на первую неделю работы.
Каждому видеоролику следует отвести четкое место в расписании. Тому, кто готовится к своему первому утреннему выходу, нужны сведения о прибытии; тому, кто приступает к своему первому заданию, нужны инструкции по выполнению работы. Отправляйте видеоролики по мере необходимости, когда информация становится актуальной.
Перед первым днем: объясните, чего ожидать.
Начните с приветствия от руководителя или команды, а затем расскажите о практических моментах, которые необходимы новому сотруднику перед приходом на работу или входом в систему.
- Куда пойти: Вход в офис и стойка регистрации, или же место для проведения первой удаленной встречи.
- Когда прибыть: Время начала и часовой пояс, а также время первой встречи.
- Что подготовить: Любое оборудование или документы, которые компания попросила их принести.
- К кому обратиться: Человек, который может помочь в случае возникновения проблем с поездкой, оборудованием или доступом.
Укажите вход, если его трудно найти. Для удаленных сотрудников объясните, как они получат приглашение на встречу и куда обратиться за помощью, прежде чем их рабочий аккаунт будет готов. Включите эти сведения и в приветственное письмо, чтобы никому не приходилось пересматривать видео, чтобы узнать время или адрес.
В первый день: представление людей и плана.
Видеоролик, показанный в первый рабочий день, должен помочь новому сотруднику узнать, с кем он будет встречаться, и понять расписание дня.
В нескольких конкретных предложениях опишите компанию: что она производит или чем занимается, кому оказывает услуги и какой вклад вносит команда нового сотрудника. Затем представьте руководителя, куратора по адаптации и контактных лиц службы поддержки по именам и должностям.
- Показывать: Повестка дня, простая схема расположения команды и местонахождение контрольного списка для адаптации новых сотрудников.
- Объяснять: Какая встреча состоится первой, где происходит настройка учетной записи и к кому обратиться по поводу бланков или оборудования.
- Завершить: Следующая встреча или контрольный список, который нужно открыть.
Опубликовано GitLab помощь наставника при адаптации Приводится полезный пример: коллеги знакомятся перед началом работы и договариваются о первой встрече. Видеопрезентация может представить этого человека; встреча дает новому сотруднику время задать вопросы.
В течение первой недели: Объясните работу
Как только новый сотрудник освоится, переходите к темам, специфичным для команды: первое задание, регулярные встречи, обмен файлами и как запрашивать обратную связь.
Например, сотруднику службы поддержки может понадобиться видеоролик, демонстрирующий, как запрос на образец передается между командами. Дизайнеру может потребоваться ознакомление с библиотекой дизайна и процессом проверки. Не включайте в демонстрационные материалы имена клиентов, учетные данные и конфиденциальную информацию о сотрудниках.
Вводные разделы отделены от подробного обучения выполнению задач. Обзор команды объясняет, чем занимается команда и как коллеги взаимодействуют. стандартная рабочая процедура видео показывает, как выполнить одну конкретную задачу.
Выберите материал, который у вас уже есть.
Ваш приветственный пакет, слайды презентации и цифровое руководство для сотрудников Большую часть информации могут предоставить другие источники. Вместо того чтобы зачитывать весь документ вслух, выберите те части, которые отвечают на непосредственные вопросы нового сотрудника.
- Приветственный набор → видео прибытия: Используйте информацию о расписании и месте проведения. Добавьте приветственное слово и объясните суть первой встречи.
- Справочник команды → представление команды: Укажите имена и должности. Объясните, кто отвечает на часто задаваемые вопросы, вместо того чтобы перечислять все должности.
- Справочник → видео с инструкциями по поиску: Укажите, где найти информацию об отпусках, рекомендации по возмещению расходов и контактные данные службы поддержки. Ссылка на полные, действующие правила размещена рядом с видео.
- Руководство по кафедре → Введение в первую неделю работы: Объясните основные обязанности команды и первое задание нового сотрудника. Подробные инструкции оставьте для отдельных видеороликов.
Используйте одну общую вводную информацию о компании и отдельные записи для каждой команды. Отдел кадров может поддерживать общие материалы, в то время как каждый менеджер будет обновлять инструкции для своей команды.
Пример: Видеоролик для ознакомительного дня в первый день работы.
В приведенном ниже примере видеоролика для адаптации новых сотрудников используются четыре страницы PDF-файла: приветствие, расписание на утро, контактная информация службы поддержки и контрольный список на первую неделю. Расписание и роли приведены в качестве примера; замените их на те, которые используются в вашей компании.
1. Приветствуем нового сотрудника
Используйте приветственный слайд с названием команды и краткой повесткой дня. Если вы хотите, чтобы руководитель лично поприветствовал вас, запишите его имя отдельно.
Пример повествования:
“Добро пожаловать в команду. Это краткое руководство расскажет о вашем первом утре, людях, которые могут помочь, и о том, где найти контрольный список для первой недели”.”
2. Прогулка по первому утру
Отобразите встречи в хронологическом порядке. Ссылки на встречи должны оставаться в сопроводительном электронном письме, чтобы их было легко открыть.
Пример повествования:
“Ваша первая встреча с руководителем состоится в девять тридцать. В десять часов ИТ-специалисты помогут вам настроить учетные записи. В одиннадцать часов вы познакомитесь с остальной командой. Ссылки на встречи вы найдете в приветственном письме”.”
3. Укажите, где можно получить помощь.
Укажите имя каждого контактного лица, его должность и вопросы, на которые он может ответить.
Пример повествования:
“Обсудите свой график и первые задания с вашим руководителем. Обратитесь в ИТ-отдел за помощью с устройством или входом в систему. Отдел кадров может помочь с заполнением форм и составлением руководства. Их контактные данные вы найдете в приветственном письме”.”
4. Укажите на контрольный список первой недели.
В заключение покажите, где найти контрольный список и когда следует обсуждать вопросы с менеджером.
Пример повествования:
“После просмотра этого видео откройте контрольный список на первую неделю из приветственного письма. Добавьте туда любые вопросы, которые вы хотите обсудить со своим руководителем на первой встрече”.”
Отправьте видео со ссылками на расписание, контактную информацию и контрольный список. Сохраните полное руководство и подробное обучение в качестве отдельных справочных материалов.
Создайте свой вводный видеоролик с помощью Рекастия
Используйте Инструмент для преобразования PDF в видео. Чтобы превратить подготовленные страницы в видеоролик с закадровым комментарием. В приведенном выше примере с четырьмя страницами расширенный режим позволяет написать голосовое пояснение рядом с каждой страницей.
Подготовьте PDF-файл, содержащий материалы, одобренные вашей компанией для загрузки и распространения, а затем выполните следующие шаги.
- Выберите шаблон и загрузите свой PDF-файл.
Выберите шаблон видео, например, «Слайд страницы», и загрузите PDF-файл с инструкцией. Выберите расширенный режим, затем выберите страницы, которые хотите включить в видео. Каждая страница должна быть посвящена одной части введения, например, расписанию на утро или контактам службы поддержки.
- Добавить закадровый текст и настроить видео.
Вставьте соответствующий текст рядом с каждой страницей. Включите отображение субтитров, чтобы текст закадрового голоса отображался в виде текста, затем перейдите к настройкам видео.
• Выберите голос для повествования.
• Изучите варианты аватара и фоновой музыки, чтобы подобрать подходящий вариант для вашего приветственного видео.
• Выберите соотношение сторон видео для экрана, на котором будут смотреть сотрудники.
Вступительная часть, посвященная расписанию и контактным данным, должна быть написана крупным шрифтом, а повествование — четким. - Создайте и поделитесь видео.
Создайте видеоролик, а затем просмотрите его. Обратите внимание на имена и сокращения и убедитесь, что расписание соответствует текущим приветственным материалам. Поделитесь ссылкой на готовый видеоролик через утвержденный канал адаптации вашей компании, вместе со ссылками на встречу и контрольным списком.
Сделайте так, чтобы видеоролики было легко найти и посмотреть.
Используйте описательные заголовки, такие как “Ваше первое утро” или “Где получить помощь в сфере ИТ”. Разместите их в порядке просмотра на странице ознакомления или в приветственном электронном письме.
Перед отправкой проверьте следующие данные:
- Доступ: Новые сотрудники могут открыть видео и связанные с ним материалы на этапе отправки. Доступ к рабочему аккаунту может отсутствовать до первого рабочего дня.
- Читаемый текст: Имена, время и инструкции остаются читаемыми на телефоне.
- Подписи: Устная информация корректно отображается в виде текста. (Согласно стандартам W3C) рекомендации по созданию субтитров Также рассматриваются значимые неречевые звуки, необходимые для понимания видео.
- Актуальная информация: Назначенный коллега отвечает за обновление каждого видео при изменении контактных данных, времени встреч или процедур.
После того, как первые несколько новых сотрудников посмотрят видеоролики, спросите, что им осталось непонятным. Если всем сложно найти контактное лицо в IT-отделе, упростите поиск этой информации как в видеоролике, так и в приветственном сообщении.
Начните с вопросов для первого дня.
Создавайте обучающие видеоролики, ориентируясь на вопросы, на которые новым сотрудникам необходимо ответить в первую очередь: куда обратиться, с кем встретиться и как получить помощь. Начните с приветственного PDF-файла и примера из четырех сцен, а затем добавьте обучающие видеоролики для конкретных команд по мере необходимости, в зависимости от задач первой недели.
Оживите свои PDF-файлы с помощью Recastia.
Создавайте, настраивайте и делитесь своим контентом более привлекательным способом.
Часто задаваемые вопросы
Каждый видеоролик должен быть посвящен одной четкой теме. Читайте сценарий вслух, одновременно показывая слайды; удаляйте все, что относится к последующему уроку или письменному справочнику. Разделяйте запись, когда она переходит от введения к отдельному заданию, вместо того, чтобы растягивать ее на всю программу адаптации.
Переведите сценарий и любой текст на слайдах, затем попросите коллегу, свободно владеющего языком, проверить имена, терминологию и инструкции. Следите за тем, чтобы расписание и контактные данные были одинаковыми во всех версиях. Присвойте каждой версии четкую языковую метку, чтобы новые сотрудники могли выбрать нужную им версию.
Нет. PDF-файл с голосовым сопровождением может объяснить расписание, обязанности команды и где найти необходимые ресурсы. Можно снять на видео коллегу, когда важно личное приветствие, или записать демонстрацию, когда сотрудникам нужно увидеть выполнение физической задачи. Выберите формат, который четко отображает информацию.
Отправьте повестку дня, контактные данные и дальнейшие шаги по электронной почте или в формате PDF, пока ИТ-специалисты помогают решить проблему с доступом. Укажите время первой встречи и инструкции по подключению, чтобы сотрудник мог начать свой рабочий день, не дожидаясь, пока заработает видеосвязь.